Trớc khi ký kết hợp đồng cần lu ý:
• Cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả các điều khoản trớc khi ký kết. Khi đã ký rồi thì việc thay đổi điều khoản là rất khó khăn và bất lợi.
• Văn bản hợp đồng thờng do một bên dự thảo trên cơ sở thoả thuận của hai bên, trớc khi ký kết cần phải xem xét kỹ lỡng, đối chiếu cẩn thận những điều đã đạt đợc trong đàm phán.
• Hợp đồng cần phải trình bày cẩn thận, rõ ràng, cách trình bày phải phản ánh đúng nội dung thoả thuận, câu cú phải dễ hiểu, phải có định nghĩa cho các từ mang nhiều nghĩa khác nhau để tránh xẩy ra tình trạng tranh chấp.
• Những đIều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm về hàng hoá cần mua. Mọi điều khoản của hợp đồng phải tuân thủ theo luật pháp và tập quán quốc tế.
• Ngời đại diện ký kết hợp đồng phải là ngời có đầy đủ thẩm quyền.
• Ngôn ngữ dùng trong hợp đồng là ngôn ngữ mà hai bên phải thông thạo. Có nhiều cách ký kết hợp đồng, đó là:
- Hai bên ký kết hợp đồng bằng văn bản
- Bên mua xác nhân th chào hàng của bên bán
- Ngời bán xác nhận (bằng văn bản) đơn đặt hàng của ngời mua.
4./ Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi hợp đồng đã đợc ký kết nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã đợc xác lập, các đơn vị kinh doanh nhập khẩu với t cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng.
Mỗi bên phải tiến hành sắp xếp những việc phải làm, ghi thành bảng biểu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời ghi lại những diễn biến các văn bản phát đi và nhận đợc để tiến hành xử lý theo các tình huống cụ thể. Quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thơng là hết sức phức tạp, đòi hỏi các bên phải nắm vững và tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp quốc gia và quốc tế, đồng thời phải đảm bảo lợi ích kinh tế cũng nh uy tín của Công ty.
Trong quá trình thực hiện, cố gắng không xẩy ra sai sót khiếu nại, đồng thời phải tiết kiệm mọi chi phí, nâng cao doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ th- ơng vụ.
Nếu trong quá trình thực hiện có các mâu thuẫn phát sinh thì hai bên phải kịp thời đàm phán, trao đổi để có phơng hớng giải quyết.
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình, bên nhập khẩu hàng hoá phải làm thủ tục nhận hàng về cảng.
Theo nghị định của Nhà nớc (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) “Các cơ quan vận tải (ga cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các ph- ơng tiện vận tải từ nớc ngoài vào, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lu kho, lu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại th- ơng đã nhập khẩu hàng đó”.
Bởi vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải:
- Ký kết hợp đồng vận tảI với các đơn vị vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng.
- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu hàng năm, hàng quí, lịch tầu, cơ cấu mặt hàng, đIều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển.
- Thông báo cho các đơn vị trong nớc dự kiến ngày hàng về.
- Thanh toán các khoản chi phí cho cơ quan vận tải: giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.
- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản về hàng hoá (nếu cần) và giải quyết trong phạm vi của mình về những vấn đề xẩy ra trong việc giao nhận.