I. Hàm văn bản
2. Các bớc thực hiện:
- Sắp xếp danh sách sao cho các bản ghi cho mỗi nhóm đợc đặt cùng nhau (Giả sử cột Nhân viên).
- Chọn lệnh: Data/Subtotals. Xuất hiện hộp thoại Subtotal
− Trong khung At Bach Changein: Chọn tên trờng cần nhóm (Nhân viên) − Trong khung use Function: Chọn hàm cần tổng hợp
− Trong khung Add Subtotal to: Chọn trờng cần tổng hợp (Số lợng)
− Chọn OK chơng trình sẽ tổng hợp nhóm các bản ghi và chèn dòng kết quả vào cuối mỗi nhóm. Có thể sửa xoá các dòng đó nh bình thờng.
− Muốn xoá toàn bộ các dòng tổng cộng, chọn lại lệnh:
Data\Subdtotals và chọn nút Remove All. II. Consolidate:
1. Khái niệm: Consolidate là chức năng ghép nối nhiều vùng dữ liệu của bảng tính, thậm chí trên nhiều bảng tính khác nhau thành một vùng kết quả trên bảng tính hiện thời. Trên thực tế số liệu đợc cập nhật và góp nhặt từ nhiều nguồn thông tin, nhiều địa điểm, nhiều hoàn cảnh khác nhau. Việc tập hợp số liệu không hiểu theo nghĩa đơn giản là kết hợp lại cạnh nhau. Các số liệu nằm rải rác sẽ đợc ghép nối lại bằng các phép toán cụ thể.
2. Các b ớc thực hiện:
- Đặt ô sáng tại vị trí định kết xuất kết quả. Thực hiện lệnh Tools/Consolidate. Hộp hội thoại Consolidate xuất hiện
- Trong dòng Reference gõ hoặc chọn địa chỉ vùng cần tổng hợp. Kích nút Add để bổ sung địa chỉ đó vào hộp All References.
- Trong trờng hợp vùng liên kết nằm trên bảng tính khác, chọn Browse và trong danh sách gõ chọn file và gõ địa chỉ vùng dữ liệu gốc.
- Nếu muốn xoá địa chỉ trong hộp All References, kích chuột vào nó và chọn Delete. - Trong hộp Function chọn hàm số cần tổng hợp.
- Chọn các lựa chọn sau, nếu cần thiết:
+ Top Row: sử dụng hàng trên cùng của các vùng dữ liệu gốc trong vùng đích.
+ Left Column: sử dụng cột đầu tiên bên trái của các vùng dữ liệu trong vùng đích.
+ Create links to Source Data: tạo liên kết giữa dữ liệu các vùng gốc và kết quả vùng đích. (Lựa chọn này chỉ đợc phép sử dụng khi vùng kết quả đích nằm ở bảng tính khác các bảng tính chứa vùng dữ liệu gốc).
- Cuối cùng chọn OK ii. Pivot Table Report:
Pivot Table Report là chức năng tự động hoá quá trình tổng kết, phân tích và đánh giá số liệu. Pivot Table Report làm cho việc quản trị của excel trở nên dễ hiểu, phong phú và hiệu quả hơn nhiều. Pivot Table Report dễ dàng đợc khởi tạo, điều chỉnh và có khả năng tự động Format.
1. Các khái niệm cơ bản: Để có thể tiếp cận đợc với Pivot Table Report chúng ta sẽ nghiên cứu các khái niệm cơ bản liên quan đến khả năng này của excel.
