4.1 Thay đổi kích thƣớc
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
- Di chuyển con trỏ chuột đến các nút này, nhấn giữ và kéo chuột để thay đổi kích thước.
4.2 Di chuyển
- Dời con trỏ chuột đến hình, nhấn giữ chuột, kéo chuột đến vị trí mới rồi thả.
4.3 Thay đổi nhanh hình
- Nhấn chọn vào hình sẽ thấy thanh công cụ Picture như sau:
Hình 62: Thanh công cụ Picture
- Nhấn chuột vào biểu tượng Filter trên thanh công cụ để thay đổi hình ảnh với những hiệu ứng có sẵn.
4.4 Xóa hình
- Nhấn chọn hình cần xóa, nhấn phím Delete.
4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản
Hình 63: Hộp hội thoại Picture – Thẻ Wrap
- Chọn thẻ Wrap, chọn kiểu bao text cho hình ảnh trong phần
Settings.
- Điều chỉnh thông số giãn cách hình ảnh đối với văn bản trong phần
Spacing.
5.Tạo các biểu thức, phƣơng trình tính toán 5.1 Tạo biểu thức
- Đặt điểm chèn tại vị trí cần tạo biểu thức toán học.
- Vào menu Insert\Object\Formula, xuất hiện vùng soạn thảo văn bản bên dưới vùng soạn thảo chính.
- Nhấn chuột phải vào vùng soạn thảo mới, xuất hiện danh sách biểu thức toán học.
- Muốn chèn ký hiệu nào thì nhấn chọn ký hiệu đó rồi nhập giá trị biểu thức vào.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
- Khi soạn xong nhấn chuột vào vùng soạn thảo văn bản chính sẽ được biểu thức cần thiết.
5.2 Hiệu chỉnh
- Bấm đúp chuột vào biểu thức toán học.
5.3 Xóa
- Nhấn chọn biểu thức, nhấn phím Delete.
6.Bài tập
Bài tập 1
- Tạo một văn bản có nội dung như sau:
Bài tập 2
- Soạn các công thức sau: a. x2 + y2 = 1
c. (xn + yn). (xn – yn) = m
- Lập bảng kết quả điểm thi như dưới đây, sau đó tổng điểm cho từng học sinh:
STT Họ và tên Ngày sinh Điểm
Văn Điểm Toán
Tổng điểm 1 Nguyễn Văn An 03/01/1979 8 6 2 Trần Thị Mai 05/08/1978 8 5 3 Hoàng Văn Bình 08/07/1980 7 6 4 Trần Xuân Bắc 12/05/1980 9 2
5 Nguyễn Hải Ninh 25/11/1980 5 8
6 Mai Thị Hoa 12/10/1980 4 5
7 Quách Phú Thành 25/11/1980 8 6
8 Trần Hải Ninh 24/10/1980 6 5
9 Quách Thành Danh 22/09/1981 5 8
CHƢƠNG 05: IN ẤN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Xác lập khổ giấy in và hướng in Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang Mục lục tự động
Cách in văn bản
1.Xác lập khổ giấy và hƣớng in
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Page như hình sau:
Hình 64: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Page
- Thiết lập các thông tin cho phần định dạng trang – Paper Format:
o Format: chọn khổ giấy
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
o Height: chiều cao của khổ giấy
o Orientation: hướng của trang giấy. Portrait: hướng giấy dọc Landscape: hướng giấy ngang
- Thiết lập các thông tin cho phần lề trang – Margin:
o Left: lề trái của trang giấy.
o Right: lề phải của trang giấy.
o Top: lề bên trên của trang giấy.
o Bottom: lề bên dưới ở trang giấy.
2.Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header
Cách 1:
- Vào menu Insert\Header\Default, xuất hiện khung ở đầu trang như sau:
- Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này. Cách 2:
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Header, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 65: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Header
- Tích chọn ô Header on.
- Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
- Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở đầu trang như cách 1.
- Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này.
2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer
Cách 1:
- Vào menu Insert\Footer\Default, xuất hiện khung ở cuối trang như sau:
- Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này. Cách 2:
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Footer, xuất hiện hộp hội thoại như sau:
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 66: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Footer
- Tích chọn ô Footer on.
- Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
- Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở cuối trang như cách 1.
- Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này.
2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang
- Chèn số trang: Vào menu Insert\Fields\Page Number.
- Chèn tổng số trang hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Page Count.
- Chèn ngày hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Date.
3.Mục lục tự động 3.1 Tạo mục lục tự động 3.1 Tạo mục lục tự động
Đối với những tài liệu có nhiều trang thì việc tạo mục lục là hết sức cần thiết cho người đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta tạo mục lục một cách nhanh chóng.
Các bước tạo mục lục tự động:
Bước 1: Tạo Style cho tất cả các tiêu đề (của chương, bài, mục) những phần nào cần hiển thị trên mục lục. Thông tin chi tiết tham khảo phần “Tạo Style mới” trang 42.
Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động. Vào menu Insert\Indexes and Tables\ Indexes and Table, hộp hội thoại
Insert Index\Table xuất hiện như sau:
Hình 67: Hộp hội thoại Insert Index/Table
+ Nhập tiêu đề trong phần Title.
+ Chọn Table of Contents trong mục Type.
+ Để bố trí mục lục hoặc bổ sung thêm các Style khác trong mục lục, bạn chọn mục Additional Styles, rồi nhấn chọn , khi đó xuất hiện hộp hội thoại Assign Styles.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 68: Hộp hội thoại Asign Styles
+ Chọn Style cần bố trí hoặc thêm vào mục lục.
+ Nhấn nút mũi tên quay phải để chuyển style đến vị trí cần định dạng trên mục lục.
+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc bố trí nội dung của mục lục. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện tạo mục lục tự động.
3.2 Xóa một mục lục
- Mở tài liệu muốn xóa mục lục.
- Nhấn chuột phải vào phần mục lục và chọn Delete Index/Table.
3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu
- Mở tài liệu muốn thay đổi nội dung tiêu đề tài liệu.
- Sửa nội dung tiêu đề trong tài liệu.
- Đưa con trỏ chuột trở về phần mục lục, chọn một vài dòng.
- Nhấn chuột phải và chọn Update Index/Table.
3.4 Chỉnh sửa mục lục
- Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục.
- Trên hộp hội thoại Insert Index\Table chọn thẻ Entries.
Hình 69: Hộp hội thoại Insert Index/Table
- Thiết lập các thông số trong mục Structure.
- Tương tự thiết lập cho các thông số khác trong mục Styles, Columns
và Background nếu cần.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa mục lục.
3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản
- Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục.
- Di chuyển con trỏ đến phần mục lục của văn bản, nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table.
- Chọn thẻ Entries.
- Chọn cấp độ đề mục trong mục Level.
- Trong mục Structure, nhấn chuột trong hộp hình chữ nhật ở trước nút <<E# >> sau đó nhấn chuột nút <<Hyperlink>>.
- Nhấn chuột vào hộp chữ nhật đằng sau nút <<E>> và sau đó nhấn chuột vào nút <<Hyperlink>>.
- Lặp lại các thao tác tương tự với các cấp tiêu đề khác nếu bạn muốn tạo đường siêu liên kết hoặc nhấn chuột vào nút <<All >>.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 70: Hộp hội thoại Insert Index/Table – Thẻ Entries
4.In ấn
4.1 Xem văn bản trƣớc khi in
- Vào menu File\Page Preview, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Page Preview trên thanh công cụ, khi đó văn bản chuyển sang chế độ xem trước khi in.
- Xem xong muốn trở về màn hình ban đầu nhấn vào biểu tượng Close Preview trên thanh công cụ.
4.2 In
In nhanh:
- Nhấn chuột vào biểu tượng Print File Directly trên thanh công cụ để in tất cả các trang hiện có.
In trên một mặt giấy (In thông thƣờng):
- Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 71: Hộp hội thoại Print
- Thiết lập các thông tin chi tiết về máy in, vùng in và số bản in: + Name: Tên máy in.
+ Print range: Chọn vùng in.
o All: In tất cả các trang văn bản hiện hành.
o Pages: Nhập số trang muốn in, dùng dấu phẩy để in các trang rời rạc, dùng dấu gạch nối để in các trang liên tiếp. + Number of copies: Số bản in cần sao, lựa chọn số lần nhân bản
trang in bằng cách gõ số lần lặp vào.
- Nhấn nút <<Options>> để thiết lập các thông số cho việc in ấn.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện thao tác in. In trên hai mặt giấy (In nâng cao):
Trong nhiều trường hợp bạn muốn tiết kiệm giấy hoặc để phục vụ cho mục đích sử dụng nào đó, bạn cần in tài liệu của mình trên cả 2 mặt giấy. Hiện nay có rất nhiều máy in hỗ trợ bạn thực hiện công việc này, tuy nhiên nếu máy in của bạn không hỗ trợ chức năng in 2 mặt thì bạn vẫn có
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
thể thực hiện điều này dễ dàng trong Writer. Sau đây là hướng dẫn cách in 2 mặt đối với cả hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Đối với máy in không hỗ trợ chức năng in 2 mặt + Bước 1: Đặt lệnh in toàn bộ trang chẵn của văn bản
o Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Options>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 72: Hộp hội thoại Print Options
o Tích chọn ô Left pages, bỏ chọn tại ô Right pages.
o Nhấn nút <<OK>>.
o Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print.
+ Bước 2: Đặt giấy đã in trang chẵn trở lại khay giấy của máy in. Bạn cần lưu ý với các máy in khác nhau thì cách đặt giấy sẽ khác nhau, ví dụ: đặt mặt trắng lên trên hay xuống dưới, đầu trang giấy quay ra hay quay vào. Tốt nhất bạn nên in thử để kiểm tra.
+ Bước 3: Đặt lệnh in toàn bộ trang lẻ còn lại của văn bản.
o Thực hiện tương tự như bước 1 nhưng tích chọn ô Right pages thay cho Left pages.
Với máy in có hỗ trợ chức năng này thì việc in 2 mặt sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cách thực hiện như sau:
+ Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 73: Hộp hội thoại Properties của máy in
+ Trên bảng thuộc tính của máy in hiện ra, chọn trang Finishing và tích chọn vào ô Print On Both Sides.
+ Nhấn nút <<OK>>.
+ Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print, máy in sẽ in một mặt rồi tự động đảo giấy để in mặt còn lại.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
5.Bài tập
- Tạo một văn bản Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress gồm 50 trang, chia thành 3 chương lớn:
o Chương 1: Trình diễn đơn giản
o Chương 2: Xây dựng các Slides
o Chương 3: Sử dụng các Template và thiết lập Slide Master
- Thiết lập khổ giấy in cho tài liệu nói trên với các thông số như sau:
o Cỡ giấy in: Chiều rộng - 18 cm; Chiều cao - 24cm.
o Lề - Đỉnh: 1.75 cm; Đáy: 1.75cm; Bên trong: 2.5 cm; Bên ngoài: 2cm; Hướng in: Theo chiều dọc.
- Tạo tiêu đề theo nội dung của từng chương.
CHƢƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Khái niệm về trộn tài liệu Chuẩn bị dữ liệu
Đăng ký nguồn dữ liệu Tạo nội dung thư mời In nội dung thư mời
Lưu nội dung thư mời trên đĩa In nhãn trộn thư
1.Khái niệm về trộn tài liệu
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau:
Công ty Cổ phần MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng của mình. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc Calc. Vậy phải làm như thế nào?
Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết.
2.Chuẩn bị dữ liệu
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Bảng này phải được soạn trên Microsoft Office Excel hoặc OpenOffice.org Calc.
3.Đăng ký nguồn dữ liệu
- Để đăng ký nguồn dữ liệu, vào menu File\Wizards\Address Data Source, xuất hiện hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard:
Hình 75: Hộp hội thoại Address Book Data source Wizard - Chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời
- Chọn Other external data source.
Hình 76: Hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard - Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời
- Nhấn nút <<Settings>>, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 77: Hộp hội thoại Data Source Properties
- Trong hộp Database type chọn Spreadsheet.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
Hình 78: Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu
- Nhấn nút <<Browse>> để chọn tệp chứa danh sách khách mời.
- Nhấn nút <<Test Conection>> để kiểm tra kết nối.
Hình 79: Kết nối thành công
- Nhấn nút <<OK>>.
- Nhấn nút <<Finish>>, quay lại hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard.
Hình 80: Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn
- Nhấn nút <<Field Assignment>> nếu muốn chỉ định các trường sẽ được trộn trong thư mời.
- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình sau:
Hình 81: Đặt tên cơ sở dữ liệu
- Nhập tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn thay đổi.
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer
4.Tạo nội dung thƣ mời
Ví dụ: Soạn một thư mời với nội dung như sau:
- Vào menu File\New\Text Document hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
- Vào menu View\Data sources hoặc nhấn phím F4 để hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký.
- Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng như hình sau:
Hình 82: Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu
- Tạo một thư mời với nội dung theo ý bạn.
Kính gửi: Ông (Bà)
Hình 83: Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn
- Nhấn giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và tên, kéo thả xuống vị trí cần thể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên thư cho đến hết.
- Hoàn thành nội dung thư mời và chuẩn bị in.
5.In nội dung thƣ mời
Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống nhau nhưng khác tên người nhận và địa chỉ.
- Vào menu File\Print, hộp hội thoại sau xuất hiện:
Hình 84: Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không