Tác nghiệp tại phân xởng Giấy

Phân xởng giấy có nhiệm vụ sản xuất giấy vệ sinh, khăn giấy thơm phục vụ trong và ngoài ngành hàng không. Phân xởng sản xuất giấy tuân theo lệnh sản xuất của phòng Kế hoạch dới dạng kế hoạch sản xuất cả năm và phiếu sản xuất. Trởng bộ phận hoặc phó bộ phận có nhiệm vụ dựa vào kế hoạch năm phân chia công việc theo quý, tháng kết hợp với đơn hàng mới tổ chức triển khai thực hiện công việc. Sau khi nhận phiếu sản sản xuất, nhân viên thống kê của xởng viết phiếu yêu cầu cấp vật t: là nguyên liệu giấy vụn và các chất phụ khác nếu sản xuất giấy vệ sinh, là vật t giấy thơm tại kho của Công ty nếu là sản xuất khăn thơm.

Công nhân vận hành máy cho sản xuất thử, trởng bộ phận kiểm tra đạt yêu cầu của phiếu sản xuất rồi mới cho sản xuất hàng loạt số lợng theo yêu cầu của phiếu sản xuất và của kế hoạch đã giao.

Giai đoạn gia công đóng gói: giai đoạn này trởng bộ phận kết hợp với tổ trởng kiểm tra hàng đôn đốc thực hiện công việc.

Kết thúc sản xuất tổ trởng bàn giao cho nhân viên thống kê viết phiếu nhập kho thành phẩm.

Quy trình tổ chức thực hiện sản xuất tại phân xởng Giấy đợc mô tả trong lu đồ sản xuất Giấy phụ lục 14

Hệ thống điều độ sản xuất của Công ty đợc thiết kế liên tục từ khi tiếp nhận đơn hàng tại phòng kế hoạch đến khi thực hiện tại các phân xởng và phản hồi kết quả lại Phòng kế hoạch. Từng công đoạn đều có các nội dung báo cáo, ghi chép cụ thể. Tuy nhiên, kết quả thực hiện còn tuỳ thuộc vào sự phối hợp và thái độ thực hiện của từng vị trí cụ thể có liên quan. Ví dụ khả năng đảm bảo tiến độ của bộ phận in phụ thuộc vào việc bộ phận chế bản có hoàn thành việc bình bản đúng hạn không hoặc chất lợng film thế nào. Tiến độ của bộ phận in lại ảnh hởng đến tiến độ của bộ phận gia công. Hoặc mức độ kịp thời của nguyên liệu in cũng sẽ ảnh hởng đến tiến độ in, nhiều trờng hợp đã có đủ film và sắp xếp máy in nhng mực in cha kịp về gây chậm trễ sản xuất, ...

IV. Đánh giá về tình hình lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của công ty hiện nay

1. Một số kết quả, phân tích:

Một số kết quả quan sát về chất lợng công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại Công ty năm 2002:

Bảng 5: Kết quả thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công năm 2002

Chỉ tiêu Số đơn hàng nhận đợc chậm tiến độSố đơn hàng nàn của KHSố lần phàn hỏng hóc MMSố vụ sai sót

Tháng 1 21 3 0 0 Tháng 2 14 0 2 0 Tháng 3 15 1 1 1 Tháng 4 25 0 3 0 Tháng 5 16 0 1 0 Tháng 6 23 0 0 0 Tháng 7 20 3 4 1 Tháng 8 24 0 0 0 Tháng 9 30 5 5 2 Tháng 10 20 2 1 0 Tháng 11 26 0 7 0 Tháng 12 29 3 0 0 Tổng 263 17 24 4

Bảng 6: So sánh kết quả năm 2002 với năm 2001:

Chỉ tiêu 2001 2002 Đơn hàng % Đơn hàng % Tổng số đơn hàng nhận đợc 25 100% 263 100% Số đơn hàng chậm tiến độ 24 9.56% 17 6.46% Số lần phàn nàn của khách hàng 21 8.37% 24 9.13% Số vụ sai hỏng hóc máy móc 5 1.99% 4 1.52%

Đánh giá ban đầu:

- Theo thống kê thu đợc, nhìn chung số lợng đơn hàng tăng lên do có công nghệ mới, nên có thể đáp ứng đợc nhiều yêu cầu của khách hàng hơn;

- Tuy nhiên số lợng đơn hàng chậm tiến độ còn chiếm tỷ lệ cao chiếm 9,56% tổng số đơn hàng nhận đợc trong năm 2001 và 6.46% năm 2002. Điều này cho thấy, tuy đã đầu t công nghệ mới nhng cha tận dụng hết khả năng có thể

còn bị ùn tắc ở một vài công đoạn do sự đồng bộ về máy móc thiết bị thấp, năng lực thực tế của công nhân. Nguyên nhân chủ yếu là khâu thực hiện kế hoạch tác nghiệp cha nắm đợc năng lực thực tế của công ty;

