CÔNG TY CỔ PHẦN THẠCH BÀN
3.4.3. Về công tác kế toán nguyên vật liệu
• Cần thống nhất việc phân loại vật liệu và sử dụng tài khoản hạch toán Hiện nay tại phòng tài chính kế toán của công ty vật liệu được phân loại và mã hóa trên máy vi tính thành 6 nhóm như sau:
Mã vật tư Tên vật tư
NLC Nhóm nguyên vật liệu chính
ME Nhóm men
MA Nhóm màu
NL Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas)
NLP Nhóm vật liệu phụ
PT Phụ tùng khác
Trong khi đó Tk 152 lại được mở thành 6 tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Vật liệu phụ (gồm có nhóm men, nhóm màu) TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng
TK 1526: Thiết bị xây dựng TK 1528: Vật liệu khác
Theo đó sổ cái TK 152 được thành lập thành 6 sổ cái chi tiết TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1526, TK 1528. Trong khi đó bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn lại được lập thành nhóm như sau, cách phân loại vật liệu. Vì vậy rất khó có thể đối chiếu giữa bảng hệ tổng hợp nhập xuất tồn với sổ cái TK 152 theo từng nhóm vật liệu
Theo em nên chi tiết TK 152 như sau: TK 1521: Nguyên liệu chính TK 1522: Nhóm men TK 1523: Nhóm màu TK 1524: Nhóm nhiên liệu TK 1526: Nhóm vật liệu phụ TK 1528: Nhóm phụ tùng khác
• Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức
Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu này được mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy phiếu xuất kho không được luân chuyển qua phòng kế hoạch hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật liệu chỉ mang tính hình thức mang lại sự rườm rà phức tạp không cần thiết, điều đó đôi khi làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống lĩnh vật tư. Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nêu quy định sẽ mỗi lần xuất vật tư không nên quá một số lượng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều. Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư.
Hạn mức được duyệt cho một hay nhiều loại vật tư: Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm.
Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, số lượng thực xuất từng lần.
Phiếu này được lập làm hai liên, người nhận vật tư giữ 1 liên, một liên giao cho thủ kho.
Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho lấy cả 2 phiếu cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất. Sau đó chuyển cho phòng kế hoạch 1 liên, còn lại gửi về phòng kế toán.
Phiều này có mẫu như sau:
Biểu số 21: