- So sánh với kỳ trước, chi phí tiền lương tăng gần gấp đôi:
Như vậy kiểm toán viên đi đến kết luận là tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày đầy đủ, trung thực
2.2.3 So sánh kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty ABC và XYZ
Kết thúc kiểm toán , kiểm toán viên tiến hành soát xét giấy tờ làm việc, xem xét các bằng chứng đã đầy đủ thích hợp chưa nhằm giảm tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra và lập thư quản lý, báo cáo kiểm toán gửi đến ban giám đốc công ty XYZ với ý kiến chấp nhận toàn phần tương tự như công ty ABC.
2.2.3 So sánh kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty ABC và XYZ XYZ
Chu trình tiền lương và nhân viên của mỗi khách hàng có những điểm khác biệt riêng tuy nhiên giữa hai công ty vẫn có những nét tương đồng. Nhưng nhìn chung, việc thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên ở hai công ty ABC và XYZ đều tuân thủ theo kế hoạch chung đã được lập ra cho từng khách hàng và theo tiêu chuẩn chung của Ernst & Young
a. Giống nhau
Lập kế hoạch kiểm toán
Trước hết là nói về qui trình kiểm toán của Ernst & Young, đối với hai khách hàng này, công ty luôn bắt đầu các bước công việc:
- Tìm hiểu chính sách lương và chu trình tiền lương của hai công ty
- Xác định mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính và cho từng khoản mục
- Đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Phân tích quan báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán nhằm xác định những biến động bất thường.
- Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Trong quá trình thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty, Ernst & Young thực hiện chủ yếu là thử nghiệm cơ bản bao gồm:
- Thủ tục phân tích tiền lương của nhân viên qua 12 tháng trong năm và phân tích sự biến động về số lượng nhân viên trong hai công ty này.
- Thủ tục kiểm tra chi tiết: KTV thu thập hợp đồng lao động, bảng theo dõi thời gian làm việc, bảng lương và báo cáo chuyển khoản của ngân hàng của ít nhất 5 nhân viên nhằm xem xét tính tồn tại và hiện hữu của lao động, tính chính xác trong việc tính lương, tính đúng kỳ trong việc trả lương và tính trình bày hợp lý,
khoản trích theo lương. Kết thúc kiểm toán
Trưởng nhóm kiểm toán sẽ là người tổng hợp thông tin của các thành viên trong nhóm bao gồm:
- Soát xét giấy tờ làm việc
- Xem xét lại bằng chứng kiểm toán đã thu thập được
- Xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán - Lập thư quản lý, báo cáo kiểm toán gửi cho Ban giám đốc. b. Khác nhau
Do đặc điểm kinh doanh và hệ thống tổ chức nhân sự ở hai công ty này là khác nhau nên việc áp dụng phương pháp kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của hai công ty được điều chỉnh cho phù hợp.
Lập kế hoạch kiểm toán
Công ty XYZ là khách hàng mới của công ty nên việc lập kế hoạch kiểm toán có phần chi tiết và chương trình kiểm toán cũng nhiều thủ tục hơn.
Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ công ty XYZ cũng phức tạp hơn do số lượng nhân viên và các bộ phận trong công ty có chính sách lương riêng biệt cho nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng và công nhân sản xuất. Nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty XYZ, ngoài việc theo dõi qui trình quản lý và phê duyệt thời gian làm việc của nhân viên như công ty ABC, KTV phải tập trung vào việc kiểm tra cách thức quản lý, phê duyệt số lượng sản phẩm của công nhân ở bộ phận sản xuất để tính lương cho công nhân ở bộ phận sản xuất.
Trong khi đó, công ty ABC có quy trình hoạt động đơn giản hơn, việc lập kế hoạch cũng đơn giản hơn do chính sách lương của công ty là trả lương cho tất cả nhân viên theo thời gian làm việc.
Trong khi xây dựng chương trình kiểm toán cụ thể cho công ty XYZ, KTV phải chú trọng đến những khoản trợ cấp lương hưu và việc thanh toán những khoản này. Trong khi ở công ty ABC, chương trình kiểm toán cho kiểm tra chi tiết được xây dựng tương đối kỹ do trong năm 2007, công ty ABC có thành lập công ty con là công ty chứng khoán ABC nên việc tuyển dụng và thanh toán lương cần phải được chú trọng.
Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Trước tiên là qui trình thực hiện thủ tục kiểm soát, do công ty XYZ có những khoản trợ cấp cho nhân viên nên đòi hỏi KTV phải kiểm tra tính hợp lý, sự phê duyệt của nhưng khoản trợ cấp này tại công ty XYZ trong khi ở công ty ABC KTV không phải kiểm tra những khoản này.
