Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, kinh phí khác của đơn vị.
IV.1/ Nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của đơn vị hành chính sự nghiệp .
Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm đảm bảo cho những khoản chi trường xuyên và những khoản chi không thường xuyên.
Nguồn kinh phí hoạt động được hình thành từ các nguồn :
- Ngân sách Nhà nước cấp ( cấp trên cấp) dưới 2 hình thức chủ yếu :
+ Cấp bằng hạn mức là số kinh phí đơn vị thực tế nhận được trên cơ sở hạn mức được phân phối
+ Cấp phát bằng lệnh chi : là số kinh phí thức tế đơn vị nhận được do cấp trên hoặc ngân sách Nhà nước cấp bằng tiền mặt
- Nhận biếu, tặng, viện trợ, tài trợ trong và ngoài nước - Thu hội phí và các khoản đóng góp của hội viên
- Bổ sung từ các khoản thi tại đơn vị được phép giữ lại để chi và một phần do ngân sách hỗ trợ
- Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.
Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt. Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếo nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính quy định.
IV.1.1/ Chứng từ kế toán sử dụng.
Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm chuyển khoản Giấy nộp trả kinh phí ngân sách
Giấy chuyển trả hạn mức kinh phí Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng …
IV.1.2/ Nguyên tắc hạch toán
- Tài khoản 461 được áp dụnh ở mọi đơn vị hành chính sự nghiệp và được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành ( ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp, nhận viện trợ…)
- Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.
- Để theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị, đơn vị cấp trên đồng thời phải phản ánh vào tài khoản 461 của cấp mình. Số kinh phí được cấp của bản thân đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được ( số hạn mức kinh phí cấp dưới ) khi báo cáo cấp dưới được duyệt y.
- Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, với cơ quan chủ quản và với tường cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính quy định. Số kinh phí sử dụng chưa hết được sử lý theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ được chuyể sang năm sau số kinh phí chưa sử dụng hết khi được cơ quan có thẩm quyến cho phép.
- Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được duyệt y quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang hoạt động năm trước : Nợ TK : 4612, Có TK : 4611.
IV.1.3/ Tài khoản kế toán sử dụng.
Tài khoản : 461 – Nguồn kinh phí hoạt động
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp, theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị.
Tài khoản : 008 – Hạn mức kinh phí.
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hạn mức kinh phí hoạt động sự nghiệp được phân phối và được cấp phát sử dụng
IV.1.4/ Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
hạch toán nguồn kinh phí hoạt động
111 461 111,112,152,155,211
Cuối niên độ kế toán đơn vị Kinh phí hoạt động được cấp Nộp lại số kinh phí sử dụng bằng tiền, vật tư, tài sản
ko hết bằng tiền mặt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thu hội phí, thu đóng góp hoặc viện trợ biếu tặng
112 331
Cuối niên độ kế toán đơn vị Nhận kinh phí hoạt động thanh nộp lại số kinh phí sử dụng
661 511
Khi báo cáo quyết toán năm Bổ sung kinh phí hoạt động được duyệt, kết chuyển chi hoạt từ kết quả hoạt động sự nghiệp động sự nghiệp vào nguồn KPHĐ
661 Rút kinh phí hoạt động
để chi sự nghiệp
421 Bổ sung kinh phí hoạt động từ
các khoản chênh lệch thu, chi
341 HMKP thực rút, khoản thu khác
bổ sung KPHĐ của đơn vị cấp dưới ( ở đơn vị cấp trên )
IV.1.5/ Trường Trần Phú là đơn vị giáo dục có nguồn kinh phí hoạt động từ ngân sách Nhà nước, ngoài ra trường còn được phép sử dụng quỹ xây dựng, quỹ học 2 buổi, quỹ hỗ trợ giáo dục theo quy định của ngành giáo dục.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh tế trong quý I năm 2004
1. Rút HMKP nhập quỹ
Nợ TK 111 21,113,000
Đồng thời ghi Có TK008 21,113,000 2. Phòng giáo dục tặng 1 TSCĐ Nợ TK 211 5,000,000 Có TK 461 5,000,000 Đồng thời Nợ TK 661 5,000,000 Có TK 466 5,000,000
3. Thu tiền quỹ hỗ trợ giáo dục
Nợ TK 111 2,855,000
Có TK 511 2,855,000
Đồng thời bổ sung nguồn kinh phí hoạt động 95%, nộp ngân sách 5%
Nợ TK 511 2,855,000
Có TK 461 2,712,250
Có TK 342 142,750
4. Thu tiền quỹ học 2 buổi/ ngày
Nợ TK 111 19,866,000
Có TK 511 19,866,000
Đồng thời bổ sung nguồn kinh phí hoạt động 97%, nộp ngân sách 3%
Nợ TK 511 19,866,000
Có TK 461 19,270,020 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 342 595,980 Rút HMKP nộp BHXH
Nợ TK 332 3,872,840
Có TK 461 3,872,840
Đồng thời ghi Có TK 008 3,872,840
sổ cái
Quý I năm 2004
Tên tài khoản : Nguồn kinh phí hoạt động Số hiệu : 461 Đơn vị tính : đồng NT ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TKĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Số dư đầu kỳ
04/1 01 03/1 Rút HMKP nhập quỹ 111 21,113,000
21/0 09 21/1 Nhận của cấp trên 1 TSCĐ 211 5,000,000
20/2 16 20/2 Bổ sung nguồn từ quỹ hỗ trợ giáo dục 511 2,712,250
20/2 17 20/2 Bổ sung nguồn từ quỹ
học 2 buổi/ ngày 511 19,270,250
27/3 30 26/3 Rút HMKP nộp BHXH 332 3,872,840
Cộng số phát sinh 51,968,110
Số dư cuối kỳ 51,968,110
IV.2/ Kế toán quỹ cơ quan
Quỹ cơ quan ( gồm quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ khác ) được hình thành từ các nguồn :
- Trích từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ ở đơn vị hành chính sự nghiệp
- Trích từ các khoản thu theo quy định của chế độ tài chính
- Nhận viện trợ, quà biếu hoặc các quỹ lập do cấp dưới nộp lên hoặc cấp trên phân phối.
