6.1 Khái niệm.
Quản lý chí phí nhằm bảo đảm cho dự án hoàn thành công việc trong khoản kinh phí cho phép. Ngoài việc xem xét chi phí cho nguồn lực thực hiện các tiến trình dự án, quản lý chi phí còn xem xét tính hiệu quả của các quyết định trong việc sử dụng kinh phí, hoạch định kế hoạch thực hiện và đưa ra các dự báo về kết quả.
6.2 Tiến trình ước tính kinh phí
Ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án. Ước tính kinh phí cần phải cân đối giữa chi phí cho dự án và giá trị (lợi ích) mà dự án mang lại cho tổ chức để cho dự án có sức thuyết phục các nhà tài trợ.
Tools & techniques
Xác định giá trị của dự án đối với tổ chức. MOV (Measurable Organizational Value) là giá
trị hữu ích mà dự án cung cấp cho tổ chức để góp phần thực hiện (đạt) mục tiêu chiến lược của tổ chức. MOV có các tính chất sau:
(1) Đo lường được. Đo kết quả của dự án sẽ hướng các hoạt động của dự án vào đúng mục tiêu. Độ đo của MOV được thiết lập trên giá trị của các chuyển giao đối với mục tiêu chiến lược của tổ chức, được thể hiện trên các Indicators. Một Indicator được định nghĩa là một độ đo hoặc một tập liên kết nhiều độ đo cho phép quan sát các diễn biến bên trong một tiến trình, một dự án hoặc một hệ thống thông tin. Một Indicator thường là một đồ thị, biểu đồ hoặc bảng định nghĩa các mong muốn của tổ chức (hình II.6.1)
Có 3 loại Indicators:
(a) Success Indicators: chỉ định đo lường cho các tiêu chuẩn thành công (Critical Success Factors, CSF), để quyết định các mục tiêu đã đạt được hay chưa.
(b) Progress Indicators: Để theo vết sự tiến triển của công việc (Ví dụ: Gantt chart). Hoàn tất các công việc đã hoạch định không có nghĩa là mục tiêu đã đạt được.
(c) Analysis Indicators: Để trợ giúp phân tích kết quả của mỗi công việc (Ví dụ: PERT- AOA), và kiểm chứng các giả định về dữ liệu dùng để quản lý.
(2) Có giá trị đối với tổ chức. Dự án công nghệ thông tin không chỉ để thiết lập hệ thống
thông tin như một sản phẩm thương mại, mà nó phải là công cụ đắc lực cho tổ chức để giải quyết các bài toán phát sinh từ mục tiêu chiến lược. Do đó, dự án phải hữu ích đối với tổ chức, thường được xem xét về thời gian (có chuyển giao vào đúng thời điểm mà tổ chức cần) và giá trị thu về (giá trị thu về vượt trội hơn chi phí đầu tư cho dự án).
# T as ks / P ro je ct s 5-1 1-7 7-14 14-21 21-28 # Days late
Delivery Date Variance (Scheduled – Actual)
Oct, 2005
Những lý do mà tổ chức mong muốn đầu tư vào dự án IT được tóm lược như sau.
(3) Được chấp nhận. MOV phải được các stackholders chấp nhận trước khi tiến hành các cam kết. Giá trị của MOV thường được tổ chức xem xét dựa trên 4 tiêu chí ở hình 6.2
1. Tài chính. Là lợi ích thu được từ dự án đối với việc quản lý tài chính của tổ chức. 2. Sản xuất. Những gì mà dự án giúp cho tổ chức vượt trội trong các vận hành sản xuất. Các yếu tố quyết định là chu kỳ sống của sản phẩm, chất lượng của sản phẩm, năng lực của tổ chức (nhân lực), và năng suất.
3. Khách hàng. Quan điểm của khách hàng về thời gian đáp ứng (response time), chất lượng sản phẩm, hiệu quả sản xuất của tổ chức sẽ như thế nào sau khi dự án kết thúc.