D: Kế toỏn bỏn hàng theo phương thức trả gúp
3.2: Nhận xột cụ thể
♦ Về quản lý hàng hoỏ xuất nhập kho:
Cú sự phối hợp chặt chẽ giữa kho phũng kế hoạch kinh doanh và phũng kế toỏn phục vụ cho việc hạch toỏn chớnh xỏc về mặt số lượng cũng như chất lượng của hàng hoỏ. Cụng tỏc bảo quản hàng hoỏ được xõy dựng một hệ thống kho lưu trữ sản phẩm trỏnh mất mỏt hao hụt và đảm bảo quảnlý theo từng chủng loại, phục vụ yờu cầu xuất kho hàng hoỏ một cỏch nhanh chúng và dễ dàng.
♦Về chứng từ luõn chuyển:
- Việc sử dụng chứng từ: Cụng ty đó sử dụng chứng từ xuất hàng hoỏ theo cỏc mục đớch khỏc nhau thỡ khỏc nhau, như hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho cho hàng hoỏ xuất bỏn, hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho lập theo mẫu 09-VT/QĐ liờn Bộ TCKT cho cỏc trường hợp xuất xử lý, phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ trong trường hợp xuất cho khỏch hàng đổi hàng, hoặc xuất cho hội chợ…
- Việc lưu giữ và luõn chuyển chứng từ: Cỏc bộ phận lập và lưu giữ chứng từ khỏ hợp lý. Cỏc phiếu nhập, xuất đều được phõn loại riờng cho từng địa điểm phỏt sinh tạo điều kiện cho việc theo dừi sự biến động của hàng hoỏ ở hai nơi. Kế toỏn hàng hoỏ phụ trỏch việc nhập cỏc dữ liệu từ cỏc phiếu nhập kho, hoỏ đơn xuất kho khỏc khụng phải là cỏc hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho để quản lý phần xuất bỏn thành phẩm. Nhờ đú việc cập nhật chứng từ vào mỏy khụng bị chồng chộo mà vẫn phự hợp với phần hành của từng cụng tỏc kế toỏn.
Giữa cỏc phũng ban cú sự kết hợp chặt chẽ trongviệc hoàn chỉnh chứng từ. Nhờ đú tạo điều kiện cho việc theo dừi của từng bộ phận liờn quan thuận lợi cho từng khỏch hàng và hạn chế cỏc trường hợp làm thất thoỏt hàng hoỏ của cụng ty cuũng như giảm chỏt lượng của chỳng.
♦Về việc mó hoỏ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn:
Ưu điểm của việc mó hoỏ bằng số giỳp cho cỏc thụng tin cập nhật khụngbị trựng lặp. Với khối lượng lớn hàng hoỏ nhiều, việc mó hoỏ như vậy là phự hợp với cỏc danh mục liờn quan đến hàng hoỏ, tiờu thụ hàng hoỏ được mó hoỏ như vậy đó cung cấp cho cụng ty những thụng tin cơ bản về cỏc đối tượng này. VD: Bỳt viết thụng dụng cú nhiều loại nờn được ký hiệu bằng: TL – 08, TL – 027, TL – 032, TL – 035, TL – 03… hoặc tẩy thỡ được ký hiệu là: E – 02, E – 03, E – 04, bỳt dạ quang thỡ được ký hiệu là: HL – 02, HL – 03, bỳt xoỏ: CP – 02, CP – 03…
Cỏc tài khoản của cụng ty sử dụng hiện nay phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành và đỏp ứng được phần nào yờu cầu của kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết.
Tài khoản kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết đối với thành phẩm cho phộp theo dừi sự biến động của thành phẩm ở từng nơi. Cỏc tàikhoản phản ỏnh doanh thu cho phộp theo dừi doanh thu của từng loại thành phẩm, hàng hoỏ.
- về phương phỏp tớnh giỏ thành phẩm và kế toỏn chi tiết thành phẩm.
Trong đỏnh giỏ thành phẩm và tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho hàng ngày, kế toỏn sử dụng giỏ hạch toỏn hoàn toàn phự hợp với đặc điểm, qui trỡnh cụng nghệ, việc tổ chức cụng tỏc giỏ thành, sự biến động của hàng hoỏ và hỡnh thức kế toỏn trờn
mỏy của cụng ty. Điều đú giỳp cho kế toỏn thành phẩm của cụng ty được đơn giản mà vẫn đỏp ứng được yờu cầu quản lý.
Việc lựa chọn phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phự hợp với cơ cấu hàng hoỏ của cụng ty như sự biến động thường xuyờn của chỳng.