Quá trình thực hiện thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên ở công ty XYZ đòi hỏi mất nhiều thời gian do hệ thống thông tin phức tạp bao gồm chi phí lương cho nhiều bộ phận trong khi việc thực hiện thủ tục phân tích tiền lương tại công ty ABC tương đối đơn giản.
Bên cạnh đó việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết tại công ty XYZ lại phức tạp hơn so với công ty ABC do công ty có 2 chi nhánh là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, thành phần chi phí lương cũng phức tạp và đa dạng hơn.
Tuy nhiên, công ty ABC có hai công ty con là công ty chứng khoán ABC và công ty quản lý quĩ ABC nên việc kiểm tra chi tiết đòi hỏi mất nhiều thời gian và nhiều công đoạn hơn.
Nhìn chung, qua việc so sánh một số điểm cơ bản trong quá trình kiểm toán chu trình tiền lương của hai khách hàng cho thấy công ty Ernst & Young đã áp dụng một cách linh hoạt phương pháp kiểm toán đối với từng khách hàng cụ thể. Cũng chính nhờ cách thực hiện một cách khoa học và sáng tạo đã mang lại chất lượng kiểm toán và uy tín cho Ernst & Young Việt Nam.
Kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, ngoài việc soát xét giấy tờ làm việc, xem xét các bằng chứng kiểm toán, phát hành báo kiểm toán và thư quản lý tại cả hai công ty ABC và XYZ thì KTV còn tiến hành xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán tại công ty XYZ tuy nhiên các sự kiện này không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.
2.3 Tổng kết chung kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty Ernst & Young Việt Nam
Sau khi tìm hiểu về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai khách hàng của Ernst & Young Việt Nam là công ty ABC và công ty XYZ, ta có thể khái quát qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của công ty Ernst & Young Việt Nam qua 4 bước như sau:
Bước 1: Tìm hiểu thông tin chung và thu thập chính sách lương của khách hàng
đồng thời đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu.
Công việc này được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Việc tìm hiểu thông tin chung và chính sách lương của khách hàng giúp cho KTV hiểu rõ về hoạt động của chu trình từ đó giúp cho việc xác định mục tiêu kiểm toán và những đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu một cách sát thực làm cơ sở cho việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản. KTV tiến hành tìm hiểu chu trình trên các khía cạnh sau:
ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng như những rủi ro mà khách hàng có thể gặp phải trong quá trình kinh doanh. Từ đó KTV có thể xác định được các nhóm nghiệp vụ chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của khách hàng.
Việc thu thập chính sách lương của khách hàng giúp cho KTV có được hiểu biết cơ bản về qui trinh tiền lương và nhân viên của khách hàng, qui trình tuyển dụng, cách thức tính lương, trả lương, khả năng quản lý chi phí lương và số lượng nhân viên của khách hàng. Như vậy, KTV biết được những khó khăn trước mắt và rủi ro tiềm tàng trong các nhóm nghiệp vụ chính của chu trình. Đây cũng là cơ sở cho sự phân tích sau này về tính hợp lý chung trong biến động của các khoản mục trong chu trình.
Trong bước này KTV xác định các rủi ro kiểm toán, đánh giá rủi ro tiềm tàng gắn liền với bản chất kinh doanh của khách hàng và kết hợp với rủi ro kiểm soát ( đã được đánh giá sơ bộ qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ) từ đó KTV xác định rủi ro phát hiện. Sau đó, KTV xác định mức độ trọng yếu PM, TE, SAD, norminal amount, việc xác định này thường dựa trên cơ sở là lợi nhuận kế toán trước thuế, đối với doanh nghiệp nào có sự biến động doanh thu nhiều thì xác định mức độ trọng yếu sẽ dựa trên doanh thu của khách hàng.
Thứ hai, sau khi có được hiểu biết ban đầu về khách hàng, KTV tiến hành tìm hiểu sâu hơn về hoạt động của chu trình, các thủ tục kiểm soát được áp dụng trong chu trình và đưa ra đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc tìm hiểu và đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ sở quan trọng cho KTV trong việc thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể.
Bước 2: Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể
Nếu rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu được đánh giá ở mức thấp và trung bình thì KTV sẽ tập trung vào việc thiết kế thử nghiệm kiểm soát nhàm đánh giá lại nhận định ban đầu
Tiếp đến, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao thì KTV sẽ tập trung vào việc thực hiện thủ nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết.
