trực BHLĐ 1 ĐH BHLĐ 1
Tổng số 9 2 1 4 2
- Nhận xét chung: Chức năng mà Công ty giao cho Phòng như trên là hợp lý nhưng nhiệm vụ còn có điểm chưa thực sự hợp lý: khối lượng công việc mà phòng đảm nhận hơi nhỏ so với quy mô và tính chất của phòng tổ chức. Vì vậy, theo tôi, phòng nên đảm nhận cả công việc lập kế hoạch và xây dựng định mức lao động, đây vốn là công việc của phòng kỹ thuật hiện nay.
Vơi số lượng 9 người như hiện nay là phù hợp với khối lượng công việc mà phòng đảm nhận, không chồng chéo.
+ Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng khá cao: 7/9 người có trình độ đại học, chiếm77.8% so với cả phòng. Còn lại 1 người có trình độ công nhân kỹ thuật và 1 người có trình độ trung cấp. Điều này cho thấy, cán bộ công nhân viên trong phòng có khả năng đảm nhận các chức năng và nhiệm vụmà Công ty giao cho.
+ Về tuổi đời: nhân viên trong phòng phần lớn ở độ tuổi 40-50, có 4 người, chiếm 44.4% của cả phòng; có 2 người trên 50 tuổi, chiếm 22.3%; còn lại có 3 người còn lại là nhân viên trẻ. Cơ cấu tuổi như vậy là khá hợp
Phòng tổ chức
Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng việc sử dụng lao động
Kế hoạch tiền lương mua sắm thiết bị bảo hộ lao động
Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động
Bố trí, đề bạt, sử dụng cán bộ
Phòng kinh doanh
Phòng TCKTTK
Các xưởng lý so với chức năng, nhiệm vụ của phòng. Tuy vậy, muốn làm tốt hơn nữa công tác tổ chức của phòng thì cần có chính sách trẻ hoá đội ngũ cán bộ thông qua việc quan tâm công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ kế cận có trình độ để đảm nhận công tác này.
- Mối quan hệ công tác của phòng tổ chức nhân sự:
+ Mối quan hệ theo chiều dọc: Phòng tổ chức nhân sự do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý. Do vậy, Phòng có trách nhiệm báo cáo với Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc và truyền đạt lại các quyết định của Ban lãnh đạo, của phòng tới các cá nhân, bộ phận có liên quan.
+ Mối quan hệ theo chiều ngang: được thể hiện qua sơ đồ sau
Qua sơ đồ ta thấy, phòng tổ chức có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán thống kê và các phân xưởng khác thông qua việc sắp xếp bố trí điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao động .
2.3.2.2.3. Phòng kế toán thống kê tài chính(P. KTTKTC)
thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong Công ty theo quy chế quản lý của Nhà nước ban hành.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tính toán và trích nộp đúng đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, công nợ phải thu, phải trả.
+ Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát hao hut, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản.
+ Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Tạm ứng và thanh toán tiền lương đúng kỳ hạn.
+ Có quyền kiểm tra, giám sát và yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty, thực hiện chế độ tài chính theo đúng quy định về pháp lệnh kế toán thống kê của chính phủ.
- Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng kế toán – thống kê - tài chính của Công ty có 13 cán bộ nhân viên, được phân cộng nhiệm vụ như sau : 1 Trưởng phòng; 1 phó phòng; 1 nhân viên kế toán tổng hợp; 1 nhân viên kế toán tài sản cố định; 1 nhân viên kế toán theo dõi mua bán vật tư và nguyên vật liệu; 1 nhân viên kế toán lương; 1 nhân viên kế toán tiền mặt, thủ quỹ; 1 nhân viên tính giá thành phân xưởng Đúc; 1 nhân viên tính giá thành xưởng Cơ khí; 1 nhân viên tính giá thành xưởng Cán thép; 1 nhân
viên tính giá thành xưởng Bánh răng; 1 nhân viên kế toán thanh toán; 1 nhân viên viết phiếu hoá đơn.
Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt hoạt động của phòng, thường xuyên báo cáo với Tổng giám đốc tình hình trong phòng. Phó phòng có trách nhiệm giúp trưởng phòng và điều hành các hoạt động trong phòng khi trưởng phòng đi vắng.
Trình độ và tuổi đời của cán bộ và nhân viên trong phòng được thể hiện qua bảng sau:
Stt Chức danh Số người Trình độ Ngành đào tạo Tuổi đời ≤30 30-40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH KT 1 2 Phó phòng 1 ĐH KT 1 3 NVkế toán tổng hợp 1 ĐH KT 1 4 Nv kế toán TSCĐ 1 ĐH KT 1 5 NV kế toán theo dõi mua bán vật tư và NVL 1 ĐH KT 1 6 NV kế toán tiền lương 1 Th. sỹ KT 1 7 NV kế toán tiền mặt, thủ quỹ 1 ĐH KT 1 8 NV tính giá thành xưởng Đúc 1 ĐH KT 1 9 NV tính giá thành xưởng cán thép 1 ĐH KT 1 10 NV tính giá thành các xưởng cơ khí 1 ĐH KT 1 11 NV tính giá thành xưởng bánh răng 1 ĐH KT 1 12 NV kế toán thanh toán 1 ĐH KT 1 13 NV viết phiếu hoá
đơn
1 TC KT
1
Tổng số 13 5 4 2 2
PhòngTCKTTK
Vốn kinh doanh
Kế hoạch lương, đào tạo, mua thiết bị BHLD
Kế hoạch sản xuất kinh doanh
Xí nghiệp vật tư
Phòng tổ chức
Phòng kinh doanh sự chồng chéo. Tuy nhiên số lượng cán bộ nhân viên của phòng là khá lớn, đòi hỏi phải có sự phân công công việc rõ ràng.
