2 Hướng dẫn chung
2.4.11 Kỹ thuật tìm kiếm cơ bản:
Khi tìm kiếm, nếu bạn không nhớ chính xác từ, bạn có thể thêm dấu % trước từ đó. Lưu ý khi tìm kiếm mã, thì phải nhập chính xác mã mới tìm kiếm được.
Ví dụ, bạn không nhớ hết họ tên của khách hàng, mà chỉ nhớ tên khách hàng là Ngọc Hằng, thì bạn có thể nhập
2.4.12 Field Related to
Các field này xuất hiện trong các module Call, Meeting, Task… Ví dụ thực hiện trong module Task
Chọn đối tượng liên quan đến tác vụ này. Ví dụ bạn xử lý hồ sơ của khách hàng bạn nhấn nút sổ xuống và chọn là Account. Sau đó bạn nhấn nút mũi tên để chọn Khách hàng này là khách hàng nào.
2.5 Import
SugarCRM hỗ trợ nhập dữ liệu từ file CSV (Comma Separated Values) cho những module như: - Accounts.
- Contacts. - Leads, Cases.
- Targets.
- Những hoạt động như: Calls, Meetings, Tasks, Note.
Lưu ý:
- Module Document (Tài Liệu) không có chức năng nhập dữ liệu (Import).
- Luôn phải import dữ liệu của Account trước rồi sau đó mới import Contact, Lead, dữ liệu khác.
- Phải chuẩn hóa file import trước khi thực hiện import (Bao gồm việc chuẩn hóa file excel và chuyển
file excel sang file txt).
Nội dung hướng dẫn: Thêm Dữ Liệu Từ File.
Người sử dụng: Tất cả nhân viên.
Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên nhập dữ liệu từ file CSV.
No# User Actions Actions Of Application
Chuyển file excel thành file txt để import (Vì không thể import trực
tiếp file excel):
B1: Mở file excel bạn muốn import. B2: Chọn Save as.
B3: Nhập tên file, chọn Save as Type
là Unicode Text.
B4: Nhấn Save. B5: Nhấn Yes.
B6: Mở file txt vừa được tạo, nhấn File, chọn Save as.
B7: Nhập tên file mới, chọn
Encoding là UTF-8.
1 Ví dụ thao tác trên module Khách
hàng (Các module còn lại thực hiện
tương tự.)
B1: Vào Sales Accounts.
B2: Chọn Import Accounts.
B3: Nhấn Choose File để chọn file
cần nhập từ máy tính và check chọn tạo thêm dữ liệu hoặc tạo mới dữ liệu. Sau đó chọn Next.
Propertives. Check chọn Header Row.
B5: Nhấn Next.
B6: Sau đó tùy chỉnh các Trường dữ liệu tương ứng với Dòng Tiêu Đề.
Nhấn Tới (đối với module Công Ty, Khách Hàng )/ Nhấn Tiến Hành
Nhập Dữ Liệu (đối với các module
Lưu ý: Module Account còn có thêm bước kiểm tra trùng.
B7: Nhấn Import Now.
- Bạn kéo tiêu chí kiểm tra trùng từ ô Fields to Check sang ô Available
2.6 Export
SugarCRM cho phép xuất tất cả trường dữ liệu ra file .CSV. Chúng ta có thể sử dụng MS Excel/Notepad/OpenOffice để đọc file này.
Kết quả: Import dữ liệu thành công.
Nội dung hướng dẫn: Xuất dữ liệu.
Người sử dụng: Tất cả nhân viên.
Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên Xuất dữ liệu ra file CSV.
No# User Actions Actions Of Application
1 Ví dụ thao tác trên module Khách
hàng:
B1: Vào Sales Accounts. (các
B2: Check để chọn những dòng dữ
liệu (record) mà ta muốn xuất.
Ngoài ra bạn có thể chọn dấu sổ xuống và chọn Select This Page (chọn tất cả các dòng dữ liệu hiện ở trang này), Select All (chọn tất cả các dòng dữ liệu), Deselect All (bỏ chọn tất cả các dòng dữ liệu).
B3: Nhấn Action Export.
B4: Lưu lại file vừa xuất ra. (Đối với
Mở tài liệu bằng excel và notepad
Khi xuất dữ liệu nếu nội dung có chứa tiếng Việt thì sẽ gặp tình trạng bị lỗi font khi mở file vừa xuất trong Excel. Vì thế bạn thực hiện thêm những bước sau:
B1: Click chuột phải vào file mới lưu,
chọn Open With, chọn Notepad.
B2: Tại màn hình Notepad, chọn
menu File, Save As.
+ File name: Account.xls + Save as type: All types + Encoding: UTF-8
Mở tài liệu bằng OpenOffice B1: Mở openoffice.
B2: Chọn Spreadsheet.
B4: Chọn file csv mới được save.
B5: Trong phần Text Import:
+ Character set: Unicode (UTF-8). + Check chọn Comma
B7: Chọn File Save As
B8:
+ File Name: Nhập tên file. + Save as type: Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls) (*.xls)
Nhấn Save.
2.7 Delete
- Thao tác xóa được thực hiện giống nhau trong các module. - Ví dụ thực hiện sử dụng trong module Cuộc Gọi (Call)
Nội dung hướng dẫn: Xóa Cuộc Gọi.
Người sử dụng: Nhân viên.
Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xóa thông tin một Cuộc Gọi.
1 B1: Check để chọn Call bạn muốn
xóa (có thể chọn 1 hoặc nhiều Call).
B2: Nhấn Action Delete
Sẽ xuất hiện màn hình hỏi:
- OK: Xóa.
Nếu đang ở màn hình detail của Call bạn muốn xóa
Nhấn Delete.
2.8 Edit
- Thao tác sửa được thực hiện giống nhau tại tất cả module.
Nội dung hướng dẫn: Sửa thông tin Cuộc Gọi.
Người sử dụng: Nhân viên.
Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên sửa thông tin một Call (Cuộc Gọi).
No# User Actions Actions Of Application
1 Sửa Call:
B1: Nhấn button ở Call bạn muốn sửa.
B2: Thay đổi thông tin mà bạn
muốn sửa.
Nếu đang ở màn hình detail.
Nhấn nút Edit.