Kết quả kinh doanh Nhập Khẩu

II) Kết quả hoạt động kinh doanh XNK của công ty qua

2) Kết quả kinh doanh Nhập Khẩu

Nhìn chung, trong kết quả đạt đợc, hoạt động nhập khẩu hoạt động nhập khẩu vẫn còn nhỏ so với hoạt động kinh doanh chung của công ty.Vẫn cha phản ánh đúng tiềm nănng của công ty. Điều này thể hiện qua những số liệu ở bảng.

Bảng 2 : Giá trị hàng hoá nhập khẩu năm 2001 2003– .

Đơn vị : USD

2001 2002 2003

Số lợng Trị giá Số lợng Trị giá Số lợng Trị giá

Máy móc thiết bị. 110,300 92,400 64,800

Máy tiện. 9 117,400 7 91,300 5 63,700

Máy phay MAXI 5 159,500 4 127,72

8

3 95,796

Thị trờng nhập khẩu công ty lơng thực cấp I Lãng Yên.

Thị trờng 2001 2002 2003

Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng

Tổng trị giá 387,200 100 % 311,428 100% 224,296 100 %

Spain 110,300 28 % 92,400 31 % 64,800 43 %

Japan 117,400 30 % 91,300 29 % 63,700 29 %

Taiwan 159,500 42 % 127,728 40 % 95,796 28 %

Kim ngạch nhập khẩu của năm 2003 bị suy giảm so với năm 2002. Doanh thu từ hoạt động nhập khẩu còn rất nhỏ bé so vói doanh của hoạt động kinh doanh nói chung năm 2002 đạt 16.124.000 triệu chiếm 6,4 % tổng doanh thu. Năm 2003 đạt 14.641.000 triệu chiếm 5.9 % giảm 0.5 %. Thị trờng nhập khẩu còn hẹp cha tơng xứng với tầm cỡ công ty. Nh đã nói ở trên, kim ngạch nhập khẩu của công ty có sự suy giảm nghuyên nhân là do những biến động của nhu cầu trong nớc. Nhu cầu với những loại máy móc thiết bị mà công ty nhập khẩu giảm. Hơn nữa có thể nói ở trong nớc có rất nhiếu công ty nhập khẩu máy móc, thiết bị do đó trong lĩnh vực kịnh doanh này công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh.

Thị trờng nhập khẩu của công ty còn hết sức nhỏ hẹp, chủ yếu là những bạn hàng truyền thống nh Taiwan, spain, Japan. Nh vậy về mặt đối tác làm ăn không có sụ biến động lớn.

Nhận xét về kết quả kinh doanh.

Nhìn chung, Trong ba năm 2001, 2002, 2003 hoạt động kinh doanh của công ty lơng thực cấp I Lãng Yên đã có đợc nhiều kết quả. Đã sử dụng hết sức có hiệu quả nguồn vốn đợc cấp, hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nớc. Doanh số bán của công ty ổn định vàg gia tăng. Có sự mở rộng về quy mô, thị trờng, mạng lới đại lý rộng khắp. Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nớc.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả tốt đạt đợc vẫn còn nhiều mặt phải quan tâm nh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty còn nhỏ hẹp, cha tơng xứng với quy mô của công ty. Doanh số từ hoạt động xuất nhập khẩu có sự suy giảm và còn chiếm một tỷ trọng nhỏ trong hoạt động kinh doanh chung của công ty do đó lợi ích mang lại từ hoạt động nhập khẩu còn khiêm tốn. Trong khi đó doanh thu từ hoạt động kinh

doanh trong nớc lại chiếm một tỷ trọng lớn, các mặt hàng kinh doanh còn hạn chế cha có sự đa dạng, bạn hàng còn bó hẹp chỉ chủ yếu là những bạn hàng truyền thống công tác tìm kiếm đối tác còn mang tính thụ động chua đợc quan tâm đúng mức. Quy mô của hoạt động xuất nhập khẩu chua thấy có sự mở rộng.

III) thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty

lơng thực cấp I Lãng Yên. 1)

Nghiên cứu thị trờng.

