Min Tìm giá trị nhỏ nhất Max Tìm giá trị lớn nhất Count Đếm số bản ghi First Cho bản ghi đầu tiên Last Cho bản ghi cuối cùng
IV.2. Tổng hợp dữ liệu trên mỗi nhóm.
Để tổng hợp dữ liệu của các bản ghi trong nhóm, ta tạo các điều khiển Unbound tại đầu hoặc cuối nhóm và đặt vào ô điều khiển các hàm nói trên.
Ví dụ: Khi xây dựng bảng tổng hợp lương cho một công ty, ta cần tính tổng lương và số người của mỗi đơn vị thuộc công ty. Muốn vậy ta xây dựng một báo cáo và nhóm dữ liệu theo trường DV (đơn vị). Tại đầu hoặc cuối nhóm DV ta đưa vào các điều khiển sau:
Tổng lương: =Sum([NC]*[ML])
Trong đó HT (họ tên), NC (ngày công) và ML (mức lương) là các trường của bảng/truy vấn nguồn của báo biểu.
IV.3. Tổng hợp dữ liệu trên toàn báo biểu
Để tổng hợp dữ liệu trên các bản ghi của toàn bộ báo biểu, ta cũng làm như cách trên, nhưng các điều khiển được đặt tại đầu hoặc cuối báo biểu.
IV.4. So sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần của báo biểu
Khi xây dựng các báo biểu thường phải so sánh, đối chiếu số liệu tổng hợp giữa các phần với nhau. Ví dụ khi tổng hợp lương của công ty cần biết tổng lương của mỗi đơn vị chiếm bao nhiêu phần trăm tổng lương của toàn công ty.
Để so sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần của báo biểu ta làm như sau: . 1. Tạo các ô điều khiển tại đầu hoặc cuối mỗi phần để nhận dữ hếu tổng hợp trên các phần. Dùng thuộc tính Nam đặt tên cho các ô điều khiển.
2. Sử dụng các ô điều khiển nói trên để thực hiện các phép so sánh dữ liệu tổng hợp trên các phần khác nhau của báo biểu. Cách làm như sau: Tạo liệu tổng hợp trên các phần khác nhau của báo biểu. Cách làm như sau: Tạo các ô điều khiển mới (tại bất kỳ vị trí nào trên báo biểu), rồi đặt vào đó các biểu thức chứa tên các ô điều khiển đã xây dựng ở bước 1 .
IV.5. Không in một số ô điều khiển của báo biểu.
Nếu đặt thuộc tính Visible của ô là No thì nội dung của ô đó không in trên giấy, nhưng vẫn có khoảng trống đúng bằng kích thước của ô điều khiển.
Nếu đặt thuộc tính Height của điều khiển là 0 thì nội dung hoàn toàn bị bỏ qua trên kết quả in cuả báo biểu.
V. BÁO BIỂU CHÍNH VÀ BÁO BIỂU PHỤ
Cách tổ chức báo biểu chính và báo biểu phụ hoàn toàn giống như việc tổ chức mẫu biểu chính, phụ đã trình bày trong phần mẫu biểu. Trình tự thực hiện như sau:
1. Tạo báo biểu chính và phụ hoàn toàn độc lập. Lúc này chúng chưa có quan hệ gì với nhau quan hệ gì với nhau
2. Mở báo biểu chính trong chế độ Design View, bấm phím F11 để đồng thời mở cửa sổ Databbse. đồng thời mở cửa sổ Databbse.
3. Kéo một báo biểu phụ từ cửa sổ Database vào trong cửa sổ thiết kế của báo biểu chính. Kết quả Access tạo một điều khiển kiểu SubReport buộc của báo biểu chính. Kết quả Access tạo một điều khiển kiểu SubReport buộc vào báo biểu phụ và một nhãn đi kèm.
Tên (thuộc tính name) của báo biểu phụ được đặt mặc định cho báo biểu phụ được kéo. Ta có thể sửa nếu muốn.
