III. Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công
3. Chức năng và nhiệm vụ của một số đơn vị trong công ty
8.2 Những nhợc điểm
Đi cùng với những thuận lợi, công tác tổ chức bộ máy quản lý cũng có nhiều mặt hạn chế. Bộ máy quản lý bao gồm nhiều bộ phận, nhiều cấp bậc, nhiều công đoạn quản lý gây ra sự phức tạp cho quản lý kinh doanh, sự chồng chéo trong công tác quản lý gây ra sự mâu thuẫn. Ví dụ nh công nhân của các phân xởng mộc, xởng đúc, xởng cán thép...đồng thời phải chịu sự quản lý của nhiều phòng ban. Với sự phức tạp trong quản lý nh vậy sẽ gây khó khăn trong công việc sản xuất kinh doanh.
Công ty cha có một đội ngũ lao động trẻ có trình độ hoạt động để có thể kế cận cho đội ngũ kỹ s và đội ngũ cán bộ quản trị ở các phòng ban mà phần lớn tuổi đời đều đã trên 40 tuổi. Con số 207 ngời đã qua độ tuổi 30 chiếm 84,15% tổng số lao động quản lý. Nh vậy, nếu không có chiến lợc trẻ hoá lao động Công ty sẽ gặp khó khăn trong chiến lợc phát triển cho tơng lai.
Chính sách tiền lơng đặc biệt là cách trả lơng cho bộ phận lao động gián tiếp, cho trởng các bộ phận, phòng ban và các phó Giám đốc còn mang tính chủ quan, cha gắn chặt quyền lợi của lao động gián tiếp với hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay, với sự phát triển nh vũ bão của công nghệ thông tin, vậy mà số lợng máy tính trên đầu ngời của Công ty t- ơng đối thấp. Là một Công ty công nghiệp nặng với số vốn lớn nhng trình độ của các cán bộ quản lý của Công ty về việc sử dụng máy tính lại không cao, đặc biệt là về mạng Internet. Mạng Internet là một nơi cung cấp thông tin cập nhật và quan trọng. Nếu đội ngũ quản lý của Công ty thành thạo trong việc sử dụng nó để tìm kiếm các thông tin và qua đó có thể tìm đợc đối tác trong và ngoài nớc.
Điều kiện làm việc của cán bộ quản lý của Công ty Cơ khí Hà Nội tuy đã đợc cải thiện nhiều nhng vẫn cha thực sự tốt, với hệ thống văn phòng cũ kỹ, chật chội cùng với sự ồn ào do nằm gần khu sản xuất mà không có hệ thốg cách âm làm cho cán bộ quản lý khó tập trung trong công việc.
Mặt khác, số lợng lao động gián tiếp quá nhiều và chiếm một tỷ lệ quá lớn trên tổng số lao động toàn Công ty, cụ thể là 24,53%. Sự dày đặc về số lợng lao động quản lý đã dẫn đến tình trạng d thừa về lao động quản lý, nhất là vào thời điểm Công ty có rất ít đơn đặt hàngvà gây ra sự nhàn rỗi cho nhân viên quản lý.
Tóm lại, có thể nói tồn tại lớn nhất trong bộ máy quản lý của Công ty Cơ khí Hà Nội là tình trạng thừa thì vẫn thừa mà thiếu thì vẫn thiếu. Tức là thừa cán bộ có thâm niên và kinh nghiệm và thiếu đội ngũ cán bộ trẻ năng động, có trình độ.
Phần III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản Lý ở Công ty cơ cấu tổ chức bộ máy quản Lý ở Công ty
Cơ khí Hà Nội.
I.Mục tiêu chiến lợc
1.Hoàn thiện cơ chế quản lý của Công ty.
