II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạ
8. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng
8.1. Nội dung chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, thành phẩm của Công ty, bao gồm :
- Chi phí bán hàng
- Chi phí khấu hao TSCĐở khâu bán hàng - Chi phí dụng cụ đồ dùng
- Chi phí thuê kho, phí thanh toán xuất nhập khẩu qua ngân hàng - Chi phí tiếp khách, chi phí giao dịch bán hàng
8.2. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán
* Chứng từ kế toán.
Hóa đơn GTGT : tiền cước vận chuyển hàng hoá đem bán, bao bì, tiền thuê kho bãi.
Bảng trích khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng
* Tài khoản kế toán sử dụng :
Để kế toán chi phí bán hàng Công ty mở Tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Công ty không mở tài khoản cấp hai đối với tài khoản 641 – chi phí bán hàng mà mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo dõi chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng.
Và các tài khoản kế toán khác liên quan : Tài khoản 111, TK 112, TK 331, TK 334, TK 338…
8.3. Kế toán chi phí bán hàng
Với mục đích quản lý chi phí bán hàng với từng loại hàng hoá, thành phẩm Công ty quản lý chi phí bán hàng cho từng loại hàng hoá thành phẩm như : chi phí bán hàng của bộ phận lốp. Tuy nhiên đối với những chi phí bán hàng có thể xác định riêng cho từng loại hàng hoá thành phẩm khác nhau như
chi phí thanh toán, chi phí vận chuyển riêng từng loại hàng, chi phí bao bì thì
được kế toán tập hợp trực tiếp cho từng loại hàng, chi phí bao bì thì được kế
toán tập hợp trực tiếp cho từng loại hàng hoá, thành phẩm. Đối với những chi phí không thể xác định riêng dược như chi phí tiền lương của nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vận chuyển chung cho nhiều loại hàng hoá kế toán sẽ tính toán và lập bảng phân bổ chi phí bán hàng để
phân bổ chi phí bán hàng cho từng loại hàng hoá và được lập cho từng tháng.
Đối với mỗi loại chi phí Công ty chọn một tiêu thức phân bổ phù hợp với chi phí vận chuyển phân bổ theo giá trị từng loại hàng hoá, chi phí khấu hao hay chi phí nhân viên bán hàng phân bổ theo doanh thu của từng loại hàng hoá trong tháng đó. Mẫu bảng phân bổ chi phí bán hàng (xem phụ lục 31).
Ví dụ : Nhập số chứng từ 27 TGNT ngày 27/12/2004, căn cứ vào sổ cái TK 641 (xem phụ lục 32) phí TTQT tiền chè số tiền là : 78.000đ, kế toán định khoản.
Nợ TK 641
Có TK 1111
Và chuyển số liệu vào các sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 641 (xem phụ lục 32), sổ cái tài khoản 1111 (xem phụ lục 17), sổ chi tiết chi phí bán hàng chè (xem phụ lục 33)
9. Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng.
9.1. Xác định kết quả bán hàng tại Công ty.
Bên cạnh việc phản ánh một cách chính xác các khoản doanh thu bán hàng, giá vốn và các khoản chi phí liên quan phòng kế toán của Công ty cũng rất chú trọng đến việc xác định và phản ánh đúng kết quả bán hàng. Điều này giúp cho việc lập chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh được thuận tiện
đồng thời đưa lại cho nhà quản lý một cái nhìn tổng quát, sâu sắc về tình hình hoạt động của Công ty mình trong một khoảng thời gian nhất định. Vào ngày cuối cùng của quý, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và tổng hợp số
liệu cuối quý để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả bán hàng của Công ty được xác định như sau :
Lợi nhuận thuần (kết quả bán hàng) = Lãi gộp – CPBH – CPQLDN Lãi gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu.
9.2. Tài khoản kế toán sử dụng.
Công ty mở các tài khoản kế toán chủ yếu sau để kế toán xác định kết quả bán hàng :
Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
Công ty cũng mở sổ cái tài khoản 911 và sổ cái tài khoản 421 để theo dõi kết quả hoạt động bán hàng cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
9.3. Phương pháp kế toán xác định kết quả bán hàng.
Cuối qúy, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang xác định kết quả kinh doanh. Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ cái chi phí bán hàng và sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp số liệu.
Ví dụ : Ngày 31/12/2004 kết chuyển doanh thu chè xuất khẩu sang XĐKQ số tiền là 544.796.180đ, căn cứ vào sổ cái TK 911 (xem phụ lục 35)
Chương trình kế toán máy sẽ thực hiện xử lý số liệu theo định khoản kế
toán :
Kết chuyển doanh thu thuần theo định khoản Nợ TK 5111
Có TK 911
Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển, số tiền cũng được chuyển vào các sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 5111 và sổ cái tài koản 911.
