1. Tính cấp thiết của đề tài:
2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty xây dựng số 1:
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Xây dựng số 1 tiền thân là Công ty Kiến trúc khu Nam Hà Nội đợc thành lập ngày 5/8/1958 trực thuộc Bộ kiến trúc.
Ngày 18/3/1977 Công ty chính thức đổi tên là Công ty Xây dựng số 1 trực thuộc Bộ xây dựng. Nhiệm vụ chính của Công ty trong giai đoạn này là xây dựng các công trình phúc lợi nh Cung văn hoá lao động Hữu nghị Việt Xô, Bệnh viện Thuỵ Điển...
Để phục vụ công tác xây dựng ngày càng phát triển của Thủ đô, ngày 31/8/1983 Tổng công ty xây dựng Hà Nội đợc thành lập và từ đó cho đến nay Công ty Xây dựng số 1 chịu sự quản lý của cơ quan cấp trên là Tổng Công ty xây dựng Hà Nội.
Công ty có t cách pháp nhân thực hiện hạch toán độc lập. Công ty có con dấu riêng và tài khoản riêng tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội, Ngân hàng Công thơng Ba Đình Hà Nội, Sở giao dịch Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam.
Tên giao dịch quốc tế : Contruction Company No1 (CC1) Trụ sở chính : 59 Quang Trung - Hai Bà Trng - Hà Nội
Công ty Xây dựng số 1 bao gồm nhiều xí nghiệp trực thuộc có qui mô lớn. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của xây dựng, theo đề nghị của Công ty. Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội lần lợt ra quyết định tách 3 xí nghiệp trực thuộc Công ty thành công ty trực thuộc tổng công ty.
- Năm 1984 tách Xí nghiệp 104 thành Công ty Xây dựng số 2 - Năm 1986 tách Xí nghiệp 106 thành Công ty Xây dựng Tây Hồ
- Năm 1992 tách Xí nghiệp hoàn thiện thành Công ty Xây dựng số 5
Qua hơn 40 năm xây dựng và trởng thành, Công ty luôn là một đơn vị mạnh và nhận đợc nhiều huân chơng lao động của Nhà nớc.
Ngày 21/08/1979 nhận đợc huân chơng lao động hạng ba Ngày 15/08/1983 nhận đợc huân chơng lao động hạng hai Ngày 17/11/1985 nhận đợc huân chơng lao động hạng nhất
Ngày 21/09/1994 theo QĐ số 1219 Công ty Xây dựng số 1 đợc công nhận là hạng một của Bộ xây dựng.
Từ khi thành lập đến này, Công ty đã thi công và bàn giao nhiều công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp có giá trị cao, đúng tiến độ. Công ty ngày càng có uy tín trên thị trờng, đóng góp một phận không nhỏ cho ngân sách Nhà nớc, nâng cao đời sống ngời lao động.
Bảng số liệu tình hình tăng trởng, phát triển của Công ty 3 năm trở lại đây:
TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
1 Tổng giá trị SXKD ( 1000đ) 194.040.724 315.744.690 401.534.000 2 Tổng công nhân viên 2.329 3.439 4.685 3 Tổng quỹ lơng 23.099.085 35.413.492 41.500.000. 4 Lơng bình quân (ngời/tháng) 815 880 950 5 Tổng doanh thu 117.731.344 185.222.099 287.000.000 6 Tổng phải nộp NSNN 7.070.516 9.217.280 15.000.000 7 Tổng đ nộp NSNNã 9.487.958 15.182.946 15.000.000 8 L i thực hiệnã 814.697 1.747.142 3.800.000 9 Lợi nhuận thực hiện trên vốn CSH(%) 5 11.46 0.21 10 Nguyên giá tài sản cố định 12.136.405 20.737.763 24.000.000 11 Tổng vốn phục vụ SXKD 46.073.628 76.885.769 76.000.000
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Xây dựng số 1:
2.1.2.1. Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của Công ty:
Công ty kinh doanh xây dựng theo qui hoạch và kế hoạch phát triển của Tổng công ty và Bộ xây dựng, bao gồm các công trình công nghiệp, công trình dân dụng, sản xuất cấu kiện, bao gồm các loại cho xây dựng:
Thứ nhất là: Đầu t kinh doanh phát triển nhà, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, các ngành hàng khác theo qui định của pháp luật, kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn.
Thứ hai là: T vấn xây dựng các khu dân c, khu đô thị, khu công nghiệp và các công trình kỹ thuật hạ tầng bao gồm: lập dự án, quản lý dự án, khảo sát xây dựng, thiết kế, thẩm định thiết kế, tổng dự toán, giám sát thi công, trang trí nội ngoại thất.
