1. Vài nột về Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội
Tờn doanh nghiệp: Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội.
Tờn giao dịch: Buýt Hà Nội.
Cơ quan chủ quản: Tổng Cụng ty vận tải Hà Nội.
Tờn tiếng Anh: Ha Noi Transerco.
Địa chỉ: 32 Nguyễn Cụng Trứ, Hà Nội.
Điện thoại: 84-4-8212816.
Fax: 84-4-9714590.
Lĩnh vực hoạt động: Vận chuyển hành khỏch nội đụ.
Loại hỡnh doanh nghiệp: Nhà nước.
Số cỏn bộ cụng nhõn viờn: 870 người.
Doanh thu năm 2005 (liờn tuyến): Hơn 43 tỉ VNĐ.
Giỏm đốc: Lờ Văn Long.
Kế toỏn trưởng: Hoàng Kim Phượng.
Kế toỏn tổng hợp: Chu Thỳy Quỳnh.
Cỏn bộ theo dừi hợp đồng: Hoàng Kim Phượng.
2. Đặc điểm tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ mỏy quản
lý của doanh nghiệp
Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội kế tục truyền thống 30 năm xõy dựng phục vụ và trưởng thành của cụng ty xe khỏch Thống Nhất, tiền thõn là tập đoàn ụ tụ buýt Thống Nhất.
Do nhu cầu phỏt triển kinh tế, căn cứ vào quyết định số 117/2001 ngày 19/11/2001 của Ủy ban Nhõn dõn Thành phố Hà Nội về việc tổ chức nội bộ trong cụng ty vận tải và dịch vụ cụng cộng và quyết định số 714/QĐUB ngày 30/11/2001 Sở Giao thụng Cụng chớnh Thành phố Hà Nội về thành lập Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội, Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội đó được chớnh thức thành lập
với số lượng 169 xe hoạt động và cú 576 lao động với số vốn ban đầu là 8.879.000.000 đồng trong đú vốn ngõn sỏch nhà nước cấp 2.495.000.000 đồng, vốn tự cú 6.384.000.000 đồng.
Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội cú trụ sở chớnh đặt tại 32 Nguyễn Cụng Trứ, Hà Nội. Dưới Xớ nghiệp cũn cú ba đoàn xe:
Đoàn xe buýt số 1.
Đoàn xe buýt số 2.
Đoàn xe buýt số 3.
Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội hoạt động với hỡnh thức kinh doanh theo đơn đặt hàng của nhà nước và dịch vụ vận tải.
Lĩnh vực kinh doanh của Xớ nghiệp là vận tải hành khỏch cụng cộng khu vực nội đụ. Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội là một đơn vị kinh tế phục vụ lợi ớch cụng cộng, hoạt động theo phương thức hạch toỏn lấy thu bự chi, làm trũn nghĩa vụ với ngõn sỏch nhà nước và Thành phố. Xớ nghiệp được mở tài khoản tại ngõn hàng và sử dụng con dấu riờng theo quy định của nhà nước.
P h ũ n g k ế h o ạ ch P h ũ n g L Đ – T L H C P h ũ n g v ậ t t ư B an k i ể m t ra q u y c h ế G iỏ m đ ố c x ớ n g h i ệ p P h ũ n g T K – K T T V P h ũ n g q u ả n l ý x e m ỏy C ỏc đ o àn x e s ố 1 ,2 ,3 S Ơ Đ Ồ T Ổ C H Ứ C B Ộ M Á Y Q U Ả N L í K IN H D O A N H C Ủ A X Í N G H I Ệ P
Khụng ngừng nõng cao năng lực và chất lượng vận chuyển hành khỏch bằng phương tiện xe buýt.
Mở rộng mạng lưới, tăng số lượng và nõng cao chất lượng phục vụ thu hỳt lưu lượng khỏch đi lại bằng phương tiện của Xớ nghiệp nhằm giải quyết ỏch tắc giao thụng và loại bỏ dần phương tiện phục vụ đi lại cú hiệu quả kinh tế thấp.
