- Đánh giá hiệu quả kinh tế Lập kế hoạch GPMB
3.3Thực trạng công tác quản lý chi phí dự án
17 Ha Nam DT971 DT971:Không trình xuất sứ viên bó vỉa.
3.3Thực trạng công tác quản lý chi phí dự án
3.3.1 Nội dung của quản lý chi phí
Quản lý quá trình lập kế hoạch chi phí hàng năm
Kế hoạch chi phí hay còn gọi là kế hoạch sử dụng vốn hàng năm của các tỉnh được các phân ban quản lý dự án lập và trình lên Ban quản lý dự án, Ban quản lý dự án trên cơ sở những kế hoạch đó tiến hành lập kế hoạch phân bổ vốn hàng năm cho toàn Ban trình lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính phê duyệt.
Kế hoạch sử dụng vốn hàng năm của các tỉnh được lập trên cơ sở tiến độ thực hiện các tuyến đường trên địa bàn tỉnh.Như ta đã biết tuỳ thuộc vào yêu cầu về tiến độ thì chương trình thực hiện dự án có thể áp dụng chương trình đẩy nhanh hoặc chương trình bình thường. Nếu dự án đòi hỏi thời gian thực hiện ngắn thì chi phí thực hiện dự án sẽ cao và ngược lại có thể tiết kiệm được chi phí cho dự án. Trên cơ sở yêu cầu về tiến độ đó xác định nhu cầu về nguyên vật liệu, sử dụng máy móc thiết bị, nhân công và các nhu cầu khác đểt tính toán nhu cầu về vốn hàng năm. Để có thể lập kế hoạch chi phí một cách chính xác cần phải dự tính được các khoản chi cho dự án một cách đầy đủ, dự tính được khối lượng công việc sẽ thực hiện để qua đó xác định chi phí để thực hiện khối lượng công việc đó. Ban quản lý tiến hành quản lý công tác lập kế hoạch sử dụng vốn của các tỉnh trên cơ sở những báo cáo của tư vấn giám sát về tiến độ thực hiện, về chất lượng công trình và xác định các yêu cầu về chất lượng, tiến độ của dự án trong thời gian tới để xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Việc lập kế hoạch chi phí dự án là rất quan trọng vì nó là cơ sở để cấp trên quyết định phân bổ vốn cho tỉnh trong thời gian tới, là cơ sở để quản lý chi phí dự án sau này. Kế hoạch chi phí phải dựa trên cơ sở kế hoạch tiến độ và kế hoạch chất lượng dự án. Do đó việc quản lý công tác lập kế hoạch chi phí dự án phải thực hiện các công việc sau:
- Quản lý việc tính toán tổng mức đầu tư dự án -Quản lý việc tính toán tổng mức dự toán công trình
- Đưa ra những yêu cầu về tiến độ thực hiện, yêu cầu về chất lượng của các công trình, hạng mục trong năm tới ( kế hoạch tiến độ, kế hoạch chất lượng)
- Quản lý việc dự tính chi phí trong năm tới
- Quản lý việc áp dụng các đơn giá trong xây dựng
Quản lý chi phí trong công tác GPMB
Công tác GPMB của các dự án đòi hỏi một khoản chi phí khá lớn để đền bù cho những hộ dân bị ảnh hưởng ở xung quanh. Do đó quản lý chi phí GPMB là một bộ phận của quá trình quản lý chi phí toàn dự án. Có những dự án tính cho đến nay chi phí GPMB chiếm ½ tổng chi phí toàn dự án. Quản lý chi phí trong công tác GPMB ở đây là quản lý các hoạt động đền bù, giải toả các diện tích xung quanh theo quy hoạch đã định đảm bảo: GPMB đúng địa điểm, theo yêu cầu của kỹ thuật, công tác đền bù tái định cư được thực hiện theo đúng mức giá đền bù dự tính trong kế hoạch GPMB.
