III. Phân tích hoạt động tạo nguồn,mua hàng của Trung tâm Thơng mạ
I.1.2. Tình hình tổ chức hoạt động tạo nguồn hàng của Trung tâm Th-
INTIMEX.
I.1.2.1. Hoạt động nghiên cứu thị tr ờng.
Nghiên cứu thị trờng luôn là một hoạt động quan trọng vì nó ảnh hởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của Trung tâm. Do đó ngay từ khi mới thành lập Trung tâm đã rất chú trọng tới vấn đề này. Hoạt động nghiên cứu thị trờng của Trung tâm đợc thực hiện chủ yếu thông qua hai nguồn:
- Các tài liệu sách, báo, tạp chí chuyên ngành....
- Thông qua những cuộc điều tra thăm dò thị trờng của nhân viên Trung tâm.
* Về việc xác định sản phẩm và nhãn hiệu sản phẩm.
Trên thị trờng có rất nhiều sản phẩm cùng loại nhng không phải sản phẩm nào cũng có thể đa vào kinh doanh. Chính vì vậy Trung tâm tiến hành việc lựa chọn sản phẩm cũng nh nhãn hiệu của sản phẩm dựa trên hai căn cứ:
- Chu kỳ sống của sản phẩm.
- Mức độ quen thuộc của nhãn hiệu.
Những hàng hoá mà Trung tâm lựa chọn thờng đang ở giai đoạn thứ hai hoặc thứ ba của chu kỳ sống hàng hoá đó. Tiêu chuẩn nhãn hiệu mà Trung tâm lựa chọn phải là nhãn hiệu đợc công nhận/ nhãn hiệu đợc a thích/ nhãn hiệu đợc tín nhiệm. Những hàng hoá đợc lựa chọn theo hai tiêu thức trên là điều kiện đầu tiên cho việc bán đợc hàng hoá của Trung tâm.
* Việc xác định và lựa chọn nhà phân phối.
Một sản phẩm có thể có nhiều nhà phân phối, trừ phi sản phẩm đó đợc phân phối độc quyền. Do đó Trung tâm phải tìm hiểu và lựa chọn nhà phân phối đem lại cho mình nhiều lợi ích nhất. Khi lựa chọn nhà phân phối Trung tâm th- ờng căn cứ vào một số điểm sau:
- Uy tín của nhà cung cấp.
- Khả năng cung cấp hàng hoá của nhà cung cấp. - Giá cả hàng hoá và các khoản giảm giá có thể có. - Chất lợng hàng hoá.
- Phơng thức thanh toán. - Các dịch vụ kèm theo.
Do tiềm lực vốn của Trung tâm không lớn nên Trung tâm thờng lựa chọn nhà phân phối áp dụng phơng thức thanh toán chậm hoặc nhận hàng ký gửi của nhà phân phối. Điều đó sẽ giúp cho Trung tâm đợc hởng một khoản tín dụng do thanh toán chậm hay nói cách khác Trung tâm kinh doanh dựa trên vốn của nhà cung cấp. Hiện nay, Trung tâm thực hiện việc mua hàng từ nhiều mối khác nhau. Điều đó đã dẫn đến sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp và kết quả là Trung tâm thu đợc nhiều lợi ích hơn từ nhà phân phối.
* Các hình thức tạo nguồn Trung tâm đang áp dụng.
Hiện nay Trung tâm Thơng mại INTIMEX đang áp dụng các hình thức tạo nguồn sau:
- Hợp đồng mua-bán, trong đó chủ yếu là các hợp đồng dài hạn có thời hạn 1 năm. Một số ít có thời hạn dài hơn. Hình thức đợc áp dụng với khoảng 70% các nhà phân phối của Trung tâm. Có thể nói trung tâm có một nguồn cung cấp hàng hoá khá ổn định.
- Đặt hàng: với những hàng hoá không sẵn có trên thị trờng Trung tâm phải áp dụng hình thức đặt hàng để tạo ra nguồn hàng phù hợp với yêu cầu kinh doanh của Trung tâm.
- Dự trữ: dự trữ là một điều tất yếu, nếu không có dự trữ Trung tâm rất có thể lâm vào tình trạng không có hàng để bán. Vì vậy, Trung tâm luôn có một lợng hàng hoá dự trữ trong kho đủ để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
I.1.2.2. Về việc lập kế hoạch tạo nguồn và thực hiện kế hoạch tạo nguồn của Trung tâm Th ơng mại INTIMEX.
