3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Hiện nay hầu hết các loại nguyên vật liệu của công ty là công ty tự tổ chức tìm hàng và thu mua. Nguồn hàng hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc doanh, hợp tác xã hoặc thị trường tự do theo giá thoả thuận. Phòng Kế hoạch vật tư của công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế.
Chứng từ chủ yếu của công ty về nhập kho gồm có:
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá
- Phiếu nhập kho
Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hoá đơn mà công ty nhận được là liên 2 - giao cho khách hàng (trang 29), trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hoá đơn GTGtT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Hoá đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi hàng về, công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để giải quyết.
Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, Giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó Phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3 giao cho Phòng kế hoạch vật tư giữ.
Biểu số 01
HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Mẫu số: 01 GTKT-3L
HS/2006B0005798 0005798
Ngày 05 tháng 11 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trường Phát
Địa chỉ: Bắc Giang:... Số tài khoản:... Điện thoại:... Họ tên người mua hàng: Vũ Hà Hạnh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công – Hoàng Mai – Hà Nội
Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: Tiền mặt…….. MS 0102109239
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Bột mỳ Kg 20000 6159 123180000
2 Bột nở Kg 1500 4150 6225000
Cộng tiền hàng: 129405000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 12940500
Tổng cộng tiền thanh toán 142345500
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu năm trăm tám mươi chín nghìn ngàn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Đã ký
Biểu số 02
CT CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN
PHÒNG KỸ THUẬT