Trong một số trường hợp khi xây dựng một văn bản (thường là các đề án, luận văn...), ta có nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như thiết lập nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy khi in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác nhau; nhiều hệ thống thứ tự số trang và thiết lập chế độ bảo vệ khác nhau cho mỗi
đoạn... trong cùng một văn bản.
Có thể bằng cách này hay cách khác, bạn dùng các công cụ trong ứng dụng thực hiện được các tính năng trên, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một phương pháp chia đoạn và sẽ thực hiện các chức năng trên từng đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section.
6.1 Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần).
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó chọn thực đơn Insert, chọn Break, ta có các lựa chọn như sau:
Để chèn thêm section, ta chọn 4 lựa chọn ở mục Section break
types, cụ thể như sau
- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo. - Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ. - Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo. - Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.
Sau khi thực hiện xong thao tác trên, văn bản đã được chia thành hai phần, phần sau cách phần trước bởi ranh giới là dấu Section
break mà ta vừa chèn vào (có thể nhìn thấy dấu phân cách này khi
ta chọn thực đơn View và chọn Nomal, số thứ tự của section cũng thể hiện trên thanh trạng thái). Bằng cách này, ta có thể chia một tập tin văn bản thành nhiều Section theo ý muốn.
6.2 Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng
một văn bản.
Ta có thể thiết lập mỗi một section có một hệ thống lề (Margin) khác nhau theo ý muốn,
cách làm như sau:
Đặt con trỏ vào Section muốn thiết lập lề, chọn
File, chọn Page setup, chọn thẻ Margin. Ta
thiết lập lề cho trang in bình thường theo ý muốn, và cuối cùng, muốn chế độ lề vừa thiết lập chỉ áp dụng cho Section chứa con trỏ thì tại mục Apply to ta chọn This section (hình
minh hoạ), nếu muốn chế độ căn lề áp dụng cho toàn bộ văn bản ta chọn Whole document. Tương tự ta cũng thiết lập được
hướng giấy in cho riêng từng Section tại thẻ
Paper size.
6.3 Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer)
cho các Section.
tiêu đề dưới khác với Section trước ta làm như sau: Đặt con trỏ tại Section sau, chọn thực đơn View, chọn Header and footer, trước khi soạn vào
nội dung tiêu đề chúng ta nhấn vào nút Same as previous cho nút này đang ở chế độ lún xuống thành chế độ bình thường nhằm loại bỏ tuỳ chọn các Header và footer của tất cả các Section
đều giống nhau (hình minh hoạ).
Lúc này các Header và footer mà ta gõ vào, sẽ khác với các Header và footer của Section
trước đó. Bằng cách này, ta có thể tạo các Header và footer cho riêng từng section.
6.4 Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản.
Ta có thể tạo mỗi một Section có một hệ thống số thứ tự của trang (page number) khác nhau, cách làm như sau:
Đặt con trỏ tại Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert, chọn Page
numbers, cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format. Tại mục Page numbering của của
sổ Page Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên của Section (hình minh hoạ). Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự trang riêng theo ý muốn của bạn.
6.5 Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản.
Sau khi đã tạo được các Section cần bảo vệ nội dung, ta làm như sau:
Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document hiện ra, ta đánh dấu vào mục
Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép kích
hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections.
Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section
được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 9. Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu vào Section đó, thí dụ Section 2.
Trở lại hộp thoại Protect
Document, bạn nhập mật
khẩu vào ô Password (Options). Hộp thoại
Confirm Password hiện ra,
bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenter Password
Sau khi hoàn thành các bước này, văn bản đã được bảo vệ theo từng Section theo ý đồ của bạn, tất cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên là trừ chính bạn).
Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect Document. Hộp thoại Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô Password ta mới có thể sửa chữa được đoạn văn bản mà ta bảo vệ.