Kế hoạch tạo nguồn là cơ sở để dẫn đến kế hoạch mua hàng cho năm, quý và tháng. Tuy nhiên hiện nay Trung tâm Thơng mại INTIMEX cha lập đợc một kế hoạch chi tiết, cụ thể và hoàn chỉnh. Tất cả các công việc trong lập kế hoạch tạo nguồn mới chỉ mang tính chất định hớng. Khi lập kế hoạch tạo nguồn cho năm kế hoạch, Trung tâm căn cứ vào khả năng bán hàng của năm trớc, chu kỳ kinh doanh của từng loại mặt hàng, mối quan hệ với các nhà cung cấp. Các định hớng Trung tâm đa ra bao gồm: tiếp tục kinh doanh nh thế nào (những hàng hoá nào nên tiếp tục kinh doanh, những hàng hoá nào cần loại bỏ, loại hàng hoá nào cần tăng lợng thu mua, loại hàng hoá nào cần hạn chế); tìm nguồn cung cấp hàng hoá nh thế nào? ở đâu?; ...Trong quá trình lập kế hoạch tạo nguồn, Trung tâm
tiếp cận với các nhà cung cấp truyền thống cũng nh các nhà cung cấp mới để xác định lợng hàng hoá sẽ lấy từ từng nguồn cung cấp, từng nhà cung cấp khoảng bao nhiêu: xác định số lợng hàng hoá lấy từ nguồn truyền thống?; số lợng hàng hoá lấy từ các nhà cung cấp mới?. Tất cả những chỉ tiêu này mới chỉ là ớc chừng cha có sự chắc chắn, nó có thể thay đổi trong quá trình thực hiện kế hoạch tạo nguồn và kế hoạch mua hàng.
III.2 Hoạt động mua hàng của Trung tâm Th ơng mại INTIMEX III.2.1. Về việc lập kế hoạch mua hàng.
Việc lập kế hoạch mua hàng của Trung tâm thờng căn cứ vào kế hoạch tạo nguồn của cả năm, tình hình bán hàng thời gian trớc, lợng hàng tồn trong kho, khả năng bán hàng khoảng thời gian tới. Dựa trên những căn cứ đó Trung tâm lên kế hoạch mua cho từng mặt hàng cụ thể. Việc lên kế hoạch mua hàng đợc giao cho các cán bộ phụ trách từng ngành hàng. Đây là những ngời nắm vững nhất về khả năng tiêu thụ các hàng hoá đó cũng nh lợng hàng còn tồn trong kho. Do đó họ có trách nhiệm lên kế hoạch mua hàng cũng nh lập các đơn hàng gửi cho nhà cung cấp để thực hiện việc mua hàng.
III.2.2. Về việc đàm phán, ký kết hợp đồng.
Việc đàm phán, ký kết hợp đồng rất đợc Trung tâm coi trọng, đặc biệt là các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá và hợp đồng với các nhà cung cấp lớn. Thông thờng Trung tâm áp dụng phơng pháp đàm phán trực tiếp. Với những khách hàng mới giai đoạn đầu Trung tâm thờng dùng phơng pháp đàm phán qua điện thoại, fax. Hai phơng pháp đó đợc kết hợp chặt chẽ trong quá trình đàm phán để dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Để cuộc đàm phán đạt đợc kết quả nh mong muốn, cán bộ của Trung tâm luôn phải cố gắng tìm kiếm thật nhiều thông tin về đối tác cũng nh những thông tin về thị trờng, những thông tin có liên quan tới nội dung cuộc đàm phán.
Với những hợp đồng quan trọng nh hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng với các nhà cung cấp lớn, thành phần tham gia đàm phán thờng bao gồm giám đốc Trung tâm, trởng phòng kinh doanh, phó giám đốc Siêu thị, cán bộ phụ trách ngành hàng liên quan.
Với những hợp đồng ít quan trọng hơn, việc đàm phán các điều khoản th- ờng đợc giao cho cán bộ ngành hàng có liên quan. Giám đốc chỉ xem xét và ra quyết định cuối cùng.
III.2.3. Về việc thực hiện hợp đồng.
Kết quả của công tác mua hàng phụ thuộc vào quá trình thực hiện các hợp đồng mua bán đã đợc ký kết. Phần lớn các hợp đồng mua bán mà Trung tâm ký kết là những hợp đồng có thời hạn 1 năm trở lên. Chính vì vậy các đơn đặt hàng là biểu hiện đầu tiên của việc thực hiện hợp đồng. Sau khi nhận đợc đơn hàng của Trung tâm, các nhà cung cấp thực hiện việc chuẩn bị hàng hoá và giao hàng cho doanh nghiệp theo đơn hàng. Các đơn hàng bao gồm khối lợng từng hàng hoá theo đơn giá đã thoả thuận giữa hai bên và ghi rõ ngày phải giao hàng. Trung tâm luôn chú ý, đôn đốc bên bán khẩn trơng thực hiện đơn hàng. Việc kiểm nhận hàng hoá luôn đợc chú ý để tránh những trờng hợp không hay xảy ra. Về việc thanh toán, Trung tâm cũng chú ý thực hiện đúng hợp đồng. Tuy nhiên trên thực tế không phải lúc nào Trung tâm cũng thực hiện tốt việc thanh toán. Điều này đã làm ảnh hởng tới uy tín của Trung tâm đối với các nhà cung cấp.