Đây là một bước quan trọng trong quá trình tuyển chọn nên chúng ta sẽ đi sâu vào một số vấn đề sau:
4.4.1 Mục đích phỏng vẫn
Khác với phỏng vấn sơ bộ phỏng vấn sâu sẽ giúp công ty kiểm tra lại tất cả những dữ kiệu mà ứng viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt các giai đoạn lựa chọn hơn nữa công ty còn có thể yêu cầu ứng viên bổ xung các tài liệu còn thiếu để cho ứng viên có thể chứng minh được sự trung thực của mình. Ngoài ra, cuộc phỏng vấn sâu còn mang một số ý nghĩa quan trọng sau:
- Để cho ứng viên lẫn cấp chỉ huy trong tương lai có dịp gặp gỡ và hiểu biết nhau hơn.
- Phỏng vấn xem ứng viên thực sự có đủ kiến thức hoặc trình độ đối với công việc của đương sự sau này không.
- Đánh giá một cách trực tiếp sắc thái bên ngoài của ứng viên như ăn mặc, dáng vóc, khoa ăn nói, cũng như thái độ tác phong của ứng viên.
- Đánh giá một cách trực tiếp tài năng, óc thông minh cũng như tâm lý của ứng viên, ý chí, nghị lực, óc suy luận, mức độ thích nghi với hoàn cảnh.
4.4.2. Phụ thách phỏng vấn
Mỗi doanh nghiệp sử dụng một chính sách khác nhau trong việc cử người phụ trách phỏng vấn. Nhìn chung việc quyết định cử ai phụ trách phỏng vấn tuỳ thuộc vào loại công việc mà ứng viên đảm trách sau này. Dưới đây là một số người thường phụ trách việc phỏng vấn.
* Trưởng phòng tổ chức lao động tièn lương
Quyền phỏng vấn thường được ưu tiên cho trưởng phòng tổ chức vì ông ta là người có chuyên môn, biết nhiều vấn đề của công ty cũng như chính sách và khung cảnh chung của doanh nghiệp. Ngoài ra trưởng phòng tổ chức thường có đủ khả năng cũng như nghiệp vụ chuyên môn để nhận các ứng viên. Các nhân viên điều hành khác có nhiệm vụ và cung cấp đầy đủ thông tin để trưởng phòng tổ chức này có đủ các dữ kiện chính xác. Tuy nhiên, đôi khi trưởng phòng tổ chức bị chi phối bởi tình cảm chủ quan củng như thiện kiến... và kết quả là ông ta luôn có ấn tượng với ứng viên nào đó. Nếu vị chỉ huy trực tiếp của đương sự phụ trách phỏng vấn thì những lỗi lầm đó bị hạn chế hoặc ít xẩy ra hơn.
*Tổng giám đốc
Đối với một số vị trí quan trọng hoặc công việc có ý nghĩa quyết định tuyển chọn vẫn ở nơi giám đốc. Do đó, công việc tìm hiểu và nhận xét ứng viên rất cần thiết cho ông ta. Đối với những vị trí thấp hơn thì tổng giám đốc không cần tham gia vào quá trình tuyển chọn- phỏng vấn mà chỉ là người phê chuẩn những quyết định tuyển chọn ứng viên.
* Chỉ huy trực tiếp của ứng viên
Đối với các ứng viên được tuyển dụng vào các công việc hay chức vụ thấp hơn thì chỉ huy trực tiếp của ứng viên sau này phụ trách phỏng vấn là duy nhất bởi vì ông là người hiểu rõ phải tuyển loại người nào và ông là người biết rõ ứng viên nào thích hợp với khung cảnh kinh doanh của Công ty. Do đó sự tham dự của vị chỉ huy trực tiếp của ứng viên trong công việc tuyển lựa thường có các ưu điêmr sau:
- Về kỹ thuật ông ta là người có dịp theo dõi việc tuyển lựa ứng viên nhiều nhất qua những kỳ thi tuyển, trắc nghiệm, kiểm tra của những ứng viên. Bởi vậy sự nhận xét đánh giá cảu ông ta sẽ khách quan hơn.
- Về phương diện tâm lý ông là người có trách nhiệm thực hiện và duy trì những mối liên hệ với những ứng viên sau này, vì ông ta sẽ là vị chỉ huy trực tiếp của ứng viên trong tương lai. Do đó hai bên sẽ hiểu nhau hơn và dễ làm việc với nhau trong tương lai.