- Tỷ lệ phàn nàn của khách hàng tăng từ 8,37% năm 2001 lên 9,13% năm 2002, điều này sẽ ảnh hởng lớn đến công ty nguyên nhân chính là do khâu kiểm tra trong khi in cha chặt chẽ. In với số lợng nhiều lỗi có thể có ở một vài sản phẩm dễ dẫn đến thiếu sót. Tuy nhiên, phần lớn sự phàn làn là từ các khách hàng nội bộ do vậy cán bộ quản lý có thể giải quyết khắc phục nhanh chóng;

- Tỷ lệ hỏng hóc máy móc thiết bị giảm do công tác bảo dỡng máy móc thiết bị đợc tuân thủ theo quy định của hệ thống tiêu chuẩn chất lợng ISO9001: 2000. Tuy nhiên, việc áp dụng này vẫn còn cha đợc triệt để.

Phân tích hoạt động lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ trong tháng 3/2003:

Vào ngày 28/02/2003, có các đơn hàng cho phần in phải thực hiện trong tháng 3 nh sau:

Bảng 7: Số lợng công viêc thực hiện tháng 3/2003

Tên sản phẩm Đv Số lợng Lợt in Ngày trả hàng Yêu cầu/G.chú In offset Thẻ hành lý một chặng Cuốn 30.100 60.200 5/3 D.dang từ 2/03 Sổ tay hàng

không Cuốn 800 45.000 14/3 đã có film

Nhãn orion Nhãn 200.000 50.000 10/3 Nhãn thuốc Nhãn 300.000 75.000 10/3 Phong bì các loại Cái 10.200 20.400 7/3 Tạp chí hàng

không T4 Cuốn 5.000 400.000 31/3 Đã có nội dung film Cuốn bảo hành

TOYOTA Cuốn 1.800 36.000 28/3

Sách chùa Yên

Tử Cuốn 5.000 50.000 1/4 In gia công bìa, ảnh

Mẫu biểu Cuốn 535 97.500 10/3 Đã có mẫu, bình bản. Hoá đơn Công ty

Chè Cuốn 550 172.200 18/3

Tài liệu Canon Cuốn 30.000 300.000 10/4

Khoa

Hộp thuốc Hộp 42.500 42.500 25/3

Catalog Tấn Phát Cuốn 2.000 56.000 15/3

Tờ gấp NHĐT Tờ 20.000 40.000 20/3

Thẻ lên máy bay Tờ 50.000 50.000 10/4 Theo mẫu cũ Phiếu giao nhận

đồ uống Tờ 50.000 10.000 5/4 Theo mẫu cũ

Sách NXB

KHKT Cuốn 1.520 69.200 20/4 Theo chế bản của NXB

Phần in FLEXO

Sẽ bảo dỡng định kỳ Máy in Flexo 4150

Thẻ hành lý DCS Thẻ 380.000 380.000 20/3 Mẫu cũ Thẻ lên máy bay

DCS Thẻ 79.000 79.000 10/3 Mẫu cũ

In xốp Rạng

đông Hộp 145.500 145.500 14/3 Đợt 1, (45.500 hộp)

Túi nôn Cái 60.000 134.000 10/4 Mẫu cũ

Túi rác Cái 200 600 5/3 Mẫu cũ

Túi tạp chí Cái 3.000 6.000 18/3 Mẫu cũ

Dựa trên các đơn hàng trên, một kế hoạch tác nghiệp cho PX in đợc lập nh sau: Bảng 8: Kế hoạch thực hiện đơn hàng tháng 3/2003.

Tên sản phẩm Ngày trả hàng Lợt in Ngày hoàn thành G.chú Bình bản In Gia công In offset Thẻ hành lý một chặng 5/3 60.200 3/3 Sổ tay hàng không 14/3 45.000 11/3 12/3

Nhãn orion 10/3 50.000 3/3 6/3 8/3 Thêm giấy

Nhãn thuốc 10/3 75.000 3/3 6/3 8/3 Phong bì các loại 7/3 20.400 2/3 4/3 5/3 Tạp chí hàng không T4 31/3 400.000 20-23/3 28/3 Cuốn bảo hành TOYOTA 28/3 36.000 12/3 24-26/3 25-27/3 Sách chùa Yên Tử 1/4 50.000 20/3 25-28/3 2/4 Mẫu biểu 10/3 97.500 8/3 10/3