3. Tổ chức hệ thống thụng tin
Kế toỏn tiền lương là một bộ phận của phũng Lao động – tiền lương – hành chớnh, phối hợp cựng bộ phận lao động và hành chớnh cựng thực hiện nhiệm vụ chung:
Tổ chức quản lý lao động và tiền lương toàn Xớ nghiệp.
Quản lý về hành chớnh.
Thực hiện chế độ lưu trữ cụng văn đi đến của Xớ nghiệp.
Tổ chức in ấn, đỏnh mỏy cỏc tài liệu cụng văn.
Chịu trỏch nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng.
Chăm lo sức khỏe cho người lao động.
Vào ngày 15 hàng thỏng, kế toỏn lương tạm ứng lương cho nhõn viờn theo quy định. Cuối mỗi thỏng, ở cỏc điểm chấm cụng gửi bảng tổng hợp chấm cụng cho phũng Lao động – tiền lương – hành chớnh. Kế toỏn lương dựa vào cỏc bảng chấm cụng đú để tớnh và lờn cỏc bỏo cỏo lương cho cỏc bộ phận và toàn Xớ nghiệp theo mẫu bỏo cỏo của Bộ tài chớnh, cỏc mẫu của Xớ nghiệp và của Tổng Cụng ty. Cỏc bỏo cỏo này sẽ được gửi lờn Giỏm đốc Xớ nghiệp, Tổng Cụng ty Vận tải Hà Nội và lưu trữ để theo dừi tại Xớ nghiệp. Cuối mỗi năm hoặc vào dịp 30/04, 01/05, 08/03 kế toỏn tớnh toỏn và lờn bỏo cỏo cỏc khoản thưởng cho cỏn bộ, nhõn viờn.
Năm tài chớnh của Xớ nghiệp là từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
Cập nhật dữ liệu: cỏc biến động về lao động và cụng thức tớnh lương hàng thỏng.
Lờn bỏo cỏo.
In bỏo cỏo.
Theo dừi cỏc loại chứng từ liờn quan: Phiếu chi (lương, thưởng, tạm ứng…) Phiếu thu (thu BHXH, KPCĐ…)
Cỏc loại bỏo cỏo hiện đang sử dụng:
STT Tờn bỏo cỏo Tớnh chất
1 Bỏo cỏo lao động và thu nhập hàng thỏng. Định kỡ hàng thỏng
2
Bỏo cỏo lao động và thu nhập từ đầu năm đến cuối kỳ bỏo cỏo (cả năm) tớnh tương tự như cho
hàng thỏng. Khụng định kỡ
3 Bỏo cỏo bổ sung lương cỏc quý. Định kỡ hàng quý
4 Bỏo cỏo tiền thưởng 6 thỏng cuối năm. Định kỡ hàng năm
5 Bỏo cỏo thanh toỏn lương thời gian hàng thỏng. Định kỡ hàng thỏng
6 Bỏo cỏo thanh toỏn lương thời gian nghỉ chế độ. Định kỡ hàng thỏng
7 Bỏo cỏo thanh toỏn lương tiờu chuẩn hàng thỏng. Định kỡ hàng thỏng
8
Bỏo cỏo thanh toỏn lương sản phẩm vận chuyển
cho LX + NVBV bổ tỳc cỏc đoàn xe hàng thỏng. Định kỡ hàng thỏng
9 Bỏo cỏo thưởng Tểt dương lịch. Định kỡ hàng năm
10 Bỏo cỏo thưởng 30/4+1/5. Định kỡ hàng năm
11 Bỏo cỏo thưởng 2/9. Định kỡ hàng năm
Lưu ý rằng, Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội bao gồm nhiều đơn vị nhỏ, việc thanh toỏn lương, thưởng hàng thỏng, hàng quý, hàng năm cho mỗi bộ phận lại được tiến hành theo những cỏch khỏc nhau. Bờn cạnh đú, nhu cầu theo dừi của Tổng, của Xớ nghiệp khụng những chỉ dừng lại ở tổng quan mà cũn chi tiết đến từng bộ phận. Do đú, mỗi loại bỏo cỏo núi trờn lại bao gồm nhiều bỏo cỏo nhỏ. Nếu sử dụng phần mềm MS.Excel để lờn bỏo cỏo thỡ sẽ rất vất vả với hệ thống bỏo cỏo đa dạng, phức tạp.
Chẳng hạn, loại Bỏo cỏo lương hàng thỏng được chia thành cỏc loại nhỏ hơn: Bỏo cỏo lương thời gian hàng thỏng, Bỏo cỏo lương thời gian nghỉ chế độ, Bỏo cỏo lương thanh toỏn tiờu chuẩn hàng thỏng, Bỏo cỏo thanh toỏn lương sản phẩm vận chuyển cho LX + NVBV bổ tỳc cỏc đoàn xe hàng thỏng. Bỏo cỏo lương thanh toỏn tiờu chuẩn hàng thỏng lại bao gồm: Bỏo cỏo thanh toỏn lương Tuyến tiờu chuẩn 01 Lỏi xe Gara 1, Bỏo cỏo thanh toỏn lương Tuyến tiờu chuẩn 03 Lỏi xe Gara 1, Bỏo cỏo thanh toỏn lương Tuyến tiờu chuẩn 04 Lỏi xe Gara 1, …, Bỏo cỏo thanh toỏn lương Tuyến tiờu chuẩn 01 Nhõn viờn bỏn vộ Gara 2, Bỏo cỏo thanh toỏn lương Tuyến tiờu chuẩn 23 Lỏi xe Gara 2, Bỏo cỏo thanh toỏn lương Tuyến tiờu chuẩn 15 Bảo vệ Gara 2, …, Bỏo cỏo thanh toỏn lương Văn phũng, v.v…
5. Cỏc cụng thức tớnh lương
Do tớnh chất đặc thự của cụng việc, cụng thức lương tại Xớ nghiệp cú thể thay đổi hàng thỏng, chứ khụng cố định. Mặc dự vậy, về cơ bản vẫn tuõn theo cỏc nguyờn tắc sau:
Lương cơ bản = Hệ số cũ * 290 000
Tổng tiền lương = Lương thời gian + Lương sản phẩm + Thờm giờ + Lương chất lượng phục vụ + Phụ cấp thất nghiệp + Phụ cấp ca 3 + Phụ cấp ăn trưa + Tiền trỏch nhiệm + Cỏc khoản cộng khỏc
Cỏc khoản phải thu khỏc = Kinh phớ cụng đoàn + BHYT + Tiền đó tạm ứng + Trừ nợ lại + Bồi thường tai nạn + Lượt khụng tớnh lương _thành tiền + Cỏc khoản trừ khỏc
Tổng tiền lĩnh = Tổng lương – Cỏc khoản phải thu
Tiền nợ lại (nếu Tổng lương < Cỏc khoản phải thu) = Cỏc khoản phải thu – Tổng lương
Lương thời gian của Lỏi xe, bỏn vộ = (LTG Cụng ngày làm việc + LTG Cụng khỏc + LTG Cụng ngày lễ *3 LTG Cụng DF)*LCB/24
Lương chất lượng phục vụ (Bỏn vộ) = Lương chất lượng phục vụ_Lượt * Giỏ nhõn viờn bỏn vộ
Lương chất lượng phục vụ (Bỏn vộ, lượt khụng tớnh lương) = Lương chất lượng phục vụ_Lượt khụng tớnh lương *Giỏ nhõn viờn bỏn vộ
Phụ cấp ăn trưa cho lỏi xe = (LTG Cụng ngày làm việc + LTG Cụng lễ + LTG Cụng DF)*7000)
Tổng lương thời gian = LTG Cụng làm việc + Lương cơ bản/24 + LTG Cụng chế độ * 290 000 * Hệ số lương cũ/24
Lương thời gian, tiền lương làm việc = LTG Cụng làm việc * Lương cơ bản/24 Lương thời gian, lương chế độ = LTG Cụng chế độ*290 000*Hệ số lương cũ/24 Tiền phụ cấp thất nghiệp = Lương cơ bản * Phụ cấp thất nghiệp/100
Phụ cấp ăn trưa = LTG Cụng làm việc * 10 000
Phụ cấp thờm giờ = Lương cơ bản/24(Thờm giờ Cụng ngày lễ * 2 + Thờm giờ Cụng chủ nhật * 2 Thờm giờ Cụng ngày thường * 1.5)
Phõn tớch chi tiết
1. Cỏc chức năng của hệ thống
Hệ thống tớnh lương gồm cỏc chức năng chớnh:
Cập nhật dữ liệu
Việc cập nhật dữ liệu cú thể chia thành hai nhúm:
