Thực trạng hoạt động của Công ty Cổ phần PiCO 2.1 Đặc điểm về Công ty cổ phần PiCO.
2.1.2.2Tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ trong quá
trình hoạt động của công ty.
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Nhằm tạo ra sự năng động và khoa học trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty đã không ngừng tổ chức sắp xếp hoàn thiện bộ máy quản lý,
xác định rõ chức năng nhiệm vụ của các phòng ban sao cho phù hợp với giai đoạn mới. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty:
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần PiCO.
-Chủ tịch hội đồng quản trị: là người có vị trí cao chủ tịch hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bỏ phiếu, chủ tịch hội đồng quản trị là người điều hành chung mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước cổ đông về nhiệm vụ cũng như nội dung hoạt động kinh tế của công ty.
-Ban Giám đốc Công ty: là một ban quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chính về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, là đại diện pháp luật cho công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT.
-Bộ phận tham mưu cho giám đốc chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc và cố vấn cho giám đốc trước khi ra quyết định, bộ phận này bao gồm các phó giám đốc kinh doanh được Giám đốc phân công phụ trách các lĩnh vực
sản xuất, kinh doanh, là những người được Giám đốc uỷ quyền điều hành công việc trong trường hợp cần thiết. Người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật Nhà nước về mọi quyết định của mình trong phạm vi công việc.
-Giúp cho giám đốc về mặt kế toán có một kế toán trưởng. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán và báo cáo kết quả hoạt động của Công ty theo quy định của Nhà nước.
-Phòng kinh doanh kiêm hoạch định chính sách: là phòng giữ vị trí quan trọng điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, lâp kế hoạch và hoach định ra các chính sách tiêu thụ sản phẩm của Công ty. gồm 1 trưởng phòng, 1 thư kí văn phòng, 6 trưởng ngành hàng, các trợ lý ngành hàng. Có chức năng quản lý bán hàng và phát triển thị trường theo định hướng, chủ trương kế hoạch do ban giám đốc đề ra. Cụ thể bộ phận này phải khai thác tối đa và quản lý tốt hoạt động bán hàng của công ty và khai thác tìm kiếm đối tác cung ứng.
-Phòng Marketing: Có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động truyền thông bên trong và bên ngoài của công ty, thực hiện trang trí thiết kế bối cảnh công ty cũng như các quầy hàng và nhiệm vụ tổ chức và triển khai các sự kiện của công ty. Là phòng trực tiếp triển khai các sự kiện của công ty
-Phòng điều hàng: Có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trong việc điều phối dòng hàng hoá trong công ty, điều tiết hàng hoá và quản lý các kho hàng của công ty
-Phòng kế toán: Có nhiệm vụ giúp giám đốc hạch toán kinh doanh các hoạt động của công ty, có nhiệm vụ quản lý các loại vốn và quỹ của công ty, tạo nguồn vốn cho sản xuất.
-Phòng dịch vụ khách hàng: với nhiệm vụ xây dựng các chính sách đối với khách hàng, bảo hành sửa chữa cho khách hàng và quản lí hoạt động của sàn.
-Phòng hành chính nhân sự với chức năng quản lí nguộn nhân lực của công tỵ, xây dựng các chính sách về nhân sự, tiến hành quản lí các tài sản của công ty và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan.
-Phòng IT: với vai trò quản lý hệ thông ERP cho công ty, đảm bảo mạng thông tin cho công ty và quản lý hệ thống thông tin của công ty.
b. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty.
Giữa các phòng ban trong công ty có mối quan hệ hữu cơ với nhau cùng nhau hoạt động gắn kết trong sứ mệnh phục vụ khách hàng. Mỗi phòng tuy có một chức năng chuyên biệt nhưng cùng nhau hợp tác hướng tới mục tiêu “tối thượng” nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng khi khách hàng bước chân vào PiCO nhằm cụ thể hoá khẩu hiệu “Tiên phong trong sứ mệnh phục vụ” mà tập thể ban lãnh đạo công ty đã đưa ra.
Các phòng ban có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo qui trình bán hàng của công ty không làm khách hàng phải phàn nàn khi mua hàng ở PiCO. Nhằm cụ thể hoá tốt nhất qui trình bán hàng ở PiCO:
(Nguồn: Sơ đồ hướng dẫn nhân viên quy trình bán lẻ tại siêu thị) (1) Hàng chưa thực sự giảm kho, tăng số lượng đặt hàng
Ghi nhận khoản trả trước của khách hàng
(2) Hàng giảm tại kho xuất, tăng số lượng hàng đi trên đường
(3) Giảm số lượng hàng đi trên đường : tự động ghi nhận doanh thu, giá vốn.
-HĐHB: hóa đơn hàng bán
-PXKVC: phiếu xuất kho vận chuyển -PGH: phiếu giao hàng
-PXH: phiếu xuất hàng