CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CễNG TY ĐẦU TƯ &XÂY DỰNG LICOGI SỐ
3.2 Những nhược điểm
Bờn cạnh những mặt đó đạt được, thực trạng hạch toỏn của Cụng ty cũn tồn tại những hạn chế mà Cụng ty cần nghiờn cứu và hoàn thiện nhằm nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn trong quỏ trỡnh quản lý kinh doanh của mỡnh:
Về tổ chức hoạt động kinh doanh: Bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến chức năng, bao gồm cỏc phũng ban giỳp việc cho giỏm đốc. Tuy nhiờn, chức năng của cỏc phũng ban nhiều khi bị trựng lặp. Cỏc phũng ban trong đơn vị đụi khi lơ là, chậm thực thi quyết định của lónh đạo, vẫn cũn hiện tượng nhõn viờn đi muộn về sớm.
Về hệ thống chứng từ: Thụng thường cỏc chứng từ kế toỏn được tập hợp làm căn cứ ghi sổ kế toỏn. Tuy nhiờn, do đặc thự kinh doanh, khỏch hàng cú thể ở địa bàn xa , khi đú cú thể những chứng từ liờn quan đến chi phớ bỏn hàng khụng được tập hợp tại phũng kế toỏn trong thỏng phỏt sinh, ảnh hưởng đến việc xỏc định kết quả kinh doanh trong thỏng.Với việc lập húa đơn của Cụng ty vẫn phi phạm chế độ chế độ kế toỏn: như đối với khỏch hàng quen thuộc, Cụng ty khụng lập húa đơn giỏ trị gia tăng vào thời điểm nghiệp vụ
kinh tế phỏt sinh.Nhiều húa đơn giỏ trị gia tăng vẫn cũn thiếu chữ kớ của người mua.
Tồn tại về tài khoản kế toỏn: Cụng ty hầu như khụng sử dụng tài khoản cấp hai để hạch toỏn làm cho việc hạch toỏn khụng được chi tiết, khú theo dừi biến động của tài sản. Toàn bộ chi phớ mua hàng Cụng ty hạch toỏn vào tài khoản 642, theo qui định thỡ toàn bộ chi phớ liờn quan đến quỏ trỡnh mua hàng trong doanh nghiệp thương mại phải hạch toỏn vào tài khoản 1562- chi phớ thu mua. Như vậy, Cụng ty đó khụng hạch toỏn riờng biệt chi phớ thu mua để phõn bổ cho hàng húa đó tiờu thụ trong kỡ như qui định, chưa tuõn thủ nguyờn tắc giỏ gốc: Trị giỏ vốn thực tế của hàng húa là toàn bộ cỏc chi phớ mà doanh nghiệp đó bỏ ra để cú được những hàng húa ở địa điểm và trạng thỏi hiện tại: bao gồm giỏ mua và chi phớ vận chuyển bốc dỡ….từ đú dẫn đến tớnh sai giỏ vốn hàng bỏn và chi phớ quản lý doanh nghiệp trong kỡ. Điều này phần nào ảnh hưởng đến việc phõn tớch một cỏch chớnh xỏc cỏc nhõn tố ảnh hưởng và đỏnh giỏ hiệu quả của cụng tỏc kinh doanh trong kỡ.
Tồn tại trong ghi chộp sổ sỏch: Việc hạch toỏn, ghi sổ đụi lỳc khụng khụng thực hiện ngay khi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Bờn cạnh đú việc hạch toỏn một số nghiệp vụ cũn chưa chớnh xỏc, định khoản sai cỏc nghiệp vụ dẫn đến ghi sổ sai, khụng phản ỏnh đỳng bản chất của vấn đề.
Về việc phõn bổ chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lớ doanh nghiệp: Cuối mỗi thỏng kế toỏn khụng tiến hành phõn bổ chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp cho cỏc mặt hàng, nhúm mặt hàng để xỏc thấy được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, nhúm mặt hàng qua đú xỏc định tỉ trọng của cỏc mặt hàng, đỏnh giỏ cỏc mặt hàng tiềm năng cú thể tăng nhanh doanh thu trong thời gian tới.