Đây là bớc công ty rất coi trọng bởi nó là cầu nối giữa công ty với khách hàng. Các bớc đợc công ty tiến hành có bài bản và có phơng pháp cụ thể vì loại hàng công ty kinh doanh đòi hỏi phải nghiên cứu một cách bài bản , nghiêm túc dựa trên những nghuyên tắc nhất dịnh.Tuy nhiên khó khăn hiện tại của công ty là vẫn cha có một tổ đảm nhiện chức năng nghiên cứu thi trờng, mà công việc này do cán bộ phòng kinh doanh đảm nhiệm cùng với việc kiêm nhiệm rất nhiều công việc khác, do đó công tác này tại công ty phần nào bị hạn chế bởi tính không chuên môn hoá. Nghiên cứu nhu cầu thị trờng , dung lơng thị trờng.

Đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu thị trờng của kinh doanh hàng

nhập khẩu thì việc nghiên cú nhu cầu thị trờng là rất quan trọng, nó quyết định đến hoạt động kinh doanh sau này của công ty.Nhận thức đ- ợc điều đó, để tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trờng công ty căn cứ vào giá cả, quy cách chủng loại... để làm t liệu dự báo nhu cầu trong thời gian tới. Qua nghiên cứu nhu cầu thị trờng công ty phải chỉ ra đợc thị trờng đang cần loại hàng gì, với số lơng bao nhiêu, giá cả ra sao. Từ đó có cơ sở tiến hành các bớc tiếp theo. Đối với hoạt động nghiên cứu nhu cầu về máy móc thiết bị ở trong nớc công ty dựa trên tính chất của công việc. Thờng thì công ty không gặp vấn đề về giá cả do phần lớn là những bạn hàng truyền thống luôn chấp nhận mức giá

u đãi của công ty. Chính nhờ tích cực nghiên cứu các nhu cầu, tính chất công việc mà công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra của bạn hàng.

Trong bớc này có một khâu quan trọng mà công ty chú trọng xem xét, phân tích là việc công ty phải nắm bắt đợc thông tin từ phía khách hàng và trên thị trờng. ( Trong đó bạn hàng nêu rõ tên quy cách, số lợng hàng hoá, thời gian giao hàng dự kiến, phơng thức thanh toán, các yêu cầu bảo hành và các yêu cầu khác). Công ty phải xem xét giá cả máy móc thiết bị mà công ty sẽ nhập khẩu đợc thị trờng chấp nhận với mức giá nào và đối thủ cạnh tranh phải cung ứng với mức giá bao nhiêu. Hiện nay trên thế giới khoa học kỹ thuật phát triển, sự phân công lao động, chuyên môn hoá ngày càng cao, thêm vào đó là tiến trình tiến tới hội nhập vào AFTA của Việt Nam dẫn đến sự giảm giá của thiết bị do cạnh tranh và u đãi thuế quan. Trớc tình hình đó công ty rất chú trọng nghiên cứu tìm hiểu xem với từng loại hàng nào thì khách hàng chấp nhận ở mức giá nào. Bên cạnh đó công ty cũng tìm hiểu về khả năng tài chính, các mối quan hệ... của khách hàng để tuỳ theo từng khách hàng cụ thể mà công ty có những biện pháp, kế hoạch cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu của họ với mức giá có thể chấp nhận đợc.

Ngoài ra công ty còn dựa vào tình hình biến động chung của thị trờng trong nớc để thấy đợc mức cung cầu hàng hoá, từ đó đề ra những kế hoạch thoả mãn các nhu cầu thị trờng cũng nh nhu cầu khách hàng trong nớc. Thực tế, trong những năm gần đây, bên cạnh việc tăng cao nhu cầu về công cụ sản xuất cùng với việc khuyến khích nhập khẩu các mặt hàng này khiến nhiều đối thủ cạnh tranh với công ty, do đó, lợng cung mặt hàng này cũng tăng tơng đối trên thị trờng. Vấn đề đặt ra ở đâylà làm thế nào để có thể tiếp cận đợc thị trờng mới lại vừa có thể giữ đợc bạn hàng cũ.

Tuy nhiên đây cũng là bớc khó khăn với công ty bởi nhu cầu thị trờng, nhu cầu khách hàng là luôn biến động, rất khó cho việc nắm bắt, đặc biệt là lĩnh vực dự báo nhu cầu thị trờng còn khó khăn hơn nhiều.

Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh.

Bớc sang cơ chế thị trờng có rất nhiều doanh nghiệp đợc phếp kinh doanh nói chung và kinh doanh nhập khẩu nói riêng. Điều này tất yếu sẽ dẫn đến cạnh tranh trong kinh doanh.

