phận trong Công ty.
I./ Các mối quan hệ trong Công ty.
1./ Mối quan hệ theo công việc.
Mối quan hệ này đợc xác lập dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận mà có sự tác động qua lại trực tiếp hoặc gián tiếp. Trong đó, các bộ phận có những mảng công việc liên quan đến nhau thì sẽ do một ngời phụ trách chung. Nh phòng Tổ chức hành chính và trung tâm thí nghiệm KCS mặc dù gồm cả ba Phó Tổng Giám đốc phụ trách chung nhng chỉ đạo trực tiếp chủ yếu do Phó Tổng Giám đốc phụ trách về chế độ lao động. Mối quan hệ theo công việc không ràng buộc các bộ phận phải gộp lại với nhau nhng lại kết nối đợc các bộ phận này trong các công việc có liên quan đến nhau, và có thể phối hợp và trợ giúp nhau khi thực hiện nhiệm vụ.
Ví dụ: Khi tiến hành xếp loại, khen thởng lao động kịp thời thì phòng Tổ chức hành chính và trung tâm thí nghiệm KCS có trách nhiệm xem xét, đánh giá chất lợng sản phẩm theo tiêu chuẩn quy định của Công ty để xét loại, sau đó lập danh sách khen thởng trình Phó Tổng giám đốc phụ trách về chế độ lao động
32
duyệt để quyết định và thông báo cho ngời lao động. Cách thức tổ chức nh vậy là dựa trên cơ cấu chức năng để nhằm phân công nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách, các nguồn lực có trong đơn vị và sự phối hợp của các bộ phận khác giúp họ hoàn thành công việc của Công ty.
Tuy nhiên, với cách thức thực hiện công việc nh vậy cha phải nhanh gọn và có phần hơi rờm rà nhng lại thống nhất đợc các bộ phận trong cả đơn vị. Do đó, việc thực hiện sẽ đợc đồng tình của nhiều bộ phận và sự thống nhất cao, để có sự hỗ trợ và phối hợp tốt từ nhiều phía liên quan.
2./ Mối quan hệ theo bộ phận.
Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Dệt 8-3 (trang 20), mỗi ô vuông thể hiện một bộ phận khác nhau, các công việc ở các bộ phận này hoàn toàn độc lập, mỗi một bộ phận đảm trách một công việc riêng, mọi phân công chỉ đạo thực hiện bởi ban lãnh đạo của Công ty. Mệnh lệnh đợc truyền trực tiếp tới từng thành viên trong đó. Mối quan hệ ở đây là mối quan hệ trực tuyến, ngời quản trị cấp cao nhất sẽ có quyền chỉ đạo thực hiện trực tiếp không thông qua các khâu trung gian. Nh bộ phận văn th, lu trữ thì chủ yếu thực hiện các công việc quản lí công văn giấy tờ, đánh máy, lu trữ hồ sơ...
3./ Mối quan hệ theo cấp quản trị.
Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức trong Công ty (trang 20) đã cho biết rõ sự phân cấp quản trị trong Công ty. Hệ thống thứ bậc trong quản trị biểu hiện: từ Tổng
33
Giám đốc là cấp quản trị cao nhất tiếp đó là các Phó Tổng Giám đốc, xuống các phòng ban và cuối cùng là các xí nghiệp thành viên. Mỗi một cấp trong sơ đồ biểu diễn một vị trí, trách nhiệm và quyền hạn khác nhau. Các mối quan hệ đó mang tính lệ thuộc của cấp dới đối với cấp trên, nó không có sự tác động qua lại mà là sự tuân thủ, phục tùng. Các mệnh lệnh đợc truyền xuống từ Tổng Giám đốc tới các cấp theo một chiều dọc và cấp dới phải chấp hành.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức của Công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng nên khi ra các quyết định, chỉ thị thì đã có sự tham mu từ các bộ phận chức năng hỗ trợ Tổng Giám đốc. Do đó, khi quyết định đợc ban ra là có sự thống nhất cơ bản của các bộ phận. Đồng thời, mối quan hệ dựa theo cấp quản trị còn chỉ rõ trách nhiệm cũng nh quyền hạn của từng cấp, từng bộ phận trong Công ty.
4./ Mối quan hệ theo phạm vị quyền hạn.
Gắn với từng bộ phận có trong Công ty là nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể. Trong đó, mỗi bộ phận có quyền thực hiện những công việc đặt ra theo yêu cầu của Tổng Giám đốc và yêu cầu của kế hoạch đã đặt ra. Nếu hoàn thành công việc đó là đã góp phần hoàn thành công việc chung trong toàn Công ty.
Mối quan hệ này là sự ghép nối chung quyền lực giữa các bộ phận để cùng phối hợp chỉ đạo thực hiện công việc. Vì trong Công ty Dệt 8-3 thì sự phân định các chức năng và quyền hạn rõ ràng của từng bộ phận, từng phòng đã tạo nên sự
tách biệt khi thực hiện nhiệm vụ. Nhiêù khi không có sự phối hợp giữa các phòng có thể dẫn đến chậm tiến độ hoặc thực hiện công việc không đồng bộ trong mục tiêu của toàn Công ty.