Thứ ba là: Sản xuất vật liệu xây dựng: gạch ngói, cấu kiện bê tông, phụ kiện kim loại cho xây dựng.
Thứ t là: Sản xuất đồ mộc xây dựng và dân dụng Thứ năm là: Kinh doanh vật t và vật liệu xây dựng
Và cuối cùng là lắp đặt các thiết bị cơ - điện - nớc công trình, thiết bị dân dụng, công nghiệp, điện máy, điện lạnh, gia nhiệt và sửa chữa điện các loại.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý đợc sắp xếp bố trí một cách logíc khoa học, tạo điều kiện cho Công ty quản lý chặt chẽ các mặt kinh tế kỹ thuật ở từng xí nghiệp, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, đem lại hiệu quả cao.
Bộ máy quản ký của Công ty gồm: * Ban giám đốc: + Giám đốc Công ty
+ 3 phó giám đốc: Phó Giám đốc kinh tế
Phó Giám đốc kế hoạch tiếp thị Phó Giám đốc kỹ thuật thi công Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mu giúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc
* Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tham mu tài chính cho Giám đốc, phản ánh chung thực tình hình tài chính của Công ty, tổ chức giám sát, phân tích các hoạt động kinh tế đó giúp Giám đốc nắm bắt tình hình tài chính cụ thể của Công ty và xây dựng về qui chế phân cấp công tác tài chính kế toán của Công ty.
* Phòng Tổ chức LĐ-TL-HC-Ytế: Có nhiệm vụ tham mu cho cấp Đảng uỷ và Giám đốc Công ty về các lĩnh vực nh xây dựng phơng án mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lý cán bộ, quản lý lao động tiền lơng, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên và thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời lao động.
* Phòng kế hoạch tiếp thị: Có chức năng lập kế hoạch SXKD, giao kế hoạch, kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch, đồng thời tiếp cận thị trờng tìm kiếm các dự án, tham gia đấu thầu các công trình, giúp giám đốc soạn thảo hợp đồng giao khoán chi phí sản xuất cho các đơn vị trực thuộc.
* Phòng kỹ thuật thi công: Có trách nhiệm giám sát chất lợng, an toàn, tiến độ thi công các công trình của toàn Công ty, tham gia nghiên cứu, tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì xem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ KHKT, tổ chức hớng dẫn đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ của phòng với các đơn vị trực thuộc.
Ngoài ra Công ty còn 12 xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Công ty, dới các đơn vị trực thuộc lại phân ra các bộ phận chức năng: kỹ thuật, tài vụ, lao động, tiền lơng, an toàn, các đội sản xuất. Trong các đội sản xuất lại phân thành các tổ sản xuất chuyên môn hoá nh tổ sắt, tổ mộc, tổ nề, tổ lao động. Đứng đầu các xí nghiệp là các giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trớc Công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
Sơ đồ số 2.1
Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất ở Công ty Xây dựng số 1
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty Xây dựng số 1
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty
Công ty xây dựng số 1 là một công ty có qui mô sản xuất lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn vị trực thuộc. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Tài chính kế toán lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung nả phân tán. Tiến hành công các kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trởng. Phòng kế toán Công ty đợc đặt d- ới sự chỉ đạo của kế toán trởng. Các bộ phận kế toán của Xí nghiệp đều đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của trởng phòng Kế toán các xí nghiệp.
Giám đốc công ty
Kế toán
trưởng đốc Kinh tếPhó giám đốc KHTTPhó giám Phó giám đốc KTTC
Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức LĐTL - HC-Y tế Phòng kế hoạch tiếp thị Phòng Kỹ thuật thi công Các đơn vị trực thuộc
Đối với các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập hạn chế. Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng Kế toán của Công ty theo qui định. Kế toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán tổng hợp toàn Công ty.
Đối với các đội, kế toán là một bộ phận trực thuộc kế toán Công ty. Bộ phận này hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng công trình. Cuối tháng gửi số liệu đã hạch toán về phòng kế toán Công ty. Kế toán ở đội xây dựng chỉ phải phân bổ các chi phí tiền lơng, BHXH cho từng ngời.
Phòng kế toán Công ty gồm 9 ngời và tổ chức theo cơ cấu sau:
Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trởng. Phòng kế toán Công ty đợc đặt d- ới sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của kế toán trởng. Các bộ phận kế toán của xí nghiệp đều đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của trởng phòng kế toán các xí nghiệp.
* Kế toán trởng: có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty. Tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu của tổ chức quản lý, tổ chức nhân viên phân công trách nhiệm cho từng ngời. Giúp giám đốc Công ty chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động, tiền lơng, tín dụng, và các chính sách tài chính. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc, cấp trên và Nhà nớc về các thông tin kế toán.