Nhúm thụng tin cập nhật khụng thường xuyờn (chỉ cập nhật thỏng đầu tiờn ỏp dụng kế toỏn mỏy, cỏc thỏng tiếp theo chỉ cần điều chỉnh, thờm bớt nếu cú sự biến động nhõn sự trong Xớ nghiệp), bao gồm: danh mục nhúm nhõn viờn, danh mục nhõn viờn, danh mục tuyến xe, cỏc tham số tiền lương.
Nhúm thụng tin cập nhật thường xuyờn hàng thỏng: Bảng chấm cụng thường nhật, chấm cụng ngoài giờ, tạm ứng lương, cụng tỏc phớ, trợ cấp BHXH, bồi thường tai nạn, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trỏch nhiệm, cỏc khoản khấu trừ lương thường xuyờn hoặc khụng thường xuyờn.
Tớnh tạm ứng, lương, thưởng
Việc tớnh tạm ứng, lương, thưởng dựa vào dữ liệu đó cập nhật ở trờn.
Bỏo cỏo
Bỏo cỏo theo cỏc mẫu biểu được quy định như: bỏo cỏo tạm ứng, bỏo cỏo thanh toỏn lương…
Ngoài ra, việc sao lưu và phục hồi dữ liệu phải được chỳ ý thực hiện hàng thỏng. Đõy là cụng việc cần thiết của một hệ thống tớnh lương chuyờn nghiệp, nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu.
Cỏc chức năng của hệ thống được biểu diến bằng sơ đồ chức năng.
Sơ đồ chức năng diễn tả sự phõn ró dần dần cỏc chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nỳt trong biểu đồ là một chức năng. Quan hệ duy nhất giữa cỏc chức năng được diễn tả bởi cỏc cung nối liền cỏc nỳt, là quan hệ bao hàm. Như vậy, sơ đồ chức năng tạo thành một cấu trỳc cõy, với “Kế toỏn lương” là nỳt cha, “Cập nhật dữ liệu”, “Tớnh lương”, “Bỏo cỏo” là cỏc nỳt con. Từ cỏc nỳt con
chấm cụng, Tớnh lương, Tớnh lương trả cụng nhõn viờn theo bộ phận, Bỏo cỏo thanh toỏn lương, Bỏo cỏo thưởng cỏc ngày lễ…
Sơ đồ chức năng của hệ thống tớnh lương tại Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội cho một cỏch nhỡn khỏi quỏt, dễ hiểu cỏc chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện của hệ thống. Sơ đồ này chỉ cho thấy cỏc chức năng mà khụng cho thấy trỡnh tự xử lý. Khụng giống với sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ chức năng thiếu vắng sự trao đổi thụng tin giữa cỏc chức năng.
Phõn ró chức năng Cập nhật dữ liệu để thấy thấy được cỏc nhiệm vụ cụ thể hơn:
Tương tự, phõn ró chức năng Tớnh lương:
Phõn ró chức năng Bỏo cỏo:
Như vậy, việc phõn ró sơ đồ chức năng đó cho thấy từng chức năng cụ thể của hệ thống tớnh lương. Để thấy được toàn cảnh hệ thống tớnh lương
2. Sơ đồ luồng thụng tin trong hệ thống kế toỏn lương
Thời điểm Phũng ban, bộ phận Phũng kế toỏn Lónh đạo
Hàng thỏng
3. Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống tớnh lương diễn tả quỏ trỡnh xử lý thụng tin ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời cõu hỏi “Làm gỡ?”, mà bỏ qua cõu hỏi “Làm như thế nào?”.
