Cụ thể:
Thu gom các loại bưu phẩm bưu kiện :Kiểm soát các loại bưu phẩm bưu kiện,chia chọn và phân hướng, các bưu phẩm bưu kiện này có thể từ giao dịch chuyển vào hay từ các bưu cục huyện chuyển lên.
Chuẩn bị dụng cụ, vật liệu ấn phẩm như: túi, lá nhăn BC34,các phiếu chuyển, phiếu báo chuyến thư, dấu ngày.
Đóng túi các loại bưu gửi:
Nếu là thư thường thì sau khi đã được chia chọn phân hướng cần phải buộc cẩn thận nhãn bó bưu phẩm thường BC25(BV71 cũ), đóng dấu bưu cục gửi
Nếu là bưu phẩm ghi số : Lập phiếu chuyển BĐ3( BĐ27 cũ), phiếu này được lập thành hai bên ghi rõ tên bưu cục gửi, bưu cục nhận, ngày tháng năm đóng chuyến thư, kê các bưu phẩm vào phiếu chuyển . Nếu chuyến thư có số lượng bưu phẩm ghi số lớn phải lập nhiều BĐ3 và phải đóng nhiều túi thì phải đánh số thứ tự BĐ3 và tờ cuối cùng phải kế toán trên đó.
Đóng túi ghi số cho một bên BĐ2 vào trong túi, gắn lá nhăn BC34 cán ghi kim loại lên lá nhăn.
Nếu là các loại bưu kiện :
Lập phiếu chuyển BK3 cũng lập hai bên .Trường hợp bưu kiện đi ngoài túi thư thì mỗi bưu kiện phải lập riêng một phiếu chuyển đính kèm với phiếu báo chuyển thư và phải ghi tổng số bưu kiện vào tờ cuối cùng. Đóng túi, cho một bên BK3 vào túi, gắn lá nhăn BC34( màu vàng).Cần ghi khối lượng lên lá nhăn.
Lập phiếu báo chuyến thư BC31
Ghi đầy đủ số lượng túi bưu phẩm thường, bưu phẩm ghi số, bưu kiện, số lượng túi gói đi trong, đóng nhật ấn lên phiếu báo và nhân viên đóng chuyến thư kí tên.
Vào sổ kế toán phần xuất BC28.
Vào sổ BC29 ghi rõ số lượng túi gói gửi đi . Vào BC30 (theo dõi chuyến thư đi).
a. Mở chuyến báo do công ty PHBCTW gửi tới :
Khi mở phải có từ 2 người tham gia và đồng thời ký tên lên các phiếu gửi.
Tìm túi nào mà trên BC34( BV25 cũ) có chữ F màu đỏ mở đầu tiên, trong túi F có tất cả các giấy tờ liên quan PH15, PH33.
Mở những túi còn lại, đếm số lượng báo chí từng loại, số lượng túi không để đối chiếu với PH15, PH33.
Chia chọn đóng thành túi gói chuyển cho các bưu cục khác để phát cho độc giả dài hạn.
Ghi chép số lượng túi gói nhận được vào sổ BV2. b. Đóng chuyến báo.
Đóng báo chí thành túi ghi đầy đủ số lượng loại báo...vào phiếu gửi PH15, cho PH15 vào mỗi túi và niêm phong túi.
Dán lá nhãn BV25 (trên BV25 ghi rõ BC gửi, BC nhận ,số chuyến báo, khối lượng túi ...) lên thẻ gỗ buộc trên cổ túi báo chí.
Lập BV10 giao cho HTV, HTV kí nhận vào sổ BV2.
Nhận xét: Việc đóng mở chuyến thư báo tại cơ sở thực tế đúng với quy
trình tuy nhiên trình tự có một số bước được làm tắt do vậy công việc đơn giản hơn.