II./ Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty.
34
1./ Nhân sự và cơ cấu tổ chức trong văn phòng của Công ty.
Trong các tổ chức, đơn vị nào cũng đều tồn tại văn phòng, có thể văn phòng đó lớn hay nhỏ tuỳ theo cách tổ chức và bố trí của từng cơ quan đó nhng chức năng và nhiệm vụ của nó luôn không thay đổi. Các công việc hành chính văn phòng hiện diện ở khắp mọi nơi trong Công ty. Vậy văn phòng đợc hiểu nh thế nào?
Văn phòng đợc hiểu là một thực thể bao gồm các yếu tố vật chất, môi trờng và nhân sự phù hợp với yêu cầu theo xử lí, quản lí thông tin nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.
Trong thực tiễn ở nớc ta đang tồn tại chủ yếu hai loại văn phòng đó là văn phòng theo chức năng quản lí của nhà nớc và văn phòng quản lí sản xuất kinh doanh của Công ty nh văn phòng Bộ, UBND...thuộc hệ thống cơ quan quan lí của nhà nớc còn văn phòng của Công ty Dệt 8-3 thuộc loại văn phòng quản lí sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhng dù là loại văn phòng nào với những nhiệm vụ nhiều hay ít thì thông th- ờng trong các văn phòng luôn đảm bảo ba chức năng chính:
- Chức năng tổng hợp - Chức năng tham mu - Chức năng hậu cần
Trong đó, chức năng tổng hợp đợc đặt lên hàng đầu, chức năng này giúp văn phòng thu nhận, xử lí phân loại tất cả các thông tin cần thiết ở trong và ngoàI
35
đơn vị mà văn phòng thu nhận đợc. Sau đó đánh giá, xếp loại và tổng hợp để gửi cho lãnh đạo và các bộ phận khác.
Đối với chức năng này ở Công ty Dệt 8-3 hầu hết mọi hoạt động trong văn phòng chỉ chủ yếu xây dựng các báo cáo định kỳ hay đột xuất cho lãnh đạo Công ty năng tham mu về lĩnh vực tổ chức lao động, chế độ tiền lơng và công tác văn th lu trữ.
Hiện nay, số nhân viên của phòng gồm có 20 ngời, tất cả đều thuộc biên chế nhà nớc.
Các thiết bị trong phòng đã đợc trang bị phục vụ cho các công việc nh : máy vi tính, máy Fax, máy photocopy và các thiết bị khác.
Cơ cấu tổ chức văn phòng (phòng Tổ chức hành chính).
Sơ đồ tổ chức cơ cấu của phòng Tổ chức hành chính.
36 Trưởng phòng (tccb - lđ) Phó phòng (TC - ĐT) Phó phòng(Hcth) Nhóm hành chính phục vụ Nhóm tiền lơng
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng ta sẽ thấy đợc nhiệm vụ chủ yếu trong công tác văn phòng và nó đợc phân công cho mỗi cán bộ nhân viên nh sau:
Trởng phòng: là ngời có trách nhiệm lãnh đạo điều hành hoạt động của
phòng Tổng hợp hành chính, có chức năng tham mu cho lãnh đạo Công ty và theo dõi về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng và các chính sách đối với ngời lao động. Trởng phòng Tổng hợp hành chính còn là ngời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc về mọi công việc trong đơn vị. Nghiên cứu xây dụng chức năng - nhiệm vụ và chế độ phân cấp quản lý Công ty và các đơn vị trình Giám đốc duyệt. Đồng thời, là ngời theo dõi công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng và hớng dẫn thực hiện chế độ chính sách đối với ngời lao động. Bố trí, phân công nhiệm vụ cho cán bộ nhân viên trong đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Thực hiện quy trình hớng dẫn công việc và các văn bản khác có liên quan của hệ thống quản lí chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Phó phòng là ngời chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng về những công việc
phân công phụ trách. Phòng gồm 2 Phó phòng:
Phó phòng Hành chính tổng hợp là ngời theo dõi tình hình thực hiện kỉ luật lao động của cán bộ công nhân viên trong Công ty và báo cáo lại với Trởng phòng.
Phó phòng phụ trách công tác tiền lơng và nâng cấp, nâng bậc là ngời trực tiếp theo dõi tình hình thực hiện quỹ tiền lơng và phân phối thu nhập các đơn vị, quy chế nâng bậc và đào tạo lại nghề cho công nhân theo yêu cầu sản xuất.
Nhóm tiền lơng - đào tạo công nhân gồm:
- Công tác tổ chức cán bộ và nâng cấp đào tạo cụ thể là hớng dẫn, theo dõi
37
và tổ chức thực hiện công tác đào tạo, nâng cấp cho cán bộ công nhân viên theo yêu cầu Công ty. Trực tiếp quản lý hồ sơ và biên chế cán bộ gián tiếp, thờng xuyên bổ sung và kiểm tra, xác nhận hồ sơ lý lịch cho công nhân toàn Công ty.