Trong thị trường ngày nay, việc bán hàng đôi khi dễ dàng hơn việc giao nó đến cho khách hàng. Các công ty phải quyết định cách thức tốt nhất để tồn kho, duy trì và vận chuyển hàng hóa và dịch vụ một cách sẵn sàng đến khách hàng theo đúng gói hàng (đúng mặt hàng và số lượng), đúng thời điểm và đúng nơi. Hiệu quả của công tác hậu cần và phân phối vật chất có tầm ảnh hưởng quan trọng lên sự hài lòng của khách hàng lẫn chi phí của công ty. Ở đây chúng ta sẽ lần lượt xem xét bản chất và tầm quan trọng của công tác quản trị hậu cần trong chuỗi cung ứng, mục tiêu của hệ thống hậu cần, các chức năng hậu cần quan trọng và nhu cầu của quản trị chuỗi cung ứng tích hợp.
6.1.Bản chất và tầm quan trọng của công tác hậu cần marketing
Đối với một số nhà quản lý, hậu cần marketing chỉ có nghĩa là xe tải và nhà kho. Nhưng công tác hậu cần hiện đại bao hàm nhiều hơn vậy. Hậu cần marketing – cũng được gọi là phân phối vật chất – liên quan đến việc hoạch định, thực hiện và kiểm tra các dòng vật chất của sản phNm, dịch vụ và các thông tin có liên quan từ điểm bắt đầu đến điểm tiêu dùng nhằm đáp ứng những yêu cầu của khách hàng đúng nơi và đúng thời điểm.
Trong quá khứ, phân phối vật phNm thường bắt đầu với sản phNm tại nhà máy và cố gắng tìm giải pháp có chi phí thấp nhất để đưa chúng đến với khách hàng. Tuy nhiên, ngày nay những người làm marketing với tư duy trong công tác hậu cần lấy khách hàng làm trung tâm, bắt đầu với thị trường và đi ngược qui trình đến hoạt động sản xuất, hoặc thậm chí đến hoạt động cung ứng. Hậu cần marketing không chỉ liên quan đến phần phân phối đi (đưa hàng hóa từ nhà xưởng đến người bán lại và sau đó đến với khách hàng) mà còn cả phần phân phối đến (hàng hóa và nguyên vật liệu dịch chuyển từ nhà cung ứng đến nhà xưởng) và cả phân phối dự phòng (việc vận chuyển bị gián đoạn, những hàng hóa không được yêu thích bị khách hàng hoặc người bán lại trả lại). Nghĩa là, hậu cần liên quan đến toàn bộ hoạt động quản trị chuỗi cung ứng - quản trị chuỗi gia tăng giá trị ở tuyến trước và tuyến sau các nguyên vật liệu, hàng hóa thành phNm và các thông tin có liên quan giữa các nhà cung ứng, công ty, những người bán lại và khách hàng tiêu dùng cuối cùng.
Do vậy, nhiệm vụ của nhà quản trị hậu cần là phối hợp các hoạt động của các nhà cung ứng, các trung tâm mua hàng, các chuyên viên marketing, các thành viên của kênh phân phối và khách hàng. Những hoạt động này bao gồm dự báo, hệ thống thông tin, mua hàng, hoạch định sản xuất, xử lý đơn hàng, tồn kho, kho hàng và hoạch định vận tải.
Các công ty ngày nay chú trọng nhiều hơn vào công tác hậu cần vì một số lý do. Trước hết, các công ty có thể đạt được lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ bằng cách sử dụng công tác hậu cần được cải thiện nhằm cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt hơn hoặc giá thấp hơn. Thứ hai, công tác hậu cần được cải thiện có thể đem lại việc cắt giảm chi phí to lớn cho cả
công ty và khách hàng. Khoảng 15% giá trung bình của sản phNm dành cho việc giao và vận chuyển hàng hóa. Mỗi năm các công ty Mỹ chi tiêu hơn 900 tỉ USD - khoảng gần 10% GDP - cho việc bao gói, đóng kiện, bốc xếp và vận chuyển hàng hóa. Chỉ mình Ford đã chiếm khoảng 500 triệu tấn thành phNm, linh kiện sản xuất và hàng hóa sau khi bán đang trên đường vận chuyển, với chi phí hàng năm từ các hóa đơn hậu cần lên đến 4 tỉ USSD. Do vậy, chỉ cần tiết kiệm một phần nhỏ chi phí này cũng có thể cắt giảm được rất nhiều.
