II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác đấu thầu mua sắm hàng
2. Một số giải pháp vi mơ (từ phía Nhà maý)
2.1 Hồn thiện tổ chức và cơ chế hoạt động của bộ máy tổ chức thựchiện đấu thầu.
Để đấu thầu và thắng thầu cĩ hiệu quả các nhà thầu phải xử lý một khối l- ợng lớn thơng tin, phải giải quyết nhiều vấn đề phức tạp. Do đĩ việc tổ chức bộ máy đấu thầu và xây dựng cho bộ máy đĩ một cơ chế hoạt động khoa học hiệu quả là cực kỳ quan trọng ảnh hởng trực tiếp đến tồn bộ quá trình đấu thầu của Nhà thầu.
* Việc xây dựng bộ máy đấu thầu phải tuân thủ theo nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc tập trung, chuyên mơn hố:Yêu cầu của chủ đầu t, sự nghiêm ngặt của nhà t vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là yêu cầu về chất lợng, hiêu quả của việc xây dựng hồ sơ thàu cĩ sức cạnh tranh lớn địi hỏi phải cĩ một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên mơn hố.
- Nguyên tắc đảm bảo bí mật: Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh rất khốc liệt, để thắng thầu nhà thầu khơng chỉ tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, tìm hiểu yêu cầu của chủ đầu t mà cịn phải giữ bí mật hồ sơ dự thầu của mình từ khi bắt đầu chuảan bị hồ sơ dự thầu đến khi cơng bố thắng thầu, cụ thể:
+Việc quyết định giá bỏ thầu do lãnh đao cao nhất của nhà thầu quyết định cùng với ngời ttrực tiêp thực hiện và đợc quyết định sát thời điểm nộp hồ sơ cho chủ đầu t.
+Những ngời thực hiện đấu thầu phải là những ngời trung thành, gắn bĩ với sự tồn tại của doanh nghiệp.
* Yêu cầu đối với chuyên gia (nhân viên) trực tiếp thực hiện :
- Đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn: Đấu thầu mua sắm hàng hố là tổng hồ các lĩnh vực quản lý kinh tế, pháp luật, kinh doanh của doanh nghiệp, cĩ sự cạnh tranh gay gắt của cả các nhà thầu trong nớc và
quốc tế theo những quy chế hết sức chặt chẽ. Do đĩ địi hỏi các chuyên gia trực tiếp thực hiện đấu thầu phải đợc đào tạo chính quy và thờng xuyên đợc bồi d- ỡng, cập nhật cho phù hợp thực tiễn.
- Năng động, chính xác và phù hợp với thị trờng: Quá trình đấu thầu nh một cỗ máy hồn chỉnh chạy hết cơng suất, vùa phải đảm bảo chính xác vùa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của nhà thầu và tuỳ theo diễn biến của quá trình cạnh tranh vì vậy các chuyên gia thực hiện phải đảm bảo yêu cầu trên.
- Chuyên sâu một cơng việc và hiểu biết tổng thể nhiều lĩnh vực trong kỹ thuật, trong đấu thầu triển khai dự án: các nội dung của hồ sơ dự thầu gồm nhiều nội dung cĩ liên quan mật thiết với nhau, từng nội dung cĩ yêu cầu chuyên sâu riêng, do đĩ nhân viên thực hiện đấu thầu phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và hiểu biết nhiều lĩnh vực.
- Thơng thạo ngoại ngữ, pháp luật.
* Tuỳ theo quy mơ tổ chức của bộ máy của các gĩi thầu thờng tham dự mà đợc bố trí chuyên mơn hố một cách cụ thể phù hợp.
Nh đã trình bày ở phần trớc hiện nay tại Việt nam chia bộ maý đấu thầu thành hai bộ phận theo sản phẩm : Nhĩm PVC và nhĩm thiết bị đấu nối. Các hồ sơ của PVC do hai ngời thực hiện, thiết bị đấu nối do một ngời thực hiện với sự chỉ đạo trực tiếp của Trởng phịng và Phĩ giám đốc. Mơ hình trên cĩ một hạn chế là gặp nhiều khĩ khăn khi cần ra quyết định nhanh, đặc biệt là gĩi thầu giá trị lớn và khi phải thực hiện nhiều gĩi thầu thì sẽ khơng dẫn đến chậm chễ, ùn tắc do thiếu thiếu chuyên gia chuyên mơn hố (khơng thể đảm đơng hết).
Theo tơi, do quy mơ bộ máy cũng nh gĩi thầu nhỏ nên Nhà máy (các Trung tâm nơi trực tiếp thực hiện đấu thầu ) khơng nhất thiết phải tổ chức bộ máy đấu thầu cơng kềnh mà chỉ cần cĩ thêm một chuyên gia vừa am hiểu về đấu thầu vừa am hiểu về mặt kinh tế thị trờng để hỗ trợ cho cả hai bộ phận trên khi cần thiết đặc biệt là bộ phận thiết bị đấu nối với khối lợng sản phẩm lớn và rất nhiều hợp đồng.
Mặt khác, để khắc phục sự chậm trễ trong khâu ra quyết định về giá bỏ thầu cũng nh những điều kiện khác khi tham gia đấu thầu của Nhà máy, nên chăng Nhà máy trao thêm cho các trung tâm đặc biệt là bộ phận trực tiếp thực hiện đấu thầu quyền tự quyết định nhiều hơn nữa trong những trờng hợp cần thiết đơng thời phải coa sự liên kết chặt chẽ hơn nữa giã các trung tâm và phong đầu t phát triển để ra quyết định nhanh hơn.
2.2. Giải pháp nâng cao chất lợng sản phẩm
Sản phẩm là một trong bốn tham số của maketing- mix, nếu khơmg cĩ tham số sản phẩm thì khơng thể cĩ tham số giá cả, phân phối hay xúc tiến do vậy sản phẩm và chất lợng của sản phẩm là đặc biệt quan trọng.
Dù tổ chức tiêu thụ theo hình thức nào: bán lẻ, bán buơn hay tham gia đấu thầu thì yêu cầu về chất lợng chủng loại sản phẩm cũng đợc đặt lên trớc tiên. Trong đáu thầu yêu cầu về chất lợng và kỹ thuật của sản phẩm là một trong ba tiêu chí để đánh giá hồ sơ dự thầu “đạt” hay khơng đạt nên chất lợng và tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm gĩp phần khơng nhỏ quyết định khả năng thắng thầu của nhà thầu.Sản phẩm của Nhà máy thiết bị Bu điện cĩ hàm lợng kỹ thuật cao nên chất lợng sản phẩm càng phải đợc coi trọng.
Ngay nay khi hội nhập là một xu thế tất yếu, cạnh tranh là điều khơng thể tránh khỏi và một gay gắt hơn. Chính do hội nhập tồn cầu hố mà việc tiêu chuẩn hố chất lợng theo những tiêu chuẩn hố quốc tế thống nhất trở lên đặc biệt cần thiết. Các sản phẩm đặc biệt là sản phẩm cĩ tính chất kỹ thuật hiện nay khơng chỉ phải tuân theo tiêu chuẩn chất lợng của một quốc gia mà phải tiến đến thoả mãn nhng tiêu chuẩn chất lợng của một quốc gia mà phải tiến dến thoả mãn những tiêu chuẩn chất lợng của khu vực và của thế giới. Chính vì vậy hệ thống quản lý chất lợng do tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hố ( International organization For Standardization – ISO ) ban hành đợc rất nhiều nhà sản xuất và cung ứng dịch vụ trên thế giới áp dụng. Chứng chỉ về đảm bảo chất lợng theo hệ thống tiêu chuẩn chất lợng ISO 9000 đã trở thành giấy thơng hành cho các sản phẩm thâm nhạp vào các thị trờng khác nhau trên thế giới, ngay cả đối với những thị trờng khĩ tính nhất. Trong tơng lai khơng xa, khi sản phẩm của Nhà máy phải cạnh tranh với các nhà sản xuất khác trong khu vực và thế giới thì việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO cho tất cả các sản phẩm của mình là tât yếu.
* Biện pháp thực hiện:
Trong ngắn hạn: Nhà máy khơng thể và khơng nên đặt ra yêu cầu phải áp dụng ngay hệ thống tiêu chuẩn chất lợng ISO cho tất cả sản phẩm của mình mà trớc mắt là phải làm thế nào để mọi sản phẩm sản xuất ra đều phải thoả mãn tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn do Tổng cơng ty Bu chính Viễn thơng Việt nam ban hành. Do trớc mắt khách hàng của Nhà máy chủ yếu vấn là các đơn vị thuộc Tổng cơng ty đồng thời Nhà máy cũng cha đủ tiềm lực về mọi mặt để thực hiện yêu cầu đĩ. Hạn chế tối đa khơng để xảy ra hiện tợng hàng bán bị trả lại hay bị phàn nàn về chất lợng ảnh hởng đến uy tín của Nhà máy, nh năm 1999 đã xảy
ra với mặt hàng điện thoại bị trả lại tại thị trờng Hải Phịng, Nghệ An, Bắc Ninh, đĩ là thiệt hại đáng tiếc và đây là thị trờng rất tiềm năng của Nhà máy.
Để thực hiện đợc mục tiêu này Nhà máy cĩ thể áp dụng một trong các mơ hình quản lý chất lợng sau:
- Mơ hình PCDA, cịn gọi là mơ hình vịng tuần hồn (đợc sử dụng khá phổ biến hiện nay), đợc thực hiện qua bốn giai đoạn nh một vịng tuần hồn; Kế hoạch ( P- Plan ); thực hiện ( D - Do ); kiểm tra ( C - Check ); xử lý ( A - Action ). Theo đĩ, PCDA là một qua trình khơng ngừng hoạt động, mỗi vịng lớn lại chứa đựng những vong trịn nhỏ giúp nhà sản xuất phát hiện những sai sĩt dù là nhỏ nhất trong quá trình sản xuất và cĩ biện pháp khắc phục kịp thời.
- Mơ hình “Xơng cá” hay cịn gọi là mơ hình “nhân quả” đợc mơ tả thơng qua sơ đồ sau.
Theo đĩ, ngời ta thờng tìm cách kết hợp tối u hố các yêu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm cĩ chất lợng tốt nhất cĩ thể, trong quá trình ấy cũng phát hiện và khắc phục nhanh chĩng những sai sĩt xuất hiện.
Nguyên,Vật liệu Cơng nghệ,T.Bị
Con ngưịi Tác nghiệp
Chất lượng Sản phẩm D D P D C
Với mơ hình quả lý trên, Nhà máy phải thực hiện tốt các nội dung sau:
- Nguyên vật liệu: Cần phải la chọn đợc loại phù hợp nhất, vừa đảm bảo chất lợng vừa tiết kiệm cho Nhà máy, khơng nhất thiết phải là nguyên liệu ngoại nhập và đắt tiến. Nhà máy phải cĩ đội ngũ nhân viên đảm bảo đầu vào cĩ trình độ chuyên mơn vững để mua đúng, đủ, đồng bộ nguyên vật liệu và phụ kiện cho sản xuất, đặc biệt là khi nguồn cung cấp là từ nớc ngồi chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu nguyên vật liệu và phụ kiện ( nh bột nhựa, dây đồng, phụ kiên ). Bên cạnh đĩ, Nhà máy cần chú ý xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các…
nhà cung cấp để luơn cĩ đợc nguyên liệu ổn định và giá cả hợp lý nhất.
- Cơng nghệ, thiết bị: Sản phẩm của Nhà máy cĩ tỷ trọng cơng nghệ cao, do đĩ Nhà máy cấn tranh thủ giai đoạn chuyển tiếp để đầu t theo chiều sâu cho cơng nghệ từng bớc nâng cao trình độ theo kịp với mạt bằng chung của khu vực và thế giới, sẵn sàng khi tình hình cạnh tranh gay gắt hơn. Cĩ thể nâng cao trình độ cơng nghệ thơng qua mua những dây truyền đồng bộ, hoặc chuyển giao từng phần.
- Nâng cao trình độ tay nghế của cơng nhân cũng nh trình độ quản lý của cán bộ Nhà máy: Để làm chủ đợc mày mĩc cơng nghệ, kết hợp tốt nhất các yếu tố đầu vào thì khơng thể khơng quan tâm đến nhân tố con ngời. Cơg tác này cũng thờng xuyên đợc Nhà máy quan tâm, cụ thể năm 2000; tổng số CBCNV của Nhà máy là 514 ngời thì số cĩ trình độ Đai học và Cao đẳng là 112 ngời (chiếm 22,7% ), cịn lại đều đợc bồi dỡng, đào tạo nâng cao trình độ qua các lớp ngắn hạn do Nhà máy tổ chức Tuy nhiên để tuyển dụng, đào tạo, phân cơng…
lao động cần chú ý đến một số điểm sau:
+ Khi tuyển dụng Nhà máy cần chú ý; trớc khi tuyển dụng cần phân tích nhu cầu tuyển dụng để tìm đợc ngời phù hợp với địi hỏi của cơng việc, tránh thực hiện ngợc lại.
+ Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; trớc khi đào tạo phải phân tích tình hình thực hiện cơng việc của ngời lao động để đánh giá năng lực, năng suất hiện tại của họ. Cần chú ý kết quả lao động phụ thuộc và năng lực và động cơ lao động của họ. Do đĩ khi đánh giá kết quả lao động phải chú ý đến cả hai yếu tố này để đi đến quyết định về đào tạo hợp lý nhất; nếu năng suất cha cao do năng lực cịn hạn chế thì cần phải đào tạo, huán luyện lại, nếu do động cơ lao động cha tốt thì cần phải phân tích nguyên nhân từ đĩ cĩ biện pháp xử lý thích hợp (động viên, giáo dục, kỷ luật, sa thải ). Tĩm lại, phải xác định chính xác mục…
tiêu đào tạo, đối tợng phải đào tạo lại, xây dựng chơng trình, phơng pháp và dự tốn chi phí đào tạo.
