Xuất phát từ yêu cầu quản lý ngày càng cao, công tác tổ chức hạch toán tại công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội luôn được hoàn thiện nhằm đáp ứng những thông tin chính xác nhât, kịp thời nhất cho những nhà quản lý, góp phần tăng doanh thu của công ty.
2.2.2.1. Thủ tục tăng, giảm TSCĐ.
Kế toán TSCĐ cũng như bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào của công ty cũng dựa trên cơ sở những chứng từ gốc để ghi sổ báo cáo và lập báo cáo kế toán . Ở công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội việc tổ chức chứng từ kế toán đã đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp và hợp lệ, giúp các nhà quản lý kiểm tra. Việc quản lý quá trình tăng, giảm TSCĐ được thực hiện theo một thủ tục chặt chẽ, khoa học theo dõi thường xuyên đảm bảo chính xác, thận trọng và đầy đủ.
Để quản lý tốt quá trình tăng, giảm TSCĐ và để ghi sổ kế toán, kế toán căn cứ vào: Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng (GTGT), hoá đơn vận chuyển, các khế ước vay nợ, kế toán căn cứ vào biên bản bàn giao để ghi tăng, giảm TSCĐ dưới đây là thủ tục tăng, giảm TSCĐ ở công ty:
a) Thủ tục tăng TSCĐ :
Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty, căn cứ vào các kế hoạch đầu tư trong công ty, công ty tiến hành lên kế hoạch mua sắm hoặc xây mới cho mỗi loại TSCĐ cho mỗi năm. Khi kế hoạch được Giám đốc phê duyệt, công ty tiến hành ký kết hợp đồng với những nhà cung cấp, căn cứ hợp đồng kinh tế, kế toán làm thủ tục cho cán bộ vật tư đi mua. Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều được tập hợp theo dõi với đầy đủ số hoá đơn kèm theo. Khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng, quyết toán, thanh toán tiền đồng thời làm thủ tục ghi tăng TSCĐ. Riêng đối với những TSCĐ có giá trị nhỏ thì không cần ký kết hợp đồng mà chỉ cần thanh toán theo hoá đơn của Bộ Tài chính. Thông thường TSCĐ sau khi được mua sắm nhập kho qua bộ phận tiến hành chạy thử, rồi mới xuất kho sang bộ phận sử dụng, sau khi đáp ứng các tiêu chuẩn.
Trích dẫn số liệu:
a) Tăng do mua mới
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, sau khi thực hiện những thủ tục ban đầu (theo quy định của công ty và Tổng công ty dệt may Việt Nam), công ty đã ký hợp đồng mua một máy biến tần Simen và BOP của công ty tự động hoá cơ khí Hà Nội với giá mua chưa có thuế là 57.251.000, đ thuế suất 5%, công ty đã ký hợp đồng mua máy như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc