1 Sợ iN 5/ cotton Kg 50 30.909 55
4.2. Kế toỏn tổng hợp vật liệu.
Vật liệu của cụng ty hầu hết được nhập trong kho từ nguồn mua ban ngoài do bờn đặt hàng giao ( may giao cụng cho nước ngoài, trong nước, hoặc gia cụng se sợi cho đơn vị khỏc...), vật liệu xuất dựng khụng hết nhập lại nhưng thực tế trường hợp này ớt xảy ra. Cỏc nghiệp vụ làm tăng vật liệu được hạch toỏn sau:
4.2.1. Trường hợp vật liệu do bờn đặt hàng giao.
Giỏ trị nguyờn vật liệu của bờn đặt gia cụng khụng thuộc quyền sở hữu của mỡnh, nú khụng thuộc giỏ trị của mỡnh cho nờn khi nhận vật liệu của bờn đặt hàng giao kế toỏn khụng theo dừi chỉ tiờu giỏ mà chỉ theo dừi chỉ thiờu số lượng. Do đú nú khụng phản ỏnh trờn sổ kế toỏn tổng hợp.
4.2.2. Trường hợp vật liệu mua ngoài.
Với trường hợp này thỡ kế toỏn phải phản ỏnh đỳng đắn đầy đủ chớnh xỏc cỏc chỉ tiờu liờn quan đến nghiệp vụ phỏt sinh như: giỏ hoỏ đơn, thuế GTGT, chi phớ mua hàng và mọi yờu cầu khỏc của nhà cung cấp như hỡnh thức thanh toỏn , thời hạn..l
Trong thực tế điều kiện về vốn cũng như yờu cầu thị trường nờn rất ớt trường hợp hàng về mà húa đơn chưa về, do cụng ty khụng sử dụng tài khoản 151- hàng đang đi đường.
* Trường hợp mua vật liệu chưa trả tiền cho người bỏn.
Nội dung khỏi quỏt: vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của xớ nghiệp tiến hành mua ngoài về nhập kho. Cụng ty đi và sản xuất ổn định, quan hệ với bạn hàng là truyền thống nờn thường ký hợp đồng thanh toỏn trả chậm.
Khi vật liệu mua chưa thanh toỏn với nơi cung cấp thỡ để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn nợ, kế toỏn sử dụng tài khoản 331, số chi tiết tài khoản 331 và nhật ký chứng từ số 5.
Giỏ vốn thực tế vật liệu
mua = giỏ hoỏ đơn của nhà cungcấp +
Chi phớ liờn quan ( hao hụt định mức, chi phớ vận chuyển) - Chứng từ sử dụng bao gồm: Hoỏ đơn bỏn hàng. Hoỏ đơn GTGT. Phiếu nhập kho. Chứng từ thanh toỏn. Biờn bản kiểm nghiệp.
- Tài khoản liờn quan: tài khoản 152,331,133... - Quy trỡnh ghi sổ:
Căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng của người cung cấp, phiếu nhập kho cũng như hợp đồng thanh toỏn sau khi kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ kế toỏn khi vào sổ chi tiết khoản 331 theo định khoản:
Nợ TK 152. Nợ TK 133.
Cú TK 331.
+ Nội dung sổ: Sổ chi tiết tài khoản 331 là một loại sổ kế toỏn chi tiết được mở để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn chi tiết cụng nợ từng đối tượng mà cụng ty cú quan hệ mua bỏn gồm cả số phat sinh cú và phỏt sinh nợ. Sổ chi tiết tài khoản 331 được đúng thành từng quyển trong 1 thỏng. Tất cả cỏc đơn vị bỏn đều được theo dừi trờn một sổ, mỗi người được ghi trờn một phần trang và mỗi hoỏ đơn ghi một dũng và được ghi theo thứ tự thời gian phỏt sinh.
+ Phương phỏp lập: Cột dư đầu thỏng: căn cứ vào sổ chi tiết cuối thỏng trước chuyển sang tương ứng. Số dư nợ thể hiện mà xớ nghiệp ứng trước, số
Phần ghi nợ tài khoản 331- Cú cỏc tài khoản khỏc: căn cứ vào chứng từ như giấy bỏo chi, giấy bỏo Nợ thể hiện số thanh toỏn với khỏch hàng nào thỡ ghi vào cột tài khoản 111, 112 cựng dũng với lần mua nào đú của cỏc khỏch hàng đú.
Cột dư cuối thỏng : căn cứ vào từng hoỏ đơn của từng khỏch hàng để tớnh ra số dư theo dũng:
Số dư cuối thỏng : Số dư đầu thỏng + Cú TK 331 - Cột Nợ TK 331. Vớ dụ: Theo hoỏ đơn 07 ngày 10/11/2003 của xớ nghiệp dệt may Chõu Giang Hà Nam. Chưa thanh toỏn tiền.Tổng số tiền ghi trờn hoỏ đơn của nghiệp = 23.150 đồng, thuế GTGT 10% = 2.325.015 đồng.
Kế toỏn định khoản: Nợ TK 152:23.250.150 NợTK 3331: 2.352.015 Cú TK 331:25.575.265.
Theo hoỏ đơn số 10 ngày 8/11/2003 xớ nghiệp tiếp tục mua với tổng số ghi trờn hoỏ đơn = 82.636.000 đồng. Thuế GTGT 10% = 8.263.6000 đồng. Tổng số tiền thanh toỏn = 90.899.6000 đồng.