- Về hỡnh thức kế toỏn và vận dụng hỡnh thức tổ chức hệ thống sổ kế toỏn. Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty gồm 7 người được phõn cụng phự hợp với yờu cầu của cụng việc, chuyờn mụn của mỗi người. Hầu hết cỏn bộ kế toỏn đều cú trỡnh độ đại học, nắm vững chuyờn mụn và sử dụng thành thạo mỏy vi tớnh gúp phần cung cấp thụng tin kịp thời về kế toỏn bỏn hàng tiờu thụ và xỏc định kế quả kinh doanh tại cụng ty.
Việc lựa chọn hỡnh thức sổ kế toỏn là hỡnh thức nhật ký chung với cỏc sổ kế toỏn chi tiết, sổ kế toỏn tổng hợp, cỏc bỏo cỏo tổng hợp về bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh đó đỏp ứng được những yờu cầu cơ bản đặt ra cho kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh.
Túm lại, việc ứng dụng mỏy vi tớnh vào cụng việc đó giỳp cho cụng ty rất nhiều trong việc thu nhận, xử lý, cung cấp thụng tin kế toỏn được nhanh chúng, chớnh xỏc, phục vụ tốt cho việc hạch toỏn chiến lược Marketing được linh hoạt.
Song, bờn cạnh những ưu điểm đú, kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng của cụng ty cũn cú một số hạn chế sau:
- Đối với khoản chiết khấu thương mại:
Trong quỏ trỡnh tiờu thụ sản phẩm trường hợp khỏch hàng mua với số lượng lớn cụng ty thực hiện chiết khấu cho khỏch hàng theo tỷ lệ % nhất định. Khoản tiền chiết khấu này kế toỏn vẫn phải hạch toỏn vào tài khoản 521 - chiết khấu thương mại. Tuy nhiờn kế toỏn bỏn hàng cũng khụng theo dừi chi tiết khoản này trờn sổ chi tiết tài khoản 521 mà cuối quớ kế toỏn chỉ tập hợp cỏc khoản chiết khấu này và phản ỏnh trờn sổ tổng hợp tài khoản 511 – doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ, tiến hành ghi giảm doanh thu ( phần phỏt sinh bờn nợ tài khoản 511 ).
Ngoài ra, chiết khấu thương mại chỉ được ỏp dụng trong nước nờn chăng cụng thực hiện chiết khấu cho khỏch hàng ở nước ngoài vốn là cỏc bạn hàng chủ yếu của cụng ty để khuyến khớch việc tiờu thụ, đụn đốc thanh toỏn kịp thời, đỳng hạn tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh luõn chuyển vốn.
- Đối với cỏc khoản hàng bỏn bị trả lại:Cụng ty phải mở sổ theo dừi chi tiết và phản ỏnh trờn sổ kế toỏn chi tiết hàng bỏn bị trả lại. như vậy cụng ty sẽ theo dừi được sản phẩm nào thường xuyờn bị trả lại để cú biện phỏp điều chỉnh thớch hợp, giảm thiểu số hàng bỏn bị trả lại.
- Đối với việc theo dừi cụng nợ: Theo dừi khả năng thanh toỏn cụng nợ với khỏch hàng là một trong những cụng tỏc mà cụng ty phải rất quan tõm nhưng ở cụng ty kế toỏn mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thụng tin qua loa về khỏch hàng nghĩa là qua cỏc chứng từ khi tổng hợp trờn sổ cỏi tài khoản 131 cỳng ta mới chỉ biết mỗi tờn khỏch hàng, thanh toỏn bằng phương thức gỡ? Nhưng lại chưa cú được cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ của họ như khả năng thanh toỏn như thế nào?, thời hạn bao nhiờu thỡ trả?...Thực ra yờu cầu này khụng quỏ
cao nhưng lại rất cần thiết, điều đú giỳp cho cỏc nhà quản lý biết tỡnh hỡnh tài chớnh và kinh doanh của họ.
- Đối với việc lựa chọn phương phỏp hạch toỏn để hạch toỏn hàng nhập, song cỏch tớnh này khụng chớnh xỏc, nú chỉ phục vụ cho cụng tỏc hạch toỏn được thuận lợi.
Túm lại để nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn, cần thiết phải kết hợp nhịp nhàng giữa lý luận và thực tế sao cho vừa giảm bớt khối lượng cụng việc mà vẫn đem lại kết quả đỏng tin cậy, vừa đỳng chế độ kế toỏn thống kờ của Nhà nước.