Dùng các thuộc tính của SubReport như sau:
LinkChildFields: Trường liên kết của báo biểu phụ LinkMasterFields: Trường liên kết của báo biểu chính
* Tác dụng của liên kết: trên báo biểu phụ chỉ hiện các bản ghi cùng giá trị liên kết với các bản ghi hiện hành (đang xét) của báo biểu chính. Hay nói cách khác chỉ các bản ghi của báo biểu phụ có liên quan đến báo biểu chính mới được in trên báo biểu chính.
* Chú ý: Nếu không tạo liên kết thì toàn bộ bản ghi của báo biểu phụ sẽ hiện trên báo biểu chính.
VI. XÂY DỰNG BÁO BIỂU TỰ ĐỘNG BẰNG WIZARD
1. Từ cửa sổ Database chọn mục Report rồi bấm nút New. Kết quả hiện cửa sổ New Report. cửa sổ New Report.
2. Chọn một bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho báo biểu tại mục Choose the Table or Query... . mục Choose the Table or Query... .
3 . Chọn một trong hai kiểu báo biểu tự động (có từ AutoReport) hoặc chọn Report Wizard trong danh sách trên dưới đây sẽ trình bầy một số cách chọn Report Wizard trong danh sách trên dưới đây sẽ trình bầy một số cách chọn trên.
Tạo báo biểu tự động kiểu Columnar
Chọn mục AutoReport: Columnar trong cửa sổ New Report, rồi bấm OK. Kết quả nhận được cửa sổ Report. Nếu muốn thay đổi lại thì chọn View --> Design View để thay đổi.
Tạo báo tự động kiểu Tabular
Chọn mục AutoReport: Tabular trong cửa sổ New Report, rồi bấm OK. Kết quả nhận được cửa sổ Report. Nếu muốn thay đổi lại thì chọn View --> Design View để thay đổi.
Tạo báo tự động bằng công cụ Wizard
1. Chọn mục AutoReport: Tabular trong cửa sổ New Report rồi bấm OK. OK.
2. Chọn các trường đưa vào báo biểu --> bấm Next3. Chọn các trường dùng để phân nhóm --> bấm Next 3. Chọn các trường dùng để phân nhóm --> bấm Next 4. Chọn các trường để sắp xếp nếu muốn --> bấm Next.
5. Chọn các dạng hiến thị tại mục Layout, chọn hướng in tại Orientation (VD chọn Portrait), --> bấm Next. Orientation (VD chọn Portrait), --> bấm Next.
6. Chọn một trong các mẫu trang trí --> bấm Next (ở đây ta chọn Bold), rồi bấm Next. rồi bấm Next.
7. Sửa lại tiêu đề cho báo biểu (tiêu đề mặc định là tên bảng/truy nguồn) --> bấm Finish. bảng/truy nguồn) --> bấm Finish.
8. Có thể chọn View, Design View để chuyển về cửa sổ thiết kế, rồi tiến hành đổi lại font chữ và tiến hành các chỉnh sửa khác nếu muốn tiến hành đổi lại font chữ và tiến hành các chỉnh sửa khác nếu muốn
CÁC BÀI TẬP THỰC HÀNH
BÀI THỰC HÀNH SỐ 1
1-Tạo 2 bảng sau: BanHang
Tên cột Kiểu dữ liệu
STT Auto Number NgayBan Date/Time MaHang Text SoLuong Number TongTien Currency LoaiHang
Tên cột Kiểu dữ liệu
MaHang Text
TenHang Text
DonGia Currency
2-Nhập dữ liệu cho 2 bảng trên. Mỗi bảng khoảng 5 bản ghi. 3-Thiết lập mối quan hệ giữa 2 bảng thông qua MaHang. 4-Trong bảng BanHang hãy:
-Chèn trước cột TongTien một cột mới có tên là NguoiBan(Text) -Chèn sau cột NguoiBan một cột mới có tên là DaThanhToan(yes/No) -Di chuyển cột NgayBan xuống phía sau cột SoLuong.
-Đặt 3 chữ số thập phân cho cột TongTien. 5-Mở bảng BanHang ra:
-Tìm những bản ghi có MaHang là M1. -Đặt chiều cao của hàng là 15.
-Đặt độ rộng của cột là Best Fit.
-Di chuyển cột NguoiBan ra phía sau cột DaThanhToan. -giấu 2 cột NguoiBan và TongTien.
-Hiện lại 2 cột.
