III. Thực tiễn ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế về việc thuê nhà xởng tại Công ty Quan hệ quốc tế Đầu t sản xuất (CIRI)
1. Quá trình ký kết hợp đồng kinh tế về việ thuê nhà xởng tại Công ty Quan hệ quốc tế Đầu t sản xuất
1.2. Quá trình đàm phán
Để đi đến đàm phán cho việc xác lập hợp dồng kinh tế, công ty cũng nh đối tác thờng thực hiện chuẩn bị. Đó là việc công ty thực hiện thu thập thông tin từ phía đối tác. Những thông tin công ty thờng quan tâm là hoạt động hiện tại của phía đối tác, mức độ tin cậy hay uy tín của họ trên thơng trờng và khả năng thực tế của họ (mức độ diện tích mặt bằng nhà xởng, sân bãi v.v..). Các thông tin này có thể thực hiện đợc bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn thông qua khách hàng, thông qua các phơng tiên thông tin đại chúng, hoặc công ty cử ngời trực tiếp tiếp cận với đối tác để thu thập…
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, công ty phải chuẩn bị các tài liệu có liên quan nh: các tài liệu giao dịch, giấy uỷ quyền… để phục vụ cho việc xác lập hợp đồng kinh tế.
Kế tiếp của việc chuẩn bị là quá trình đàm phán hợp đồng kinh tế với đối tác.
Đàm phán hợp đồng kinh tế là giai đoạn rất khó khăn và phức tạp nhng rất quan trọng. Có thể nói, đây là quá trình đấu tranh, nhợng bộ lẫn nhau để đi đến một thoả thuận trong hợp đồng. Sở dĩ nh vậy bởi sự thành công trong đàm phán có nghĩa công ty đã giữ đợc bạn hàng, đồng thời cũng mang lại lợi ích trong kinh doanh cho cả hai phía.
Tuỳ từng đối tác và từng hợp đồng thuê nhà xởng mà thời gian đàm phán dài hay ngắn. Nếu là những bạn hàng quen thuộc thì việc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng kinh tế thờng mất ít thời gian, nếu là đối tác mới thì việc đàm phán để đi đến ký kết sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Trong quan hệ hợp đồng thuê nhà xởng. Công ty Quan hệ quốc tế - Đầu t sản xuất (CIRI) là ngời đi thuê (bên thuê) còn phía đối tác là bên cho thuê. Vì thế, trong quá trình xác lập quan hệ hợp đồng thuê nhà xởng thờng có hai cách: Với các bạn hàng quen thuộc thì quá trình đàm phán sẽ đơn giản hơn nhiều, hai
bên đã ký kết. Sau đó chỉ cần thay đổi một số điều khoản trong hợp dồng nh: đối tợng, thời gian thuê, giá cả và điều kiện thanh toán thì hợp đồng đợc xác lập và đi đến ký kết. Thậm chí chỉ cần điện thoại thông báo cho bên kia nếu có nhu cầu thuê nhà xởng và khi đó một bên có thể soạn hợp đồng mẫu và Fax cho bên kia để xem xét. Việc điều chỉnh các điều khoản trong hợp đồng cũng có thể thông qua điên thoại hoặc fax… Việc còn lại một một trong hai bên xây dựng một hợp đồng hoàn chỉnh và ký kết hợp đồng đó.
Tuy nhiên, với bạn hàng mới giao kết hợp đồng kinh tế đầu tiên thì việc đàm phán cũng phức tạp hơn, nội dung đàm phán cũng dài hơn. Thông thờng thì bên đối tác sẽ chuẩn bị hợp đồng mẫu, sau đó đa đến nơi đàm phán để hai bên cùng thoả thuận, hai bên sẽ thoả thuận với nhau về số lợng các điều khoản, tên các điều khoản cụ thể và tiếp đó là nội dung của các điều khoản. Song cũng có trờng hợp hai bên cùng thoả thuận một hợp đồng mẫu khi ngồi vào bàn đàm phán, trờng hợp này thờng ít xảy ra bởi nó mất nhiều thời gian và làm phức tạp thêm nội dung đàm phán. Thực tế khi nào công ty có nhu cầu thuê nhà xởng thì gặp gỡ với đối tác, thoả thuận với nhau về các điều khoản chủ yếu của hợp đồng và có thể đi đến ký kết hợp đồng. Cũng có trờng hợp không đi đến ký kết vì không thoả thuận đợc về điều khoản giá cả, trách nhiệm của các bên… Trong tr- ờng hợp đàm phán không thành công ty vẫn luôn tôn trọng đối tác và cố gắng bộc lộ những ý định của mình để tỏ ý liên kết sản xuất kinh doanh với đối tác với mục đích làm ăn lâu dài.