Chu Ngọc Anh (Sở Bưu chính Viễn thông tỉnh Vĩnh Phúc) Email: ngocanh1978@gmail.com
Ý kiến chuyên gia: Học Microsoft Word như thế nào để đạt kết quả tốt? - 7/9/2006 9 Để giúp cho người mới làm quen với Word có phương thức học Word đúng đắn, thầy Phạm Để giúp cho người mới làm quen với Word có phương thức học Word đúng đắn, thầy Phạm Công Xuyên hiện đang là giảng viên trường ĐH Lạc Hồng và cũng là giáo viên phụ trách
mảng Tin học Văn phòng tại Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp Hướng Nghiệp tỉnh Đồng Nai suốt 11 năm qua đã chia sẻ với bạn đọc những kinh
nghiệm học Word.
Xin thầy cho biết cách nào để học tốt Word?
Hiện nay có nhiều sách hướng dẫn tự học MS Word nhằm giúp cho những người không có thời gian cố định học ở trung tâm tin học. Nhưng một người hoàn toàn chưa biết gì sẽ tốn nhiều thời gian và gặp nhiều trở ngại: gặp khúc mắc sẽ không biết hỏi ai, học một mình dễ có cảm giác chán nản...
Để có kiến thức tốt về Word một cách nhanh nhất, rất nhiều người đã theo học tại các trung tâm tin học. Theo tôi thì tuy phương pháp giảng dạy của mỗi giáo viên tại mỗi trung tâm có khác nhau, nhưng nhìn chung lượng kiến thức truyền tải đến học viên không khác biệt là mấy. Dù vậy nếu học viên không kiên trì và không có phương pháp học tập hợp lý thì sẽ không đạt kết quả tốt được.
Các bài học ban đầu khá dễ, theo thầy thì học viên có nên học lướt qua để tiết kiệm thời gian hay không?
Ngay từ các buổi học đầu tiên, học viên sẽ được hướng dẫn các khái niệm, các thao tác cơ bản và những bài thực hành đơn giản làm quen với Word như: cách khởi động Word, đâu là thanh công cụ, thanh thực đơn, cách tạo mới một tài liệu, quy tắc gõ dấu tiếng Việt...
Nhìn chung những bài học này chưa có gì gọi là quá khó, quá phức tạp nên học viên nắm bắt rất dễ. Vì vậy mà nhiều học viên đã học lướt qua. Theo tôi thì học như vậy là bất lợi, học viên dễ rơi vào tình trạng bối rối vì các bài học cũ chưa nhuần nhuyễn trong khi bài học mới chưa thông thạo. Học viên sẽ bị “hoảng” vì để làm được các bài thực hành nâng cao thì phải vận dụng những kiến thức sơ đẳng đã học.
Vì thế, nếu học viên chú tâm học kỹ các khái niệm, thao tác cơ bản và làm thuần thục các bài tập này thì nghĩa là họ đã trang bị cho mình nền tảng vững chắc để tiếp thu kiến thức nâng cao hơn.
“Học đi đôi với hành”. Vậy học viên nên thực hành như thế nào để nắm rõ bài học?
Đa số các bài thực hành trên lớp đều thể hiện đầy đủ các kiến thức trong bài học. Tuy nhiên, để có thể sử dụng nhuần nhuyễn các kiến thức đã học, bạn nên tự tìm thêm bài thực hành cho mình từ những văn bản mẫu của công ty, cơ quan, hay là những mẫu quảng cáo trên tạp chí, những bài viết trên báo...
Lời khuyên sau cùng thầy sẽ gởi đến các bạn học MS Word là gì?
“Sách tham khảo – Nguồn kiến thức vô hạn”
trên lớp học. Đồng thời có những kiến thức không nhất thiết phải thuộc lòng vì vậy học viên có thể sử dụng những sách tham khảo để tra cứu khi cần, đặc biệt là để bổ sung nhiều thủ thuật hay và cách khắc khắc phục các lỗi thường gặp khi sử dụng Word.
Ngoài ra, học viên có thể tìm hiểu thêm thủ thuật Word trên những trang Web www.quantrimang.com, www.echip.com.vn, www.thuvientinhoc.com, www.vninformatics.com, http://wordtips.vitalnews.com, http://www.willamette.edu/wits/resources/docs/software/msoffice/word-faq.htm.
Xin cảm ơn thầy rất nhiều!