Trong ngành công nghiệp địa ốc, người ta thường nói ba từ quan trọng nhất là: “Vị trí, vị trí và vị trí”. Còn ba từ quan trọng nhất trong việc điều khiển một cuộc họp là gì? “Chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị”. Vì thế phải chuẩn bị trước một chương trình càng cụ thể càng tốt. Hay ít nhất cũng phải có một tờ giấy trong tay ghi mục đích và những nét chính của cuộc họp. Việc này chắc chắn không bao giờ thừa.
Sau khi đã chuẩn bị kỹ rồi thì bạn hãy xem tiếp những lời gợi ý dưới đây, chúng rất hữu ích đấy:
Luôn khai mạc đúng giờ. Thoạt nghe có vẻ bình thường, nhưng hãy thử nghĩ xem chúng ta đã
từng tham dự bao nhiêu cuộc họp khai mạc trễ? Cho dù chỉ chậm hơn so với thời gian dự kiến năm phút hay mười phút thì vẫn cứ là trễ. Hãy cố gắng khắc phục mọi khó khăn và loại bỏ bất cứ lý do gì để bắt đầu tiến hành cuộc họp đúng giờ. Điều này quan trọng bởi nó hứa hẹn cuộc họp sẽ diễn ra nghiêm túc, hiệu quả.
Luôn nắm rõ và khẳng định lại vấn đề. Bạn đã đề xuất và khuyến khích mọi người cùng
bàn bạc một vấn đề nào đó. Sau cùng, khi vấn đề đã được sáng tỏ thì nhiệm vụ của bạn là khẳng định lại với hai câu hỏi: - Cần tiến hành những việc gì? – Ai sẽ thực hiện chúng? Nếu ngay cả chính bạn – người điều khiển cuộc họp – lại không thể chốt lại vấn đề thì cuộc họp không biết sẽ đi đến đâu.
Phải kiên quyết và dứt khoát. Đừng để một ai đó làm mất thời gian của tất cả mọi người.
Không cần phải nạt nộ hay quở trách họ, hãy để cái đồng hồ làm việc đó thay bạn. Chỉ cần nói là: Peter này, xin lỗi cậu nhé, chúng ta phải chuyển sang đề tài kế tiếp thôi vì thời gian sắp hết rồi”. Không có lý do gì phải ngại ngùng hay sợ rằng làm thế có kém tế nhị lắm không. Bạn yên tâm! Nếu điều khiển một
cuộc họp ngắn gọn nhưng có đầy đủ những quyết định cần thiết thì bạn đã tạo được sự tín nhiệm của tập thể rồi. Trái lại, một chủ tọa mà nói dông dài, hoặc để cho ai đó nói dông dài thì sẽ thất bại ngay.
Bạn có sợ thất bại khi điều khiển một cuộc họp? Shakespeare từng viết: “Brutus thân yêu, cuộc họp của chúng ta dở không phải lỗi tại nó. Lỗi là ở chính chúng ta.”