Mục đích : Tìm kiếm thông tin hoặc hồ sơ của nhân viên
Yêu cầu : Hãy lựa chọn tiêu chí tìm kiếm và nhập thông tin trên hộp textbox. Khi đã tìm được nhân viên người dùng nếu muốn xem hồ sơ của nhân viên thì kích chuột vào nhân viên cần xem, rồi kích chuột vào nút xem hồ sơ. Nếu muốn sắp xếp thông tin theo một cột nào đó chỉ cần kích đúp vào cột đó trên lưới thì thông tin sẽ được sắp xếp .
Yêu cầu : lựa chọn chế độ tra cứu trong combobox . Chức năng tra cứu này cũng có thể xem được hồ sơ và khả năng sắp xếp như chức năng tìm kiếm.
5.14.Form Chấm công
Mục đích : cập nhật số ngày làm, ngày nghỉ có phép, ngày nghỉ không phép trong tháng của nhân viên. Để từ đó tính số công trong tháng.
Mục đích tính và in bảng lương cho nhân viên
5.16.Form danh mục phòng ban
Mục đích : cập nhật thông tin và tên các phòng ban
5.19.Danh mục Loại hợp đồng lao động
5.20.Danh mục tỉnh thành
5.21.Danh mục học vấn
5.23. In danh sách các phòng ban
Phần III . Cơ sở lý thuyết I. Giới thiệu về Microsoft Access
Một trong những lý do chính đáng dẫn đến thành công của Microsoft Access đó là hệ máy để bàn, Access đã nhân bản nhiều tính năng của các cơ sở dũ liệu quan hệ khách/ phục vụ mà còn gọi là CSDL- SQL. Các RDBMS khách phục vụ đã dẫn đầu trong chuyển giao các cơ sở dữ liệu từ hệ máy tính Mini và máy tính lớn sang PC trên mạng.
Microsoft Access hỗ trợ đầy đủ những tính năng như những phiên bản trước đây đồng thời nâng cấp thêm những tính năng mới cũng như những đồ thuật tạo wizard nhằm trợ giúp cho người sử dụng nhanh chóng tạo ra CSDL một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Vì sao Access được đánh giá như một hệ quản trị dữ liệu chuyên nghiệp. Đó là ngoài những tính năng như trên, Access còn có khả năng tạo ra các ứng dụng nhằm chia sẻ CSDL cho mọi người trên toàn mạng,tạo ra một hệ thống bảo mật, đảm bảo an ninh cho CSDL.
Khi làm việc, Access tạo ra một tệp duy nhất có đuôi là MDB. Điều này khác với các ngôn ngữ truyền thống khác như Pascal, C, Foxpro là một hệ chương trình bao gồm các tệp chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức riêng biệt. Do đó một CSDL mà Access tạo ra sẽ là tổ hợp của nhiều chương trình và ứng dụng.
Các đối tượng trong Microsoft Access
- Truy vấn
- Mẫu biểu
- Báo biểu
- Macro
- Đơn thể
Ta lần lượt xét các công cụ trên.
Bảng là nơi chứa dữ liệu của một chương trình nào đó. Một CSDL gồm nhiều bảng, các bảng này thường có quan hệ với nhau. Việc xác định các mối quan hệ này thông qua khoá chính. Cấu trúc của một bảng bao gồm hai phần :
Phần 1 : Bao gồm các cột là : tên trường, kiểu dữ liệu, mô tả. Phần 2 : Bao gồm các thuộc tính của trường.
Các thao tác trên mảng bao gồm : Tạo một bảng mới, đặt tên và lưu cấu trúc bảng, thay đổi, nhập dữ liệu vào bảng, lập quan hệ giữa các bảng, điều chỉnh quan hệ giữa các bảng.
Về truy vấn
Mục đích của truy vấn là tổng hợp sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Loại truy vấn thông dụng nhất là loại truy vấn chọn vì nó có khả năng chọn bảng và chọn các trường hiển thị, thêm vào các trường mới, đưa ra các điều kiện tìm kiếm, chọn lựa và đưa ra các trường để sắp xếp.