Đối với việc nhập khẩu máy móc thết bị cũng không thể tránh khỏi việc phải cạnh tranh với các đối thủ khác là các đơnvị buôn bán cùng mặt hàng... Do đó, công ty đã có những hoạt động quan tâm đến việc đối thủ cung ứng mặt hàng gì, với số lợng giá cả bao nhiêu, chính sách khuếch trơng, xúc tiến của họ nh rhế nào, điển mạnh yếu của họ là gì. Từ đó công ty có những biện pháp để tạo u thế hơn so với đối thủ cạnh tranh nh: tạo uy tín bằng kinh nghiệm của công ty làm cho các đối tác có sự tin tởng nhất định.

Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài .

Trong khâu này công ty luôn chú trọng việc tìm hiểu các nhà cung cấp trên thị trơng nớc ngoài ả biết đợc gia cả, các điều kiện thanh toán, khối lơng cung ứng những điều kiện u đãicó thể và thời gian cung cấp... Các yếu tố này không chỉ ảnh hơng đến lợi nhuận của công ty mà còn ảnh h- ơng đến tính ổn định, tính liên tục của quá trình kinh doanh, ảnh hởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Thông thờng để điều tra khách hàng công ty thơng điều tra qua sách báo nh: các bản tin giá cả- thị trờng của Việt Nam thông tấn xã của trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo cáo của cơ quan thờng vụ Việt Nam ở nớc ngoài và các báo cáo , tạp chí nớc ngoài khác... Hoặc qua các catalog tự giới thiệu, quảng cáo về mình của khách hàng hoạc thông qua mạng internet để tìm hiểu về năng lực tài chính, hoạt đông sản xuất kinh doanh và uy tín của họ trên thị trờng... Với phơng pháp này thì thông tin mà công ty thu đợc

có độ chính xác không cao mặc dù tơng đối ít tốn kém nhng côngt ty vẫn sử dụng phổ biến bởi lý do kinh phí.

Từ những điều tra đó, công ty lựa chọn ra đợc nhà cung ứng phù hợp để tiến hành giao dịch, đàm phán , thông thờng khách hàng nớc ngoài của công ty là: Đài Loan. Nhật bản, Tây ba nha.

Sau khi lựa chọn đợc khách hàng công ty bắt đầu tiếp cận với khách hàng để tiến hành giao dịch mua bán.

Các bớc chuẩn bị giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thơng mại giữa công ty và các đối tác nớc ngoài. Trớc hết công ty phải tiến hành hỏi giá, tức là yêu cầu đối tác nớc ngoài cho biết thông tin chi tiết về hàng hoá quy cách phẩm chất , số lợng, bao bì điều kiện giao hàng, giá cả điều kiện thanh toán và các điều kiện thơng mại khác nhằm mục đích cơ bản là nhận đợc báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận đợc hỏi giá của công ty, bên đối tác sẽ đa ra chào hàng hay báo giá với nội dung chi tiết sau: Tên hàng, số lợng, quy cách, phẩm chất, giá cảvà phơng thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng cùng với một số điều kiện nh bao bì, ký mã hiệu... Thong thòng cong ty nhận đợc chào hàng cố định nên thời gian giao dịch đợc rút ngắn, những chào hàng này thờng đầy đủ các điều khoản, nội dung nh một hợp đồng do bên đối tác nớc ngoài soạn thảo. Từ đó công ty phân tích thiệt hại và lợi ích của chào hàng để quyết định xem có nên chấp nhận nữa hay không. Hầu hết các chào hang f công ty phải thoả thuận lại, thông thờng các điều khoản phải thoả thuận lại là giá cả, các điều kiện thanh toán, địa điểm nhận hàng. Ví dụ nh mức giá của máy móc thiết bị quá cao để đảm bảo quyền lợi cho mình công ty phải thoả thuận lại giá cả hoặc phía đối tác yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản nh vậy cũng phải thoả thuận lại.

Tuy nhiên, trong hoạt động này công ty cũng gặp phải một số khó khăn. Do biện pháp nghiên cứu thị trờng chủ yếu là thứ cấp, trong khi

hàng nhập lại có tính chuyên môn hoá cao, thị trờng mặt hàng này rất phức tạp với nhiều nhà cung ứng có mức giá cả và chất lơng khác nhau. Vì thế sẽ rất khó nắm đuợc tình hình sản xuất, thị trờng kinh doanh để từ đó có thể lựa chọn đợc nhà cung ứng tối u và chủ động trong đàm phán. Hiện nay do sự hạn chế của hoạt động nhập khẩu nên công tyvẫn cha có chi nhánh, phòng đại diện nớc ngoài, đây là một bất lợi trong quá trình nghiên cứu thị trơng nớc ngoài.

