I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòngtổng công ty xây dựng công trình giao thông
1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng củaTC.TY xây dựng công trình giao thông 8.
1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC.TY xây dựng công trình giao thông 8. công trình giao thông 8.
Với chức năng là bộ phận tham mu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt những chủ trơng chính xác của Đảng và Nhà nớc theo đúng chính sách nhiệm vụ đợc giao.
Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối lợng và độ phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng đợc định biên là 22 ngời với 9 bộ phận.
*Chánh văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ sau :
- Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu t chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hớng phát triển của TC.TY theo từng thời kỳ.
- Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức,lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt.
*Phó văn phòng (một ngời) có nhiệm vụ :
- Giúp chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng thay mặt chách văn phòng giải quyết điều hành công việc chung của văn phòng khi chánh văn phòng đi vắng.
-Chủ trì nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện các công việc đợc phân công.
-Tổ chức thực hiện, hớng dẫn, theo dõi, kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những sai lệch trong việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao.
- Trực tiếp phụ trách mạng lới y tế có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế từ TC.TY tới các đơn vị trực thuộc và theo ngành dọc của y tế.
-Hợp đồng thuê mớn nhân công ngắn hạn phục vụ cho công tác đột xuất của cơ quan; thuê hội trờng phục vụ cho hội nghị tổng kết và chuyên đề của TC.TY, cùng chánh văn phòng tổ chức các lễ động thổ khởi công và khánh thành các dự án của TC.TY.
-Xây dựng các nguyên tác phối hợp công tác giữa các bộ phận trong văn phòng.
*Công tác quản trị (một ngời) có nhiệm vụ :
- Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phơng tiện làm việc,hợp đồng thuê mớn cải tạo,sủa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nớc, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan.
- Hàng năm thực hiện thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng nh tài sản trang bị cho cơ quan làm việc.
-Tổ chức xây dựng cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ nh: y tế, thống kê số liệu, chế độ báo cáo...
-Đề xuất các phơng án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vợc chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo TC.TY.
-Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, lễ động thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của công ty.
-Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho TC.TY hàng năm.
*Cán sự văn th lu trữ (một ngời)
- Hàng ngày,cán sự văn th lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;
- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc;
- Hớng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn th lu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ;
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đờng.;
- Quản lý, lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;
- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.
Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tơng đơng với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc của văn phòng.
Năm Văn bản đến Văn bản đi
1998 900 510
1999 1015 600
2000 1075 700
Để đảm bảo nâng cao chất lợng của công tác này, Tổng công ty đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng thờng xuyên có công văn hớng dẫnđến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
*Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một ngời )
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thờng xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc đợc giao;
- Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời;
- Photocopy các tài liệu do các phòng nghiệp vụ, cho các cơ quan đoàn thể của tổng công ty;
- Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải đợc ghi chép số lợng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn; Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lợng bản thảo đợc duyệt;
- Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy đợc trang bị cho cơ quan.
*Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nớc, quay camera (1 ngời)
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nớc thờng xuyên, sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc đợc giao;
- Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn đợc giao nh: hớng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con của văn phòng thờng xuyên để đảm bảo cho hoạt động đợc thờng xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức;
- Hớng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những h hỏng thờng xảy ra trên đờng và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải;
-Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nớc cho cơ quan tổng công ty.
- Quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của cơ quan;
- Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách; - Phát hiện những bất hợp lý trong thực hiện bảo dỡng sửa chữa ô tô và đề
xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm đợc giao.
*Nhân viên bảo vệ, thờng trực cơ quan (4 ngời):
- Xây dựng đợc kế hoạch để triển khai thực hiện nhiệm vụ công việc bảo vệ, thờng trực cơ quan;
- Theo dõi quá trình thực hiện công việc đợc giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày;
- Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thờng trực cơ quan đợc chính phủ qui định;
- Thực hiện tốt công tác quản lý ngời c trú lại trong cơ quan làm việc; Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phờng nơi đặt trụ sở của cơ quan;
- Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rợu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan;
- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy với công an thành phố.
*Nhân viên tạp công (1 ngời):
- Có kế hoạch để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tạp công, thu dọn vệ sinh trong cơ quan tổng công ty.
- Hàng ngày quét dọn sạch sẽ hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc của cơ quan tổng công ty.
- Quản lý máy bơm và bơm nớc lên tầng để có nớc sử dụng cho khu vệ sinh.
- Lau chùi các gơng ở các khu công trình phụ, cầu thang, cửa kính, cửa chớp ở các phòng làm việc của cơ quan.
- Mua các dụng cụ phục vụ cho công tác nh: xà phòng, chổi, giấy vệ sinh,...
*Công tác thông tin của văn phòng(1 ngời)
- Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thờng xuyên lập lại (thông tin và xử lý số liệu );
- Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh để giúp cho việc xây dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty;
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nh :xin phép mở mạng thông tin liên lạc mới;
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan, Phát hiện những bất hợp lý trong công tác thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm đợc giao;
- Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
* Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo (1 ngời)
- Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đạo thực hiện các chủ trơng của tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các kế hoạch, truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai, thực hiện các chủ trơng của lãnh đạo Tổng công ty. Công tác văn phòng giúp lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn,phối hợp các phòng nghiệp vụ ban hành các văn bản nhằm triển khai thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chơng trình công tác của Tổng công ty. Cụ thể:
+Thờng xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đạo việc chỉ đạo, thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình hình số liệu của các đơn vị trớc khi trình ký,tổng hợp các tình hình chung của Tổng công ty để báo cáo cho lãnh đạo;
+Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công ty, lập các chơng trình làm việc của khách với lãnh đạo; +Thực hiện chấn chỉnh ban hành văn bản đúng thủ tục và thể thức nhằm đạt đợc hiệu quả cao;
+Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thờng xuyên lặp lại (thu thập thông tin và xử lý số liệu);
+Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ đợc giao nh: hớng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình chuyên môn nghiệp vụ, các qui định của nhà nớc, của ngành và của tổng công ty
- Khi có khách đén làm việc với lãnh đạo tổng công ty thì mời khách vào phòng khách, tìm hiểu thông tin về việc gặp mặt sau đó báo cáo với lãnh đạo để tiếp khách;
- Phục vụ nớc uống cho các phòng làm việc của lãnh đạo tổng công ty. Hàng ngày bảo quản lau chùi bàn ghế, ấm chén của các phong lãnh đạo và văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp;
- Chuẩn bị phòng họp và phục vụ nớc uống cho các cuộc họp giao ban của lãnh đạo, giao ban của tổng công ty và các cuộc họp đột xuất tại phòng giao ban của các phòng nghiệp vụ, các cơ quan đoàn thể;
- Quản lý tài sản đợc trang bị cho các phòng làm việc của lãnh đạo tổng công ty và các phòng họp, phòng khách ( có sổ sách theo dõi bảo quản);
- Hàng ngày chăm sóc tới cây, tỉa cành cây cảnh. Lau chùi cửa kính cửa chớp toàn bộ tầng hai, quét dọn hành lang tầng hai;
- Đa báo chí đến các phòng làm việc của tổng công ty và lãnh đạo tổng công ty.
*Công nhân lái xe con (8 ngời):
- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác đợc giao;
- Quản lý sử dụng tốt xe ô tô đợc giao nh: Tăng cờng kiểm tra theo dõi, bảo dỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con đợc thờng xuyên liên tục.
- Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng;
- Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng;
- Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng.