II. Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty
2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác tính giá dự thầu
Yếu tố xác định giá dự thầu là yếu tố quan trọng nhất mà tất cả các công ty xây dựng nói chung và công ty xây lắp vật t kỹ thuật nói riêng đặc biệt chú ý, đó là sự cạnh tranh gay gắt về giá. Một mặt của yếu tố đó là:
- Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong xây dựng chậm phát triển và khó giữ đ- ợc bí mật.
- Tính dễ dàng tham gia vào thị trờng xây dựng
- Số lợng các doanh nghiệp lớn và hầu hết có quy mô nhỏ.
Nhng mặt khác còn do những thay đổi trong quy định của Nhà nớc. Nếu nh trớc đây các Hồ sơ dự thầu đợc đánh giá theo từng tiêu chuẩn (kỹ thuật, kinh nghiệm, chất lợng nhà thầu, tài chính giá cả thi công) sau đó tổng hợp đánh giá toàn diện. Bên mời thầu sử dụng giá xét thầu, giá sàn do chủ đầu t dự kiến trớc để xét thầu thì nay theo quy chế mới ( Nghị định 88). Bên mời thầu không đợc sử dụng giá xét thầu, giá sàn mà sử dụng giá gói thầu theo kế hoạch đấu thầu đợc duyệt. Sau bớc đánh giá kỹ thuật nhà thầu trúng thầu là nhà thầu có đánh giá thấp nhất. Điều đó có nghĩa là không có mức giá cụ thể (dù chỉ là dự toán) để công ty xác định mức giá dự thầu của mình nh trớc. Và yếu tố giá ngày càng quan trọng trong xét thầu. Do đó để thắng thầu
không có cách nào khác cong ty phải có một chiến lợc giá cụ thể để tranh thầu phải đủ lớn để đủ trang trải chi phí và bảo đảm lợi nhuận mục tiêu nhng phải đủ nhỏ để khả năng trúng thầu cao nhất.
Để đạt đợc điều này trớc tiên công ty phải điều chỉnh lại cách tính giá dự toán xây lắp công trình. Cho đến nay việc chọn giá dự thầu của công ty vẫn sử dụng đơn giá địa phơng. Trong nhiều trờng hợp giá địa phơng không phản ánh đúng sự biến đổi giá liên tục trên thị trờng làm cho giá dự thầu của công ty hoặc quá cao hoặc quá thấp dẫn đến thua lỗ nếu trúng thầu.
Nhìn chung, do giới hạn về cách tính giá là việc tính giá đợc thực hiện trên cơ sở định mức, đơn giá của Nhà nớc, đơn giá vật liệu của địa phơng thực chất cũng là do Nhà nớc ban hành dẫn đến kết quả tính giá cũng bị hạn chế, do các quy định của Nhà nớc thờng ban hành rất chậm và khác xa so với sự biến động về giá cả, chủng loại vật t, công nghệ xây dựng trên thị trờng. Sự hạn ché này gây ảnh hởng rất lớn đến thu nhập (trong trờng hợp công ty thắng thầu) do chênh lệch vè giá. Để đảm bảo an toàn, đơn vị tham gia đấu thầu phải xuất phát từ khả năng thực tế về việc cung cấp vật t, nhân công, thiết bị, các dịch vụ sẵn có khác tại địa điểm nơi xây dựng công trình so sánh với yêu cầu và đặc điểm thiết kế của chủ đầu t.
Thông tin về khả năng thực tế này phải là thông tin chắc chắn và đợc cập nhật hàng ngày. Các thông tin này giúp nhà thầu biết đợc chính xác phạm vi cho phép về giá nhằm điều chỉnh giá tham dự thầu hợp lý tuỳ theo từng loại công trình cũng nh tùy theo mức độ cạnh tranh đối với từng gói thầu, từng dự án.
Trong một só trờng hợp đặc biệt, địa phơng nơi xây dựng không có một hay một vài vật liệu thỏa mãn yêu cầu thiết kế. Thông tin vè nguồn và giá cung cấp ngày càng quan trọng hơn đối với các nhà thầu. Chi phí vật liệu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: số lợng nhà cung cấp tính phổ biến của vật liệu, khoảng cách và sự thuận lợi của giao thông, chất lợng vật liệu, độ tin cậy của ngời bán hàng, nhân công...
Để khắc phục đợc tình trạng giá dự thầu quá thấp hoặc quá cao, công ty đa ra các dự thầu riêng của mình trên cơ sở điều chỉnh cách xác định đơn giá tổng hợp bằng cách cập nhật thờng xuyên giá những nguyên vật liệu để kịp thời nắm bắt những nguồn thông tin về giá. Muốn vậy một công trình dự thầu công ty cần phải:
- Nghiên cứu kỹ đặc điểm công trình, đặc điểm điều kiện khí hậu, địa hình khu vực.
- Nghiên cứu kỹ thị trờng xây dựng, mạng lới cung ứng nguyên vật liệu tại công trình, địa phơng, khu vực lân cận, mạng lới giao thông vận tải.
- Nghiên cứu kỹ nguồn lao động địa phơng.
Ngoài ra việc giảm giá dự thầu của công ty còn chủ yếu dựa trên những yếu tố bên trong nh: khả năng tiết kiệm chi phí chung, chi phí máy thi công, chi phí cốt pha...mà bỏ qua các yếu tố bên ngoài nh: những thuận lợi về giá cả vật liệu hay địa hình công trình thuận lợi cho thi công...Do vậy, nhiều khi đã có giảm giá nhng giá dự thầu của công ty vẫn cao.Để khắc phục điều này cùng với việc nghiên cứu công trình dự thầu nhóm kỹ thuật cần chú ý những chi phí có thể gia tăng hay chi phí có thể giảm thực sự và có thể tăn gói thầu hay giảm bao nhiêu mà vẫn đảm bảo công ty không bị thua lỗ và có lãi.
Trong chiến lợc giá, công ty nên phân loại thị trờng theo yếu tố địa lý thành thị trờng xây dựng thành thị, thị trờng xây dựng nông thôn để có thể đa ra mức giá hợp lý cho từng khu vực hay phân loại thị trờng theo từng loại xây dựng thành thị trờng xây dựng dân dụng, thị trờng xây dựng công nghiệp. Bởi mỗi loại thị trờng có yêu cầu về công nghệ, kỹ thuật khác nhau mà cấu thành giá cả xây dựng cũng rất khác nhau.
Tuy nhiên chiến lợc giá của công ty không nhất thieets bao giờ cũng là chiến lợc giá thấp. Trờng hợp những công trình yêu cầu chất lợng cao, đòi hỏi nhà thầu phải có kinh nghiệm...tùy vào đối thủ cạnh tranh mà công ty có thể áp dụng chiến lợc giá cao chất lợng cao.
3.Giải pháp 3: Xác định chiến l ợc đấu thầu tổng hợp
Đấu thầu ngày nay không chỉ đơn thuần là cạnh tranh về giá. Yếu tố cạnh tranh ngày nay càng gay gắt trên thị trờng đòi hỏi công ty phải có một chiến lợc tổng hợp thì mới có khả năng thắng thầu cao nhất. Do đó bên cạnh yếu tố giá công ty cần chú ý.
- Chiến lợc công nghệ và tổ chức xây dựng. Đây là chiến lợc quan trọng có độ tin cậy cao việc nghiên cứu áp dụng công nghệ tiên tiến và phù hợp luôn luôn là hoạt động có tính chiến lợc của đơn vị. Thực chất của chiến lợc này là lập hồ sơ dự thầu, công ty phải dốc toàn lực vào việc thiết kế tổ chức xây dựng hợp lý dựa trên các công nghệ xây dựng hiệu quả. Nếu công ty đa ra đợc công nghệ độc đáo duy nhất mà chủ đầu t đang cần cho việc xây dựng công trình của mình thì u thế cạnh tranh thầu của công ty sẽ tăng lên gấp bội lần.
- Chiến lợc liên kết: việc liên doanh liên kết bao giờ cũng tạo ra một nhà thầu mạnh hơn so với nhà thầu riêng rẽ. Đơng nhiên một nhà thầu chỉ có thể mạnh ở một hay một vài mặt (so với yêu cầu tranh thầu) nh về thiết bị hay tính chuyên môn hay về tài chính hoặc công nghệ...
Sự liên doanh liên kết nhằm phối hợp bù trừ các u nhợc điểm của từng nhà thầu. Tạo nên một nhà thầu với nhiều u điểm đồng thời đảm bảo tính hợp lệ tranh thầu của Nhà nớc và tạo ra các nhà thầu đủ mạnh đảm bảo chất lợng công trình. đáp ứng đợc các yêu cầu của chủ đầu t. Đặc biệt là đối với các dự án lớn và có nguồn vốn nớc ngoài. Ngoài ra sự liên doanh, liên kết còn tạo ra mối quan hệ lâu dài giữa các đơn vị. Điều này hỗ trợ các đơn vị có điều kiện duy trì công việc kinh doanh ổn định hơn.Theo chiến lợc này công ty có thể liên doanh để tranh thầu và thực hiện công trình. Trong tr- ờng hợp có thế yếu, công ty có thể tranh thủ khả năng làm thầu phụ cho một doanh nghiệp xây dựng khác có khả năng thắng thầu hơn cả .