-Chỉ hiện các đường lưới dọc, ẩn đi các đường lưới ngang. -Đặt màu nền của bảng màu xanh, còn các đường lưới màu vàng. -Đặt font chữ cho dữ liệu trong bảng là .Vntime cỡ 14.
-Sắp xếp tăng dần cột MaHang, sắp xếp giảm dần cột NgayBan. -Lọc ra những bản ghi có MaHang là M1.
-Chèn thêm 1 bản ghi. -Xoá bản ghi đầu tiên.
BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 1, khởi động Access và tạo bảng sau (danh sach)
Stt Họ tên Số báo danh Ngày sinh
1 Trần Thịnh 99A001 12/12/78
2 Mạnh Vũ 99A002 09/09/78
3 Trọng Minh 99A003 01/09/77
a, Ngày sinh người số 2 là 20/08/80
b, Họ tên người thứ 3 là “Nguyễn Văn Phú” c, Thêm một người mới sau
4 Trọng Sỹ 99A004 01/09/76
3, Tạo bảng mới sau tên là(Ket Qua)
Số báo danh Toán Lý Hoá
99A001 6 8 9
99A002 7 7 8
99A003 8 8 7
99A004 8 8 8
4, Hãy tạo mối quan hệ giữa hai bảng (Danh Sach và Ket qua) Qua trường Số báo danh
5, Tạo bảng sau tên là (Đia Chi)
Số báo danh địa chỉ
99A001 166- Nguyễn Văn cừ- Gia Lâm- Hà nội 99A002 Số 10- Hoàng Quốc Việt -Hà nội 99A003 193-Mai dịch -Hà nội
99A004 Số 234- Hoàng Quốc Việt -Hà nội
6, Tạo mối Quan hệ giữa 3 bảng Danh sach - ket qua -đia chi 7,Sắp xếp cột toán tăng dần
8, Sắp xếp cột ngày sinh giảm dần 9,Tìm người có Số báo danh 99A003
10,Tìm người có Đia chi (193-Mai dịch -Hà nội) 11,Lọc dữ liệu.
a. Người có Toán>=6
b. Người có Lý>=5 và Hoá >=7 c. Người có Ngày sinh=01/09/77 d. Người có Toán,Lý,Hoá>=4
BÀI THỰC HÀNH SỐ 3 1. Tạo Bảng 1 tên là (Đơn đặt hàng)
Mã đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Mã vật tư
Vt001 12/12/99 T01 Vt002 11/11/99 T02 Vt003 10/10/99 T03 Vt004 02/02/99 T04 Vt005 03/03/98 T05 Vt006 02/06/99 T06 2. Bảng 2 (Danh mục vật tư)
Mã vật tư Tên vật tư
T01 Ti vi
T02 Tủ lạnh
T05 Túi sách T06 Tủ tường 3. Bảng 3 (Số lượng) Mã đơn đặt hàng Số lượng Vt001 500 Vt002 200 Vt003 400 Vt004 100 Vt005 300 Vt006 600 4. Bảng 4 (Đơn giá)
Mã vật tư Đơn giá
T01 5000 T02 6000 T03 4000 T04 6000 T05 8000 T06 5000
5. Tạo mối Quan hệ Sau
-Bảng1 và Bảng 2 -Bảng1 và Bảng 3 -Bảng2 và Bảng 4 -Bảng1 và Bảng 2,3,4
6.lọc ra những mã vật tư là T01 và T02 7.lọc ra với điều kiện Số lượng >300 8.Xoá mối Quan hệ trên giữa 3 Bảng
BÀI THỰC HÀNH SỐ 4 1, Tạo Bảng có tên là (Danh sách)
MNV Họ đệm Tên Quê Quán Ngày sinh Giói tính
M01 Trần Văn Đức Hà nam 02/02/78 1
M02 Hoàng Văn Tú Hà nội 03/03/77 1
M03 Nguyễn Như Tùng Hà nội 05/05/81 1
M04 Trần Thu Nga Hà nội 05/06/77 0
M05 Nguyễn Như Trọng Hải phòng 02/02/78 1
2, Bảng 2 có tên là (Đơn vị công tác)
MNV Tên phòng ban Chức vụ Năm công tác
M01 Hành chính Tp 12
M02 Tài vụ PP 13
M03 Kế hoạch Tp 12
M04 Kỹ thuật Tp 11
M05 Đời sống Nv 10
3, Tạo Bảng 3 có tên là (Tiền lương)
M01 500 100
M02 600 200
M03 200 100
M04 300 200
M05 500 250
4. Liên kết các bảng trên và tạo các query sau để truy vấn dữ liệu từ CSDL:
4.1.QryDanhsach gồm các thông tin sau :họ đệm, tên, quê quán, Ngày sinh, giới tính, chức vụ, năm công tác, lương cơ bản, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, được lĩnh, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, được lĩnh.