Mỗi loại quỹ cơ quan được sử dụng vào các mục đích khác nhau và đã được xác định. Việc trích lập quỹ cơ quan phải đúng theo chế độ hướng dẫn của cơ quan tài chính, cơ quan quản lý cấp trên. Sử dụng quỹ cơ quan phải đảm bảo đúng mục đích trích lập từng quỹ. Cuối năm, kế toán phải quyết toán các khoản thu, chi của mỗi quý.
IV.2.1/ Chứng từ kế toán sử dụng.
- Bảng kê phân phối các khoản thu, chênh lệch thu, chi - Biên bản giao nhận tài sản
- Các quyết định phân phối sử dụng quỹ - Các chứng từ khác có liên quan
IV.2.2 / Tài khoản kế toán sử dụng.
Để phản ánh việc trích lập và sử dụng quỹ cơ quan của đơn vị hành chính sự nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 431 – quỹ cơ quan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hạch toán quỹ cơ quan
421 431 421
Chênh lệch chi > thu chuyển Trích lập quỹ cơ quan từ các khoản thu theo chế độ
trừ vào quỹ cơ quan
111,112,334 111,112,152,155
Khi chi tiêu quỹ cơ quan Nhận tiền, vật tư, hàng hoá
của đơn vị cấp dưới nộp, nhận tài trợ, biếu tặng…
466 511
TSCĐ mua, xây dựng đưa vào Số thu về hoạt động sự nghiệp sử dụng, đồng thời ghi tăng thu phí, lệ phí, được phép
nguồn kinh phí hình thành TSCĐ bổ sung các quỹ
342 342
Cấp trên ra quyết định phân Đơn vị cấp dưới nhận được phối quỹ cơ quan cấp dưới quyết định phân phối quỹ
từ cấp trên
Chứng Từ Ghi Sổ
Ngày 10/01/2004
Số 03
Đơn vị tính: 1,000đ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có
Dùng quỹ cơ quan mua tượng
đài Trần Phú 431 466 6,819 Cộng 6,819 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 23/01/2004 Số 11 Đơn vị tính: 1,000đ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có
Cấp trên cấp tiền mặt bổ sung quỹ 111 431 2,500
Chứng Từ Ghi Sổ
Ngày 28/03/2004
Số 32
Đơn vị tính: 1,000đ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dùng quỹ mua máy tính, máy in 431 466 6,400
Cộng 6,400
Chứng Từ Ghi Sổ
Ngày 24/03/2004
Số 29
Đơn vị tính: 1,000đ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có
Dùng quỹ thưởng giáo viên dạy giỏi 431 334 1,000
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Quý I năm 2004
Đơn vị tính: 1,000đ
Chứng từ ghi sổ
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
SH NT SH NT 03 10/01 6,819 29 24/03 1,000 11 23/01 2,500 32 28/03 6,400 Cộng 9,319 Cộng 7,400 sổ cái Quý I năm 2004
Tên tài khoản : Quỹ cơ quan Số hiệu : 431 Đơn vị tính : 1,000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 482,007,6
11/1 03 10/1 Dùng quỹ cơ quan mua tượng đài Trần Phú 466 6,819
24/1 11 23/1 Bổ sung quỹ bằng TM 111 2,500
28/3 32 28/3 Dùng quỹ mua máy tính,
máy in 466 6,400
Cộng số phát sinh 14,219 2,500
Số dư cuối kỳ 470,358,6