Trong trờng hợp này kế toán vật liệu chỉ định khoản và theo dõi trên bảng kê xuất vật liệu. Đến cuối kì theo dõi trên sổ cái TK 152.
c. Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng.
Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng (giấy đề nghị tạm ứng) theo nội dung sau (bảng số 21 trang bên).
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi đã đợc giám đốc công ty ký duyệt, kế toán thanh toán viết phiếu chi. Khi đó kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 - “Tạm ứng”.
Nợ TK 141 Có TK 111
Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT của ngời bán, ngời tạm ứng lập giấy thanh toán tạm ứng (Bảng số 22).
Số tiền chênh lệch trả lại nộp vào quỹ. Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 và cuối tháng ghi vào NKCT số 10 theo định khoản sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 141 và Nợ TK 111 Có TK 141 Bảng số 21: Giấy đề nghị tạm ứng
Để theo dõi tình hình tạm ứng và việc thanh toán tạm ứng của từng ngời kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng để mở sổ chi tiết cho TK 141 - “Tạm ứng”.
Sổ chi tiết đợc mở cho từng ngời để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Cuối tháng, kế toán thanh toán lập NKCT số 10 cho sổ chi tiết TK 14. Cơ sở ghi NKCT số 10 là sổ chi tiết TK 141, mỗi ngời đợc ghi một dòng.
Đơn vị :
Địa chỉ :
Mẫu số 03-TT
theo QĐ1141 TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Giấy đề nghị Ngày tháng năm Số: Kính gửi : Tên tôi là : Địa chỉ : Đề nghị cho tạm ứng số tiền : (Bằng chữ) : Lý do tạm ứng :
Thời hạn thanh toán :
Bảng số 22: Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Đơn vị :
Địa chỉ :
Mẫu số 04-TT
theo QĐ số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày tháng năm Số:
Nợ: Có:
Họ tên ngời thanh toán :
Địa chỉ :
Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây:
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng các đợt trớc cha chi tiết 2. Số tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi sổ... ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
II. Số tiến đã chi
- Chứng từ số...
III. Chênh lệch (I-II)
1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời thanh toán
d. Nhập vật liệu từ việc thu hồi phế liệu hoặc xuất dùng không hết nhập lại kho:
Nợ TK 152
Có TK 627,621,642,154
Quản lý việc xuất dùng vật liệu là một khâu hết sức quan trọng, không thể thiếu đợc trớc khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Kế toán cần phải phản ánh và theo dõi vật liệu đợc xuất dùng cho mục đích gì, số lợng là bao nhiêu, chủng loại gì,... Với sản phẩm của công ty Thiết bị đo điện thì chi phí về vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí (65%) nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng dẫn đến sự biến động lớn của giá thành. Do vậy, đối với kế toán vật liệu ngoài việc xác định, theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng tập hợp chi phí, đó là các sản phẩm chủ yếu có định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng là tiền để cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm.
Vật liệu ở công ty Thiết bị đo điện xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật t của phòng kỹ thuật, nhân viên kinh tế ghi phiếu xuất kho, quản đốc phân xởng ký duyệt sau đó nhân viên kinh tế mang lên phòng vật t thống kê vật t và trởng phòng vật t ký duyệt chuyển cho thủ kho. Căn cứ vào lợng tồn kho, thủ kho xuất vật liệu, kẹp phiếu xuất vào thẻ kho. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho rút phiếu xuất ở thẻ kho và đối chiếu kiểm tra, cuối tháng lên bảng phân bổ.
Tuỳ theo mục đích sử dụng vật liệu xuất kho, kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất dùng vào bên có TK 152, đối ứng với nợ TK tơng ứng.
a. Xuất dùng cho sản xuất.
Nợ TK 621 (chi tiết phân xởng). Có TK 152
Ví dụ: Phiếu xuất kho số 513 ngày 20/12/1999, xuất lõi điện áp xuất khẩu cho phân xởng lắp ráp số 2.