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ rừ cỏc chức năng phải thực hiện để hoàn tất quỏ trỡnh xử lý cần mụ tả.
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ rừ cỏc thụng tin chuyển giao giữa cỏc chức năng và qua đú thấy được trỡnh tự thực hiện của chỳng.
a. Sơ đồ ngữ cảnh
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tớnh lương chỉ gồm một chức năng duy nhất- “Hệ thống tớnh lương” trao đổi cỏc luồng thụng tin với cỏc đối tỏc. Cỏc đối tỏc ở đõy bao gồm: Tổng Cụng ty. Giỏm đốc. Kế toỏn trưởng. Cỏc bộ phận. Cỏn bộ cụng nhõn viờn.
SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH CỦA HỆ THỐNG TÍNH LƯƠNG
b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1:
Sau khi phõn ró sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tớnh lương, ta được sơ đồ luồng dữ liệu mức 1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 bao gồm cỏc chức xử lý sau:
Kiểm tra ngày cụng.
Cập nhật số liệu.
Tớnh lương.
SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1
4. Lý do để xõy dựng hệ thống thụng tin tớnh lương mới
Hiện tại, kế toỏn lương tại Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội được thực hiện trờn phần mềm MS.Excel.
Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội là một doanh nghiệp cú quy mụ lớn: 870 cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Phần mềm Excel đang sử dụng tuy đơn giản nhưng khụng đỏp ứng được đầy đủ yờu cầu của quản lý, việc sử dụng rất mất thời gian do phải nhập liệu, xử lý tỉ mỉ, chi tiết với số lượng lớn, người làm kế toỏn phải lặp đi lặp lại nhiều lần
Tổng Cụng ty Vận tải Hà Nội hầu như đó được tin học húa ở hầu hết cỏc bộ phận quản lý hành chớnh, nhu cầu đồng bộ húa, trao đổi, chia sẻ dữ liệu lớn yờu cầu hệ thống kế toỏn lương ở Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội phải được xõy dựng mới.
Hơn nữa, Xớ nghiệp lại được trang bị khỏ tốt cỏc thiết bị, mỏy múc, với 20 mỏy tớnh kết nối mạng LAN và Internet, mỏy in và mỏy photocopy đầy đủ. Đõy là điều kiện thuận lợi để xõy dựng mới hệ thống tớnh lương.
Tỡnh hỡnh thực tế cho thấy Xớ nghiệp thực sự cần một hệ thống tớnh lương hiệu quả hơn để tiết kiệm chi phớ về thời gian, sức lao động và chi phớ tài chớnh.
5. Xõy dựng hệ thống mó húa trong xử lý cỏc nghiệp vụ tớnh lương
a. Khỏi niệm mó húa
Mó hiệu được xem như là một biểu diễn theo quy ước, thụng thường là ngắn gọn về mặt thuộc tớnh của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bờn cạnh những thuộc tớnh định danh theo ngụn ngữ tự nhiờn, người ta thường tạo ra những thuộc tớnh nhận diện mới gồm một dóy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cỏi chữ số, được gỏn cho một ý nghĩa mang tớnh ước lệ.
Mó húa được xem là việc xõy dựng một tập hợp những hàm thức mang tớnh quy ước và gỏn cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cỏch cho liờn hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn.
Trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cú rất nhiều quan hệ phỏt sinh và nhu cầu trao đổi thụng tin với cỏc khỏch hàng cũng như nội bộ trong doanh nghiệp cũng tăng lờn. Vấn đề là cần thực hiện việc mó húa cỏc thụng tin sao cho cú thể nhận diện một cỏch nhanh chúng, khụng nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp cỏc đối tượng cựng loại, tiết kiệm bộ nhớ