* Chuyên viên phỏng vấn
Ngày nay, để tránh khuyết điểm đáng tiếc trong nghiệp vụ phỏng vấn, các Công ty thường có khuynh hướng đào tạo phỏng vấn viên chuyên nghiệp. Công việc đào tạo phỏng vấn chuyên viên rất cần thiết vì được huấn luyện, những phỏng vấn viên này có thể rút tỉa được những điểm chính yêu cầu phải biết, phải diễn dịch, cần phải phối hợp chứng minh, cũng như tránh được những lầm lẫn để đi đến những nhận xét khách quan về một ứng viên.
Tuy nhiên bên cạnh những phỏng vấn viên chuyên nghiệp, Công ty cũng không nên quên việc huấn luyện cho một số các vị trí là những phỏng vấn viên trong một số trường hợp nào đó, đó là tổng giám đốc, trưởng phòng tổ chức, trưởng phòng kỹ thuật, chuyên viên tâm lý... Điều này có vẻ xa lạ đối với người Việt Nam. Trên thực tế các Công ty lớn trên thế giới hàng năm đều bắt buộc từ tổng giám đốc xuống các trưởng phòng đều phải qua các khoá huấn luyện. Tuy nhiên hình thức khác hẳn với các khoá huấn luyện nhân viên thông thường.
4.4.3. Vai trò của phỏng vấn viên
*Chuẩn bị cuộc phỏng vấn
Để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn đạt kết quả tốt, không những phỏng vấn viên mà cả người được phỏng vấn cũng cần chuẩn bị chu đáo. Về phái ứng viên thì các giấy tờ cần thiết như văn bằng chứng chỉ, giấy giới thiệu... đều phải mang theo để chứng minh các dữ kiện đã khai trong hồ sơ. Đối với phỏng vấn viên thì cần chuẩn bị một số vấn đề sau: Trước tiên cần phải chú giải hồ sơ. Hồ sơ cần có đơn xin việc của ứng viên, học bạ... Nghĩa là phỏng vấn viên phải ghi ra những điểm thắc mắc của mình đối với ứng
viên, bởi vì cần làm sáng tổ thì công việc phỏng vấn mới khách quan được. Dĩ nhiên là việc chú giải những nghi ngờ khó hiểu phải được thực hiện ngay sau khi nhận được hồ sơ của ứng viên. Ngoài ra, phỏng vấn viên sửa soạn những tài liệu và vật dụng để trình bày cho ứng viên xem như hợp đồng, hình ảnh, phiếu điều kiện làm việc, những chi tiết liên quan đến Công ty mà ứng viên cần biết. Đọc kỹ lại những hồ sơ để có một khái niệm tổng quát về một ứng viên trước khi phỏng vấn.
* Không khí buổi phỏng vấn
Cuộc phỏng vấn phải có tính cách hai chiều nghĩa là ứng viên đến dự không phải chỉ để nhận xét, mà ngược lại ứng viên đến là để thăm dò cũng như tìm hiểu về Công ty và các điều kiện làm việc của Công ty.
Sự chênh lệch trình độ giữa phỏng vấn viên và ứng viên quá cao sẽ gây ra không khí căng thẳng trong buổi phỏng vấn. Do đó buổi phỏng vấn cần phải được thoải mái và dễ chịu. Sau đây là một số điểm cần lưu ý: - Phỏng vấn viên phải điều chỉnh như thế nào để ứng viên có dịp đặt những câu hỏi vì đa số ứng viên đều có khuynh hướng thụ động, họ chỉ trả lời câu hỏi hơn là đặt câu hỏi.
- Phỏng vấn viên không nên tiếp đón ứng viên trong phòng làm việc của ông ta vì như vậy ứng viên sẽ có cảm tưởng e dè sợ sệt... vì khung cảnh phòng làm việc của phỏng vấn viên có thể chứng minh phần nào uy quyền của ông ta.
- Trong khi phỏng vấn viên dành tất cả thời gian cần thiết vào buổi phỏng vấn, nghĩa là phỏng vấn viên nên thu xếp một thoì khoá biểu thuận lợi nhất để không bị quấy rầy trong suốt cuộc phỏng vấn và làm cho ứng viên không có cảm tưởng là mình bị coi thường. Nói cách khác phỏng vấn viên phải tạo ra một khung cảnh thích hợp, tạo sự thông cảm cũng như đừng bao giờ làm cho ứng viên cảm thấy e dè nghi ngờ hoặc sợ hãi khi đối thoại.
Phỏng vấn viên có thể hỏi nhiều nội dung nhưng những nội dung sau đây là chủ yếu
+ Những yếu tố liên quan đến quá trình nghề nghiệp của ứng viên có những điểm sau:
- Chức vụ trước đây
- Làm sao ứng viên đã xin được việc làm đó?
