- Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng Cho điểm đố
3 Các hoạt động chính:
a Hoạt động quản lí thông tin.
Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin:
- Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị nh nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tợng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế...
- Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt…
- Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá nh hoá đơn bán hàng, hoá đơn nhập hàng. Đối tợng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: Mã số
Ban giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuất
chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ đợc sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá đợc mua hoặc bán.
- Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt nh hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tợng này có các loại thông tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ.
Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này đợc quản lí chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối tợng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tợng sử dụng dới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng.
b. Hoạt động quản lí kinh doanh.
Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin về tình hình thị trờng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lợc từng kì cho toàn đơn vị.
Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trờng kinh doanh: Tình hình khách hàng thờng xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng.
c. Hoạt động quản lí xuất nhập hàng.
Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng nh trên giấy tờ không. Khi hàng đợc xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho.
Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu đợc chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trờng hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ nhà cung cấp.
Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng nh: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lợng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số d đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo.
Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem có khớp về mặt số lợng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lợng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo.
d. Hoạt động quản lý tiền mặt.
Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu..
Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và của thị trờng liên quan.
Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toán cho khách hàng cũng nh thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải trả.
II. Bài toán và phơng án giải quyết.
1 Bài toán.
Hiện nay công việc quản lí bán hàng thờng đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công,. Các hoạt động trình bầy trên thờng đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công dẫn tới những bất cập sau:
- Tốc độ cấp nhật, xử lí không cao, không đáp ứng đợc nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót.
- Quản lý thủ công thờng chịu ảnh hởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trờng bên ngoài
- Lu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
- Thông tin thờng lu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Nếu mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng đợc.
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết đợc các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.
2.Phơng án giải quyết
Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ đợc thông tin sẽ có u thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn cha đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể thực hiện đợc trên máy tính. Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ.
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Cụ thể sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu sau: a.Yêu cầu với các Modul nhập đầu vào.
Thông tin đầu vào thờng lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải:
- Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa.
- Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu.
- Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu.
- Tổ chức thông tin khoa học, lu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ.
b.Yêu cầu đối với Modul tra cứu.
- Tra cứu phải rõ ràng.
- Tốc độ xử lý nhanh.
- Đa các thông tin đầy đủ và chính xác.
c.Yêu cầu đối với Modul báo cáo.
- Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bán tại đơn vị.
- Các mẫu báo cáo phải đợc thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhất quán, giúp ngời tra cứu có đợc thông tin đầy đủ không có thông tin thừa.
- Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát đợc.
- Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải đợc thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh.
- Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn của báo cáo, ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan, không theo quy định của hệ thống.
d.Yêu cầu đối với Modul hớng dẫn trợ giúp
- Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho ngời dùng những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ.
- Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận tiện cho ngời dùng khi khai thác hệ thống.
3.Tính khả thi và khả năng phát triển hệ thống.
Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin nh hiện nay. Nhìn chung, việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao.
Về mặt tổ chức: Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi nhân sự.
Về mặt khả năng của chơng trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất thống kê và tính toán dựa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho việc chơng trình hoá.
Về mặt tài chính: Hệ thống không đòi hỏi kinh phí xây dựng vì đây là đề tài thực tập tốt nghiệp của sinh viên.
Về mặt thời gian: Hệ thống không bị giàng buộc về thời gian bởi đây là ch- ơng trình thử nghiệm cha đa vào hoạt động. Hơn nữa, hệ thống cũ đã và đang có thể đáp ứng đợc tình hình kinh doanh của đơn vị.
III. Phân tích thiết kế chi tiết