Dịch vụ trả hàng là việc hãng hàng không giao hàng lại cho ng−ời nhận sau khi hàng hoá đ−ợc nhập về tại kho và đã hoàn thành mọi thủ tục, tài liệu. Việc trả hàng có thể đ−ợc thực hiện ngay tại kho hàng ở các sân bay hay tại các kho hàng nằm trong thành phố bởi vì do vị trí sân bay nằm cách xa thành phố gây không ít khó khăn cho khách hàng nên hãng hàng không th−ờng lập một số trạm hàng hoá ngay trong thành phố.
Có một số loại hàng hoá không đ−ợc phép di chuyển về các trạm hàng hoá trong thành phố nh− các loại hàng đặc biệt ( hàng t−ơi sống, hàng túi th− ngoại giao, hàng ngoại giao, hàng của các tổ chức quốc tế, hàng dễ h− hỏng, hàng đông lạnh..)
Thực tế ở sân bay quốc tế Nội Bài hiện nay, dịch vụ trả hàng đ−ợc thực hiện theo quy trình sau.
4.1 Thông báo nhận hàng
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục nhập hàng tại kho, nhân viên kho giao toàn bộ tài liệu chuyến hàng cho nhân viên nhóm thông tin
Nhân viên cập nhật thông tin số liệu vào máy và tiến hành thông báo hàng đã về đến điểm đến cho ng−ời nhận theo đúng tên, địa chỉ xác định trên Không vận đơn
(Ng−ời nhận có thể là cá nhân hoặc đại lý hàng hoá, bên nhận hàng đã đ−ợc chỉ định trên ô “ Thông tin phục vụ “trên không vận đơn
Nhân viên nhóm thông tin có thể thông báo hàng về cho ng−ời nhận qua điện thoại hoặc th− báo
Nội dung thông báo hàng cho khách bao gồm các thông tin sau Ngày gửi th− báo ( đối với th− báo hàng ) qua b−u điện Ngày hàng về
Sân bay xuất phát Số không vận đơn
Miêu tả hàng, số kiện, tổng trọng l−ợng Các khoản phí
Yêu cầu ng−ời nhận chuẩn bị các tờ khai, các tài liệu, hồ sơ cần thiết để nhận hàng
Thông báo : Lịch làm việc của hải quan để khách nắm đ−ợc, tránh mọi sự phiền hà có thể nảy sinh, những chi tiết về bất kỳ khoản chi phí nào nếu phát sinh do làm thủ tục hải quan bị chậm chễ
Cung cấp cho khách thông tin về thời gian tính tiền l−u kho
Bản sao th− báo hàng phải đính kèm với bản sao 4 – phần hóa đơn giao hàng của Không vận đơn nh− một bằng chứng về sự thông báo cho ng−ời nhận
4.2.Thủ tục trả hàng
4.2.1Trả hàng
Khi khách đến quầy làm thủ tục nhận hàng, nhân viên thủ tục trả hàng phải kiểm tra các giấy tờ cần thiết ( Chứng minh th− nhân dân hoặc hộ chiếu, Hộ khẩu, Giấy xác nhận của địa ph−ơng,giấy giới thiệu của cơ quan, giấy uỷ quyền nếu nhận hàng thay, th− báo hàng…) để xác định đúng ng−ời có quyền nhận đã đ−ợc chỉ ra trên không vận đơn
Giao không vận đơn cho khách và h−ớng dẫn khách làm thủ tục hải quan Lập hoá đơn thanh toán ( phiếu thu tiền) và phiếu xuất kho
L−u lại không vận đơn chính và cácgiấy tpừ liên quan khác nếu cần
Ghi lại các thông tin cần thiết trên không vận đơn( tên ng−ời nhận, số chứng minh th− hoặc hộ chiếu )
Nhân viên thủ tục trả hàng chuyển phiếu thu tiền và phiếu xuất kho cho nhân viên tài vụ, h−ớng dẫn khách sang quầy taì vụ thanh toán các chi phí phục vụ, đồng thời giao trả lại các giấy tờ tuỳ thân của khách hàng cùng không vận đơn và các tài liệu khác
4.2.2 Thu tiền
Nhân viên tài vụ kiểm tra độ chính xác của hoá đơn thanh toán ( phiếu thu tiền ) Ký tên, đóng dấu và l−u giữ 01 bản Hoá đơn thanh toán ( Phiếu thu tiền )
Đề nghị khách ký tên vào Phiếu thu tiền
Giao cho khách Hoá đơn thanh toán cùng phiếu xuất kho 4.2.3 Tách không vận đơn
Thông th−ờng trong vận chuyển hàng hoá ta th−ờng gặp hai loại không vận đơn Vận đơn chính ( MASTER AIRWAYBILL ) : Là không vận đơn do hãng vận chuyển phát rah cho lô hàng mà ng−ời gửi có thể là một đại lý hoặc chủ hàng ( lô hàng này có thể bao gồm nhiều lô hàng nhỏ hợp lại do đại lý thu gom )
Vận đơn phụ ( HOUSE AIRWAYBILL ) Là không vận đơn do đại lý phát ra dùng cho một lô hàng nhỏ trong một lô hàng lớn, Nh− vậy có thể có nhiều không vận đơn phụ trong một Không vận đơn chính
