VII Và một số thiết bị phục vụ đổ bê tông, gia cố nền móng và
GXD G+ VAT Chi phí khác phân bổ (K):
Chi phí khác phân bổ (K):
Đây chính là thành phần chi phí do nhà thầu tự phân bổ trong cách tổ chức quản lý thi công và hoạt động của doanh nghiệp mình.
K = (Tỷ lệ %)xGXD
Tỷ lệ % của chi phí khác phân bổ do các nhà thầu tự quy định sao cho vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh vừa đưa ra được một đơn giá hợp lý để trúng thầu. Thường tỷ lệ này lấy là 2%.
Đơn giá dự thầu của hạng mục (GDT): GDT = GXD + K
Sau khi có được đơn giá dự thầu của từng hạng mục, nhân đơn giá với khối lượng mời thầu để ra thành tiền của mỗi hạng mục, tính tổng tất cả các hạng mục lại sẽ được giá dự thầu của toàn bộ công trình.
*Quá trình lập HSDT :
Người được Trưởng phòng KTKT giao chủ trì gói thầu lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Trong kế hoạch phải nêu rõ:
- Nội dung cần thực hiện
- Người hoặc bộ phận thực hiện - Thời gian hoàn thành
Trưởng phòng KTKT trình Giám đốc duyệt kế hoạch và phân phối tới các bộ phận, phòng ban liên quan để thực hiện.
Thực hiện kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Các cá nhân và phòng ban tiến hành thực hiện việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và thời gian nêu trong kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phối hợp với các đơn vị khác, nếu cần thiết báo cáo Giám đốc để giải quyết.
Phòng Kinh tế - Kỹ thuật chủ trì và thực hiện soạn thảo các tài liệu về:
+ Đơn dự thầu + Thông tin chung + Hồ sơ kinh nghiệm
+ Giải pháp kỹ thuật và Biện pháp thi công + Biện pháp đảm bảo an toàn
+ Sơ đồ Tổ chức hiện trường + Bố trí nhân sự thực hiện dự án + Bố trí Thiết bị thi công
+ Tiến độ thi công
+ Dữ liệu liên danh (nếu có) + Tính giá dự thầu
+ Điều kiện thanh toán và thương mại
+ Các tài liệu khác nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu Phòng Kế toán tài chính:
+ Bảo lãnh dự thầu + Số liệu tài chính
+ Bản báo cáo quyết toán tài chính. Phòng Tổ chức hành chính:
+ Cấp các tài liệu về Tư cách pháp lý có công chứng gồm Đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập doanh nghiệp.
+ Cấp Văn bằng, chứng chỉ của các cá nhân chủ chốt thực hiện dự án (nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu)
Việc lập hồ sơ dự thầu do các phòng trong Công ty thực hiện. Nhân viên lập các tài liệu dự thầu được lựa chọn phải là chuyên gia am hiểu lĩnh vực được phân công soạn thảo.
Trường hợp đặc biệt do yêu cầu về chất lượng và tiến độ lập hồ sơ, phòng KTKT có thể đề nghị Giám đốc Công ty phê duyệt cho phép thuê chuyên gia.
Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu nếu các điểm trong hồ sơ mời thầu chưa rõ, Phòng KTKT soạn thảo trình Giám đốc ký thư gửi Chủ đầu tư về việc đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu.
Tổng hợp hồ sơ dự thầu
Căn cứ vào kế hoạch, chủ trì gói thầu đôn đốc các đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Tiến hành thu thập tất cả hồ sơ của các đơn vị để xem xét và tổng hợp.
Kiểm tra, hoàn chỉnh đóng quyển và phê duyệt:
Các tài liệu của hồ sơ dự thầu sau khi hoàn thành được trưởng phòng KTKT phối hợp với trưởng các đơn vị liên quan kiểm tra, soát xét và trình Giám đốc ký phê duyệt. Trường hợp Phó Giám đốc ký phê duyệt phải có Giấy uỷ quyền.
Đóng bộ hồ sơ dự thầu: Sau khi Giám đốc Công ty ký các tài liệu của hồ sơ dự thầu, chủ trì gói thầu tiến hành sao hồ sơ với số lượng bản sao theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu (thông thường từ 4 - 5 bộ). Các bộ bản sao và gốc phải được đóng riêng thành từng bộ và ngoài bìa phải ghi rõ “Bản gốc” hoặc “Bản sao”
Trình bày hồ sơ dự thầu:
+ Hồ sơ dự thầu được đóng thành quyển. Có thể đóng thành một hoặc nhiều quyển theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và phải có một bản sao để lưu tại Phòng Kinh tế -Kỹ thuật.
+ Hồ sơ được sắp xếp theo đúng thứ tự yêu cầu của hồ sơ mời thầu, và được đánh số trang từ 1 đến hết. Trường hợp trong hồ sơ mời thầu không nêu thứ tự thì xắp xếp theo thứ tự sau: Danh mục tài liệu - Đơn dự thầu - Bảo lãnh dự thầu - Tài liệu về pháp lý - Thông tin về Công ty - Tài liệu về năng lực - Biện pháp thi công - Tiến độ - Giá dự thầu.
