a) Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S07-DN).
- Mục đích: để phán ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ của đơn vị.
- Căn cứ lập: các phiếu thu, phiếu chi được thực hiện nhập, xuất quỹ. - Phương pháp lập:
+ Cột 1: ghi ngày tháng, ghi sổ
+ Cột 2: ghi ngày, tháng của phiếu thi, phiếu chi.
+ Cột 3. 4: ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn. + Cột “Diễn giải”: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của phiếu thi, phiếu chi. + Cột thu: Số tiền nhập quỹ.
+ Cột chi: số tiền xuất quỹ.
+ Cột tồn: số dư tồn quỹ cuối ngày, số tồn quỹ phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.
- Người lập: thủ quỹ.
b) Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (mẫu số S07a- DN)
Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán phải mở sổ “kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Cách ghi tương tự như “sổ quỹ tiền mặt”, sổ này có thêm cột “tài khoản đối ứng” để phản ánh số hiệu tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi nợ, từng nghiệp vụ ghi có của TK 111.
C) Sổ tiền gửi ngân hàng (mẫu số S08- DN).
- Mục đích: Phán ánh tình hình tiền gửi của đơn vị diễn ra hàng ngày, hàng tháng.
- Căn cứ lập: là giấy báo nợ, giấy báo có hoặc sổ phụ của ngân hàng. - Phương pháp lập:
Đầu kỳ: số dư tiền gửi kỳ trước vào cột 8 Hàng ngày:
+ Cột 1: ngày tháng ghi sổ.
+ Cột 2, 3: ghi số hiệu ngày tháng của chứng từ (giấy báo nợ, giấy báo có) dùng đề ghi sổ.
+ Cột “diễn giải” ghi tóm tắt nội dung của chứng từ. + Cột “tài khoản đối ứng”: ghi số hiệu tài khoản đối ứng. + Cột “thu” (gửi vào): ghi số tiền gửi vào tài khoản.
+ Cột “còn lại”: ghi số tiền hiện còn gửi ở ngân hàng.
Cuối tháng: cộng số tiền đã gửi vào hoặc rút ra, trên cơ sở đó tính số tiền gửi tại ngân hàng chuyển sang tháng sau. Số dư trên số tiền gửi được đối chiếu với số dư ngân hàng mở tài khoản.
* Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung”
*Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ. : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
• Trình tự ghi sổ kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ tiến hành ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết tiền mặt, số chi tiết tiền gửi ngân hàng.
Căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ kế toán chi tiết, lập bản tổng hợp chi tiết số phát sinh, căn cứ số liệu ở cáo sổ cái tài khoản lập bảng cân đó số phát sinh. Nhật ký chung Số thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ cái TK 111, 112 Bảng tổng hợpchi tiết chi tiế Chứng từ kế toán
Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp với số ghi trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái được dùng để lập báo cáo tài chính.
Theo hình thức này kế toán sử dụng các sổ: - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
d) Sổ nhật ký chung (mẫu số S03a- DN).
- Mục đích: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phán ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ ghi sổ cái.
- Phương pháp lập:
+ Kế toán ghi rõ ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
+ Cột “diễn giải” ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ.
+ Cột “đã ghi sổ cái”: đánh dấu các nghiệp vụ đã được kế toán phán ánh vào sổ cái.
+ Cột “STT dòng”: Ghi số thứ tự dòng.
+ Cột “số hiệu tài khoản đối ứng”: ghi số hiệu tài khoản đối ứng của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh mỗi tài khaorn được ghi trên một dòng.
+ Cột số phát sinh”: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi nợ, có cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. e) Sổ cái các tài khoản 111, 112.
- Mục đích: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp phán ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ của tiền mặt, tiền gửi tại doanh nghiệp.
- Phương pháp lập:
+ Kế toán ghi rõ ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
+ Cột “diễn giải” ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột “trang sổ”, “STT dòng”: ghi số trang, số dòng của Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
+ Cột “số hiệu tài khoản đối ứng”: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với TK 111.112.
+ Cột “số tiền”: ghi số tiền phát sinh bên nợ, bên có của tài khoản theo từng nghiệp vụ.
Đầu tháng, ghi số dư cuối kỳ vủa TK vào dòng đầu tiên, cột số dư (nợ hoặc có). Cuối tháng cộng SPS nợ, SPS có, tính ra số dư và cộng số lũy kế SPS từ đầu quý của từng tài khoản để căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.