Nợ TK 62115 : 13.001.000 Có TK 152 : 13.001.000
b. Xuất dùng cho sản xuất chung:
Nợ TK 627 (chi tiết phân xởng) Có TK 152
Ví dụ: căn cứ phiếu xuất kho số 30 ngày 3/12/1999, xuất dây đai 13x910 A36 cho phân xởng lắp ráp 2.
Nợ TK 62725 : 28.140
Có TK 152 : 28.140
c. Xuất dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 641 (chi tiết) (6412 : chi phí bao bì, hòm, hộp). Nợ TK 642 (6422 : chi phí vật liệu cho các phòng ban).
Có TK 152
d. Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến.
Nợ TK 154 (15423) Có TK 152
Khi tập hợp chi phí thuê ngoài gia công, chế biến kế toán ghi: Nợ TK 611
Có TK 331,111,112...
c. Xuất vật liệu đem bán.
+ Phản ánh Nợ TK 632 giá vốn Có TK 152 + Nợ TK 111,112,131 Có TK 51121 : trờng hợp bán vật t Có TK 51122 : trờng hợp bán phế liệu Có TK 3331 : thuế VAT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
f. Tr ờng hợp phát hiện thiếu qua kiểm kê.
Nợ TK 642 : thiếu trong định mức
Nợ TK 1381 : thiếu ngoài định mức chờ xử lý Nợ TK 334,1388 : bồi thờng
Có TK 152
g. Tr ờng hợp xuất công cụ dụng cụ cho sản xuất, công ty sử dụng TK 142 để phản ánh giá trị xuất dùng.
Nợ TK 627 (6273 : chi tiết phân xởng). Có TK 142
Trong trờng hợp này kế toán thực hiện phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng một lần nhng có lập sổ theo dõi từng đối tợng sử dụng và cuối năm có lên biểu kiểm kê.
Ví dụ: theo bảng kê số 4 - tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xởng tháng 12/1999 của công ty Thiết bị đo điện ta có: chi phí dụng cụ sản xuất cho phân xởng lắp ráp II nh sau:
Nợ TK 62735 : 289.105.500 Có TK 142 : 289.105.500
* Sau khi tất cả các phiếu nhập, xuất vật liệu đã đợc ghi vào phân tích ra từng đối tợng sử dụng, từng nguồn nhập - xuất trên bảng kê nhập, xuất và căn cứ vào các NKCT số 1,5,7,... kế toán lập bảng kê số 3, tính giá thành thực tế nguyên vật liệu công cụ dụng cụ.
ở công ty Thiết bị đo điện do sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu không sử dụng hạch toán mà khi nhập vật liệu kế toán hạch toán luôn bằng giá thực tế và khi xuất vật liệu lại hạch toán theo giá bình quân cả kỳ (máy tự động tính sau khi đã nhập số liệu vào máy). Vì vậy ở bảng kê số 3 của công ty chỉ có cột giá trị thực tế.
Các số liệu trong bảng kê số 3 đợc tính toán nh sau:
- Số d đầu tháng: lấy từ số d cuối tháng của bảng kê số 3 tháng trớc.
- Số phát sinh Nợ: tổng số phát sinh Nợ của TK 152, lấy từ các NKCT số 1, số 5, số 7,...
- Số phát sinh Có: lấy từ tổng số phát sinh, ở bảng kê xuất vật t trong tháng. - Số d cuối tháng: đợc xác định bằng (=) số d đầu tháng cộng (+) số phtá sinh Nợ trừ (-) số phtá sinh Có.
- Các dòng còn lại trong bảng kê là các dòng số liệu cụ thể để tổng hợp lên số phát sinh Nợ của TK 152, lấy từ NKCT số 1, số 5, số 7,...