Quản lý chi phí trong quá trình thực hiện
Chi phí trong qúa trình thực hiện dự án bao gồm các khoản chi phí bao gồm:
- Chi phí trực tiếp: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, máy móc, ..
- Chi phí gián tiếp: chi ban quản lý dự án , chi phân ban quản lý dự án Quản lý chi phí trong giai đoạn thi công tránh việc gây ra thất thoát, lãng phí nguồn lực trong đầu tư vốn là vấn đề nổi cộm hiện nay. Muốn quản lý chi phí trong giai đoạn này phải căn cứ vào: đơn giá xây dựng, tiền lương, … để quản lý chặt chẽ. Nếu quá trình quản lý, giám sát phát hiện những phát hiện những chênh lệch so với kế hoạch cần tìm rõ nguyên nhân và có biện pháp hạn chế, ngăn cản những thay đổi không cho phép và báo cho lãnh đạo rõ để có biện pháp quản lý chặt chẽ.
Quản lý quá trình giải ngân, thanh quyết toán dự án
Đối với các dự án sử dụng vốn nước ngoài, hàng năm Bộ Tài chính tiến hành giải ngân các dự án đang thực hiện trên cơ sở những báo cáo về tình hình, khối lượng thực hiện dự án và kế hoạch giải ngân dự án . Theo đó Bộ tài chính sẽ chuyển vốn phân bổ hàng năm cho Ban quản lý dự án tiến hành giải
ngân cho các gói thấu. Quá trình này đòi hỏi người quản lý dự án phải nắm rõ được tình hình thực hiện dự án. Công tác giải ngân yêu cầu phải có sự tính toán kỹ càng tránh việc giải ngân có gói thầu thừa vốn nhưng có gói thầu lại thiếu vốn dẫn đến làm chậm tiến độ thực hiện.
Đối với khâu thanh quyết toán vốn đầu tư, Ban quản lý dự án 5 yêu cầu các nhà thầu trình rõ những chứng từ, hoá đơn để Ban kiểm tra và tiến hành thanh quyết toán. Khối lượng thanh quyết toán được căn cứ trên những khoản chi phí hợp lệ, những chi phí phát sinh mà nhà thầu không giải trình được sẽ không được thanh toán. Điều này góp phần vào việc hạn chế thất thoát lãng phí trong quá trình thi công.
3.3.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí dự án của Ban quản lý dự án 5 trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) và dự án Cải tạo QL5 giai đoạn II
Lập kế hoạch chi phí: Kế hoạch chi phí được lập bao gồm các nội dung về: tổng mức đầu tư, tổng dự toán từng công trình hạng mục trên cơ sở tính toán các chi phí cho dự án. Kế hoạch được lập nhằm đảm bảo dự án không vượt quá mức chi phí được duyệt. Nhưng trên thực tế tính trong năm 2006 dự án Nâng cấp tỉnh lộ có 25 tuyến đường thuộc các tỉnh có văn bản đề nghị bổ sung tổng mức đầu tư, thay đổi tổng dự toán. Điều này cho thấy quản lý lập kế hoạch chưa được chú trọng nhiều lắm trong quá trình quản lý chi phí dự án của Ban quản lý dự án 5. Nếu quản lý lập kế hoạch không chặt chẽ dẫn đến tình trạng:
- Do tổng mức đầu tư thay đổi nên phải có văn bản trình bộ xem xét, Bộ GTVT xem xét và phê duyệt . Quá trình này làm dự án phải dừng lại gây chậm tiến độ chung toàn dự án
- Kế hoạch lập không sát với thực tế dẫn đến việc thiếu vốn để thực hiện dự án, gây chậm tiến độ.
Quản lý lập kế hoạch chi phí dự án cần phải được quan tâm hơn nữa vì nó không chỉ ảnh hưởng đến chi phí thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án.
GPMB là một trong những công việc không thể thiếu trong quá trình thi công thực hiện dự án. Công tác này dựa trên TKKT-TC xác định diện tích mặt bằng cần thiết để phục vụ dự án, tiến hành giải toả khu vực dân cư xung quanh bằng cách đền bù và tái định cư.
Thực tế công tác GPMB của Ban quản lý dự án 5 cho thấy:
- Do các dự án làm đường của Ban đều là những dự án với quy mô và phạm vi rộng, với mục đích phát triển kinh tế toàn vùng, các địa điểm được lựa chọn đều là những nơi đầu nối giữa các vùng trong tỉnh nên hầu hết các tuyến đường thực hiện đều cần phải GPMB
- Công tác GPMB dù ở bất cứ đầu đều cần có một khoảng chi phí lớn phục vụ cho việc thi công GPMB, đền bù, tái định cư, và quản lý.
Do đó việc quản lý chi phí trong GPMB là tất yếu. Trách nhiệm của Ban quản lý dự án trong quản lý chi phí GPMB là
- Quản lý việc xác định diện tích GPMB và đền bù: Diện tích đền bù được các đơn vị thi công GPMb đo đạc, tính toán và trình lên Ban. Ban căn cứ vào TKKT-TC xác định lại tổng diện tích GPMB. Công tác này đã được quản lý rất chặt chẽ vì vậy trong quá trình GPMB của các tuyến đường thuộc dự án Nâng cấp tỉnh lộ không có hiện tượng xác định diện tích GPMB sai so với TKKT-TC. Đây là một trong những kết quả đáng được khen thưởng của Ban quản lý dự án 5 vì trong thời gian vừa qua có không ít các dự án tính toán diện tích đền bù lớn hơn dự kiến, điều này có nghĩa là làm tăng chi phí cho đền bù, GPMB gây thất thoát lãng phí đáng kể.
- Đưa ra khung giá đền bù GPMB đối với mỗi tuyến đường: Khung giá đền bù này được xây dựng trên cơ sở Luật xây dựng 2005, mức đền bù theo quy định của chính phủ, và theo giá thị trường của diện tích đất đền bù. Nội dung của khuôn khổ GPMB nêu rõ mức đền bù đối với từng loại đất với mục đích sử dụng khác nhau như : đất canh tác, đất định cư, các tài sản trên đất
như : nhà ở, nhà máy, hoa màu… và theo thời gian ảnh hưởng : ảnh hưởng tạm thời hoặc ảnh hưởng vĩnh viễn. Qua đó xác định mức đền bù bằng tiền mặt và các hỗ trợ về việc làm, nơi ở, thu nhập bị mất…. Quản lý ở đây là giám sát việc áp dụng khung giá GPMB vào thực tế. Vì mỗi loại đất sử dụng được đền bù với mức giá khác nhau, nếu không quản lý thì sẽ dẫn đến tình trạng nhà thầu thi công đền bù cho dân với mức giá thấp hơn khung giá những lại báo cáo cao hơn với cấp trên, gây thất thoát cho dự án. Quá trình GPMB sẽ được thực hiện trên sự giám sát của tư vấn giám sát và cán bộ của Ban quản lý dự án 5 nhằm đảm bảo GPMB được thực hiện theo đúng khuôn khổ cho phép. Tính đến cuối năm 2006, chi phí được giải ngân của dự án Nâng cấp tỉnh lộ theo các tuyến đường như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 14: Báo cáo giải ngân chi phí GPMB 2006 dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) Đơn vị: 1000đ ST T Tỉnh Đường Luỹ kế từ đầu năm đến tháng 12( Luỹ kế từ khởi công đến tháng 12 Luỹ kế từ đầu năm đến tháng 12 toàn tỉnh Luỹ kế từ khởi công đến tháng 12 toàn tỉnh 1 Son La TL107 13,215,000 248,570,000 239,789,000 1,095,911,000 TL104 226,574,000 847,341,000 2 Lai Chau TL128 0 995,244,699 0 995,244,699 3 Lao Cai Sapa - Bản Dền 0 1,236,215,300 534,611,000 1,786,676,300 LC- BT:03 0 15,850,000 Tân An - Khe sanh