Hoá đơn Công ty Chè 18/3 172.200 6/3 12/3 15/3

Tài liệu Canon 10/4 300.000 23/3 T 4 Mực in

Catalog Bách Khoa 26/3 60.000 15/3 20/3 22/3

Hộp thuốc 25/3 42.500 8/3 17/3 19/3

Catalog Tấn Phát 15/3 56.000 6/3 12/3 14/3

Tờ gấp NHĐT 20/3 40.000 7/3 15/3 16/3

Thẻ lên máy bay 31/3 50.000 31/3 1/4

Phiếu giao nhận đồ

Sách NXB KHKT 20/4 69.200 T 4 Phần in FLEXO

Thẻ hành lý DCS 20/3 1.000.000 1-10/3 2-25/3

Thẻ lên máy bay DCS 10/3 79.000 4-6/3 9/3

In xốp Rạng đông 14/3 145.500 6-11/3 12/3

Túi nôn 31/3 134.000 16-22/3 26/3

Túi rác 5/3 600 1-3/3 5/3

Túi tạp chí 18/3 6.000 12-14/3 16/3

(Nguồn từ sổ theo dõi tình hình sản xuất _kế hoạch, quý I năm 2003 )

Tình hình thực hiện:Kết quả còn lại vào ngày 1/4/03 Bảng 9: Các đơn hàng còn dở dang:

Tên sản phẩm In Gia công

Đv Dở dang Hoàn thành Đv Dở dang Hoàn thành In offset

Sách chùa Yên Tử Lợt in 0 50.000 Cuốn 1800 3200

Tài liệu Canon ,, 100.000 200.000 Cuốn 2000 8000

Phiếu giao nhận đồ uống ,, 2000 8000 Tờ 10.000 30.000

Sách NXB KHKT ,, 50.000 19.200 Cuốn 130 200

Thẻ lên máy bay ,, 10.000 40.000 Tờ 5.000 35.000

In flexo

In xốp Rạng đông(đợt 2) ,, 40.000 10.000 Hộp 10.000

Nhận xét tình hình thực hiện đơn hàng của Công ty trong tháng 3:

- Nhìn chung các đơn hàng đợc hoàn thành đúng thời hạn yêu cầu của đơn hàng, có nhiều đơn hàng đã hoàn thành trớc thời hạn từ 1 - 3 ngày nh thẻ hánh lý một chặng, cuốn bảo hành Toyota,...

- Có những đơn hàng hoàn thành nhanh hơn yêu cầu là do đơn hàng đã có film, hoặc mẫu trớc lên thơi gian khâu chế bản đợc rút ngắn nh sổ tay hàng không, mẫu biểu, thẻ lên máy bay,... . Còn có những đơn hàng đặt sản xuất thêm theo mẫu cũ, hoặc thuê gia công thêm, hoặc đã có sẵn bản in do vậy bỏ qua công đoạn chế bản, phân xởng sử dụng bản in cũ tiến hành in luôn.

- In xốp Rạng đông bị chậm do phải ngừng máy In Flexo 4150 để bảo dỡng theo định kỳ. Hơn nữa đây là đơn hàng dài (hơn 1 tháng) nên có thể điều chỉnh tiến độ thực hiện đơn hàng đợc. Các đơn hàng khác ở Flexo do đã có bản in cũ nên tiến độ thực hiện công việc diễn ra nhanh hơn hoàn thành trớc

- Tuy nhiên cũng có những đơn hàng chậm tiến độ so với yêu cầu của đơn hàng, nguyên nhân chính là công đoạn gia công mất nhiều thời gian, nh: sách chùa Yên Tử, tài liệu Canon,...

Một số đơn hàng có thời hạn giao hàng vào tháng 4 Công ty đang thực hiện in đợc chuyển tiếp sang kế hoạch tác nghiệp của tháng 4, nh: sách nhà xuất bản khoa học kỹ thuật, in xốp Rạng đông, ..

Ngoài ra, còn có:

- Tạp chí Hàng không, catalog Bách khoa phản ánh về một số lỗi in nhỏ;

- Tờ gấp Ngân hàng đầu t bị dính mực in (lỗi do gia công vận chuyển) Nhận xét tình hình thực hiện đơn hàng của Công ty trong tháng 3:

- Có những đơn hàng hoàn thành nhanh hơn yêu cầu là do đơn hàng đã có film, hoặc mẫu trớc lên thời gian khâu chế bản đợc rút ngắn nh sổ tay hàng không, mẫu biểu, thẻ lên máy bay,... Còn có những đơn hàng đặt sản xuất thêm theo mẫu cũ, hoặc thuê gia công thêm, hoặc đã có sẵn bản in do vậy bỏ qua công đoạn chế bản, phân xởng sử dụng bản in cũ tiến hành in luôn.

- Một số đơn hàng có thời hạn giao hàng vào tháng 4 Công ty đang thực hiện in đợc chuyển tiếp sang kế hoạch tác nghiệp của tháng 4, nh: sách nhà xuất bản khoa học kỹ thuật, in xốp Rạng đông, ..

Phân tích một số nguyên nhân khác gây chậm tiến độ của các đơn hàng:

- Nhận thêm 1 đơn hàng gấp của khách hàng truyền thống, một số đơn hàng phải lùi lại.

- Do thiếu giấy có tráng không mua kịp (loại giấy có tráng một lớp màng mỏng phải nhập khẩu)

2. Đánh giá về công hệ thống lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp

Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn

Tác nghiệp tại phân xởng in