+ Các bộ hồ sơ phải có trang bìa chính cho từng quyển, ngoài ra mỗi mục đều có phân trang.
+ Nội dung trang bìa: Bìa chính ghi theo mẫu của Hồ sơ mời thầu, trường hợp trong hồ sơ mời thầu không nêu thì ghi như sau : Tiêu đề quyển chữ “ Hồ sơ dự thầu” cỡ lớn, Bản sao hoặc Bản gốc, tên công trình, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu. Các bìa riêng của các tài liệu trong hồ sơ chỉ ghi tên tài liệu
Yêu cầu hồ sơ phải đầy đủ các nội dung theo chỉ dẫn của hồ sơ mời thầu, trình bày đẹp, rõ ràng. Trước khi niêm phong hồ sơ phải được kiểm tra kỹ các nội dung tránh nhầm lẫn và sai số.
Hồ sơ sau khi đóng quyển tiến hành bao gói. Các quyển hồ sơ được bọc kín hoặc để trong hộp. Ngoài bao gói được ghi tên hồ sơ, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu. Tiến hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của Công ty.
Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiện biết được các số liệu. Các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. “ Thư giảm giá” là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa bộ phận đóng gói hồ sơ.
1.2.2.5. Nộp HSDT và tham dự mở thầu
* Nộp hồ sơ dự thầu:
Hồ sơ dự thầu sau khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo hồ sơ mời thầu.
Phương thức nộp:
+ Nộp trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng KTKT đưa hồ sơ đến nơi nhận theo đúng thời gian và địa điểm trong hồ sơ mời thầu. Khi nộp hồ sơ cần lập biên bản giao hồ sơ.
+ Gửi qua đường bưu điện: áp dụng trong trường hợp nơi nhận ở xa và hồ sơ mời thầu cho phép. Việc gửi qua đường bưu điện theo hình thức chuyển phát nhanh có báo phát..
* Tham dự mở thầu:
Công ty cử đoàn tham dự hội nghị mở thầu có mặt tại địa điểm và đúng thời gian theo thông báo của hồ sơ mời thầu.
Thành phần đoàn gồm: Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc uỷ quyền làm trưởng đoàn và có thể các thành viên khác tham dự gồm: trưởng phòng KTKT, cán bộ phòng KTKT, phụ trách đơn vị dự kiến thi công.
Trường hợp Giám đốc Công ty không có mặt khi cử người thay thế phải có giấy uỷ quyền hoặc giấy giới thiệu.
Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền ký biên bản mở thầu và các tài liệu khác.
Khi không thành lập đoàn tham dự mở thầu cần gửi văn bản thông báo cho bên mời thầu biết (theo FAX, hoặc bưu điện) theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu
* Nhận thông báo kết quả đấu thầu: 2 trường hợp
Không trúng thầu:
Phòng KTKT tiến hành phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp cải tiến. Các đề xuất cải tiến được lập thành văn bản và trình Giám đốc công ty phê duyệt
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, trưởng phòng KTKT tiến hành liên hệ với Bên mời thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung chi tiết của hợp đồng tiến hành ký kết hợp đồng.
1.2.2.6. Ký kết và thực hiện hợp đồng
Phòng Kinh tế Kỹ thuật giúp Giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc soạn thảo, quản lý thực hiện các Hợp đồng kinh tế theo phân cấp và uỷ quyền của Giám đốc Công ty nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc pháp lệnh HĐKT và quy định của Tổng Công ty, Công ty về phân cấp quản lý HĐKT.
Chỉ được ký kết và thực hiện HĐKT khi đã thực hiện đầy đủ quy chế đấu thầu hoặc có quyết định giao thầu. Cần kiểm tra xác định rõ nguồn vốn, khả năng thanh toán, các điều kiện thanh toán, quyết toán và các điều khoản khác
Sau khi nhận chỉ định thầu hoặc hợp đồng kinh tế được ký kết, Giám đốc Công ty sẽ giao nhiệm vụ cho một đơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng.
Quá trình tổ chức thi công, nghiệm thu, bàn giao được thực hiện theo Qui trình Kiểm soát quá trình thi công công trình, nghiệm thu và bàn giao
Sau khi kết thúc hợp đồng, Phòng KTKT cùng với phòng Kế toán tài chính tổ chức thanh toán và thanh lý hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện theo điều khoản của hợp đồng
Sửa đổi hợp đồng
Đây không phải là công việc mà bất cứ gói thầu nào cũng có. Nó chỉ bắt buộc đối với các gói thầu mà khách hàng có yêu cầu sửa đổi một số chi tiết của gói thầu không nêu trong hợp đồng
Lưu đồ sửa đổi hợp đồng