Ô Quy Hồ - Bản Xèo 534,611,000 534,611,000 5 Bac Kan DT254 0 2,454,662,241 0 2,454,662,241 6 Thai Nguyen DT253 0 109,405,000 11,304,602,000 15,089,620,000 DT260 250,423,000 2,102,239,000 DT259 432,271,000 1,122,886,000 DT262 1,253,000,000 2,386,182,000 DT261 9,368,908,000 9,368,908,000 7 Phu Tho TL312 0 275,589,000 2,148,569,800 6,479,196,100 TL323 0 814,588,000 TL329 26,665,000 1,594,742,000 TL324 360,000,800 1,860,523,800 TL322 1,761,904,000 1,933,753,300 8 Vinh Phuc DT302 105,732,000 2,822,320,600 265,825,000 6,288,923,700 DT305 0 758,111,200 DT307 43,092,000 1,397,863,200 DT306 117,001,000 1,310,628,700 DT314 9 Cao Bang DT206 399,000,000 399,000,000 1,784,000,000 1,784,000,000 TL209 1,137,000,000 1,137,000,000 TL212 248,000,000 248,000,000
10 Lang Son DT238A 283,512,000 1,900,761,000
4,340,907,000 9,781,716,000
DT226 222,781,000 1,144,819,000
DT231 443,066,000 3,344,588,000
Quang DT188 60,734,000 636,402,000 12 Ha Giang TLXN 13,973,000 1,437,852,451 13,973,000 1,437,852,451 13 Quang Ninh DT326 823,949,598 10,547,750,714 823,949,598 10,547,750,714 14 Hoa Binh TL434 0 217,423,000 1,212,133,000 5,203,038,005 TL438 0 276,406,802 TLKA 0 3,497,075,203 TLNB 1,212,133,000 1,212,133,000 15 Ha Tay TL90 0 384,562,000 3,348,169,500 9,535,098,500 TL80 2,744,512,000 2,980,012,000 TL72 0 1,166,992,000 TL93 0 923,971,000 TL75A 0 3,371,369,000 TL88 603,657,500 708,192,500 16 BacGiang TL284 1,174,000,000 1,929,000,000 2,837,000,000 4,838,000,000 TLNL 1,014,000,000 1,093,000,000 TNST 148,000,000 503,000,000 TL289 501,000,000 1,313,000,000 17 ThanhHoa SP1 0 957,898,000 5,515,141,000 9,741,888,000 SP2 524,934,000 3,516,838,000 SP3 4,990,207,000 5,267,152,000 18 Ha Nam DT971 84,628,000 13,251,827,000 119,884,000 17,616,501,000 DT9718 35,256,000 920,723,000 DT9710 0 3,443,951,000 Phu Ly 0 0 19 Điện Biên 0 1,083,569,327 0 1,083,569,327 Tổng cộng 34.549.287.898 106.734.206.037 (Nguồn: Phòng dự án 1)
Qua bảng số liệu ta có thể thấy được chi phí cho GPMB của dự án chiếm khối lượng khá lớn, có một số tuyến đường đến nay đã được giải ngân xong chi phí cho GPMB và tính chi phí cho GPMB như tuyến đường: DT261-Thái Nguyên chi phí GPMB là :9,368,908,000 nghìn đồng, và cũng có những tuyến đường chưa giải ngân xong nhưng giải ngân tính đến nay là:10,547,750,714 nghìn đồng (tuyến DT326-Quảng Ninh). Bên cạnh đó vẫn có những tuyến đường mặc dù công tác GPMB hoàn thành từ lâu nhưng vẫn chưa được giải ngân hết. Nguyên nhân là do giải trình về chi phí GPMB chưa được chấp nhận, hồ sơ GPMB chưa hoàn tất, thiếu các chứng từ chứng nhận giữa các hộ dân được GP và nhà thầu thi công GPMB về diện tích GP, đơn
giá GP hoặc một số chứng từ nghi ngờ chưa đúng với thực tế,...do đó phía Ban quản lý cần phải xác minh lại thì mới có quyết định giải ngân tiếp cho dự án. Điều này thể hiện sự quản lý một cách chặt chẽ, theo đúng quy định của nhà nước về giải ngân các dự án. Báo cáo này sẽ được tổng hợp theo từng tiểu dự án và báo cáo lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính. Thông qua báo cáo này có thể nắm rõ được tình hình thực hiện giải ngân dự án cũng như thực hiện dự án nói chung để đưa ra những yêu cầu trong giai đoạn tới.