3.3: Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng của cụng ty cổ phần SX – TM Thiờn Long:
3.3.1: Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng trong điều kiện hiện nay:
Việc chuyển đổi cơ chế kinh tờ từ cơ chế tập trung quan liờu bao cấp sang cơ chế thị trường là một xu hướng tất yếu khỏch quan. Trong sự chuyển hoỏ này, ngành thương mại sẽ phải phỏt triển mạnh để mở rộng quan hệ buụn bỏn phục vụ tốt nhu cầu của nhõn dõn, gúp phần thỳc đẩy sản xuất phỏt triển, từ đú thực hiện tốt vai trũ thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiờu dựng. Để đạt được điều đú thỡ cần thiết phải sử dụng đụồngthời cỏc cụng cụ quản lý khỏc nhau mà trong đú kế toỏn là một cụng cụ hữu hiệu. Vai trũ quan trọng của kế toỏn trong cụng tỏc quản lý xuất phỏt từ thực tế khỏch quan của hoạt động quản lý và chức năng kế toỏn.Thụng qua việc đo lường, tớnh toỏn ghi chộp, phõn loại tổng hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống cỏc phương phỏp khoa học của kế toỏn như: Chứng từ kế toỏn, tài khoản, tớnh giỏ và tổng hợp cõn đối kế toỏn. Cú thể biết được thụng tin một cỏch đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc về tỡnh hỡnh tài sản của doanh nghiệp và sự vận động của chỳng trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh và sự vận động của chỳng trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh dựa vào những thụng tin mà kế toỏn cung cấp. Cỏc đối tượng quan tõm sẽ cú thể đưa ra được những quyết định thớch hợp trong từng thời kỳ.
Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, mục tiờu lợi nhuận được đặt lờn hàng đầu. Đối với cỏc doanh nghiệp, hoạt động bỏn hàng là khõu quan trọng của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Bỏn hàng tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời nú cũn là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp. Vỡ vậy hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng là một vấn đề hết sức cần thiết.
Hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng cũn gúp phần nõng cao cụng tỏc tổ chức kế toỏn của doanh nghiệp. Đối với cỏc cơ quan quản lý cấp trờn việc thực hiện kế toỏn bỏn hàng tạo cho họ những thụng tin chớnh xỏc, phản ỏnh đỳng tỡnh hỡnh bỏn hàng và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giỳp lónh đạo cú thể quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của cỏc đơn vị trực thuộc tốt hơn.
Ngoài ra, việc hoàn thiện cần phải đảm bảo sao cho đỳng chế độ kế toỏn hiện hành, thống nhất đồng bộ trong cỏch hạch toỏn, cỏc sổ sỏch kế toỏn tài khoản sử dụng…phải phự hợp với tỡnh hỡnh đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời cỏc thụng tin kinh tế, đảm bảo tiết kiệm và cú hiệu quả.
3.3.2: Cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng:
Để hoàn thiện tốt hơn nữa việc hạch toỏn kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng ở cụng ty tụi xin mạnh dạn đề xuất một số giải phỏp sau:
♦ Hoàn thiện tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Điều quyết định đến chất lưọng của tổ chức cụng tỏc kế toỏn vẫn là cỏc nhõn viờn kế toỏn nờn việc hoàn thiện đầu tiờn là bộ mỏy kế toỏn ở cụng ty.
Cụng ty cần cú những biện phỏp cụ thể để nõng cao trỡnh độ của nhõn viờn kế toỏn cả về nghiệp vụ kiến thức về mỏy vi tớnh như: bỏ ra chi phớ đào tạo lại, thường xuyờn cho kế toỏn tham dự cỏc lớp huấn luyện mới và tuyển dụng cỏc nhõn viờn cú trỡnh độ. Ngoài ra cú thể vài năm một lần cỏc kế toỏn viờn đổi phần hành của mỡnh cho người khỏc qua đú mọi người sẽ cú một tầm nhỡn khỏi quỏt hơn về kế toỏn, hiểu sõu sắc từng phần hành của cụng việc đồng thời khi quay trở lại cụng việc cũ họ sẽ làm tốt hơn. Việc nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn cũng tạo điốu kiện cho cụng ty sớm hoàn thiện được phần mềm kế toỏn của cụng ty.
♦ Tổ chức luõn chuyển chứng từ:
Nếu trong trường hợp bỏn hàng cho khỏch qua kho chi nhỏnh, xớ nghiệp, văn phũng cụng ty chỉ cần lập hoỏ đơn GTGT làm 4 liờn; 1liờn giao cho khỏch hàng; 1 liờn giao cho chi nhỏnh làm cơ sở bỏo nợ cụng ty; 1 liờn lưu lại; 1 liờn dựng đẻ hạch toỏn. Điều này hoàn toàn hợp lý vỡ hàng ở chi nhỏnh cụng ty vẫn là hàng thuộc quyền sỏ hữu của toàn cụng ty. Như vậy trờn căn phũng cụng ty sẽ giảm bớt được cụng tỏc bỏn hàng, theo dừi hạch toỏn cụng nợ bỏn hàng để tập trungvào điều hành, đồng thời việc luõnchuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phự hợp hơn với chế độ tài chớnh và chế độ thuế hơn.
