Microft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trờng Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ch ơng trình cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, ngời dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể nh trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.
Sáu đối tợng công cụ mà Access cung cấp là: bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module).
Bảng có cấu trúc tơng tự nh một tệp DBF của Foxpro đợc dùng để lu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu (CSDL). Một CSDL thờng gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau.
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận đ ợc một tập hợpkết quả thể hiện trên màn hình dới dạng bảng, gọi là DynaSet. DynaSet chỉ là bảng kết quả trung gian, không đợc ghi lên đĩa và nó sẽ bị xoá khi kết thúc truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một DynaSet nh một bảng để xây dựng các truy vấn khác. Chỉ với truy vấn đã có thể giải quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu.
Mẫu biểu thờng dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chơng trình. Tuy có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào các bảng, nhng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập dữ liệu tiện lợi nh : Nhận dữ liệu từ
- In dữ liệu dới dạng bảng. - In dữ liệu dới dạng biểu. - Sắp xếp dữ liệu trớc khi in.
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phép thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm. Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp trên các nhóm lại có thể đă vào các công thức để nhận đợc sự so sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo.
- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Macro bao gồm một dãy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một loạt các thao tác. Macro thờng dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện ch- ơng trình.
Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access. Các hàm, thủ tục của Access sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc khó mà công cụ không làm nổi.
Chơng VII. Phân tích và thiết kế thông tin nghiệp vụ