Cụ thể, ta có mẫu bảng kê số 3 của công ty Thiết bị đo điện trong tháng 12/1999 nh sau:
Bảng số 23: Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng kê số 3 tháng 12/1999 Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999 STT Nội dung TK 152 I Số d đầu tháng 10.317.239.713 II Số phát sinh Nợ 11.841.583.451 III Số phát sinh Có 10.331.262.687 IV Số d cuối tháng 11.827.560.477 II.1 Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111) 1.840.765.012 2 Từ NKCT số 2 (ghi có TK 331) 7.666.221.221 3 Từ NKCT số 7 (ghi có TK 62113 210.000 62114 19.082.000 62145 22.000 62722 125.000 6422) 15.069.135
4 Từ ghi có TK 15423: Chi phí vật liệu gia công 15.773.175 Từ ghi có TK 611 : Chi phí gia công 2.284.315.908 Để theo dõi việc xuất dùng vật liệu theo đúng đối tợng sử dụng, công ty sử dụng bảng phẩn bổ số 2: phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ.
- Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng theo giá thực tế.
- Các dòng ngang phản ánh các đối tợng sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty Thiết bị đo điện tháng 12/1999 đợc trình bày theo bảng số 24 nh sau:
Bảng số 24
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999
TK Tên tài khoản 152 153 Cộng PS
142 Chi phí trả trớc 206.589.587 206.589.587
1542 Chi phí sản xuất - kinh doanh DD phụ 203.582.232 203.582.232
15421 Vận tải 3.887.305 3.887.305
15422 Sản xuất kinh doanh dở dang PX cơ dụng 16.641.508 16.641.508 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
154222 Chi tiết TUT cao thế 4.794.008 4.794.008
154223 CP KH phân xởng cơ dụng (khuôn mẫu) 4.183.045 4.183.045
154224 Sửa chữa máy móc thiết bị 7.516.932 7.516.932
15423 Thuê bên ngoài gia công ...
621 Chi phí NL,VL trực tiếp ...
6211 Chi phí NVL công tơ 1 pha ...
62111 PX đột dập (công tơ 1 pha) ...
62112 PX cơ khí (công tơ 1 pha) ...
62113 PX ép nhựa (công tơ 1 pha) ... 62114 PX lắp ráp 1 (công tơ 1 pha)
62115 PX lắp ráp 2 (công tơ 1 pha)
627 Chi phí sản xuất chung 45.340.191 45.340.191
641 Chi phí bán hàng 227.741.875 227.741.875
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.314.187 6.314.187
Tổng cộng 10.331.262.687 10.331.262.687
Kế toán ghi sổ
Ngày tháng năm
Kế toán trởng
* Cuối kỳ, kế toán lập sổ cái TK 152. Mẫu sổ cái TK 152 của công ty Thiết bị đo điện đợc trình bày nh sau:
Bảng số 25:
Sổ cái tài khoản : tk 152
152 : Nguyên liệu, vật liệu
Tháng 12/1999 D Nợ đầu kỳ : 10.317.239.713 Dự Có đầu kỳ : Các TK ghi Có Tháng 1 ... Tháng 12 TK 111 1.840.765.012 TK 15423 15.773.175 TK 331 766.221.221 TK 611 2.284.315.908 TK 621 19.314.000 TK 627 125.000 TK 642 15.069.135 Phát sinh Nợ 11.841.583.451 Phát sinh Có 10.331.262.687 Số d Nợ 11.827.560.477 Số d Có Kế toán ghi sổ Ngày tháng năm Kế toán trởng
phần thứ III
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
ở công ty thiết bị đo điện
I-/ Nhận xét về công tác kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại
công ty Thiết bị đo điện.