♦ Hoàn thiện cụng tỏc chiết khấu thương mại:
Cỏc khoản chiết khấu thương mại thường phỏt sinh khụng nhiều do cụng ty chỉ ỏp dụng tiờu thụ trong nước. Nhưng chiết khấu thương mại lại là một yếu tố kớch thớch mạnh mẽ việc tiờu thụ sản phẩm, thu hỳt khỏch hàng, tăng nhanh vũng quay của vốn. Vỡ vậy cụng ty nờn thực hiện chiết khấu cho cỏc bạn hàng nước ngoài vốn là đối tượng tiờu thụ chủ yếu cỏc sản phẩm của cụng ty.
- Đối với khỏch hàng thường xuyờn: Cú thể giảm trị giỏ hợp đồng theo tỉ lệ % nào đú nếu khỏch hàng ký kết với cụng ty một hợp đồng cú giỏ trị lớn. Vào cuối quý hoặc cuối năm cụng ty nờn tớnh toỏn giỏ trị giỏ cỏc hợp đồng của khỏch hàng lớn để cú ưu đói phự hợp.
- Đối với khỏch hàng khụng thường xuyờn: Nếu khỏch hàng là những bạn hàng lõu năm của cụng ty thỡ cũng nờn ỏp dụng cỏc hỡnh thức ưu đói như giảm giỏ theo một tỷ lệ nhất định nào đú.
Nếu khỏch hàng khụng phải là bạn hànglõu năm, nhưng lại ký kết một hợp đồng lớn thỡ cú thể thưởng cho người ký hợp đồng của phớa khỏch hàng một tỷ lệ hoa hồng nào đú hợăc giảm giỏ bỏn trờn hợp đồng.
♦: Hoàn thiện cỏc cụng tỏc kế toỏn hàng bỏn bị trả lại:
Xuất phỏt từ những hạn chế đó nờu đối với cụng tỏc hạch toỏn hàng bỏnbị trả lại, cụng ty nờn mở sổ với cụng chi tiết theo dừi cỏc khoản hàng bỏn bị trả lại phỏt sinh trong kỳ, dự trị giỏ hàng bỏn bị trả lại là rất bộ cú quy khụng phỏt sinh nhưng kế toỏn vẫn nờn theo dừi chi tiết của sản phẩm nào bị trả lại để cú phương hướng điều chỉnh về sau, thực hiện giảm thiểu hàng bỏn bị trả lại phỏt sinh trong kỳ. Sau đõy là mẫu sổ:
Sổ chi tiết TK 531 – Hàng bỏn bị trả lại Từ ngày… Đến ngày NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Cộng phỏt sinh Số Ngày Nợ Cú Cộng ♦ Một số ý kiến khỏc:
Trong cơ chế thị trường cạnh tranh như hiện nay nếu doanh nghiệp nào hiểu biết, nhậy bộn thỡ đú là động lực thỳc đẩy doanh nghiệp làm ăn cú hiệu quả và đững vững trờn thị trường cũn ngược lại doanh nghiệp cú thể bị thua lỗ, thậm chớ đi đến phỏ sản. Vỡ vậy, mọi hoạt động của doanh nghiệp phải hướng vào giành thế cạnh tranh. Người làm kế toỏn phải hiểu rằng tổ chức tốt cụng tỏc là nhiệm vụ của mỡnh nhằm cung cấp những thụng tin kịp thời, đỏng tin cậy cho cỏc nhà quản lý. Muốn vậy cần phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ hơn giữa người làm kế toỏn và ngưũi phụ trỏch Marketing nhằm tạo ra những chiến lược sản phẩm, giỏ cả…Hơn thế nữa, trong những năm tới khi mà xu hướng khu vực hoỏ, toàn cầu hoỏ diễn ra mạnh mẽ, nhiều sản phẩm của nước ngoài vào xõm lấn thị trường tiờu dựng trong nước thỡ cụng ty cần phải đa dạng hoỏ phương thức bỏn hàng như mở thờm đại lý ở nhiều nơi, tỡm kiếm thị trường ở ngoaỡ nước, ỏp dụng cỏc khoản chiết khấu cho khỏch hàng mua với số lượng lớn và thanh toỏn sớm so với qui định theo tỉ lệ % nhất định hoặc cú thể giảm bớt giỏ và chấp nhận cỏc khoản làm giảm trừ doanh thu nếu như vỡ quan hệ lõu dài, ỏp dụng chớnh sỏch giỏ cả hợp lý.
Bỳt viết, mực, văn phũng phẩm là những mặt hàng khụng quảng cỏo rộng rói trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng nờn cụng ty cần phải tỡm cho mỡnh