− Chúng ta hãy cùng xem một dữ liệu đơn giản là doanh số bán hàng của một cơ quan kinh doanh bao gồm hai cửa hàng (Ký hiệu là CH1, CH2)
Ngày Nhân viên Cửa hàng Sản phẩm Tiền
30/04/01 Hoa CH1 Bánh 5000 30/04/01 Hờng CH1 Kẹo 4500 30/04/01 Chi CH2 Mứt 8000 30/04/01 Nga CH2 Mứt 10000 01/05/01 Hoa CH1 Kẹo 4000 01/05/01 Hờng CH1 Bánh 6000 02/05/01 Chi CH2 Kẹo 3000 02/05/01 Nga CH2 Bánh 9000
− Từ bảng dữ liệu trên ta có thể tổng hợp theo từng nhân viên ta có bảng tổng hợp và nhận xét:
Cửa hàng (All)
Sum of Tiền Sản phẩm
Nhân viên Ngày Bánh Kẹo Mứt Grand Total
Chi 30/04/01 0 0 8000 8000 02/05/01 0 3000 0 3000 Chi Total 0 3000 8000 11000 Hờng 30/04/01 0 4500 0 4500 01/05/01 6000 0 0 6000 Hờng Total 6000 4500 0 10500 Hoa 30/04/01 5000 0 0 5000 01/05/01 0 4000 0 4000 Hoa Total 5000 4000 0 9000 Nga 30/04/01 0 0 10000 10000 02/05/01 9000 0 0 9000 Nga Total 9000 0 10000 19000 Grand Total 20000 11500 18000 49500
+ Trên bảng dữ liệu dòng đầu tiên là các trờng (Field) của CSDL bao gồm:
+ Ngày, Nhân viên, Cửa hàng, Sản phẩm và Tiền. Chính các trờng này sẽ tham gia vào việc xây dựng bảng tổng kết của PivotTable Report.
+ Bảng tổng kết đợc chia làm 4 vùng:
Cửa hàng: Ta có thể xem theo từng cửa hàng hoặc tất cả, mỗi loại trên một bảng tính khác nhau. Đây đợc gọi là vùng “Page Field”.
Nhân viên, Ngày: Mỗi số liệu của các trờng này đợc tổng kết theo từng dòng của bảng. Ta gọi các trờng này là “Row Field”.
Sản phẩm: Mỗi sản phẩm (nghĩa là mỗi số liệu của trờng) đợc ghi kết quả trên một cột riêng biệt. Ta gọi trờng này là “Column Field”.
Vùng chính của bảng tổng kết ghi kết quả là một phép toán (ở đây phép cộng) của trờng tiền. Đây là vùng “Data Field”.
− Nh vậy để hiểu đợc PivotTable Report ta cần nắm đợc ý nghĩa của các vùng chính của bảng này:
+ Page Field: Toàn bộ dữ liệu của PivotTable Report đợc tổng kết theo từng số liệu (Item) của trờng này. Dùng chuột kích tại vị trí của Page Field ta có thể chọn từng Item một. Vị trí của Page Field nằm ở phía trên của bảng.
+ Row Field: Mỗi dữ liệu của trờng này đợc tổng kết trên một dòng (vì vậy đợc gọi là “Row”). Nếu số Row Field nhiều hơn 1, PivotTable Report sẽ tổng kết các trờng này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự từ trên xuống dới.
+ Column Field: Mỗi dữ liệu của trờng này đợc tổng kết trên một cột (vì vậy đợc gọi là “Column”). Nếu số Column Field nhiều hơn 1, PivotTable Report sẽ tổng kết các trờng này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự từ trái qua phải.
+ Data Field: Là số liệu đợc đa vào vùng chính của PivotTable Report. ở chế độ mặc định, phép toán tổng hợp là phép lấy tổng (SUM). Ta có thể điều chỉnh chúng sau này.
− Để tạo một PivotTable Report ta phải xác định rõ trớc vùng dữ liệu muốn làm bảng tổng kết, vị trí và kiểu của các trờng muốn đa vào PivotTable Report. Trong số các kiểu trờng trên, Row, Column và Data là bắt buộc. Kiểu Page có thể bỏ qua.
2. Tạo một PivotTable
Vùng dữ liệu để tạo PivotTable Report bắt buộc phải có dòng đầu tiên là tiêu đề. Đây chính là dòng các trờng tham gia vào các vùng cơ bản của PivotTable Report. Nếu trờng tham gia vào vùng Data là trờng số thì hàm đợc tạo để tính toán là tổng, các trờng hợp còn lại hàm đợc tính toán trong vùng Data là đếm (Count).
Các b ớc tạo PivotTable Report:
− Chọn vùng dữ liệu cần tổng hợp.
− Vào Menu Data/PivotTable Report. Xuất hiện hộp thoại.