Công ty Cơ khí Hà Nội là một doanh ngiệp lớn, lại thành lập từ năm 1958, chịu ảnh hởng của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Trong những năm qua Công ty đã có nhiều đổi mới nhng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục với cơ chế quản lý nh hiện nay đã làm cho hoạt động ở các phòng ban còn nhiều chỗ cha hợp lý, cha phát huy hết đợc khả năng và sự năng động sáng tạo, ý thức trách nhiệm ở mỗi phòng ban. Mặt khác với kiểu quản lý này đã buộc bộ máy lãnh đạo của Công ty phải đa ra một lợng lớn các quyết định. Điều đó dẫn đến sự chậm trễ khi ra quyết định , bên cạnh đó phải xử lý quá nhiều thông tin nên làm cho lãnh đạo Công ty dễ u tiên các quyết định phụ làm thiệt hại đến các quyết định quan trọng gắn liền với tơng lai của Công ty. Nh vậy, để cơ chế quản lý hoàn thiện hơn, Công ty nên xác định rõ mục tiêu hoạt động cho các phòng ban ( nh phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch lao động, tiền lơng, kế hoạch đầu t, đời sống...) và giao cho các phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu đó. Về phía Công ty có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, nâng cấp phơng tiện thực hiện và xây dựng hành lang pháp lý để các phòng ban hoàn thành mục tiêu đợc giao.
Với cơ chế pháp lý này, hy vọng công việc hoàn chỉnh sẽ giảm tới mức tối thiểu, Mọi năng lực của Công ty đợc tận dụng, quyết định đợc nhanh chóng hơn, rõ ràng hơn và sát với thực tế hơn, tạo cho các trởng phòng ban có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ của mình. Đối với Công ty Cơ khí Hà Nội, để thực hiện cơ chế kế hoạch hoá theo phơng thức hạch toán kinh doanh, tạo quyền chủ động trong cơ sở thì công tác kế hoạch hoá cần đợc đổi mới triệt để theo hớng chuyển sang kế hoạch hoá gián tiếp nh: Thông qua các định hớng, đơn đặt hàng và chính sách kinh tế.
Bên cạnh đó, Công ty phải tìm nhiều biện pháp để huy động vốn từ nhiều nguồn của nền kinh tế và tự chủ trong việc giải quyết các vấn đề lao động , tiền lơng theo cơ chê thị trờng nhằm từng bớc hoàn thành cơ cấu lao động tối u phù hợp với yêu cầu của sản xuất.
Bên cạnh những vấn đề ( xem nh tầm vĩ mô ) thì công tác quản lý con ngời ( xem nh tầm vĩ mô ) cũng là một vấn đề quan trọng, nó có tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất. Vấn đề cốt yếu nhất trong quản lý con ngời là giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa con ngời với con ngời trong công việc, thực chất là giải quyết thoả đáng các mặt lợi ích ( lợi ích cá nhân, lợi ích tập thể, lợi
ích Nhà nớc ). Trong ba loại lợi ích này không nên coi trọng mặt lợi ích nào vì nó liên quan trực tiếp đến hiệu quả công việc của ngời lao động.
Công ty nên áp dụng các biện pháp kinh tế trong quá trình quản lý khuyến khích vật chất và tinh thần trong lao động, tạo động lực phát triển kinh tế. Khuyến khích lợi ích vật chất thông qua các công cụ về tiền lơng, tiền thởng, thông qua việc giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa các lại lợi ích, các loại quỹ, các loại chi tiêu, các quyết định về quản lý kinh tế. Chủ động thăm hỏi trực tiếp công nhân ở các phân xởng, bằng khen cho các cá nhân tập thể hoàn thành nhiệm vụ tố. Tạo ra những cuộc nói chuyện, toạ đàm nêu rõ vấn đề, khuyến khích các cán bộ khoa học kỹ thuật, tạo niềm tin và đặt sự tin tởng to lớn vào họ, tạo điều kiện cho họ lao động và sáng tạo. Ngoài việc khuyến khích vật chấ, tinh thần thì trong quản lý kinh tế không thể bỏ quên các phơng pháp quản lý khác nh phơng pháp tổ chức quản lý hành chính đề cao kỷ luật lao động, tăng cờng kiểm kê, kiểm soát. Các phơng pháp này vận dụng trong khuôn khổ của pháp luật, nhng điều kiện kinh doanh hiện nay đòi hỏi phải áp dụng các hình thức pháp chế phong phú hơn và chính xác hơn, phải ban hành những nghị quyết cụ thể và những chỉ thị, mệnh lệnh, chi tiết nhằm điều hoà những mối quan hệ đang phát sinh trong quá trình quản lý và sản xuất kinh doanh trong môi truờng kinh tế thị truờng.