Về cụng tỏc lập dự phũng: Hiện nay Cụng ty chưa lập dự phũng cho cỏc khoản phải thu khú đũi và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Là một doanh
nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nờn Cụng ty cú rất nhiều mối quan hệ với khỏch hàng. Hơn nữa qui mụ khỏch hàng ngày càng tăng với phương thức thanh toỏn đa dạng nờn việc khỏch hàng trả tiền sau là khụng thể trỏnh.Tuy nhiờn, dựa trờn Bảng cõn đối kế toỏn của Cụng ty một số năm gần đõy cú thể thấy rằng: khoản mục phải thu khỏch hàng vào ngày 31 thỏng 12 thường chiếm tỉ lệ lớn so với doanh thu bỏn hàng, vốn của Cụng ty bị chiếm dụng dẫn đến khả năng thanh toỏn tức thời kộm. Giả sử tại thời điểm đú, Cụng ty trỳng thầu một hợp đồng cung cấp thiết bị lớn thỡ cú khả năng Cụng ty phải vay vốn ngõn hàng để mua thiết bị của nhà cung cấp làm phỏt sinh chi phớ tài chớnh để trả lói ngõn hàng. Việc khoản mục phải thu khỏch hàng lớn cú thể làm Cụng ty đối mặt với rủi ro về khả năng thanh toỏn của khỏch hàng, sự mất giỏ của tiền… Để hạn chế rủi ro thỡ việc lập dự phũng phải thu khú đũi là rất cần thiết. Cỏc mặt hàng kinh doanh của Cụng ty phụ thuộc rất nhiều vào tỉ giỏ ngoại tờ, vào nhu cầu chung của thị trường, vào tốc độ phỏt triển khoa học cụng nghệ nờn thường xuyờn cú biến động lớn về giỏ cả. Để trỏnh thiệt hại cho Cụng ty về những mặt hàng bị mất giỏ đỏng kể thỡ việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cũng rất quan trọng. Đõy thực chất là để bự đắp cho thiệt hại cú thể xảy ra trong niờn độ kế toỏn sau. Việc lập dự phũng sẽ làm tăng một khoản chi phớ, giảm lợi nhuận kỡ này nhưng nếu năm sau khụng xảy ra rủi ro thỡ kế toỏn cú thể hoàn nhập cỏc khoản chi phớ đó lập này.
Về mụi trường kiểm soỏt: Hệ thống kiểm soỏt của Cụng ty cũn lỏng lẻo. Cơ cấu tổ chức của Cụng ty tuy hợp lý nhưng lại gõy khú khăn cho chức năng giỏm sỏt của Gỏm đốc đối với hoạt động của cỏc phũng ban. Tư duy của lónh đạo Cụng ty chưa cú những nột mới, khỏch hàng chủ yếu ở cỏc tỉnh xa Hà Nội, chưa cú chiếm lược mới để cú thể xõy dựng thương hiệu cho Cụng ty, gõy dựng giỏ trị trong tõm trớ người tiờu dựng.
Về thủ tục kiểm soỏt: Mang tớnh chất hỡnh thức, chưa chặt chẽ, cú nhiều kẽ hở sai phạm cú thể xảy ra. Việc kiểm tra, phờ duyệt cỏc chứng từ kế toỏn, tài liệu kế chưa được coi trọng, nhiều khi chứng từ vẫn được phờ duyệt khi chưa đủ chữ kớ. Quỏ trỡnh đối chiếu sổ chi tiết, sổ tổng hợp khụng được thực hiện thường xuyờn. Cụng ty cũng chưa xõy dựng mó vật tư hàng húa gõy khú khăn cho việc kiểm tra đối chiếu sổ sỏch cũng như việc vận dụng tin học vào cụng tỏc kế toỏn.