Bên cạnh chế độ kỷ luật lao động chặt chẽ là một chế độ đãi ngộ thích đáng cho những ngời cĩ thành tích lao động tốt cả về mặt vật chất và tinh thần nhằm thúc đẩy sự nhiệt tình cố gắng của CBCNV. Cơng tác này thể hiện sự quan tậm nhìn nhận, đánh giá cảu ban lãnh đạo Nhà máy đối với ngời lao động và sự cống hiến của họ với sự phát triển chung của Nhà máy. Bằng việc đáp ứng các nhu cầu vật chất và tinh thần cho CBCNV một cách kịp thời, đúng lúc, đúng ng- ời và thoả đáng sẽ kích thích họ hăng say làm việc và sáng tạo.
Trong dài hạn: Khi Việt Nam tham gia đầy đủ AFTA, khi gia nhập WTO, khi khơng cịn sự độc quyền giành cho ngành Bu điện thì Nhà máy sẽ phải…
cạnh tranh với rất nhiều nhà sản xuất khác trong khu vực và trên thế giới. Để trụ vững ở thị trờng trong nớc và vơn ra thị trờng thế giới thì việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 cho tất cả các sản phẩm của Nhà máy là một tất yếu mà hiện nay là bớc chuẩn bị rất quan trọng và phải gấp rút thực hiện ( đến nay Nhà máy mới chỉ đợc cấp chứng chỉ ISO 9002 cho sản phẩm điện thoại ).
2.3. Nâng cao tiềm lực tài chính của Nhà máy
Tiềm lực tài chính là một yếu tố khơng thể khơng tính đến khi một doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng nh khi đánh giá tình hình “sức khỏe của một doanh nghiệp, là một trong ba tiêu chuẩn dánh giá nha thầu khi xét thầu. Tiềm lực tài chính đợc các chủ đầu t coi là điều kiện cần để cho thấy nhà thầu cĩ đầy đủ khả năng thực hiện hợp đồng đã ký.
Tiềm lực tài chính mạnh sẽ cho phép nha thầu đa ra nhiều điều kiện tài chính , thơng mại (giá cả, thanh tốn, tín dụng ) … u đãi cho chủ đầu t. Điều này gĩp phần tạo thêm lợi thế cạnh tranh cho nhà thầu khi mầ các điều kiện khác là khĩ cĩ thể tạo ra đợc sự káhc biệt lớn so với đối thủ khác, tạo niềm tin nơi khách hàng và các cơ quan quản lý.
Qua phân tích ở phần II ta thấy, tiềm lực tài chinh là một trong những thế mạnh của Nhà máy, ( luơn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc, tài sản, vốn kinh doanh tăng đều qua các năm, khả năng thanh tốn hiện hành và thanh tốn nhanh là tốt ). Trong thời gian tới, khi mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt…
thì cùng với việc nâng cao chất lợng sản phẩm, hàon thiện tổ chức Nhà máy…
cần đồng thời chú ý củng cố và phát huy thế mạnh tài chính của mình, sẵn sàng cạnh tranh với những đối thủ lớn hơn trong những gĩi thầu lớn hơn. Trớc mắt,
cần giảm tỷ trọng nợ ngắn hạn trong cơ cấu nguồn vốn (mặc dù đây là vốn đợc huy động từ cán bơ cơng nhân viên ).
2.4. Củng cố các mối quan hệ truyền thống tốt đẹp
Trong đấu thầu việc tăng thêm các mối quan hệ cũng cĩ nghĩa là tăng thêm cơ hội trúng thầu cho các nhà thầu, ở đây đề cập đến nhiều mối quan hệ khác nhau;
- Mối quan hệ với những nhà cung cấp sản xuất nguyên vật liệu; tạo điều kiện cho nhà thầu mua đợc những máy mĩc thiết bị, nguyên vật liệu cĩ chất l- ợng tốt, kịp thời với giá thành hợp lý;
- Mối quan hệ nhà thầu với các tổ chức tín dụng; tạo điều kiện cho nhà thầu thuận lợi hơn trong việc vay vốn khi cần thiết;
- Mối quan hệ nhà thầu với các doanh nghiệp khác tốt đẹp thì thuận lợi hơn trong việc lựa chọn đĩi tác liên doanh khi cần thiết;
- Quan hệ tốt với các chủ đầu t: là đặc biệt quan trọng, nĩ cĩ ảnh hởng lớn đến xác suất thắng thầu của Nhà máy. Chủ đầu t trớc khi đi đến quyết định lựa chọn nhà thầu để ký hợp đồng (thắng thầu ), ngồi việc căn cứ vào tiêu thức chính đã đợc lợng hố và nêu ra cụ thể trong hồ sơ mời thầu, họ cũng tham