Cơ chế quản lý là phơng thức điều hành có kế hoạch trên cơ sở những quy luật khách quan, bao gồm các tổng thể các phơng pháp, các hình thức, các thủ thuật để thực hiện các yêu cầu các quy luật khách quan ấy.
Qua phân tích thực trạng ở Công ty Cơ khí Hà Nội ta thấy Công ty hoạt động theo cơ chế tập trung. Kiểu quản lý này đã buộc bộ máy lãnh đạo của Công ty phải đa ra một lợng lớn các quyết định. Bên cạnh đó còn phải xử lý quá nhiều thông tin nên các quyết định thi hành thờng hay bị bỏ sót, làm thiệt hại hoặc gây ra những bế tắc.
Từ những hạn chế mà Công ty mắc phải và những thất bại trong quản lý, ta thấy Công ty Cơ khí Hà Nội nên áp dụng hình thức quản lý theo mục tiêu đối với các phòng ban phân xởng. Đây là thời kỳ phát triển của phi tập trung hoá đối với những đơn vị, doanh nghiệp lớn. Sự phi tập trung hoá các quyết định và sự uỷ quyền, các trách nhiệm đợc áp dụng một cách triệt để và giao cho trởng phòng, Giám đốc chủ động trong việc thực hiện các mục tiêu đó.
Về phía Công ty có trách nhiệm kiểm tra, giám sát cung cấp các phơng tiện thực hiện để phòng ban, phân xởng hoàn thành các mục tiêu đợc giao. Với cơ chế quản lý này công việc hành chính và việc giải quyết các vấn đề đợc thuận tiện hơn, mọi năng lực của công ty đợc phát huy, quyết định đa ra đến lúc thi hành đợc nhanh chóng, rõ ràng và sát với thực tế, tạo cho đội ngũ cán bộ, nhân viên quản lý có trách nhiệm hơn trong công viêc và nhiệm vụ của họ.
2.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Để thích ứng với cơ chế thị trờng năng động và sáng tạo, với điều kiện mới thì phải luôn hoàn thành các nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh và mục tiêu
chính đã đề ra. Công ty Cơ khí Hà Nội cần phải đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, đổi mới t duy đã lỗi thời, cũng nh lề lối, phong cách làm việc cũ của các cán bộ công nhân viên trong bộ máy quản lý của công ty mình.
Tổ chức bộ máy kinh doanh phải phù hợp với quy luật vận động của nền kinh tế, phải phù hợp với quy mô sản xuất và loại hình sản xuất mà Công ty đang áp dụng. Mục tiêu cuối cùng của việc tổ chức là sắp xếp làm sao cho bộ máy quản lý đợc gọn nhẹ, có hiệu lực và cân đối.
Công ty phải từng bớc đổi mới các bộ phận quản lý theo hớng tự động hoá đội ngũ lãnh đạo, tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ cho từng chức danh và phải đáp ứng đợc những yêu cầu tối thiểu sau:
- Có quan điểm đúng đắn với đờng lối lãnh đạo của Đảng, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sáh của Nhà nớc.
- Có trình dộ quản lý, chuyên môn môn nghiệp vụ, có khả năng đảm đơng trách nhiệm với công việc đợc giao phó.
- Có đạo đức trong kinh doanh và giữ vững mối quan hệ đồng nghiệp tốt, đặt chữ tín lên hàng đầu trong kinh doanh và mua bán.
Thực tiễn đã chứng minh, sự lãnh đạo của ngời quản lý giỏi là nắm vững “ yếu tố con ngời” trong nghệ thuật lãnh đạo. Vì rằng: Muốn điều khiển, chỉ đạo tốt bất cứ ai công việc gì cũng đều có sự lãnh đạo và yếu tố con ngời luôn là vấn đề chủ chốt và làm nòng cốt. Nhân viên của ban cũng nh những ngời có liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của bạn. Họ có những vấn đề cần đợc đòi hỏi và cần đợc giải quyết, vì vậy muốn nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thì phải khơi dậy khả năng, năng lực tiềm tàng trong mỗi con ngời, sự nhiệt tình gây ra cảm giác hng phấn khi đang làm việc. Để làm đợc việc đó thì ngời lãnh đạo cần phải có những phẩm chất cao đẹp và hơn cả là phải đáp ứng đợc những yêu cầu, nhu cầu cần đòi hỏi của mỗi ngời trong đơn vị.