Trong đó:
+ Phụ cấp =15% Lương cơ bản
+ Bảo hiểm Xã hội=5% Lương cơ Bản + Bảo hiểm Y Tế=2% Lương cơ Bản
+ Được Lĩnh=(Lương cơ bản+Phụ cấp)-(Bảo hiểm Xã hội+Bảo hiểm Y tế +Tạm ứng).
4.2. Tạo query2 gồm những người là nam giới và quê ở Hà nội, với các thông tin như QryDanhsach.
4.3. Tạo query3 gồm các thông tin: họ đệm, tên, tên phòng ban, chức vụ, được lĩnh. Căn cứ vào năm công tác để thêm tiền vào cột được lĩnh như sau:
>=10 năm : thêm 50000đ >=5 và <10 năm: thêm 30000đ <5 năm: thêm 20000đ
4.4. Tạo query4 Đưa ra danh sách những người có năm công tác >=10 và ở phòng hành chính hoặc phòng tài vụ (với các thông tin như Query3).
BÀI THỰC HÀNH SỐ 5
Tạo CSDL sau
Bảng 1: có tên (Khách hàng)
Số máy Họ đệm Tên Địa chỉ
5635465 Trần Văn Đức 193-Mai dịch -Hà nội
9271726 Hoàng Văn Tú 166- Nguyễn Văn cừ- Gia Lâm- HN 8237901 Nguyễn Như Tùng Số 10- Hoàng Quốc Việt –HN 7655194 Trần Ngọc Hùng 168- Nguyễn Văn cừ- Gia Lâm- HN 8390233 Nguyễn Như Trọng Số 234- Hoàng Quốc Việt -HN
Bảng 2 có tên là Danh sách gọi
Số máy Số máy bị gọi Thời gian gọi(phút)
5635465 04-7655194 12 9271726 08-7655412 3 9271726 034-8810073 11 5635465 04-8837219 5 8237901 08-7584343 14 8237901 030-768596 6 8390233 04-7655194 14 7655194 04-7985654 18
Căn cứ vào cách tính tiền sau để tính toán: Mã vùng là: 04=1000đ/phút 08=3000đ/phút 034=2500đ/phút 030=1500đ/phút
Tạo các Query sau để truy vấn dữ liệu:
1.Query1: gồm các thông tin sau: số máy, số máy bị gọi, thời gian gọi, họ đệm, tên, địa chỉ, tiền cước, tiền phụ trội, tiền phải trả.
Trong đó:
- Tiền Cước =Thời gian *Tiền/phút
- Tiền phụ trội= 2% Tiền Cước, nếu thời gian gọi>=5 và <10 phút 4% Tiền cước, nếu thời gian gọi >10 phút
-Tiền phải trả = Tiền cước+Tiền phụ trội
2.Query2: gồm danh sách những khách hàng có mã vùng 04. 3.Query3:gồm những khách hàng có thời gian gọi >=10 phút. 4.Query4:gồm danh sách những số máy mà máy 5635465 gọi đến.
5.Query5:gồm danh sách Họ tên và Địa chỉ những máy gọi đến máy 04-7655194
BÀI THỨC HÀNH SỐ 6
Sử dụng truy vấn Query để làm các Bài tập sau:
1, Giả sử công việc của ta là quản lý một cửa hàng băng đĩa nhạc ta có 4 chủng loại băng hình được đánh mã sốlà A001,A002,A003,A004 Tiền thuê băng 1 ngày là 2000đ cho moi loại băng.