Tương tự như trên, kế toán lần lượt thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang xác
định kết quả. Sau khi nhập dữ liệu chương trình kế toán. Chương trình kế tón trên máy sẽ thực hiện xử lý số liệu theo định khoản kế toán :
Kết chuyển doanh thu bán hàng theo định khoản Nợ TK 5111
Có TK 911
Kết chuyển giá vốn hàng bán theo định khoản Nợ TK 911
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911
Có TK 642 (lần lượt các TK cấp 2 của TK 642)
Và số liệu cũng được chương trình kế toán trên máy chuyển vào các sổ
nhật ký chung, sổ cái TK 5111, sổ cái TK 632, sổ cái TK 641, sổ cái TK 642 (lần lượt các TK cấp 2 của TK 642), sổ cái TK 911 và các sổ kế toán có liên quan khác.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
BÁN HÀNG Ở CÔNG TY PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÔNG HỒNG.
I. NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÔNG HỒNG.
1. Ưu điểm về công tác kế toán tại Công ty.
Công tác kế toán tại Công ty đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện cho ngày càng phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty và yêu cầu cung cấp thông tin. Công ty đã ứng dụng máy vi tính vào tổ chức công tác kế
toán, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng được thực hiện khá đầy đủ, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ sô sách và tài khoản kế toán được sắp xếp rất khoa học, hợp lý và được sử dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và thuận lợi cho việc tổ chức công tác kế toán trên máy.
Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức kế toán “Sổ nhật ký chung”. Đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản ít cột và phù hợp với đặcđiểm tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính. Trong quá trình hạch toán kế toán, Công ty
sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ và đúng quy định của Bộ tài chính. Nhìn chung Công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, đảm bảo yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết được mở theo dõi đến từng
đối tượng như : về sổ chi tiết doanh thu có sổ chi tiết doanh thu nguyên liệu sơn, sổ chi tiết doanh thu đá, với sổ chi tiết phải thu, phải trả, cũng được mở
như vậy. Công việc trên được tự động thực hiện bằng máy vi tính vừa đảm bảo tính chính xác vừa kịp thời hiệu quả tạo điều kiện giảm chi phí về quản lý.
2. Nhược điểm của công tác kế toán bán hàng tại Công ty.
Mặc dù đã khá hoàn thiện song công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần hoàn thiện khắc phục.
Về công tác kế toán giá vốn hàng bán : Tuy Công ty thực hiện kinh doanh rất đa dạng cả kinh doanh thương mại và thực hiện hoạt động xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng nhưng kế toán Công ty đã tổ chức mã hoá từng loại hàng hoá, từng công trình từ đó theo dõi tình hình nhập xuất
được của từng loại hàng hoá, tiến độ thi công của từng công trình xây dựng nên thực hiện kế toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ sự hỗ trợ
của chương trình kế toán trên máy vi tính nên việc xác định giá vốn được tính toán nhanh chóng và dễ dàng đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng chính xác cho ban lãnh đạo Công ty. Tuy nhiên, hoạt động của Công ty chủ yếu trên hai lĩnh vực kinh doanh là thương mại và xây lắp nhưng Công ty không mở
tài khoản cấp hai cho tài khoản giá vốn hàng bán để theo dõi giá vốn hàng hoá xuất bán và giá vốn thành phẩm xuất bán riêng. Như vậy Công ty khó có thể
xác định được kết qủa một cách nhanh chóng trên hai lĩnh vực kinh doanh này.
cấp thông tin kịp thời cho chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh thu các công trình xây dựng thường được xác định khi công trình hoàn thành bàn giao viết hoá đơn giá trị gia tăng và khách hàng thanh toán tiền công trình mà chưa
được xác định theo quy định mới trong chuẩn mực hợp đồng xây dựng là doanh thu xây dựng được xác định theo tiến độ kế hoạch hoặc theo giá trị
khối lượng thực hiện.
Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu : Công ty đã mở tài khoản và sổ kế toán theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu. Tuy nhiên về kỹ thuật hạch toán kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kết chuyển ngay sang tài khoản 911 – xác định kết quả để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ là chưa được phù hợp với chế độ.
