Thời điểm Đối tác Nhân viên Lãnh đạo
Nhập hàng
Mua hàng
Cuối kỳ
- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
• Ký pháp: Nguồn hoặc đích Tên người/bộ phận phát/nhận tin Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu • Sơ đồ ngữ cảnh: Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Kho dữ liệu
Danh sách giỏ hàng
Danh sách hàng mua, Tiền thanh toán Hoá đơn bán hàng, hàng hoá
Yêu cầu hỗ trợ Kết quả hỗ trợ
* Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh của hệ thống.
* Thực chất hoạt động chính của module Hỗ trợ khách hàng sử dụng hệ thống mạng LAN tại cửa hàng và kết nối mạng Internet chính là mô phỏng các quá trình tra cứu và lập hoá đơn của phần mềm Quản lý bán hàng tại máy chủ. Việc liên hệ giữa khách hàng và đơn vị có thể thông qua thư điện tử hoặc bằng một module góp ý trực tiếp trên trang web. Như vậy với các kết quả phân tích và thiết kế cho phần mềm quản lý bán hàng thì việc thể hiện một số module hỗ trợ
bằng ngôn ngữ kịch bản trên máy chủ ASP là hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng.
1.1.2. Môi trường của hệ thống
• Môi trường ngoài:
- Nhà nước: Ban hành luật pháp, các chính sách khuyến khích và hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh nhằm góp phần phát triển kinh tế và thực hiện các chính sách chiến lược phát triển đất nước. Cơ quan quản lý nhà nước tại địa bàn và trong ngành có sự tác động tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp đặc biệt là cơ quan thuế của nhà nước.
- Các đối thủ cạnh tranh: Xu thế công nghệ trong ngành phát triển tạo cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng phương tiện hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì thế để cạnh tranh được trong thị trường thì đơn vị cần kịp thời phát triển hệ thống thông tin quản lý của mình.
• Môi trường tổ chức:
- Các thông tin về tổ chức: Đã được giới thiệu trong phần I.A - Tổng quan về cơ sở thực tập. Một đơn vị kinh doanh nhiều loại mặt hàng và dịch vụ có tính chất khác nhau: Hàng điện tử, phần mềm, dịch vụ đào tạo …
- Các đối tác: Các bạn hàng gồm khách hàng và các nhà cung cấp luôn muốn chất lượng bán hàng và cung cấp dịch vụ ngày được nâng cao. Các đối tác có thể áp dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến hiện đại, vì thế đơn vị muốn nâng cao chất lượng của các quá trình tương tác (ví dụ như đặt hàng) thì cần chú trọng phát triển hệ thống thông tin quản lý.
• Môi trường vật lý:
- Phân bố thành viên sử dụng: Các nhân viên và ban lãnh đạo quản lý đều tham gia sử dụng hệ thống quản lý bán hàng. Tuy nhiên về vị trí làm việc vật
lý thì họ ở những phòng khác nhau trong công ty và có thể cách xa địa lý rất nhiều. Vì thế việc tổ chức xử lý dữ liệu bằng các công cụ văn phòng như Excel hay Word đã tiêu tốn rất nhiều chi phí thời gian và chi phí vận chuyển tài liệu.
- Các khách hàng có thể liên lạc gián tiếp với đơn vị thông qua hình thức điện thoại, tuy nhiên hoạt động này gây khá nhiều tốn kém cho khách hàng đồng thời hiệu quả giải quyết vấn đề không cao.
- Do tính bảo mật chưa cao và tính tự động hoá trong quản lý chưa được áp dụng nên việc lưu trữ dữ liệu vẫn là thủ công bán tự động.
• Môi trường kỹ thuật:
- Công ty VISTCO có trang bị một hệ thống máy tính mạng LAN nhưng yếu tố mạng hầu như phục vụ cho mục đích chia sẻ tài nguyên hệ thống, còn việc quản lý bằng các phần mềm là chưa rõ rệt.
- Về nhân sự phát triển và khai thác hệ thống thì VISTCO là một đơn vị đang có một đội ngũ nhân viên có trình độ tin học khá tốt.