Việc tách không vận đơn đ−ợc thực hiện dựa trên những thỏa thuận đạt đ−ợc giữa Công ty phục vụ mặt đất và các đối tác khác ( Đại lý, hãng vận chuyển, chủ hàng ) có khác hợp đồng kèm theo
Mục đích của việc tách không vận đơn là tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, trả hàng cho khách theo từng không vận đơn nhỏ ( phụ ) trong một không vận đơn lớn ( chính ) gồm nhiều chủ hàng. Các không vận đơn chính th−ờng đứng tên các đại lý gom hàng
Quá trình tách không vận đơn do nhân viên thủ tục trả hàng đảm nhiệm Công việc cần những thao tác sau
Cập nhật vào hệ thống máy tính Không vận đơn chính Không vận đơn phụ
Cập nhật và l−u giữ tài liệu, sổ tách Không vận đơn 4.2.4 Giao hàng
Nhân viên giao hàng tại kho kiểm tra giấy tờ cần thiết của ng−ời nhận hàng ( Chứng minh th−, hộ chiếu …),phiếu thu tiền đầy đủ dấu và chữ ký của nhân viên tài vụ, nhân viên thủ tục, phiếu xuất kho. Trong tr−ờng hợp phiếu xuất kho hay phiếu thu tiền ch−a đầy đủ chữ ký, con dấu hay nhầm lẫn sai sót về chi tiết hàng, nhân viên giao hàng tại kho h−ớng dẫn hoàn thiện thủ tục
Sau khi các tài liệu để nhận hàng với đầy đủ thủ tục, nhân viên giao hàng tại kho căn cứ vào Không vận đơn ( chính hoặc phụ ) xác định vị trí hàng trong kho. Đối chiếu số Không vận đơn, nhãn hiệu kiện hàng, đối chiếu số l−ợng kiện hàng theo phiếu xuất kho sau đó chuyển ra phía ngoài kho để khách nhận hàng ( chuyển ra phía ngoài kho để Hải quan kiểm tra)
Trả hàng đúng số l−ợng ghi trong phiếu xuất kho Phải trả hàng cho chính ng−ời nhận hàng
Không đ−ợc trả hàng khi ch−a hoàn thành thủ tục Hải quan và Hàng không Ưu tiên xuất các lô hàng đặc biệt tr−ớc ( hàng quý hiếm, động vật t−ơi sống, hàng dễ h− hỏng, rau quả t−ơi, túi th− ngoại giao )
Sau khi lô hàng đã hoàn thành thủ tục Hải quan, tiến hành bàn giao chính thức hàng cho khách có ký nhận vào phiếu xuất kho
Hàng là b−u điện : Kiểm tra nhãn, dây buộc cổ túi, tình trạng túi, gói, trọng l−ợng hàng đi kèm
4.3 Vận chuyển hàng về các trạm trong thành phố
Do vị trí sân bay nằm cách xa trung tâm thành phố nên gây không ít khó khăn cho khách hàng trong việc giao nhận hàng, vận chuyển hàng về thành phố. Vì vậy để đáp
ứng nhu cầu phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, hãng hàng không đã thành lập một số trạm hàng trong thành phố
Hiện nay tại sân bay quốc tế Nội Bài , HKVN đã thành lập kho hàng Láng – Hà Nội và kho hàng Gia Lâm để thuận tiện cho việc trả hàng.
Báo cáo doanh thu trực tiếp tại kho Láng – Hà Nội ( từ 1998- 2000) Đơn vị tính : VND STT Tháng 1998 1999 2000 1 Tháng 1 113 728 000 216 556 000 3 410 110 2 Tháng 2 121 838 000 173 326 776 1 555 270 3 Tháng 3 148 820 000 225 782 082 4 Tháng 4 128 630 000 231 075 983 5 Tháng5 135 600 000 249 210 668 6 Tháng 6 152 823 000 226 354 471 7 Tháng 7 185 129 000 245 763 390 8 Tháng 8 163 221 000 39 406 400 9 Tháng 9 157 615 000 19 931 472 10 Tháng 10 221 584 000 4 103 511 11 Tháng 11 282 752 000 6 602 499 12 Tháng 12 417 192 000 3149492 Total 2 229 517 000 1 641 262 744 4 945 380 Nguồn :Báo cáo doanh thu trực tiếp tại kho Láng ( 1998 –2000 )
Phòng phục vụ hàng hoá - Xí nghiệp th−ơng mại mặt đất Nội Bài 2000
Bảng số liệu trên là báo cáo doanh thu l−u kho bảo quản hàng hoá tại trạm hàng hoá trong thành phố ( kho Láng ) doanh thu này chỉ chiếm 1/4 tổng doanh thu của các kho hàng tại miền Bắc vì hàng hoá đ−ợc vận chuyển về kho Láng đều là hàng thông th−ờng ( hàng giá trị, nguy hiểm, quý hiếm không đ−ợc phép vận chuyển về đây ) nên chi phí l−u kho thấp và do trạm hàng hoá nằm ngay trong thành phố nên thuận tiện cho ng−ời nhận đến nhận hàng.