- Chiến lợc thay đổi thiết kế công trình
Trờng hợp ngoại lệ cho phép và công ty có khả năng thiết kế tốt, sau khi nhận đ- ợc hồ sơ của bên mời thầu công ty có thể đè xuất phơng án thay đổi thiết kế hợp lý hơn và đem lại lợi ích lớn hơn cho chủ đầu t. Để thực hiện điều này đòi hỏi nhà thầu phải có vốn kinh nghiệm lớn, đủ khả năng thuyết phục chủ đầu t cũng nh các cấp có thẩm quyền phê duyệt, thẩm định...Thiết kế thay đổi phải hơn hẳn về cấu trúc và kết cấu đáp ứng tốt hơn mục đích xây dựng của chủ đầu t đồng thời không làm ảnh hởng đến dự toán vốn đầu t dự tính ban đầu.
Trong trờng hợp này, chủ đàu t có thể dành cho công ty thực hiện công trình với sự kiểm tra nhất định của cơ quan thiết kế và t vấn có uy tín.
Giải pháp 4: Đẩy mạnh công tác tiếp thị
Khi thị trờng xây dựng không còn mở ra dễ dàng cho các doanh nghiệp thì hoạt động marketing đóng vai trò quan trọng. Trong thời gian qua công tác tiếp thị, đặc biệt là chính sách khuyếch trơng, giao tiếp của công ty còn hạn chế. Do vậy để đáp ứng tình hình phát triển của thị trờng đòi hỏi phát triển của công ty. Công ty cần:
- Hoàn thiện quy chế tiếp thị nội bộ trên cơ sở xác định mức thởng, trích nộp cũng nh hình thức thởng, trích nộp cho phù hợp nhằm khuyến khích hơn nữa sự tham gia của mọi cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Đẩy mạnh công tác tiếp thị, khuyếch trơng giao tiếp ở các tỉnh thành trên cả n- ớc. Huy động những cán bộ đã từng hoạt động trong địa bàn chủ chốt mà công ty chú ý tham gia đề xuất ý kiến cho kế hoạch phát triển mở rộng thị trờng của công ty.
- Duy trì quan hệ khách hàng truyền thống dù nhu cầu xây dựng là không liên tục với một khách hàng cụ thể.
Nói chung hoạt động marketing cơ bản của công ty là: - Duy trì và mở rộng khách hàng.
- Việc duy trì và tìm nguồn giúp cho doanh nghiệp có đủ thông tin trên thị trờng xây dựng nhằm lựa chọn dự án phù hợp và nhanh chóng tiếp cận hay ra quyết định trong việc tranh thầu cũng nh việc loại bỏ các thông tin sai lệch hoặc quyết định không tranh thầu sớm đảm bảo cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giảm các hao phí khác.
- Giới thiệu khếch trơng hoạt động của công ty.
- Việc quảng cáo mang tính độc lập tơng đối với quá trình đấu thầu song nó rất quan trọng đối với tất cả các đơn vị kinh doanh không chỉ riêng lĩnh vực xây dựng. Qua công tác quảng cáo, giới thiệu đơn vị sẽ tạo ra đợc những cái nhìn chung cho khách hàng về quy mô, đặc điểm, thế mạnh của mình giúp cho khách hàng hiểu rõ và qua đó hỗ trợ tốt khi tham thầu.
- Quy chế nội bộ (chính sách của công ty)Quy chế thởng nội bộ nhằm khuyến khích và khai thác mọi khả năng tiềm tàng không chỉ bên trong đơn vị. Việc sử dụng lợi ích kinh tế này giúp cho việc thu thông tin nhanh, chính xác và hiệu quả hơn trong toàn bộ quá trình từ khi hình thành đên khi đấu thầu dự án, kích thích tính tích cực và tạo ra hiệu quả chung.