Thứ ba, sự bùng nổ về nhu cầu đa dạng sản phNm đã tạo ra nhu cầu đối với việc cải thiện công tác quản trị hậu cần. Chẳng hạn, vào năm 1911 cửa hàng tạp hóa điển hình A&P chỉ có 270 mặt hàng. Nhà quản trị tồn kho có thể ghi chép thông tin về tồn kho trên khoảng 10 trang giấy. Trong khi ngày nay cửa hàng A&P trung bình bán 16700 mặt hàng. Trung tâm siêu thị của Wal-Mart chưa khoảng 100000 mặt hàng. Việc đặt hàng, giao hàng, lưu kho và kiểm soát tập hợp hàng hóa đa dạng như vậy là một thách thức lớn đối với công tác hậu cần.
Cuối cùng, việc cải tiến công nghệ thông tin đã tạo ra nhiều cơ hội quan trọng để cải thiện hiệu quả phân phối. Sử dụng các phần mềm quản trị chuỗi cung ứng, hệ thống hậu cần dựa trên web, máy quét tại điểm bán hàng, mã hàng hóa đồng bộ, việc theo dõi vệ tinh và chuyển đơn hàng điện tử và dữ liệu về thanh toán, các công ty có thể quản lý hiệu quả và nhanh chóng dòng hàng hóa, thông tin và tài chính thông qua chuỗi cung ứng.
6.2.Các mục tiêu của hệ thống hậu cần
Một số công ty tuyên bố mục tiêu hậu cần của mình là cung cấp dịch vụ khách hàng tối đa với chi phí thấp nhất. Thực ra, không có hệ thống hậu cần nào có thể vừa tối đa hóa dịch vụ cho khách hàng vừa tối thiểu hóa chi phí phân phối. Tối đa hóa dịch vụ cho khách hàng bao gồm giao hàng nhanh chóng, tồn kho nhiều, gói hàng linh hoạt, chính sách trả hàng thoải mái và các dịch vụ khác - tất cả đều làm cho chi phí phân phối tăng lên. Ngược lại, chi phí phân phối tối thiểu nghĩa là giao hàng chậm, tồn kho ít, và giao hàng lô lớn – nó đồng nghĩa với mức dịch vụ khách hàng thấp.
Mục tiêu của hậu cần marketing nên hướng đến cung ứng mức độ dịch vụ khách hàng theo mục tiêu với chi phí thấp nhất. Công ty trước hết phải nghiên cứu tầm quan trọng của các dịch vụ phân phối khác nhau cho khách hàng và sau đó định ra mức dịch vụ của mỗi phân đoạn. Mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận, chứ không phải doanh thu. Một số công ty cung ứng ít dịch vụ hơn so với các đối thủ cạnh tranh của họ và định một mức giá thấp hơn. Các công ty khác cung ứng nhiều dịch vụ hơn và định mức giá cao hơn để bù đắp chi phí.
6.3.Các chức năng hậu cần chính
Với các mục tiêu hậu cần, công ty sẵn sàng thiết kế hệ thống hậu cần tối thiểu hóa chi phí để đạt các mục tiêu này. Những chức năng hậu cần cơ bản bao gồm tổng kho, quản trị tồn kho, vận chuyển và quản trị thông tin hậu cần.
Nhà kho
Chu kỳ sản xuất và tiêu dùng rất ít khi phù hợp với nhau. Do vậy, hầu hết các công ty phải lưu kho hàng hóa của mình trong khi chờ đợi chúng được bán đi. Chức năng tồn kho giải quyết sự khác biệt về số lượng và thời điểm, nhằm đảm bảo rằng các sản phNm sẵn sàng khi khách hàng mua chúng.
Công ty phải quyết định bao nhiêu kho hàng và những loại kho nào mình cần và đặt chúng ở đâu. Công ty có thể sử dụng nhà kho lưu trữ hoặc trung phân phân phối. Nhà kho lưu hàng hóa để điều chỉnh trong thời gian dài. Trung tâm phân phối được thiết kế để cung
cấp hàng hóa hơn là chỉ tồn kho chúng. Chúng là những nhà kho tự động và lớn được thiết kế để nhận hàng từ nhiều nhà cung ứng khác nhau, nhận đơn đặt hàng, thực hiện chúng một cách hiệu quả và giao hàng đến cho khách hàng nhanh nhất có thể.