Việc vận chuyển hàng về các trạm trong thành phố là yêu cầu của khách hàng nh−ng vẫn phải thực hiện đúng nh− quy định vận chuyển của nhà n−ớc, hải quan và hãng hàng không
Khối l−ợng hàng hoá vận chuyển từ sân bay về các trạm hàng hoá trong thành phố hàng rất lớn, theo thống kê của ban hàng hoá sân bay Nội Bài thì chủ yếu là hàng hoá của hãng Hàng không Việt Nam ( chiếm khoảng 3/4 tổng khối l−ợng hàng hoá đ−ợc vận chuyển về các trạm hàng hoá. Trọng l−ợng (kg ) TB Tháng Tỷ lệ VN/ Tổng STT Tuyến Hãng VN Hãng khác Tổng 1 HAN- NBA 33 485 830 8 416 650 41 632 480 8 326 496 80,43% 1a Lg – NBA 11 783 030 2 527 500 14 310 530 2 862 106 82,34% 1b Glm- NBA 217o2 800 5 619 150 27 321 950 5 464 390 79,43% 2 NBA-HNA 7073058 4 187 430 11 260 488 2 252 098 62,81% 2a NBA- Lg 0,00% 2b NBA-Glm 7 073 058 4 187 430 11 260 488 2 252 098 62,81%
Báo cáo sản l−ợng vận chuyển hàng hoá ( Gia lâm – Nội Bài. Láng – Nội Bài ) ( Từ ngày 01/08/99 đến 30 /12/99 )
Phòng phục vụ hàng hoá - Xí nghiệp th−ơng mại mặt đất Nội Bài
Bảng số liệu trên là báo cáo sản l−ợng hàng hoá từ sân bay Nội Bài vận chuyển về các trạm trong thành phố để giao cho ng−ời nhận và ng−ợc lại trong năm 1999. Hàng hoá chủ yếu là của hãng VN ( chiếm khoảng 3/4tổng sản l−ợng )còn lại là của các hãng khác.
Trong năm 2000 tổng sản l−ợng hàng hoá này là :
Trọng l−ợng ( kg ) Tỷ lệ VN/Tổng STT Tuyến Hãng VN Hãng khác Tổng 01 HAN-NBA 70 572,3 17 933,5 88 505,8 79,74% A/ Láng – NBA 15 748,3 1 688,5 17 652,8 89,42% B/ Glm- NBA 54 778,0 16 065,8 70 853,0 77,38% 02 NBA – HNA 109 183,3 97 156,1 206 339,1 52,91% A/ NBA – Láng 0 0 0 0 B/ NBA – Glm 109 182,3 206 931,1 206 339,1 52,91%
Nguồn :Thống kê sản l−ợng vận chuyển hàng hoá ( 01/01/2000 đến 31/01/2000 )Xí nghiệp Th−ơng mại mặt đất Nội Bài
Qua bảng số liệu trên có thể thấy so với năm 1999 sản l−ợng hàng hoá vận chuyển từ Nội Bài về các trạm trong thành phố và ng−ợc lại của hãng VN đã giảm nh−ng sản l−ợng hàng của các hãng khác lại tăng lên. Hãng cần đầu t− nhiều hơn nữa vào các trạm hàng hoá trong thành phố để tất cả các loại hàng kể cả hàng nguy hiểm, hàng quý hiếm … đều đ−ợc vận chuyển về và l−u kho an toàn.
4.3.1 Nhận thông tin
Nhận yêu cầu th−òng xuyên của các đại lý,của khách Nhận yêu cầu đột xuất của các đại lý, của khách
Những lô hàng chuyển về không có yêu cầu của khách hàng
Việc vận chuyển này dựa trên cơ sở phân vùng theo bản đồ thành phố Hà nội. Căn cú vào bản đồ thành phố mà vận chuyển hàng về các địa điểm thích hợp
Các loại hàng đặc biệt, các hàng bị h− hỏng, rách vỡ không đ−ợc vận chuyển về các trạm hàng hoá trong thành phố
4.3.2 Chuẩn bị phân hàng Kiểm tra và phân loại hàng
Chuyển hàng về các trạm hàng hoá trong thành phố Chất hàng lên ô tô
Làm tài liệu chuyển hàng Tài liệu chuyển hàng
Tài liệu chuyển hàng phaỉ đ−ợc hải quan xác nhận sau khi đã kiểm tra lần cuối và có Phiếu chuyển của hải quan
Hải quan giám sát, niêm phong xe ô tô chở hàng
Các trạm hàng hoá trong thành phố tiếp nhận hàng từ sân bay Cùng hải quan kiểm tra niêm phong xe ô tô