Giải pháp 5: Chú trọng phân tích rủi ro dự án xây dựng
Quản lý dự án truyền thống bao gồm các mặt quản lý tiến độ, quản lý chất lợng, quản lý chi phí (giá thành)...đã góp phần không nhỏ vào sự thành công của các dự án đầu t đã đợc thực hiện trên đất nớc ta. Tuy nhiên trong quá trình quản lý dự án thờng xuyên xuất hiện các yếu tố ngẫu nhiên tiêu cực không lờng trớc đợc, ảnh hởng tới tiến độ thi công và kết quả thực hiện của dự án xây dựng mà
chúng ta thờng gọ đó là rủi ro. Vì vậy công ty cần nghiên cứu, đánh giá, phân loại và tìm phơng hớng quản lý các rủi ro này. Bởi thực tế cho thấy nếu không chú trọng đến vấn đề có thể làm ảnh hởng không tốt đến hiệu quả dự án đầu t xây dựng, thông thờng kéo dài thời gian thực hiện dự án tới 20-30%, cá biệt có những dự án kéo dài tới 200-
300% thời gian làm việc hoặc bị thất bại hoàn toàn về mặt tài chính do các rủi ro không lờng trớc đợc.
Vì vậy giai đoạn của công trình xây dựng công ty cần phải làm rõ mục tiêu cần phải quản lý rủi ro. Trên cơ sở đó xác định các rủi ro và giải quyết các rủi ro đó. Nhà thầu phải lựa chọn phơng pháp chính thức để giải quyết rủi ro có thể xảy ra. Có thể lựa chọn các phơng thức để giải quyết rủi ro nh sau:
- Xác định các phơng pháp phòng ngừa, tránh rủi ro hoặc giảm nhẹ ảnh hởng của nó.
- Đa ra kế hoạch dự phòng đối phó với rủi ro khi nó xảy ra. - Cân nhắc để chuyển giao các rủi ro cho công ty bảo hiểm. - Cân nhắc để phân bổ các rủi ro trong hợp đồng.
- Lập ra các cơ cấu quản lý và tổ chức cần thiết. - Chuẩn bị về mặt công nghệ.
- Dự trù tài nguyên và lao động.
Trong xây dựng rủi ro đợc quan tâm quản lý đối với từng công việc, từng giai đoạn đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Quản lý rủi ro đợc thực hiện không chỉ trong quá trình thực hiện dự án mà nó đợc thực hiện ngay từ đầu trong giai đoạn lập hồ sơ dự thầu, đặc biệt là ở một số công tác quan trọng quyết định đến chaat lợng của hồ sơ dự thầu.
Các rủi ro chủ quan trong khâu lập hồ sơ dự thầu thờng xuất hiện ở một số vấn đề sau:
+ Nắm bắt không hết các yêu cầu đối với Hồ sơ dự thầu. Các yếu tố và điều kiện của công trình dẫn đến Hồ sơ thiết kế thậm chí cả dự toán đấu thầu bị sai lệch làm giảm khả năng thắng thầu của công ty.
+ Bóc tách khối lợng và chi phí giá thiếu hoặc sai do thiếu kinh nghiệm hoặc không nắm bắt đợc thông tin dẫn đến thua lỗ sau khi thi công thực tế.
+ Chủ quan không lờng trớc một cách tổng hợp biến động của khả năng tài chính dẫn đến để lỏng điều kiện thanh toán gây khó khăn khi đầu t trong quá trihf thực hiện dự án.
Việc quản lý tốt các rủi ro trong xây dựng có ý nghĩa rất quan trọng nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty.
Đây là công tác có tính chiến lợc lâu dài, có ý nghĩa kinh tế sâu sắc mà mọi nhà quản lý đều quan tâm. Năng lực của một tập thể mạnh hay yếu phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực của từng cá nhân và tính thống nhất của hệ thống bộ máy làm việc. Khả năng phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận mang tính quyết định. Việc nâng cao trình độ đợc tập trung trong các vấn sau:
- Thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn cả về lý thuyết lẫn thực hành tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong toàn cong ty về các mặt nh: nghiên cứu mới, làm thực tế...
- Đầu t nâng cao trình độ ngoại ngữ tin học: ngoại ngữ chuyên môn, áp dụng nghiên cứu các phần mềm xây dựng, phần mềm quản lý dự án...
- Quy trình hóa công tác lập Hồ sơ dự thầu.
Công tác lập Hồ sơ dự thầu nh chúng ta đã biết là bớc quan trọng nhất, quyết định chất lợng tranh thầu. Công tác lập Hồ sơ dự thầu đợc tiến hành tùy từng loại dự án