Chứng từ ghi sổ
2.4. Kế toán hạch toán hàng xuất khẩu trực tiếp
Xuất khẩu hàng hoá là việc cung ứng hàng hoá cho các khách hàng nước ngoài trên cơ sở hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Với đặc điểm kinh doanh của Công ty, hàng xuất khẩu bán ra thị trường nước ngoài chủ yếu là mặt hàng muối Công ty thường bán hàng ngay tại cảng.
Thủ tục cần thiết để xuất khẩu và thanh toán tiền hàng bao gồm: - Hoá đơn thương mại (invoice).
- Vận đơn.
- Bảng kê chi tiết hàng hoá (Packing list).
- Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hoá. - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá.
- Bảo hiểm.
- Giấy phép xuất khẩu. - Tờ khai hàng xuất khẩu.
Một thương vụ xuất khẩu hàng hoá được tiến hành dưới sự kết hợp chặt chẽ giữa hai phòng: Phòng kế toán và Phòng kinh doanh.. Phòng kinh doanh có trách nhiệm đàm phán, ký kết với khách hàng nước ngoài sau đó tổ chức xuất khẩu hàng ra nước ngoài. Khi làm xong thủ tục hải quan xuất hàng, cán bộ Phòng kinh doanh sẽ chuyển hồ sơ sang Phòng kế toán để theo dõi quá trình thu tiền bán hàng.
Ví dụ theo L/C số 800198 - 155 mở ngày 25/8 tại ngân hàng Incho Bank (Nhật Bản) do Công ty GV NET CORPORATION mở cho Công ty XNK - TH ngành muối hưởng tổng số 3.600 USD tiền hàng xuất khẩu 18.000 kg muối nguyên liệu.
- Đơn giá: 0.20 USD/kg (FOB Hải phòng) - Số lượng: 18.000 kg
- Tổng giá trị: 3.600 USD - Cảng giao hàng: Hải Phòng
- Trị giá mua của lô hàng: 28.800.000đ - Tỷ giá thực tế: 1USD = 15.000VNĐ
Sau khi hàng được rót xuống tàu, cán bộ Phòng kinh doanh lấy giấy xác nhận của thuyền trưởng và bộ chứng từ sau gửi Phòng kế toán:
SALT SECTOR GENERAL IMPORT - EXPORT COPANY 5 HANG GA STR, HOAN KIEM DIST, HA NOI, VIET NAM TEL: 84-4-9235211 FAX: 84-4-9235212?
EMAIL: SAGIMEX@HN.VNN.VN