Sau hơn 10 năm đổi mới nền kinh tế nớc ta đã thay đổi hoàn toàn. Việc chuyển đổi cơ chế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng đã tác động mạnh tới quan điểm và cách thức hoạt động của từng tế bào kinh tế. Các doanh nghiệp hiện nay không chỉ chú trọng đến việc hoàn thành tốt kế hoạch và bảo toàn vốn kinh doanh mà còn phải đề cao mục tiêu sản xuất kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý và sử dụng vật t trong sản xuất thực sự là một vấn đề quan trọng. Trong cơ chế cũ, toàn bộ yếu tố đầu vào đều do Nhà nớc cung cấp, toàn bộ các yếu tố đầu ra lại do Nhà nớc lo khâu phân phối, tiêu thụ. Nhiệm vụ duy nhất mà các xí nghiệp phải làm là sản xuất theo kế hoạch đợc giao mà ít quan tâm đến các chỉ tiêu chất lợng và giá thành sản phẩm. Trong cơ chế thị trờng, toàn bộ quá trình cung ứng - sản xuất - tiêu thụ đều do các doanh nghiệp đảm nhiệm - kể cả các doanh nghiệp Nhà nớc. Chính vì lý do đó vấn đề cung ứng vật t phải đáp ứng đợc những yêu cầu của tình hình mới. Một doanh nghiệp chỉ có thể làm ăn có hiệu quả khi doanh nghiệp đó biết đa ra những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng đồng vốn của mình. Một quá trình cung ứng đợc đánh giá là tốt chỉ khi quá trình đó đáp ứng đợc yêu cầu chất lợng, thời gian cho sản xuất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản và sử dụng vật t.
Công ty Thiết bị đo điện là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập thuộc Bộ Công nghiệp, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty phải tự trang trải chi phí, lấy thu bù chi, đảm bảo có lãi. Để đứng vững trong cơ chế thị trờng, công ty phải thực hiện nhiều cải cách lớn trong sản xuất và quản lý, đặc biệt là việc xây dựng lại một bộ máy quản lý gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay, sau hơn mời bẩy năm xây dựng và trởng thành, sản phẩm của công ty đã đạt tiêu chuẩn chất lợng quốc tế. Thành công này có sự góp phần to lớn của
công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng đã không ngừng đợc hoàn thiện và phát triển.
Qua tình hình ở công ty, về cơ bản công tác tổ chức quản lý và kế toán vật liệu là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty đang nỗ lực xây dựng và củng cố thêm cơ sở vật chất cho sản xuất, quản lý. Đó là việc nâng cao điều kiện làm việc tại các phân xởng, văn phòng, đầu t vào dây chuyền sản xuất. Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng nhất là sự đóng góp nhiệt tình của một đội ngũ cán bộ năng động và có năng lực, biết phối hợp lẫn nhau trong tất cả các lĩnh vực thu mua, dự trữ, bảo quản và kiểm tra, giám sát.
A- Về công tác quản lý vật t.
Nh ta đã biết, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là 2 yếu tố quan trọng bậc nhất trong quá trình sản xuất vì vậy công tác quản lý vật t ở công ty Thiết bị đo điện có vai trò rất quan trọng, nó liên quan tới 4 bộ phận trong công ty đó là phòng vật t. Các phân xởng - kho vật t - bộ phận kế toán, trong đó nhấn mạnh vai trò của bộ phận kế toán trong việc giám đốc các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản - sử dụng vật t của các bộ phận còn lại.
1. Thu mua - chức năng chính của phòng vật t.
Tại phòng vật t, công tác thu mua đợc thực hiện theo kế hoạch thu mua đã tập sẵn. Kế hoạch này đợc xây dựng trên 3 cơ sở kế hoạch sản xuất, lợng vật liệu tồn kho và định mức tiêu hao vật t. Trong đó, kế hoạch sản xuất phải dựa trên nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng. Bên cạnh nhu cầu thị trờng cần phải quan tâm cả về số lợng sản phẩm tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn. Số lợng cần sản xuất trong năm đợc xác định bằng công thức:
= + -
Từ số lợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ, cán bộ vật t sẽ xác định lợng nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu nguyên vật liệu cần mua cũng phụ thuộc cả vào số lợng vật t còn tồn kho cuối kỳ, lợng vật t cần cho sản xuất và cả nhu cầu dự trữ