1. Chức năng chính của hệ thống
Thông qua công tác cập nhật và tổng hợp dữ liệu về học viên, hệ thống cần được thực hiện thông qua máy tính bởi vì khối lượng dữ liệu là rất lớn. Công việc quản lý gặp khó khăn nếu như việc tính toán là thủ công. Thông qua công tác tìm hiểu thực tế nghiệp vụ tại Trung tâm dạy nghề lái xe Hoàng
Phương, hệ thống có những chức năng cơ bản sau:
- Quản lý người dùng. - Danh mục hệ thống.
- Thống kê / Báo cáo.
Quản lý người dùng.
Chức năng này có tác dụng phân quyền người dùng. Chỉ những người có quyền admin mới có thể cập nhật hệ thống hoặc sửa, huỷ chúng. Trước khi vào hệ thống, người dùng phải đăng ký với admin để được phân quyền và đăng nhập vào hệ thống.
Danh mục hệ thống.
Đây là chức năng cập nhật những danh mục cần thiết cho hệ thống hỗ trợ cho việc cập nhật dữ liệu. Các danh mục của hệ thống như: DM khoá, DM hạng GPLX, DM tỉnh thành…
Cập nhật.
Qua quy trình nghiệp vụ như được tìm hiểu phía trên, ta có thể thấy những chức năng cơ bản nhất của hệ thống cập nhật như sau:
- Cập nhật hồ sơ học viên: Chức năng này có nhiệm vụ cập nhật tất cả thông tin về học viên, tất cả những thông tin này đều được học viên khai trong bộ hồ sơ lái xe khi học viên đến đăng ký tham gia khoá học. Chức năng này luôn được cập nhật liên tục vì trong quá trình đào tạo nếu thông tin về học viên có thiếu sót hay sai lệch thì có thể bổ sung thêm hoặc sửa chữa.
- Cập nhật điểm: chức năng này cập nhật tất cả các điểm của học viên trong quá trình học tập, sau kỳ thi Chứng chỉ và sau kỳ thi Sát hạch.
- Cập nhật học phí, lệ phí: Trước khi bước vào kỳ thi cấp Chứng chỉ và Sát hạch cấp GPLX, các học viên cần phải hoàn tất các khoản tiền như: Học phí, lệ phí ôn tập, lệ phí sát hạch, lệ phí cấp GPLX. Chính vì vậy chức năng này sẽ cập nhật liên tục các khoản học phí và lệ phí của mỗi học viên trong quá trình đào tạo.
- Cấp lại chứng chỉ: Chức năng này sẽ cập nhật danh sách những học viên đã tốt nghiệp xin cấp lại chứng chỉ.
- Cấp Chứng chỉ: Sau khi kết thúc kỳ thi cấp Chứng chỉ, Trung tâm sẽ tiến hành cấp Chứng chỉ cho các học viên, chức năng này sẽ cập nhật danh sách các học viên đã được cấp chứng chỉ và các học viên chưa được cấp chứng chỉ.
- Cấp GPLX: Sau khi kết thúc kỳ thi sát hạch cấp GPLX, Sở giao thông Công Chính sẽ cấp GPLX cho các học viên về Trung tâm, Trung tâm sẽ có nhiệm vụ chuyển GPLX tới tay các học viên, chức năng này sẽ cập nhật danh sách các học viên đã được cấp GPLX và các học viên chưa được cấp GPLX.
Thống kê báo cáo.
- Chức năng này có nhiệm vụ thống kê danh sách học viên lái xe, kết quả học tập, học phí lệ phí, danh sách thí sinh dự thi, danh sách thí sinh thi lại, thống kê danh sách học viên đã và chưa được cấp Chứng chỉ cũng như cấp GPLX. Sau đó, người quản lý sử dụng chức năng này in ra các biên bản để báo cáo lên cấp trên.
2. Sơ đồ chức năng của hệ thống