- Cách sử sự của ứng viên đối với cấp chỉ huy trực tiếp với đồng nghiệp như thế nào?
- Những ký do khiến xin nghỉ việc ở cơ sở cũ.
+ Những yếu tố liên quan đến trình độ học vấn của ứng viên - Ứng viên thích những môn học nào nhất và cho biết lý do - Ứng viên ghét những môn học nào nhất và cho biết ly do
- Trong thời gian đi học, ứng viên có làm thêm những công việc phụ nào không. Nếu có xin cho biết lý do.
- Những công trình của ứng viên nếu có
- Đã thi hành nghĩa vụ quân sự chưa và ứng viên nghĩ thế nào về vấn đề này.
- Ứng viên có học thêm những khoá tu nghiệp, huấn luyện, hàm thụ nào không?
- Ai đã đài thọ cho học phí
- Những sở thích cá nhân của ứng viên như các môn thể thao, sách báo, du lịch, âm nhạc, nghệ thuật...
+ Những yếu tố liên quan đến nhân sinh quan của ứng viên
- Ứng viên có theo đuổi một mục đích nào trong cuộc sống không? Và ứng viên đã làm gì để đạt được mục đích đó?
- Theo quan niệm của ứng viên, để thành công trong cuộc sống phải có những mục đích nào?
- Cái gì kích thích và lôi cuốn ứng viên nhất như thiện cảm, những trở ngại khó khăn, sự sợ hãi, tiền bạc, sự mạo hiểm, sự tò mò...
- Cảm nghĩ của ứng viên về những vị trí cấp trên cũ
- Ứng viên quan niệm thế nào về vai trò của mình đối với cấp dưới? - Làm thế nào để có thể điều khiển, hướng dẫn cấp dưới.
- Có khi nào người khác tìm đến ứng viên để tâm sự và có khi nào ứng viên tâm sự với người khác không?
- Để nhận xét một cá nhân, ứng viên dùng trực giác hay suy luận - Ứng viên có khả năng nhận xét một người ngay trong buổi gặp gỡ đầu tiên không? ứng viên theo phương pháp nào? Dựa theo từng nguyên tắc nào để ứng viên có thể kết luận về cá nhân đó.
- Ứng viên có khi nào kiểm soát những hành vi của mình không? Bằng cách nào?
- Nghề nghiệp nào ứng viên cho là phù hợp với mình nhất.
- ứng viên có nhiều bạn bè không? Trong sự giao thiệp thường gặp phải những khó khăn nào
- Kể những thành công và thất bại trrong nghề nghiệp của ứng viên - Ứng viên có khi nào mua chịu hàng hoá không? Bằng tín dụng hay ghi sổ nợ?
- Theo ứng viên yếu tố nào khiến cho một tổ chức thành công
Trên đây là những nội dụng mang tính cách hướng dẫn mà phỏng vấn viên thường hay sử dụng. Tuy nhiên cũng tuỳ vào vị trí mà phỏng vấn viên hỏi những nội dung có liên quan.
* Thời gian phỏng vấn
Chúng ta có thể laọi bỏ những ứng viên kém sau 15 đến 20 phút phỏng vấn. Nhưng đối với những ứng viên suất sắc thì phỏng vấn viên dành một thời gian dài hơn (có thể đến 45 phút) để có thể đánh giá chính xác về ứng viên này. Nhưng cũng không nên kéo dài cuộc phỏng vấn qua đáng vì sẽ gây sự nhàm chán cho cả phỏng vấn viên cũng như ứng viên. Nói tóm lại phỏng vấn viên phải uyển chuyển thời gian cần thiết cho thích hợp.
4.4.4. Phân loại phỏng vấn
Các nhà khoa học ngày nay đã đưa ra nhiều loại phỏng vấn khác nhau nhưng về cơ bản, chỉ có hai loại phỏng vấn thường được áp dụng phổ biến trong việc tuyển nhân viên đó là phỏng vấn theo mẫu hoặc phỏng vấn không theo mẫu.
+ Phỏng vấn theo mẫu
Bảng phỏng vấn dựa vào những câu hỏi đã được soạn sẵn và áp dụng cho tất cả ứng viên. Phương pháp này vẫn rất hữu dụng khi ta muốn tuyển nhiều ứng viên vào cùng một công việc và nhất là Công ty không có đủ thời gian để phỏng vấn sâu. Dưới đây là bảng phỏng vấn mẫu do Mc.Murray lập ra. Bảng phỏng vấn này sẽ giúp cho phỏng vấn viên khai thác một số khía cạnh có liên quan đến quá trình nghề nghiệp của ứng viên.