Chẳng hạn, Wal-Mart vận hành mạng lưới 78 trung tâm phân phối lớn ở Mỹ và 37 trung tâm khác trên thế giới. Hầu hết 84% hàng hóa được chuyển đến cửa hàng của Wal- Mart thông qua các trung tâm phân phối của nó, cho phép Wal-Mart quyền kiểm soát mạnh mẽ đối với việc quản trị tồn kho. Một trung tâm, phải phục vụ nhu cầu hàng ngày của 165 cửa hàng Wal-Mart, và mỗi cửa hàng có diện tích trung bình lớn hơn 300000 m2. Các máy máy quét laser thực hiện với 190000 hàng hóa mỗi ngày trên băng chuyền dài 11 dặm và 1000 nhân viên của trung tâm phải bốc dỡ và xếp hàng lên khoảng 500 xe tải mỗi ngày.
Giống như hầu hết mọi vấn đề khác ngày nay, nhà kho đã có những thay đổi to lớn về công nghệ trong những năm gần đây.
Quản trị tồn kho
Quản trị tồn kho cũng tác động đến sự thỏa mãn của khách hàng. Ở đây, các nhà quản trị phải duy trì sự cân bằng giữa việc tồn kho quá nhiều và quá ít. Với tồn kho qua ít, công ty gặp rủi rỏ cạn dữ trữ khi khách hàng muốn mua hàng. Để giải quyết vấn đề này, công ty có thể phải đối mặt với việc chuyển hàng hoặc sản xuất cấp tốc. Dự trữ quá nhiều hàng tạo ra tồn kho quá mức cần thiết khiến chi phí cao và hàng hóa lỗi thời. Do vậy, trong quản trị tồn kho, công ty phải cân đối giữa chi phí của việc tồn kho với doanh thu và lợi nhuận.
Nhiều công ty đã giảm tồn kho và các chi phí có liên quan thông qua hệ thống hậu cần JIT. Với hệ thống đó, nhà sản xuất và bán lẻ chỉ giữ mức tồn kho nhỏ linh kiện hoặc hàng hóa, thường chỉ cần đủ cho vài ngày. Chẳng hạn, Dell Computer, một nhà sản xuất JIT, chỉ giữ tồn kho trong vòng 5 ngày, trong khi các đối thủ cạnh tranh có thể lên đến 40 hoặc thậm chí 60 ngày. Tồn kho mới đến đúng ngay khi có nhu cầu, thay vì phải dự trữ trong kho hàng cho đến khi sử dụng. Hệ thống JIT đòi hỏi việc dự báo chính xác cùng với việc cung ứng linh hoạt, thường xuyên và nhanh do vậy hàng hóa được cung ứng đúng khi cần. Vì thế hệ thống này có thể giúp tiết kiệm đáng kể chi phí tồn kho.
Những người làm mảketing luôn tìm ra những cách thức mới để quản trị tồn kho hiệu quả hơn. Trong tương lai gần, việc tồn kho có thể trở nên hoàn toàn tự động hóa.
Vận chuyển
Lựa chọn vận chuyển tác động đến việc định giá, năng lực giao hàng và tình trạng của hàng hóa khi nó đến với khách hàng - tất cả yếu tố này đều tác động đến sự thỏa mãn của khách hàng. Bằng việc giao hàng hóa đến tổng kho, đến các trung gian và đến khách hàng, công ty có thể lựa chọn giữa các hình thức vận tải chính: đường bộ, đường thủy, đường hàng không, đường sắt, đường ống và một lựa chọn tương đối hiện đại khác là Internet. Bằng việc lựa chọn hình thức vận chuyển cho sản phNm, phải cân đối các yếu tố khác nhau như tốc độ, sự phụ thuộc, tính sẵn sàng, chi phí và các yếu tố khác. Do vậy, nếu một công ty cần đến tốc độ thì đường hàng không hoặc xe tải là lựa chọn hàng đầu. Trong khi nếu mục tiêu là chi phí thấp, đường biển hoặc đường ống sẽ tốt hơn.
Quản trị thông tin hậu cần
Các công ty quản trị chuỗi cung ứng thông qua thông tin. Các đối tác của kênh thường kết nối với nhau để chia sẻ thông tin và ra các quyết định hậu cần tốt hơn. Từ quan
điểm hậu cần, các dòng thông tin như đặt hàng của khách hàng, thanh toán, mức độ tồn kho và thậm chí thông tin của khách hàng liên quan một cách chặt chẽ với năng lực của kênh.
Thông tin có thể được chia sẻ và quản trị bằng nhiều cách - bằng thư hoặc điện thoai, thông qua nhân viên bán hàng, thông qua Internet hoặc thông qua EDI - chuyển giao thông tin bằng điện tử, các trao đổi dữ liệu được máy tính hóa giữa các tổ chức. Wal-Mart chẳng hạn, duy trì các kết nối EDI với 20% của tổng số 91000 nhà cung ứng của nó. Công ty muốn thiết kế một tiến trình chính xác, nhanh, dễ tiếp cận và đơn giản để cập nhật, xử lý và chia sẻ thông tin của kênh.
