III. Kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở Xí nghiệp: 1 Tài khoản sử dụng trong thanh toán với khách hàng:
2. Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với khách hàng:
Số liệu tổng cộng của từng ngời mua trên các trang sổ cuối tháng đợc ghi vào bảng kê số 11.
• Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với ngời mua đợc phản ánh vào NKCT số 8.
• Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua cũng đợc thực hiện trên máy vi tính:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của Xí nghiệp, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế và thực hiện các điều ớc trong hợp đồng. Khi giao hàng cho khách hàng, Xí nghiệp lập các hoá đơn bán hàng theo đúng mẫu hoá đơn, chứng từ của Bộ Tài Chính ban hành.
Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ thanh toán của ngời mua, kế toán kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hoá đơn và chứng từ thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu và ghi ngay vào sổ quỹ.
Phiếu thu cũng đợc lập thành 2 liên: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và các sổ kế toán liên quan. Liên 2 giao cho ngời nộp tiền để dùng làm chứng từ gốc thanh toán với nơi chi tiền. Ngoài ra chứng từ gốc còn gồm hoá đơn (GTGT), Giấy báo có ngân hàng, biên lai nộp thuế (nộp hộ)
Sơ đồ tổ chức hạch toán với khách hàng
Mẫu phiếu thu áp dụng ở Xí nghiệp nh sau:
Đơn vị: Xí nghiệp KSXD Điện I Mẫu số 02- TT Liên 1
Địa chỉ: Km2 đờng Hà Đông-Văn Điển Ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày1 tháng11 năm 1995
của Bộ Tài chính.
Phiếu ThU Số ct: 61
Ngày: 12/04/2000 TK nợ: 113 Họ tên ngời nộp tiền: Phạm Văn Cảnh TK có: 131 Địa chỉ : Mù Căng Chải
Lý do nộp: Trả tiền mua Xà trạm+dâynéo+Xà Điện ngày 06/01/2000. Số tiền:38.630.046 đồng.
Bằng chữ: Ba mơi tám triệu sáu trăm ba mơi nghìn không trăm bốn mơi sáu nghìn đồng.
Kèm theo : Giấy lĩnh tiền mặt+ Bảng kê rút vốn vay.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ) Ngày 12 tháng 4 năm 2000 Ngời nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng kê số 11 NKCT số 8 Sổ cáiTK 131 Báo cáo tài chính
Căn cứ vào các phiếu thu đã đợc lập và các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 113: 38.630.046
Có TK 131: 38.630.046
Từ định khoản trên, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính: ngày tháng, số chứng từ, mã đối tợng, nội dung, số tiền theo đúng định khoản. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất.
Mẫu sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng áp dụng tại Xí nghiệp nh sau:
Xí nghiệp KS XD Điện I
sổ chi tiết công nợ
Từ ngày: 01/04/2000 đến ngày 30/04/2000
TK 131- Phải thu của khách hàng. D nợ đầu kỳ: Phát sinh nợ:
Phát sinh có: 200.509.551 D có cuối kỳ: 200.509.551
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có
12/04 PTTV 09S Mù cang Chải: trả tiền mua xà trạm, dây néo, xà điện ngày 06/01/2000
113 38.630.046
14/04 CNTV 63 Minh TCTXL: Phí giao nhận vật t 1121V 93.147.994 11/04 CNTV 56 Xí Nghiệp VLXD trung Thành: trả
tiền thuê kho và vận chuyển xúc lên xe.
1121V 68.731.561
Mẫu bảng kê số 11 áp dụng tại Xí nghiệp Mẫu NKCT số 8 áp dụng tại Xí nghiệp Mẫu Sổ cái TK 131 áp dụng tại Xí nghiệp.
Xí nghiệp KS XD Điện I
bảng kê số 11
Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Từ ngày: 01/04/2000 đến ngày: 30/04/2000
Stt Tên khách D nợ đầu kỳ D có đầu kỳ TK nợ 1121V TK nợ 133 Cộng PS có Cộng PS nợ D nợ cuối kỳ D có cuối kỳ
1 Anh Sơn-480 Âu Cơ- HCM 772.087 772.087
2 Bộ t lệnh Lăng 516.621 516.621
3 Mù Căng Chải 49.385.000 49.385.000 49.385.000
4 Bệnh viện đa khoa TW Huế 22.500.000 22.500.000