- Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu cho từng danh điểm Nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho.
Công ty In Hàng không
2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu
Phòng kế toán đảm nhiệm việc mua Nguyên vật liệu. Khi Nguyên vật liệu mua về người mua sẽ mang hoá đơn GTGT, hoá đơn cước phí vận chuyển, phiếu chi lên phòng kế toán. Sau đó thủ kho, kế toán sẽ kiểm tra số liệu, số lượng, quy cách Nguyên vật liệu so với hoá đơn, nếu đúng mới nhập kho và kế toán viết phiếu nhập kho.Trường hợp Nguyên vật liệu mua về với khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty kiểm nghiệm vật tư. Thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng Nguyên vật liệu thực nhập để ghi vào thẻ kho cho từng loại Nguyên vật liệu.
- Sự luân chuyển của chứng từ:
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư cả về số lượng, chất lượng và chủng loại. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào biên bản kiểm nghiệm, sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật tư, hàng hoá trên cơ sởhoá đơn, biên bản rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi vào sổ thực tế nhập kho rồi chuyển cho kế toán làm căn cứ để ghi sổ.
- Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: dùng để phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của Nguyên vật liệu, có thể mở cho từng loại, từng nhóm, từng thứ... tuỳ theo yêu cấu quản lý và phương tiện kế toán.
Tài khoản 152 có thể mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại Nguyên vật liệu phù hợp với phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:
. TK 1521: Nguyên vật liệu chính. . TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. . TK 1523: Nhiên liệu.
. TK 1524: Phụ tùng thay thế.
. TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản. . TK 1528: Vật liệu khác.
+ Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: TK này dùng để phản ánh Nguyên vật liệu mua đã có hoá đơn cuối tháng nhưng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng doanh nghiệp chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho.
+ Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 133, 331, 111, 112....
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo có... để ghi sổ.
Ví dụ 2: Có tài liệu về giấy Cutchet 100g/m2 khổ 65x86 cm:
Ngày 03/02/2005 Anh Nguyễn Văn Nam phòng kế hoạch vật tư mua giấy Cutchet 100g/m2 (65 x86) nhập kho theo hoá đơn số 4302 của công ty Tân Mai số lượng là 1500 kg với đơn giá 11818 đ/kg, thuế xuất thuế GTGT 10%.
HOÁ ĐƠN ( GTGT )
Liên 2: Giao cho khách hàng. Ngày: 03/02/2005.
No: 4320
Đơn vị bán hàng : Công ty giấy Tân Mai.
Địa chỉ : 20 – Hàng chiếu – Hà Nội.
Họ tên người mua hàng:Ông Nguyễn Văn Nam.
Đơn vị : Công ty In Hàng không.
Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội.
Số tài khoản : 71A – 00032 NHCT Chương Dương.
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản.
STT T
Tên hàng hoá, vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65 x 86) Kg 1500 11818 17.727.000 Cộng 17.727.000 Cộng tiền hàng: 17.727.000 Tiền thuế GTGT 10%: 1.772.700
Tổng số tiền thanh toán: 19.499.700
Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn bảy trăm đồng chẵn.
Người mua Người thu tiền Người viết hoá đơn Kế toán trưởng
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Sân bay Gia Lâm – HN