Sau khi truy vấn thực hiện, dữ liệu rút ra tập hợp vào 1 bảng kết quả gọi là Dynaset. Dynaset này hoạt động như 1 bảng. Khi ta mở 1 truy vấn, Microsoft Access tạo ra 1 Dynaset bao gồm các kết quả mới nhất của bảng nguồn và từ đây có thể chỉnh sửa xoá bổ xung thêm thông tin vào bảng nguồn thông qua Dynaset.
Ngoài ra còn các loại truy vấn sau :
- Crosstab Query : Thể hiện dữ liệu hàng và cột.
lệnh SQl dùng để tạo mới hay xây dựng cấu trúc bảng.
Về mẫu biểu
Mục đích của mẫu biểu là dùng để thể hiện, cập nhật dữ liệu cho các bảng đồng thời tổ chức giao diện chương trình.
Một mẫu biểu bao gồm các ô điều kiển thuộc các thể loại khác nhau và có công dụng khác nhau. Nguồn dữ liệu của mẫu biểu là bảng hoặc truy vấn. Tuy nhiên một mẫu biểu có thể không bao gồm chương trình nguồn, loại này dùng để tổ chức giao diện chương trình.
Cấu trúc của một ô điều kiển gồm các công cụ sau.
- Hộp văn bản (text box)
- Nhãn (Label)
- Nút lệnh(commend box)
- Hộp lựa chọn(Combo box)
- Hộp danh sách(List box)
Các ô điều kiển này có công dụng như sau :
- Thể hiện biểu mẫu : Một biểu mãu có thể gắn với bảng truy vấn nguồn hoặc không.
- Các ô điều kiển có thể liên kết với bảng truy vấn nguồn để thể hiện dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu vào trường này.
- Nhập dữ liệu từ bàn phím: Nhập thông qua các hộp văn bản.
macro hoặc một thủ tục sự kiện.
- Tổ chức giao diện chương trình : Giao diện chương trình có thể được tổ chức dưới dạng một biểu mẫu. Tiêu đề chương trình và các hướng dẫn sử dụng có thể đưa vào các nhãn. Trong biểu mẫu có thể kéo các hình ảnh vào trang trí.
- Tổ chức hệ MenuBar cho chương trình: MenuBar là các menu nằm ngang ở trên đầu màn hình. Mỗi menuBar gồm các menu thành phần. Menu thành phần có thể được thực hiện ngay hoặc chuỷen sang menu khác là menu con nằm dưới cấp của nó.
- Việc tạo mẫu biểu còn được Access tạo bằng đồ thuật. Việc tạo bằng wizard sẽ đưa ra lần lượt các yêu cầu và người sử dụng chỉ việc chọn khi thiết kế mẫu biểu.
Về báo biểu
Là công cụ thuận tiện để in dữ liệu của một bảng truy vấn. Nó có khả năng in dữ liêu dưới dạng báo biểu, sắp xếp dữ liệu trước khi in, sắp xếp và phân nhóm dữ liệu, in dữ liệu từ nhiều bảng truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo.
Về Macro
Là 1 đoạn chương trình bao gồm một dãy các hoạt động để tự động hoá các thao tác hoạt động và tổ chức giao diện chương trình.
Về đơn thể
Là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access. Mặc dù Access đã cung cấp một cách khá đầy đủ về các công cụ nhưng không thể bao quát được mội vấn đề trong thực tế do đó nó cung cấp thêm các hàm, thủ tục nhằm trợ giúp các vấn đề khó mà các công cụ không giảI quyết được.
Xuất khẩu dữ liệu
tiến trình gọi là xuất khẩu CSDl. Khi xuất khẩu các bảng của Access sang SQL Server ta phải đảm bảo các kiểu dữ liệu của bảng SQL Server phảI tương ứng với các bảng của bảng Access.
Khi xuất khẩu một bảng sang SQLServer Microsoft Access sẽ không xuất khẩu các quy tắc hợp lệ hoá, các quá trình ngầm định, các tính chất khác nhau của bảng đó. Khi đó ta phải dùng SQLServer Object Manager hộp công cụ tương tự để bổ sung các chỉ mục và tính chất khác nhau của bảng mới trong hệ phục vụ.