* Phó kế toán trởng: giữ vai trò trợ lý giúp đỡ kế toán trởng phụ trách công tác tổng hợp, kế toán tài chính.
* Kế toán tổng hợp: làm nhiệm vụ tập hợp chi phí, tính giá thành, kết chuyển lãi lỗ, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra sổ sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lý các bút toán cha đúng.
* Kế toán doanh thu và thuế: hàng tháng kê khai thuế để làm nhiệm vụ với Nhà nớc, cuối quí tính doanh thu của đơn vị.
*Kế toán thanh toán TƯ và vay DH: Xem xét các chứng từ hợp lý hợp lệ về xin TƯ và vay DH đối với các xí nghiệp cũng nh đối với ngân hàng.
* Kế toán vật t, TSCĐ: tổng hợp các chứng từ để ghi sổ về vật liệu để hạch toán vào máy lên báo cáo. Cuối kỳ kiểm tra số liệu, đối chiếu, kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ.
Hàng tháng tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo qui định của Nhà nớc, chịu trách nhiệm phán ánh số lợng hiện tạng và giá trị TSCĐ hiện có. Phản ánh kịp thời hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng.
* Kế toán tiền lơng,công nợ nội bộ: Kiểm tra, đối chiếu sổ sách với các đơn vị, tiến hành nhập số liệu phát sinh hàng tháng để cuối kỳ lên báo cáo.
Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản BHXH, thanh toán các khoản chế độ hàng tháng, cuối quí tổng hợp quyết toán với đơn vị cấp trên.
* Kế toán thanh toán séc và TM: Tổng hợp chứng từ, thủ tục rút tiền từ các ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, thanh toán các khoản có liên quan đến công nợ, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để viết phiếu thu chi.
Lập kế hoạch tín dụng, kế hoạch về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
*Kế toán thanh toán hoàn TƯ: Theo dõi các khoản TƯ của các đơn vị, hạnh toán các khoản TƯ đã hoàn lại.
Sơ đồ số 2.2
Sơ đồ bộ máy kế toán (nửa tập trung nửa phân tán)
Kế toán tiền lương, công nợ nội bộ Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng Kế toán DT và thuế Kế toán TT
séc và TM Kế toán TT và vay dài hạn
Kế toán TH vật tư &TSCĐ
Bộ phận kế toán các xí nghiệp, các đội, BCNCT
Kế toán
tổng hợp Kế toán TT hoàn
2.1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty
Chất lợng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất l- ợng công tác kế hoạch sau này. Chính vì vậy Công ty luôn chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Cục thống kê.
Sơ đồ 2.3:
Hệ thống sổ sách: Sổ nhật ký chung, số kế toán chi tiết, sổ cái.
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối hàng, cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung vào máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ chi tiết đợc dùng làm báo cáo tài chính).
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ nhật ký
chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái dư TK, tổng hợp Bảng chi tiết số
CPSX
Báo cáo kế toán
Một số đặ điểm về tổ chức công tác kế toán ở Công ty:
Là một đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, nên Công ty áp dụng chế độ kế toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ t của vụ chế độ kế toán Bộ tài chính. Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, công ty đã gặp phải một số khó khăn nh phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số d tài khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới. Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp và của các đơn vị cấp trên.
Hệ thống tài khoản Công ty đợc mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản đợc mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tợng. Ví dụ tài khoản 112 đợc mở thành các tài khoản nh TK 11211, 11212... (TK1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng đầu t, TK 11211 là tài khoản tiền gửi ngân hàng đầu t - tiền Việt Nam) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà công ty có quan hệ.
Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty Xây dựng số 1 áp dụng ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên, trị giá vốn vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc tính theo giá thực tế, hình thức kế toán nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
Kỳ kế toán của công ty là Quý.
Vài nét về kế toán trên máy ở Công ty xây dựng số 1
Phòng kế toán tài chính thống kê của Công ty Xây dựng số 1 với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ khá cao, tận dụng những thuận lợi của hình thức kế toán sổ nhật ký chung (việc ghi chép đơn giản, kết cấu đơn giản), Công ty đã sớm đa máy vi tính vào công tác kế toán nhằm nâng cao trình độ cơ giới hoá công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của công tác kế toán trong tình hình mới đảm bảo cung cấp thông tin nhanh nhạy, kịp thời trung thực.
Từ tháng 10/1994 đến tháng 7/1997, Công ty đã áp dụng phần mềm chơng trình kế toán trên máy vi tính do Trung tâm tin học xây dựng - Bộ xây dựng cài đặt.