Hãy tạo CSDL gồm bảng sau: SO LUONG
Stt Mã BH Người thuê Ngày thuê Ngày trả
1 A01 Hùng 02/02/02 11/11/02 2 A02 Huy 03/03/02 10/10/02 3 A01 Hiệp 09/09/02 09/09/02 4 A03 Hiếu 08/08/02 08/08/02 5 A04 ThắNg 07/07/02 09/08/02 6 A03 Trường 08/08/02 09/09/02 DIACHI
Người thuê Địa chỉ
Hùng 193-Mai dịch -Hà nội
Huy 166- Nguyễn Văn cừ- Gia Lâm- HN Hiệp Số 10- Hoàng Quốc Việt –HN Hiếu 168- Nguyễn Văn cừ- Gia Lâm- HN Thắng Số 234- Hoàng Quốc Việt -HN Trường Số 23- Hoàng Quốc Việt -HN TENBANG
Mã BH Tên BăNg A01 Cải LươNg
A02 Ca nhạc
A03 Trưởng
A04 Phim Tập
- Tạo Query1: để tính cột Tiền phải trả trong Query này bao gồm toàn bộ bảng SOLUONG
- Tạo Query2: để hiện những ai thuê mã băng hình A01, trong Query này bao gồm các cột Tên băng, Người thuê, Địa chỉ .
- Tạo Query3: để hiện những ai thuê mã băng hình A01,A03 hoặc A04, trong Query này bao gồm các cột Tên băng, Người thuê, Địa chỉ
- Tạo Query4: để hiện những ai thuê từ tháng 3 đến tháng 10 năm 2002 trong Query này bao gồm các cột Tên băng, Người thuê, Địa chỉ
- Tạo Query5: để tính tiền cho mọi người từ ngày thuê đến ngày hiện tại là bao nhiêu tiền, không tính cho những người đã trả (nghĩa là ngày trả <DATE() ) trong Query5 này bao gồm các cột Tên Băng, Người thuê, Địa chỉ và Tiền.
Truy vấn theo nhóm (các cột trong query lấy cho phù hợp)
- Tạo Query6: Tính tổng nhóm theo mã băng hình xem mỗi băng hình cho thuê được bao nhiêu tiền.
- Tạo Query7: Tính tổng trung bình nhóm theo mã băng hình xem mỗi băng hình cho thuê TB được bao nhiêu tiền.
- Tạo Query8: Xem tiền thuê lớn nhất của mỗi loại băng hình là bao nhiêu. - Tạo Query9: Xem tiền thuê nhỏ nhất của mỗi loại băng hình là bao nhiêu. - Tạo Query10: Xem mỗi loại băng hình có bao nhiêu người thuê.
- Tạo Query11: Xem mỗi loại băng hình có bao nhiêu người thuê trước ngày 05/05/02.
BÀI THỰC HÀNH SỐ 7
Tạo CSDL sau
Stt Ngày tháng Mã mặt hàng Loại Số Lượng
1 10/10/02 M1 A 2 2 10/10/02 M2 B 5 3 09/09/02 M3 C 4 4 08/08/02 M2 C 3 5 08/08/02 M1 B 6 6 09/09/02 M3 A 4
- Truy vấn tổng ( Group By) Theo ngày tháng và tính tổng số lượng. - Truy vấn tổng ( Group By) Theo Mã mặt hàng và tính tổng số lượng. - Truy vấn tổng ( Group By) Theo loại và tính tổng số lượng.
- Truy vấn Crosstab ứng với Ngày tháng (RowHearding) Mã mặt hàng (Colum Heading) Và số lượng (Value).
- Truy vấn Crosstab lấy Mã mặt hàng làm Row Hearding, Loại làm Colum Hearding và Sốlượng Làm Value.
SOLUONG Số TT Ngày tháng Mã mặt hàng Số Lượng 1 10/10/02 M1 2 2 10/10/02 M2 5 3 09/10/02 M3 4 4 08/10/02 M2 3 5 08/10/02 M1 6 6 09/10/02 M3 4 DOANH-SO
Ngày tháng Tổng tiền trong ngày Đã thanh toán
08/10/02 150000 100000 09/10/02 200000 150000 10/10/02 180000 150000