1. Giới thiệu khái quát về Côngty Du lịch Việt Nam Hà Nộ
1.2.4. Phòng điều hành
Về nhân sự có 15 ngời
Phân công từng công việc cho nhân viên nh sau:
- Một bộ phận chuyên lo phơng tiện vận chuyển: Ô tô, vé máy bay, vé tàu... - Một bộ phận chuyên lo việc ăn uống của khách trong chơng trình. - Một bộ phận chuyên lo việc vui chơi giải trí cho khách. - Một bộ phận chuyên đối chiếu chơng trình cho hớng dẫn.
Từng bộ phận phải chịu trách nhiệm về công việc của mình, ngày càng nâng cao chất lợng các thông tin và khâu giao nhận thông tin để đa ra đ- ợc những sản phẩm du lịch với chất lợng ngày càng hoàn hảo hơn đáp ứng đựơc yêu cầu của khách du lịch .
Chức năng: Phòng điều hành có chức năng đặt, xác nhận, xác định, theo dõi, giám sát các dịch vụ mà mình chịu trách nhiệm xử lý những dịch vụ thực hiện trong chơng trình du lịch mà mình chịu trách nhiệm.
Nhiệm vụ:
- Đảm bảo chất lợng của các dịch vụ, quản lý tốt chất lợng dịch vụ để phục vụ khách.
Phải nắm đợc chất lợng dịch vụ cụ thể của từng dịch vụ. Muốn nh vậy phải đi khảo sát nắm vững các tuyến điểm cũ đồng thời nghiên cứu thêm một số tuyến điểm mới để phục vụ cho việc cho ra đời các sản phẩm mới để thu hút khách.
Phải có nghiệp vụ về du lịch vững vàng, biết đợc quy trình phục vụ khách, đặc điểm, tâm lý của từng loại khách, cơ cấu đoàn khách ...
Phải đọc kỹ và hiểu chơng trình du lịch, đảm bảo không bị sai sót nhầm lẫn trong việc xác định các dịch vụ ở từng khu vực.
- Ký kết hợp đồng với tất cả các dịch vụ phát sinh trên cả nớc từ dịch vụ lớn nhất (khách sạn, nhà hàng) cho đến các dịch vụ nhỏ nhất (nh nhà dân...).
- Xác nhận hoặc đặt chỗ dịch vụ cho các đoàn khách đến Việt Nam trong những thời gian cụ thể theo những chơng trình cụ thể.
trình du lịch.
- Luôn luôn theo dõi, giám sát chơng trình du lịch xem trong quá trình thực hiện có phát sinh vấn đề gì phải giải quyết ngay hay không.
Kiểm tra xem xét các dịch vụ đặt trớc có đảm bảo đúng chất lợng yêu cầu trong chơng trình hay không.
- Tìm hiểu thị trờng du lịch, xác định nhu cầu của từng thị trờng về dịch vụ du lịch.
- Sau mỗi chuyến du lịch phải làm báo cáo và tổng kết: thu lại phiếu nhận xét của khách về từng dịch vụ cụ thể từ đó kết hợp với các nơi cung cấp dịch vụ để phát huy hay khắc phục các u nhợc điểm.
* Đại lý bán vé máy bay: Là một bộ phận nằm trong phòng điều hành, đại lý đặt ở đây là để chủ động vé máy bay cho khách và đảm bảo kế hoạch bay. Nguồn khách chủ yếu ở đây là khách du lịch của Công ty, có một số khách lẻ đến đây nhng với số lợng ít.
Trong điều kiện hiện nay, thị trờng bung ra rất nhiều đại lý, lợng hoa hồng hàng không dành cho đại lý bị cắt giảm (đối với đờng bay quốc tế hoa hồng giảm từ 5% xuống còn 3%). Do vậy, mặc dù Công ty đã có rất nhiều cố gắng nhng vẫn không đạt đợc kế hoạch đề ra.