Về kế toán xác định kết quả bán hàng : Kết quả bán hàng của Công ty bao gồm kết quả từ bán hàng hoá và kết quả của hoạt động xây lắp. Đối với kết quả bán hàng của Công ty đã được hạch toán cho từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá và theo từng công trình hạng mục công trình từng công tác xây lắp đã thực hiện hoàn thành bàn giao. Tuy nhiên, với các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp trong kỳ và kết chuyển toàn bộ khi xác định kết quả kinh doanh Công ty không thực hiện phânbổ cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ, nên xác định kết quả hoạt
động kinh doanh là chưa thật chính xác và hợp lý, nhất là khi hàng tồn kho cuối kỳ ở Công ty biến động lớn giữa các kỳ với nhau. Mặt khác, các khoản chi phí về quản lý doanh nghiệp cũng chưa được phân bổ cho từng loại hàng, cho từng nhóm hàng, vì thế dẫn đến việc phản ánh không đúng kết quả của từng mạt hàng, việc đưa ra quyết định các phương án kinh doanh là không chính xác.
II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SÔNG HỒNG.
Trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, có thể
kết quả bán hàng có ảnh hưởng to lớn tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu cấp thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Mặc dù Công ty đã khá hoàn thiện song công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần hoàn thiện khắc phục. Dựa vào quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty thời gian qua với mong muốn để tổ
chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phù hợp và hiệu quả hơn, em xin có một số ý kiến đề xuất như sau :
Thứ nhất : Về kết toán doanh thu bán hàng.
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty rất đa dạng nhưng chủ yếu kinh doanh trên hai lĩnh vực là kinh doanh thương mại các loại hàng hoá và thực hiện xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. Nhưng trong công tác hạch toán kế toán doanh thu bán hàng, Công ty chỉ mở một tài khoản cấp hai 5111 để theo dõi toàn bộ doanh thu của Công ty : cả doanh thu bán hàng hoá và doanh thu thành phẩm các công trình xây dựng. Để giúp kế toán nhanh chóng cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về doanh thu bán hàng hoá riêng và doanh thu thành phẩm xây lắp riêng thì Công ty nên mở
thêm tài khoản cấp hai 5112 : doanh thu bán thành phẩm, còn tài khoản 5111 chỉ để phản ánh doanh thu bán hàng hoá. Như vậy thì kế toán có thể nhanh chóng xác định được doanh thu trên hai lĩnh vực kinh doanh trên một cách nhanh chóng tại bất kỳ thời điểm nào đảm bảo tính kịp thời của thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Tương ứng với việc mở thêm tài khoản kế toán 5112 – doanh thu bán thành phẩm, Công ty cũng mở thêm sổ cái tài khoản 5112 – Sổ
Tại Công ty, kế toán giá vốn hàng bán của toàn bộ hàng hoá và thành phẩm cũng chỉ tập hợp trên tài khoản cấp một – TK 632. Do đó Công ty không thể xác định ngay được giá vốn cũng như kết quả trên hai lĩnh vực kinh doanh là kinh doanh thương mại hàng hoá và hoạt động xây lắp. Vậy Công ty cũng nên mở hai tài khoản cấp hai cho tài khoản 632 :
TK 6321 – Giá vốn hàng hoá xuất bán TK 6322 – Giá vốn thành phẩm xuất bán
Như vậy sẽ tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kế toán giá vốn cũng như xác định kết qủa một cách nhanh chóng cho từng lĩnh vực kinh doanh. Tương ứng với việc mở hai tài khoản cấp hai : TK 6321 và TK 6322 thì Công ty cũng mở hai sổ cái tài khoản : Sổ cái tài khoản 6321 – Sổ giá vốn hàng hoá xuất bán và sổ cái tài khoản 6322 – Sổ giá vốn thành phẩm xuất bán.
Thứ ba : Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Theo quy định hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu : chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp được tính vào doanh thu ghi nhận ban đầu, để xác định doanh thu thuần, làm cơ sở để tính kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. Tuy nhiên trong kỹ
thuật hạch toán của Công ty khoản giảm trừ doanh thu lại được hạch toán thẳng vào kết quả kinh doanh để xác định kết quả. Với các hạch toán như trên Công ty sẽ không xác định được ngay doanh thu thuần bán hàng hoá thành phẩm trong kỳ và hơn nữa dễ gây hiểu sai tính chất của khoản giảm trừ doanh thu là một khoản chi phí trong kỳ. Do đó để phù hợp với quy định hiện hành cũng như thuận tiện hơn trong công tác quản lý, Công ty nên thay đổi kỹ thuật hạch toán kế toán đối với các khoản giảm trừ doanh thu phù hợp với quy định.