Bảng 15: Báo cáo tình hình giải ngân GPMB toàn dự án Nâng cấp tỉnh lộ
Đơn vị:1000đ
(Nguồn: Phòng dự án1)
Quản lý chi phí trong thi công thực hiện các công trình hạng mục:
Trong quá trình thi công thực hiện các công trình, hạng mục của dự án thì quản lý chi phí là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà Ban quản lý dự án 5 phải thực hiện. Quản lý chi phí trong quá trình này bao gồm quản lý chi phí trực tiếp phục vụ dự án và các chi phí gián tiếp phục vụ quản lý.
• Quản lý chi phí trực tiếp :
Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thi công dự án như chi phí nguyên vật liệu, chi phí máy móc, chi phí nhân công và các khoản chi phí trực tiếp khác. Việc quản lý các chi phí trog giai đoạn này là rất khó khăn, đòi hỏi người quản lý phải giám sát chặt chẽ thì mới công tác quản lý mới đảm bảo những kết quả ban đầu. Để quản lý chi phí, Ban quản lý dự án 5 cùng với các UBND các tỉnh lập ra một biểu đơn giá xây dựng về nguyên vật liệu, phí vận chuyển, tiền lương, chi phí mua máy móc thiết bị… Qua đó đối chiếu với chi phí thực tế mà nhà thầu báo cáo. Trong biểu đơn giá xây dựng cho phép sai lệch ±5% giữa thực tế với giá dự
SP1 13,215,000 4,851,387,627 SP2 10,388,104,398 76,369,520,610 SP3 24,147,968,500 25,513,297,800 RPBM SP1 0 3,301,255,361 RPBM SP2 0 7,479,568,000 RPBM SP3 2,311,069,700 2,311,069,700 GPMB+RPBM SP1 13,215,000 8,152,642,988 GPMB+RPBM SP2 10,388,104,398 83,849,088,610 GPMB+RPBM SP3 26,459,038,200 27,824,367,500 119,826,099,098
tính. Điều này giúp cho công tác quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn. Đơn giá xây dựng này được áp dụng theo mức giá thị trường và theo quy định của Bộ Xây dựng và Ban vật giá chính phủ.
Việc quản lý chi phí trực tiếp thi công không chỉ dừng ở việc đưa ra mức giá áp dụng và giám sát việc áp dụng mức giá đó mà còn là việc giám sát các hoạt động để tránh thất thoát lãng phí trong quá trình thi công. Trong quá trình thi công giám sát để tránh việc sử dụng nguyên vật liệu bừa bãi, sai mục đích hoặc thi công sai với thiết kế dẫn đến phải phá đi làm lại, làm tăng chi phí thi công. Để hạn chế vấn đề này, Ban quản lý dự án 5 đưa ra một mức chi phí dự phòng, nếu các khoản phụ chi vượt quá mức này thì phía nhà thầu phải tự chịu, điều này cũng được ghi rõ trong hợp đồng ký kết giữa nhà thâầ và Ban quản ly dự án. Mức chi phí dự phòng cho một dự án thường <10% tổng mức đầu tư.