Nợ TK 152: 82.636.000 Nợ TK 1331: 8.263.600
Cú TK 331: 90.899.600
Cuối thỏng kế toỏn ghi sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng. Toàn bộ số liệu ở dũng tổng cộng của người bỏn trờn sổ sẽ được ghi sang nhật ký chứng từ số 5.
Biểu số 12
Sổ chi tiết tài khoản 331 – phải trả cho ngời bán
Tháng 3/2005
Chứng từ Diễn giải D đầu kỳ Ghi có TK 331,Nợ các tài khoản Ghi nợ TK 331,ghi Có các TK D cuối kỳ
SH NT Nợ Có
Xí nghiệp dệt may
Châu Giang HN 1.3231.388
7 Mua bông 23.250.150 23.250.150 25.575.165,0
10 Mua sợi 46/1PE 82.636.000 82.636.000 90.899.600,013 Mua sợi 34/1PE 41.416.636 41.416.636 45.558.299,6 13 Mua sợi 34/1PE 41.416.636 41.416.636 45.558.299,6
17 Trả=UN chi 95.000.000 95.000.000 Cộng 1.3231.388 147.320.786 147.302.786 162.030.064,6 95.000.000 95.000.000 80.264.552 Xí nghiệp may dệt Minh Khai 15.570.000 Mua sợi 20 PE 2.909.000 2.909.000 3.199.900,0 Mua sợi 34+76PC 30.809.450 30.809.450 33.890.395,0 Trả=UN chi 41.256.750 41.256.750 Cộng 15.570.000 33.718.450 3.371.845 37.090.295,0 41.256.750 41.256.750 11.403.545 …….. Tổng cộng 44.393.199.050 9.079.264.630 1.413.563.329 15.822.922.019,0 443.383.886 13.472.695.802 46.743.425.267
Nhật ký chứng từ số 5 được sử dụng để theo dừi tổng hợp quan hệ thanh toỏn với người bỏn xớ nghiệp.Nhật ký chứng từ số 5 được mở theo thỏng cho tất cả cỏc đơn vị bỏn. Mỗi đợn vị cú mối quan hệ thanh toỏn với xớ nghiệp được theo dừi trờn 1 dũng của nhật ký chứng từ số 5.
- Căn cứ ghi: Số chi tiết tài khoản 331. Nhật ký chứng từ số 5 thỏng trước.
- Kết cấu: nhật ký chứng từ số 5 cũng cú hai phần chớnh tương tự như sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn.
- Phương phỏp ghi:
+ Cột diễn giải: Chi tờn đơn vị người bỏn, mỗi dũng một đơn vị bỏn cú chi tiết cho từng người bỏn.
+Cột số dư đầu thỏng: Ghi số dư cú của thỏng trước của tài khoản 331 chi tiết cho từng người bỏn.
+ Phần ghi cú tài khoản 331, Nợ tài khoản 152, 1331: Căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 331 đó được tổng hợp số tiền hàng nhập kho trong thỏng của từng khỏc hàng bỏn để ghi vào một dũng trờn nhật ký chứng từ số 5.
+ Phần ghi nợ TK 331, cú TK 111,112... Căn cứ vào sổ ghi chi tiết TK 331 đó được tổng hợp số tiền đó trả cho người bỏn theo những đơn vị bỏn hàng để ghi vào một dũng trờn NKCT số 5.
Dư cuối thỏng: Căn cứ vào số dư cú đầu thỏng, tổng số phỏt sinh cú TK 331, tổng số phỏt sinh nợ TK 331 để tớnh ra số dư cú cuối thỏng.
Vớ dụ: Trong thỏng 11/2003 cụng ty cú quan hệ thanh toỏn với xớ nghiệp thương mại HP như sau :
Số dư cú TK 331 cuối thỏng2 là 31955144 đồng.
Trong thỏng xớ nghiệp đó cú quan hệ thanh toỏn mua một số phụ tựng thay thế với xớ nghiệp thương mại HP, tổng cộng số tiền là 15884000 đồng, trong đú giỏ ghi trờn hoỏ đơn la 14440000 đồng, tổng thuế GTGT được khấu trừ là 1444000 đồng.
Xớ nghiệp đó dựng tiền gửi ngõn hàng để thanh toỏn cho Xớ nghiệp thương mại HP là 11500000 đồng.
Cuối thỏng Xớ nghiệp cũn nợ Xớ nghiệp thương mại HP số tiền là: 31955144+15884000-11500000 =36339144 đồng.
Số liệu trờn nhật ký chứng từ số 5 phải trựng khớp với số liệu cỏc số chi tiết TK 331 của từng người bỏn và được dựng để ghi bảng kờ số 3 và số cỏi TK 152 theo từng TK liờn quan.
Biểu số 13
Nhật ký chứng từ số 5
Tháng 3/2005
STTDiễn giải Nợ Có 152.1 Ghi có tài khoản 331/Nợ các tài khoản khác152.2 152.3 152.4 133.1 Cộng 111 112Ghi Nợ 331/Có tài khoảnCộng D cuối kỳ 1 Xí nghiệp dệt HN 13231388 147302276 14440000 14440000 1,62E + 08 95000000 95000000 80264552 2 Xí nghiệp TMDVSTĐ 31955144 15884000 1500000 1500000 36339144
3 XN bảo quản nôngsản 16184000 1618400 16184000
4 Xí nghiệp dệt MinhKhai 15570000 33718450 33718445 37090295 41256750 41256750 114035455 Xí nghiệp TNHHĐức Cờng 4756730 392720 39272 431992 1720730 1720730 3467992