6.4. Quản trị hậu cần tích hợp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày càng nhiều các công ty tiếp nhận công tác quản trị hậu cần tích hợp. Khái niệm này thừa nhận rằng cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn và cắt giảm chi phí đòi hỏi nhóm làm việc, cả bên trong lẫn toàn bộ các tổ chức trong kênh marketing. Bên trong tổ chức, các bộ phận khác nhau của công ty phải làm việc chặt chẽ với nhau nhằm tối đa hóa năng lực hậu cần của công ty. Với bên ngoài, công ty phải tích hợp hệ thống hậu cần với các nhà cung ứng và khách hàng nhằm tối đa hóa năng lực của toàn bộ hệ thống phân phối.
Nhóm làm việc đa bộ phận trong tổ chức
Trong hầu hết các công ty, trách nhiệm của các hoạt động hậu cần được giao cho các bộ phận chức năng khác nhau – marketing, bán hàng, tài chính, sản xuất, mua hàng. Rất thường xuyên, mỗi chức năng đều cố gắng tối đa hóa năng lực hậu cần của bộ phận mình mà không quan tâm đến hoạt động của các chức năng khác. Tuy nhiên, các hoạt động vận tải, tồn kho, tổng kho và xử lý đơn hàng thường tương tác với nhau. Mức tồn kho thấp làm giảm chi phí tồn kho. Nhưng chúng cũng có thể làm giảm dịch vụ cho khách hàng và làm tăng chi phí từ khi hàng được xuất đi, đơn đặt hàng bị trả, sản xuất đặc biệt khi hết hàng hoặc chi phí cao cho việc giao hàng nhanh. Vì các hoạt động phân phối liên quan đến việc cân nhắc của nhiều bộ phận chức năng khác nhau, do vậy họ phải phối hợp với nhau để đạt được năng lực hậu cần cao hơn.
Mục tiêu của quản trị chuỗi cung ứng tích hợp là phối hợp tất cả các quyết định hậu cần của công ty. Mối quan hệ làm việc chặt chẽ giữa các chức năng có thể đạt được bằng nhiều cách. Một số công ty tạo ra các cuộc họp hậu cần thường xuyên bao gồm các nhà quản lý có trách nhiệm đối với các hoạt động phân phối khác nhau. Các công ty cũng có thể tạo ra các vị trí lãnh đạo kết nối các hoạt động hậu cần của các khu vực chức năng. Chẳng hạn, P&G đã lập ra các nhà quản trị cung ứng, quản lý tất cả các hoạt động của chuỗi cung ứng cho mỗi loại sản phNm của mình. Nhiều công ty có phó tổng giám đốc hậu cần có quyền lực đối với nhiều bộ phận. Cuối cùng, các công ty có thể sử dụng các phần mềm quản trị chuỗi cung ứng từ Oracle và các nhà cung cấp khác. Điều quan trọng là công ty phối hợp các hoạt động marketing và hậu cần nhằm tạo ra sự thỏa mãn thị trường cao hơn với chi phí hợp lý.
Xây dựng mối quan hệđối tác hậu cần
Các công ty phải tiến xa hơn việc cải thiện công tác hậu cần của mình. Họ cũng phải làm việc với các thành viên khác của kênh nhằm cải thiện toàn bộ kênh phân phối. Các thành viên của kênh phân phối kết nối chặt chẽ với nhau trong việc cung ứng sự thỏa mãn và giá trị cho khách hàng. Thành công của mỗi thành viên kênh phụ thuộc vào năng lực của toàn bộ chuỗi cung ứng. Chẳng hạn, Wal-Mart có thể định giá thấp hơn khi bán lẻ chỉ khi toàn bộ chuỗi cung ứng của nó – bao gồm hàng ngàn nhà cung ứng hàng hóa, các công ty vận tải, các tổng kho và các nhà cung cấp dịch vụ - vận hành với hiệu quả tối ưu.
Các công ty khôn ngoan phối hợp chiến lược hậu cần của họ với nhau và đNy mạnh mối quan hệ đối tác với các nhà cung ứng và các khách hàng nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm chi phí kênh. Nhiều công ty đã tạo ra nhóm làm việc đa công ty, đa chức năng. Chẳng hạn, P&G có nhóm làm việc bao gồm gần 100 nhân viên làm việc ở Bentonville, Arkansas, lãnh địa của Wal-Mart. Nhân viên của P&G làm việc một cách hợp tác với các đối