− Chọn Microsoft excel List or Database. − Chọn Next. Hộp thoại xuất hiện.
− Kiểm tra địa chỉ vùng dữ liệu trong khung Range nếu cha đúng thì chọn lại sau đó chọn
Next. Xuất hiện hộp thoại.
− Tại bớc này ta phải chọn các kiểu trờng dữ liệu để đa vào các vùng của bảng, đa vào bằng cách kích chuột tại danh sách trờng, giữ nguyên tay và kéo rê chuột vào vùng đợc ấn định trong bảng.
− Chọn Next. Hộp thoại xuất hiện
+ New Worksheet: Đa bảng tổng hợp vào một worksheet mới.
+ Existing worksheet: Đa bảng tổng hợp vào trong Worksheet đã có. − Chọn Finish để kết thúc quá trình tạo PivotTable Report.
b. bài tập
1. Tạo bảng dữ liệu d ới đây:
Bảng theo dõi bán hàng
TT Mãhàng hàngTên Ngày Nhập Đơn vị Ngày bán Số lợng Đơn giá Thuế Thànhtiền
1 G2 12/05/98 Viên 15/06/98 50000 300 2 S3 07/01/98 Tấn 17/04/98 100 5000000 3 X1 30/07/98 Tấn 28/09/98 150 800000 4 S2 30/07/98 Tấn 01/10/98 200 5000000 5 V1 12/05/98 Tấn 25/06/98 100 300000 6 S1 05/08/98 Tấn 30/10/98 200 5000000 7 X3 30/08/98 Tấn 15/10/98 250 800000 8 G4 15/05/98 Viên 20/06/98 100000 300 9 V2 02/06/98 Tấn 29/06/98 50 300000 10 G3 25/12/98 Viên 01/01/99 50000 300 Yêu cầu:
− Căn cứ vào cột Mã hàng để điền vào cột tên hàng:
+ Nếu Mã hàng là G thì tên hàng là Gạch.
+ Nếu Mã hàng là V thì tên hàng là Vôi
+ Nếu Mã hàng là S thì tên hàng là Sắt.
+ Nếu Mã hàng là X thì tên hàng là Xi măng. − Tính thuế:
+ Nếu Mã hàng là G thì thuế = 1% Đơn giá.
+ Nếu Mã hàng là S thì thuế = 2% Đơn giá.
+ Nếu Mã hàng là V thì thuế = 3% Đơn giá.
+ Nếu Mã hàng là X thì thuế = 5% Đơn giá. − Tính thành tiền
+ Thành tiền = Số lợng * Đơn giá + Thuế.
− Tổng hợp bảng dữ liệu theo cột Tên hàng, và tính tổng cột Thành tiền của từng mặt hàng.
2. Tạo bảng dữ liệu sau:
Bảng kê tiền thuê phòng khách sạn kim liên
Stt Tên khách phòngLoại Ngàyđến Ngày đi Số ngàyở Đơn giáphòng Thành tiền
1 Dơng Hoàng Lan C 07/12/98 12/12/98
2 Hoàng Lan Anh B 01/12/98 29/12/98
3 Hoàng Xuân Thắng A 02/11/98 10/11/98 4 Nguyễn Kim Trang B 30/11/98 30/12/98
5 Nguyễn Mạnh HảI B 25/11/98 08/12/98
6 Nguyễn Minh Thu C 30/11/98 18/12/98
7 Nguyễn Thạch Anh B 08/11/98 16/11/98
8 Nguyễn Thu Thuỷ A 10/11/98 17/11/98
9 Nguyễn Xuân Chi C 28/11/98 02/12/98
10 Vũ Lan Hơng B 02/11/98 11/11/98 Bảng tham chiếu Loại phòng Đơn giáphòng A 500000 B 400000 C 200000 Yêu cầu: − Tính số ngày ở cho từng khách hàng.
− Căn cứ vào bảng tham chiếu tính đơn giá cho từng loại phòng − Thành tiền = Đơn giá phòng * Số ngày ở.
Nhng nếu khách ở trên 10 ngày thì đợc giảm giá 5%
bài 8: in ấn i. Định dạng trang in
Vào Menu File\Page Setup. Hộp thoại xuất hiện Page Setup.