Công ty... địa chỉ... Điện thoại...
Tại sao ứng viên tìm được công việc tại cơ sở này...
Bản chất công việc lúc khởi đầu... Lương bổng nhận được lúc bắt đầu công việc... Công việc đã thay đổi như thế nào... Lương bổng nhận được lúc thôi việc... Liệt kê những đặc điểm trong chức vụ đảm nhiệm... Tên vị chỉ huy trực tiếp của đương sự... Địa chỉ của vị chỉ huy trực tiếp... Lý do đương sự thôi việc... Trong lúc làm việc ở đây đương sự có xin một công việc bán thời gian nào không... Nếu có hãy cho biết các chi tiết về sở làm, chức vụ và bản chất của việc làm...
+ Phỏng vấn không theo mẫu
Trong một số trường hợp phỏng vấn viên muốn tìm hiểu sâu về một vấn đề nào đó hoặc đối với vài chi tiết mà nếu phỏng vấn viên hỏi trực tiếp thì có thể ứng viên không trả lời hoặc trả lời miễn cưỡng vì một lý do bí mạat hoặc tự ái...Do đó phỏng vấn viên phải dùng phương pháp hỏi gián tiếp. Nghĩa là, phỏng vấn viên "lái" câu chuyênh xung quanh những điểm mà ông ta muốn biết.
Trong cuộc phỏng vấn gián tiếp này, ứng viên sẽ vô tình cung cấp những tin tức hoặc những dữ kiện cần thiết. Sau đó phỏng vấn viên sẽ phối hợp những câu trả lời để biết rõ về ứng viên hơn đối với một số lĩnh vực nào đó.
Đây là một loại phỏng vấn rất phức tạp, nhưng tế nhị đòi hỏi phỏng vấn viên phải là người có năng khiếu, có tài khéo léo riêng biệt, và nhất là có kinh nghiêm phong phú. Ngoài ra loại phỏng vấn gián tiếp đòi hỏi thời gian khá dài, bởi vậy phương pháp này chỉ nên áp dụng khi tuyển chọn những nhân viên cao cấp trong xí nghiệp hay tổ chức mà thôi.
4.4.5. Phương pháp phỏng vấn
* Phỏng vấn hội đồng
Đây là phương pháp nhiều người phỏng vấn một người trong một buổi phỏng vấn. Công ty sẽ đưa ra một vài người để phỏng vấn ứng viên. Bởi vì phỏng vấn kiểu này khá tốn kém nên nó thường được áp dụng để phỏng vấn ứng viên xin chức vụ quản trị.
* Phỏng vấn căng thẳng
Hầu hết các cuộc phỏng vấn đều hạn chế tới mức tối thiểu sự căng thẳng của ứng viên. tuy nhiên đôi khi Công ty lại cố ý tạo sự cang thẳng của ứng viên để xem ứng viên phản ứng như thế nào trong một số tình huống. Phỏng vấn này được gọi là phỏng vấn căng thẳng. Loại phỏng vấn này chỉ áp dụng đối với các phỏng vấn viên có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn cao.
* Phỏng vấn mô tả hành vi
Đây là phương pháp phỏng vấn dựa trên lập luận rằng hành vi trong quá khứ là một số chỉ tiêu đoán hành vi trong tương lai cũng như hoàn thành công việc trong tương lai. Phương pháp này đòi hỏi ứng viên đưa ra các ví dụ cụ thể là họ giải quyết các vấn đề như thế nào hoặc đã hoàn thành công việc như thế nào. Sau đây là một trong số câu hỏi mẫu:
- Bạn hãy cho tôi biết trong thời gian qua bạn đã có một ý kiến hay và thuyết phục cấp trên chấp nhận ý kiến đó như thế nào?
- Bạn hãy kể cho tôi nghe có một lần nào đó bạn hoàn tất một thủ tục công việc của bạn tiến hành trôi chảy.
* Phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm
Phỏng vấn cá nhân là chỉ có một người phỏng vấn một người. Đay là phương pháp phổ biến nhất. Tuy nhiên có Công ty vừa áp dụng phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm. Phỏng vấn nhóm nghĩa là một người phỏng vấn nhiều người trong cùng một lúc trong một cuộc họp bàn tròn. Trong cuộc phỏng vấn này các ứng viên được xếp ngồi chung quanh một bàn tròn