Trong chu trình tiền lương và nhân viên, thủ tục phân tích tập trung vào việc phân tích lương nhân viên trong 12 tháng và sự biến động về số lượng nhân viên để tìm ra những biến động bất thường.
Thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ được lên kế hoạch cho từng khoản mục như khoản mục chi phí lương, lương phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương. Ngoài ra, để kiểm tra chi tiết tính hợp lý của chi phí lương, KTV thường chọn ít nhất 5 nhân viên trong công ty thực hiện đối chiếu chi tiết tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản chi phí khác nếu có.
Bước 3: Thực hiện chương trình kiểm toán
Thực hiện chương trình kiểm toán bao gồm thử nghiệm kiểm soát, thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết)
Thực hiện thủ tục kiểm soát: KTV tiến hành thu thập những hồ sơ, chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, việc tính lương và trả lương cho nhân viên, ngoài ra KTV còn phỏng vấn các nhân viên liên quan, quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, xem xét bảng lương, bảng theo dõi thời gian lao động để tìm thấy dấu hiệu của thủ tục kiểm soát (dấu vết của sự phê duyệt) nhằm khẳng định tính đáng tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết trong đó:
Thủ tục phân tích được thực hiện trên số tiền lương của công ty qua các tháng đồng thời tiến hành phân tích số lượng nhân viên, công việc phân tích còn được thực hiện thông qua việc so sánh tiền lương trung bình của nhân viên năm nay so với năm trước nhằm đảm bảo mức độ hợp lý trên khoản mục tiền lương.
Thủ tục kiểm tra chi tiết được áp dụng cho các khoản mục chi phí lương như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, bên cạnh đó, các khoản trích theo lương, thưởng và thuế thu nhập cá nhân cũng được Ernst & Young tiến hành kiểm tra chi tiết. Thông thường KTV chọn mẫu xác suất 5 nhân viên và tính toán lại tiền lương theo đúng hợp đồng lao động và chính sách tăng lương, thưởng cho nhân viên trong công ty. Sau đó KTV thực hiện đối chiếu lại những số liệu này với tài khoản phải trả công nhân viên ( tính hiện hữu và phát
sổ đúng), báo cáo chuyển khoản của ngân hàng (tính đúng kì). Các kết quả kiểm tra trên được kết hợp, đối chiếu và bổ sung cho nhau nhằm thu được bằng chứng có hiệu lực nhất.
Bước 4: Kết thúc kiểm toán
KTV tổng hợp bút toán điều chỉnh và các chênh lệch giữa số liệu của KTV với khách hàng vào SAD ( summary of audit differences), lập bảng tổng hợp sau điều chỉnh và cung cấp cho trưởng nhóm kiểm toán phục vụ cho việc phát hành báo cáo kiểm toán.
KTV trưởng tổng hợp số liệu , soát xét lại giấy tờ làm việc xem có trình bày đúng và đủ không. Bên cạnh đó, KTV xem xét lại các bằng chứng thu thập được xem có đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực hay không. Công việc này rất quan trọng nhằm thống nhất giữa bằng chứng, giấy tờ làm việc với ý kiến kiểm toán mà kiểm toán viên đưa ra về tính trung thực và hợp lý của các khoản mục trong của các khoản mục, nghiệp vụ trong chu trình.
Cuối cùng kiểm toán viên xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán, các kết luận kiểm toán có thể được sửa đổi sau khi các sự kiện này ảnh hưởng trọng yếu đến khoản mục tiền lương và nhân viên.
Ta có thể khái quát qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do Ernst & Young thực hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 8: Tóm tắt qui trình kiểm toán tiền lương và nhân viên của công ty Ernst & Young
Lập kế hoạch kiểm toán
So sánh sự biến động của tiền lương và nhân viên qua các tháng và các niên độ - Phân công công việc cho nhóm kiểm toán
- Xây dựng phương pháp tiếp cận - Tìm hiểu về khách hàng
- Xác định PM, TE, SAD
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. - Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể
Thực hiện chương trình kiểm toán Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Thực hiện thủ tục phân tích
Kiểm tra số phát sinh tăng và số phát sinh giảm của các khoản mục chi phí lương, phải trả CNV, các khoản trích theo lương, thuế thu nhập cá nhân
Kết thúc kiểm toán
Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ. Soát xét giấy tờ làm việc và xem xét lại các bằng chứng kiểm toán
Tổng hợp kết quả và các chênh lệch
Đưa ra ý kiến kiểm toán, phát hành thư quản lý và báo cáo kiểm toán
Kiểm tra tình hình trả lương cho nhân viên thông qua