2) Đàm phán ký kết hợp đồng.

Việc đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thờng đợc công ty tiến hành dới hai hình thức.

+ Giao dịch đàm phán qua th tín. Đây là hinh thức đợc công ty sử dụng chủ yếu do một số u điểm phù hợp với khả năng của công ty. Sử dung hình thức đàm phán này giúp công ty tiết kiệm đợc chi phí đồng thời tạo điều kiện cho cả hi bên suy nghĩ một cách thấu đáo. Tut nhiên đàm phán theo cách này công ty thờng mất nhiều thời gian chờ đợi, đã có cơ hội mua bán tốt trôi qua làm công ty lúng túng đoán ý đồ thật của đối phơng. Th tín trong giao dịch đàm phán rất quan trọng nhng thực tế công ty cha thực sự chú trọng tới việc viết th một phần là do cán bộ nghiệp vụ cha có kinh nghiệm và khả năng ngoại ngữ còn hạn chế.

+ Giao dịch đàm phán qua điện thoại qua fax : Hình thức này thờn đợc công ty s dụng để xác nhận lại một số thông tin do u điểm của hình thức đợc thực hiện nhanh chóng , đảm bảo đợc tính thời điểm , song bên cạnh đó là thời gian đàm phán bị hạn chế do cớc phí fax cà điện thoại quốc tế rất đắt. Ngoài ra, đàm phán bằng điện thoại chỉ là thoả thuận bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận , quyết định trao đổi , hơn nữa , trình độ ngoại ngữ cán bộ nghiệp vụ công ty còn cha đáp ứng đợc cho nên trờng hợp này chỉ sử dụng khi thật cần thiết, khẩn chơng hoạc mọi điều khoản thoả thuận dã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết.

Trong thực tế đôi đối tác nớc ngoài còn kém tin tởng vào những thoả thuận do các thoả thuạn tại bàn đàm phán Việt Nam còn chịu sự kiểm soát phê duyệt của các cơ quan chuyên môn phía sau bàn đàm phán, gây lãng phí thời gian, làm chậm triển khai tiến độ công việc.

Ký kết hợp đồng nhập khẩu.

Sau khi công ty và đối tác hoàn thành việc đàm phán thì tiến hành ký kết hợp đồng.

Khi ký kết hợp đồng với phía đối tác công ty cần lu ý:

Khi ký kết hợp đồng với đại diện văn phòng nớc ngoài ở Việt Nam yêu cầu phải có giấy uỷ quyền cuả giám đoác công ty đó va giám dốc công ty đó sẽ đứng tên ngời bán trong hợp đồng.

Ngời đng ra uỷ quyền đng ra ký kết hợp đồng phải đợc sự uỷ quyền của giám đốc, tức là có t cách pháp nhân (có thể là các trởng hoặc phó phòng kinh doanh ).

3) Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Xin giấy phép nhập khẩu

Đây là bớc tiếp sau của bơc nghiên cứu thị trờng , bớc này đợc tiến hành trớc khi tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng do đề phòng trờng hợp đối với những hàng hoá cần thiết phải có giấy phép nhập khẩu mà việc xin giấy phép nhập khẩugặp trục trặc sẽ gây ra phiền phức và thiệ hại cho bên nhập khẩu.

Mặt hàng công ty kinh doanh chủ yếu là máy móc thiết bị... Những mặt hàng này nằm trong danh mục hàng đợc nhà nớc u tiên nhập khẩu với mục tiêu : công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc, cho nên công ty không cần phải xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ cần phải nộp một bản cam kết trực tiếp với bên cung cấp chỉ sử dung mặt hàng này vào mục đích phi quân sự.

Công ty cử cán bộ kinh doanh đến ngân hàng ( Vietcommbank) để mở L/C.

Thông thờng công ty mở L/C ngay sau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu. Để tiến hành mở L/C công ty căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu để tiến hành làm đơn xin mở L/C theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Đơn xin mở L/C cần chính xác đúng mẫu đơn và phù hợp với nội