+ Về trình độ : Qua bảng trên ta thấy trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng có : 1 thạc sỹ chuyên ngành kế toán, 11 cử nhân kế toán tài chính, chiếm 84,6%; 1 Trung cấp, không có cán bộ nhân viên nào có trình độ sơ cấp. Với trình độ như vậy, phòng có thể hoàn thành tôt chức năng, nhiệm vụ của mình.
+ Về tuổi đời :Số người dưới 30 tuổi có 5 người, chiếm 38.4%; số người trong độ tuổi 30-40 có 4 người, chiếm 30.8%; trong độ tuổi 40-50 là 2 người, chiếm 15.4%; chỉ có 2 người trên 50 tuổi, chiếm 15,4%. Tuổi đời cán bộ công nhân viên của phòng như vậy là phù hợp với đặc điểm của ngành kế toán.
- Mối quan hệ công tác của phòng với các phòng khác:
+ Mối quan hệ dọc : Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng giám đốc, do vậy phòng phải có trách nhiệm báo cáo các hoạt động tài chính, kế toán, thống kê và những sự thay đổi trong phòng với Tồng giám đốc.
+ Mối quan hệ ngang : Thể hiện qua sơ đồ sau:
Qua sơ đồ trên ta thấy : Phòng tài chính, kế toán, thống kê có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức, phòng kinh doanh, xí nghiệp vật tư, lập kế
hoạch về lương đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức, và chuẩn bị kế hoạch sản xuất kinh doanh với phòng kinh doanh.
2.3.2.2.4. Bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh bao gồm phòng kinh doanh và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Chức năng: Phòng kinh doanh có chức năng giúp Tổng giám đốc Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức giao dịch, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm, ký kết hợp đồng bán hàng.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Giao dịch và nghiên cứu thị trường: giao dịch với các đối tác để tạo dựng những mối quan hệ sản xuất kinh doanh cho Công ty trong hiện tại và tương lai. Tiến hành các hoạt động Marketing gắn liền với sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Hợp đồng và bán hàng: Thiết lập và theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế của Công ty ký kết với các khách hàng và nhà thầu liên quan đến sản xuất kinh doanh, thiết bị vận tải…
Thiết lập và quản lý mạng lưới đạilý bán hàng của Công ty . Theo dõi, đôn đốc các phòng ban và các cá nhân trong và ngoài Công ty, cùng khách hàng nghiêm túc thực hiện đúng các điều khoản của các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Làm đầu mối giải quyết các vướng mắc với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Bộ phận kinh doanh của Công ty Cơ khí Hà Nội hiện nay có 21 cán bộ nhân viên, trong đó phòng kinh doanh gồm 13 người, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có 8 người. Số cán bộ nhân viên của bộ phận chiếm 8.9% trong tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty .
1 công nhân lái cầu trục. Trưởng phòng thương xuyên báo cáo hoạt động với Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng mình. Các phó phòng là người giúp việc cho trưởng phòng, có trách nhiệm giúp trưởng phòng những mảng công việc do trưởng phòng giao cho, tuân thủ sự chỉ đạo của trưởng phòng.Các nhân viên khác trong phòng có nhiệm vụ thực hiện các công việc mà trưởng, phó phòng giao cho.
Trình độ và tuổi đời của cán bộ trong phòng được thể hiện như sau: St t Chức danh Số ngườ i Trình độ Ngành đào tạo Tuổi đời ≤3 0 30- 40 40- 50 >5 0 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kế toán 1 2 PP phụ trách hợp đồng 1 ĐH CK 1 3 PP phụ trách XNK 1 ĐH CK 1 4 PP phụ trách kế hoạch 1 ĐH CK 1 5 Phiên dịch viên 2 ĐH N. Ngữ 1 1 6 Chuyên viên 4 ĐH CK 2 2 7 Chuyên viên 1 ĐH QHQT ế 1
8 Chuyên viên 4 ĐH Kinh tế 3 1
9 NV bán hàng 1 ĐH Kinh tế 1 10 Kỹ thuật viên 2 ĐH CK 1 1 11 Kỹ thuật viên 1 CNKT bậc 7/7 CK 1 12 Công nhân bốc xếp 1 LĐPT 1 13 CN lái cầu trục 1 CNKT bậc 7/7 Lái máy 1 Tổng số 21 9 4 5 3
Việc phân công chức năng, nhiệm vụ trong phòng là tương đối hợp lý, giúp hoàn thành tốt yêu cầu công việc của phòng, giúp Công ty tìm được nhiều hợp đồng hơn.
- Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng là khá cao, đáp ứng được phần lớn công việc được giao. Cụ thể: số người có trình độ đại học là 18/21 người, chiếm 85.7%, còn lại là
quả thì cần tới 90% cán bộ trong phòng phải có trình độ đại học. Ngoài ra cần có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng về Marketing cho cán bộ nhân viên của văn phòng.
- Về tuổi đời: Số người dưới 30 tuổi là 9 người, chiếm 42.9%; số người từ 30-40 tuổi là 4 người, chiếm 19%; từ 40-50 tuổi có 5 người, chiếm 23.8%; chỉ có 3 người trên 50 tuổi, chiếm 14,3%. Ta thấy, tuổi đời của nhân viên trong phòng còn khá trẻ, đặc thù công việc của phòng đòi hỏi tính năng động và khả năng sáng tạo cao, phù hợp với nhân viên trẻ. Vì vậy, cơ cấu tuổi của phòng là khá hợp lý. Để nâng cao hơn nữa thành tích của phòng, Công ty luôn phải chú trọng công tác trẻ hoá cán bộ thông qua tuyển dụng nhân viên mới để thay thế đội ngũ có tuổi đời cao, sắp đến tuổi về hưu.
- Mối quan hệ của phòng kinh doanh với các phòng ban khác:
+ Mối quan hệ dọc: Phòng kinh doanh được Tổng giám đốc thành lập và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc. Do vậy, phòng có trách nhiệm báo cáo với Tổng giám đốc về hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Mối quan hệ theo chiều ngang: được thể hiện qua sơ đồ sau:
Qua sơ đồ trên ta thấy, mối quan hệ của phòng rất phức tạp, bao gồm cả bên trong và bên ngoài Công ty. Bộ phận kinh doanh phải thông báo sản phẩm nhập kho, thông báo giao hàng, thông báo sản xuất, trao đổi các vấn đề về kỹ thuật với Trung tâm KT- ĐHSX. Đồng thời, phải chào thầu báo
Kh ách h nà Trung tâm KT- ĐHSX Bộ phận kinh doanh Ban lãnh đạo Công ty
giá hợp đồng, làm thủ tục giao hàng và thoả thuận cung ứng vật tư với khách hàng.
2.3.2.2.5. Trung tâm kỹ thuật - điều hành sản xuất
- Chức năng: trung tâm giúp Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất tổ chức, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào thiết kế công nghệ, đưa công tác quản lý khoa học kỹ thuật của Công ty vào nề nếp.
Tham mưu cho Phó tổng giám đốc phụ trách ĐHSX về tính hợp lý, tiết kiệm trong sản xuất.
Thực hiện cân đối khả năng thực tế về vật tư, thiết bị lao động, gá lắp dụng cụ để lập kế hoạch và điều hành thực hiện tiến độ sản xuất theo yêu cầu của Công ty. Chủ động giải quyết các trở ngại và báo cáo với Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+Thiết kế và thiết kế lại sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng và các hợp đồng kinh tế, đáp ứng nhu cầu kinh tế, kỹ thuật của khách hàng.
+ Xây dựng nội dung và kế hoạch hợp tác khoa học kỹ thuật trong Công ty nhằm đạt kết quả cao nhất.
+ Xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu của sản xuất và các sản phẩm, các định mức lao động, định mức tiêu hao vật tư…
+ Xây dựng các đề tài áp dụng khoa học kỹ thuật như tiêu chuẩn hóa chất lượng sản phẩm, quy trình, quy phạm vào sản xuất. Lập kế hoạch chế thử sản phẩm mới cùng kỳ kế hoạch, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc xác nhận mức độ thực hiện các quy định, quy phạm chất lượng sản phẩm của các đơn vị sản xuất và phục vụ sản xuất , tổng hợp phân tích, đề xuất giải pháp trình lên phó Tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất.
+ Chủ động tổ chức chuẩn bị các điều kiện chuyên môn để thực hiện công việc được giao. Thực hiện tốt công việc phối hợp với các đơn vị liên
+ Phân công, tổ chức, đôn đốc các đơn vị hoàn thành kết toán sản xuất từ khâu chuẩn bị bản vẽ, công nghệ, vật tư, phôi, bán thành phẩm, gá lắp dụng cụ, thiết bị lao động, kiểm tra chất lượng đến khi sản phẩm nhập kho.
+ Định kỳ báo cáo với Phó tổng giám đốc điều hành sản xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị mình để rút kinh nghiệm, khắc phục những hạn chế và phát huy những mặt mạnh.
+ Chịu trách nhiệm quản lý bán thành phẩm, xác nhận sản phẩm nhập kho, phiếu phối hợp công đoạn, các chứng từ phát sinh trong quá trình sản xuất.
- Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: hiện nay Trung tâm KT- ĐHSX gồm 37 cán bộ nhân viên, chiếm 15.6% trong lao động gián tiếp toàn Công ty và được bố trí công việc như sau: 1 Giám đốc trung tâm phụ trách chung mọi hoạt động của trung tâm; 1 phó phòng giúp việc cho