1.1.3. Xác định các yếu tố giải pháp
Vấn đề Nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp
Thời gian, chi phí cho quản lý bán hàng bán tự động khá nhiều. Do đó hiệu quả kinh doanh chưa đạt cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc lưu trữ và xử lý dữ liệu chủ yếu bằng công cụ Excel và Word. Chưa sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt hiệu quả.
Nâng cao tốc độ xử lý nghiệp vụ và giảm thiểu chi phí cho các sự cố phát sinh.
Áp dụng một phần mềm quản lý bán hàng thực sự hiệu quả, có thể đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị.
Chưa thống nhất quản lý các quá trình kinh doanh các loại mặt hàng có tính chất khác nhau trong cùng một tổ chức. Chưa định nghĩa và phân nhóm hàng hoá một cách khoa học nên chưa quản lý dữ liệu chung được. Thống nhất quá trình cập nhật dữ liệu và báo cáo tình hình nhập xuất hàng nhằm giảm thời gian và các chi phí. Xây dựng một phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu khoa học gắn liền với một hệ thống truy cập và xử lý hiệu quả. Mối liên hệ với khách
hàng và các nhà cung cấp chưa tận dụng thực sự hiệu quả lợi thế của
Hệ thống bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng không thống nhất dữ liệu và hoạt động.
Nâng cao hiệu quả liên minh, liên kết kinh doanh và chất lượng phục vụ nhu cầu và thu
Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng điện tử gắn liền với hệ thống hỗ trợ khách hàng qua mạng Internet.
mạng Internet
Chưa có cầu nối điện tử hiệu quả giữa khách hàng và doanh nghiệp.
hút khách hàng của đơn vị.
1.2.Thiết kế logic
* Mục đích: Xác định một cách chi tiết, chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường..
1.0Thiết kế biểu mẫu và báo cáo Các dòng dữ liệu, các mô hình E – R, các mẫu …
Đầu vào/ra, cá mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ra, khuôn dạng các biểu mẫu và báo cáo
Các thực đơn, biểu tượng…, giao diện và các đặc tả hội thoại
Các dòng dữ liệu, Kho dữ liệu, Sơ đồ E – R, Các đầu vào/ra
Hình 13: Các bước của giai đoạn thiết kế logic
1.2.1. Thiết kế Cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra
Sau khi thực hiện chuẩn hoá từ mức 1 đến mức 3 và xác định liên hệ logic giữa các tệp, ta được sơ đồ cấu trúc dữ liệu cơ bản của hệ thống bán hàng như sau:
Số hoá đơn Mã hàng hoáSố lượng
* Mô tả:
- Gồm các bảng dữ liệu với tên tương ứng. - Mỗi bảng thể hiện những trường chính cơ bản.
- Các trường có thể là khoá chính (In nghiêng và gạch chân) hoặc có thể là khoá ngoại (In nghiêng).
- Các bảng có quan hệ với nhau thông qua liên kết giữa các khoá với nhau:
Một Nhiều.
- Các bảng được xây dựng phải đảm bảo nguyên tắc vẹn toàn thực thể. Khoá chính phải có giá trị (khác NULL) và không có khoá ngoại lai bơ vơ. Tính toàn vẹn giúp cho việc thao tác trên cơ sở dữ liệu đảm bảo được các ràng buộc và giảm thiểu số thao tác thực hiện cập nhật.
* Ngoài những tệp cơ bản trên ra còn có nhiều tệp dữ liệu khác có liên quan đến quá trình quản lý bán hàng cũng như những tệp cần thiết của cá module hệ thống đảm bảo các yêu cầu đã đề ra.(Ví dụ như: Tệp tài khoản nhân viên, tệp tham số hệ thống, tệp cấu hình giao diện chức năng …)
* Kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu:
- Việc xây dựng các kiểu dữ liệu cho các trường trong các bảng cần phù hợp với thực tế và các quy tắc chung. Phân loại trưòng có thể như sau: Mã số, Tên, thông tin khác: Kiểu xâu ký tự (Text hay Text); Ngày tháng, giờ (Date hoặc Time); Giá trị tính toán hay đo đếm: Kiểu số (Number, Integer, Single ...); Thông tin kiểm tra: Kiểu đúng sai (Boolean); Mật khẩu: Kiểu password (Che dấu mắt nhìn) ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.2.3. Thiết kế logic xử lý