Kế toán tiền mặt tại quỹ, tại bộ phận kế toán. Nhật ký quỹ tiền mặt, báo cáo thu chi tồn quỹ.
ở công ty xây dựng công trình giao thông 874 việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc quy định, các chế độ quản lý, lu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nớc . Cụ thể
a. Nguyên tắc tiền tệ thống nhất : Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Việt Nam để phản ánh (VNĐ)
b. Nguyên tắc cập nhật : Kế toán phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ (theo ngoại tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng, bạc, đá quý (theo số lợng, trọng lợng, quy cách, độ tuổi, kích thớc, giá trị....)
c. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ : Mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phải đợc quy đổi về “đồng Việt Nam” để ghi sổ. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trờng liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nớc Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ mà ngân hàng không công bố tỷ giá quy đổi ra “đồng Việt Nam” thì thống nhất quy đổi thông qua đồng đô la Mỹ.
Theo chế độ hiện hành, công ty chỉ đợc phép giữ lại một số tiền mặt trong hạn mức quy định để chi tiêu cho những nhu cầu thờng xuyên. Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và phải có đủ chữ ký của ngời thu , ngời nhận , ngời cho phép nhập, xuất quỹ (giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền và kế toán trởng). Sau khi đó sẽ nhận đợc 1 phiếu thu hoặc phiếu chi để vào chứng từ. Cuối ngày, căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi vào sổ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán ghi sổ.
Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, điều hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. Với vàng, bạc, đá quý, nhậnký cợc, ký quỹ trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số lợng, trọng lợng, giám định chất l- ợng và tiến hành niêm phong có xác nhận của ngời ký cợc, kỹ quỹ trên dấu niêm phong. Công trình Cầu giẽ Phiếu chi Ngày 31 - 12 - 2000 Số : Mẫu số 1069TC/QĐ/CSTC Nợ TK 136(2) Có TK 111 Họ và tên ngời lĩnh tiền : Duy Tùng Địa chỉ : Phòng tài vụ công ty
Lý do chi tiền : Rút tiền cho vay theo hợp đồng Số tiền : 75.000.000 đ
Viết bằng chữ : Bẩy mơi nhăm triệu đồng chẵn. Kèm theo 1 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền : Bẩy mơi nhăm triệu đồng chẵn
Kế toán trởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Cầu giẽ Ngày 31-12-2000 Số :
Nợ TK111 Có TK131 Họ và tên ngời nộp tiền : Duy Tùng Địa chỉ : Công trình Cầu Giẽ
Lý do nộp tiền : Nộp tiền khối lợng còn lại khối lợng xi măng Số tiền : 4.000.000 đ
Viết bằng chữ : Bốn triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc
Đã nộp đủ số tiền : Bốn triệu đồng chẵn
Kế toán trởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Sau khi đã lập phiếu thu, phiếu chi xong thủ quỹ và kế toán thanh toán theo dõi hợp đồng trên sổ quỹ tiền mặt.
Để theo dõi số lợng tiền tồn quỹ, mẫu bố tồn quỹ trên sổ nh sau là đúng Ví dụ : Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
Sổ cái TK111
Tổng công ty XDCTGT8
Công ty XDCTGT874
****
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Vinh, ngày 31 tháng 12 năm 1999
Năm 2000
Hôm nay, ngày 31 tháng 12 năm 2000, chúng tôi gồm có 1. Ông Nguyễn Văn Thụ Trởng phòng kế toán
2. Bà Nguyễn Thị Hơng Kế toán thanh toán 3. Bà Võ Thị Cần Thủ quỹ
Chúng tôi tiền hành kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế tồn đến ngày 31 tháng 12 năm 1999 là : 75.577.777,00 đồng. Gồm các loại tiền sau :
Loại tiền 50.000 đồng x 1.500 tờ = 75.000.000,00 đồng Loại tiền 20.000 đồng x 25 tờ = 500.000,00 đồng Loại tiền 10.000 đồng x 7 tờ = 70.000,00 đồng Loại tiền 1.000 đồng x 7 tờ = 7.000,00 đồng Loại tiền 100 đồng x 7 tờ = 700,00 đồng Loại tiền 1 đồng x 77 tờ = 77,00 đồng Tổng cộng = 75.577.777,00 đồng
(Bảy mơi lăm triệu, năm trăm bảy bảy ngàn, bảy trăm bảy bảy đồng chẵn) Số tiền thực tế so với sổ sách là khớp đúng./.
Thừa : Không Thiếu : Không
Kế toán trởng
Nguyễn VănThụ
Kế toán thanh toán
Nguyễn Thị Hơng
Thủ quỹ
Võ Thị Cần
Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào ngân hàng. Khi cần chi tiêu, công ty phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền.Việc hạch toán tiền gửi ngân hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiêu hoặc tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý), chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là các giấy báo có, báo nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc. Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối với chứng từ gốc kèm theo . Mọi sự chênh lệch phải đợc thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn cha xác định đợc nguyên nhân thì chuyển vào bên nợ TK1381 hoặc bên có TK3381 (lấy số liệu ngân hàng làm chuẩn). Sang tháng sau khi tìm đợc nguyên nhân sẽ điều chỉnh.