II- Thực trạng côngtác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội:
2. Thực tế hạch toán vật liệu tại Côngty Công trình Giao thôngI Hà Nội.
Hà Nội.
2.1.Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty Công trình GIao thông I Hà Nội:
Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Theo phơng pháp này đợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Nhng ở kho chỉ theo dõi sự biến động về số lợng của vật liệu. Còn ở phòng kế toán sẽ theo dõi chi tiết sự biến động về vật liệu cả mặt số lợng và mặt giá trị. Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật t nh sau:
2.2.ở kho:
Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn cả số lợng và chất lợng của từng vật t. Thủ kho phải nắm vững số lợng và tình trạng chất lợng của vật liệu trong bất kỳ thời điểm nào để kịp thời cấp phát cho các đơn vị sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu vật liệu.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ các phiếu xuất, nhập kho cho các kế toán vật t để cho kế toán vật t ghi vào sổ chi tiết vật liệu.
2.3.Phòng kế toán:
Hàng ngày kế toán vật t căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho các chứng từ ở phòng vật t chuyển xuống để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết(dạng tờ rời) của từng loại vật t. Mỗi loại vật t đợc mở một tờ sổ riêng để theo dõi.
Phơng pháp ghi sổ chi tiết vật liệu đợc thực hiện nh sau: Sổ chi tiết vật liệu gồm 13 cột, mỗi cột đảm nhiệm phản ánh một nội dung nhất định.
_ Cột 1 căn cứ vào ngày, tháng, năm ghi trên các phiếu nhập, xuất vật t để ghi vào.
_ Cột 2,3 căn cứ vào số hiệu chứng từ trên các phiếu nhập, xuất để ghi. _ Cột 4 phản ánh một cách khái quát nội dung của chứng từ.
_ Cột 5,6,7 căn cứ vào số liệu tơng ứng trên phiếu xuất kho để ghi. _ Cột 9 đợc xác định nh sau:
Cột 9 = Cột 12(đầu kỳ) + Tổng cộng cột 7 Cột 11(đầu kỳ) +Tổng cộng cột 5
Cụ thể đơn giá xuất kho(cột 9) của nhựa đờng đợc xác định nh sau: Đơn giá xuất kho = 72.875.000+312.000.000
nhựa đòng 27.500 + 100.000
Cột 10 = cột 8 x cột 9 =6.507,5x 2.489,18 =16198339.
Sau khi tính đợc đơn giá và thành tiền vật t xuất kho kế toán mới quay trở lại ghi hai số liệu đó vào các cột tơng ứng trên các phiếu xuất kho vật t.
Cột 11 = Cột 11 + tổng cộng cột 8 (cuối kỳ) (đầu kỳ)
Cột 12 = Cột 12 + tổng cộng cột 7 – tổng cộng cột 10
Tơng tự trong tháng đối với các vật liệu khác đều đợc lập sổ chi tiết tơng tự nh cách lập trên. Các sổ chi tiết vật liệu là căn cứ để kế toán vật t lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn theo chỉ tiêu giá trị. Cụ thể thẻ kho,sổ chi tiết vật t, bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn đợc lập theo bảng sau:
Bảng số 7
Công ty Công trình
Giao thông I Hà Nội Thẻ kho
Số thẻ : Kho Sài Đồng Số tờ 01 Ngày lập : 6/2000
Tên vật t : Nhựa đờng Singapo Nhãn hiệu :1521
Đơn vị tính :kg
Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lợng Còn lại
Nhập Xuất Nhập Xuất 12/06 15/06 5 10
Số chi tháng 5 mang sang Ông Bảo mua nhựa đờng Singapo
Xuất cho Ông An đội Gia Lâm D cuối kỳ 100.000 11.770 27.500 115.730
Bảng số 8 Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Vật liệu Tháng 6/2000 Ngày tháng Vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 12/06 15/06 18/06 20/06 22/06 Vật liệu chính Nhựa đờng Singapo Đá Vật liệu chính khác Nhựa đờng Singapo Vật liệu phụ
Dầu bôi trơn Nhiên liệu Dầu Diezel Củi Phụ tùng thay thế 72.875.000 312.000.000 142.000.000 960.000 6.657.000 7.500.000 780.000 32.139.000 121.777.000 35.529.000 960.000 6.657.000 7.500.000 780.000 Cộng 72.875.000 469.897.000 205.342.000 337.430.000
Phơng pháp lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu trong tháng nh sau:
_ Cột ngày, tháng căn cứ vào ngày tháng đã ghi trên sổ chi tiết để ghi. _ Cột tồn đầu tháng căn cứ vào số d cuối tháng trớc của từng loại vật liệu để ghi.
_ Cột nhập trong tháng: căn cứ vào số liệu ở cột nhập trong tháng trên sổ chi tiết vật liệu để ghi, nhng chỉ ghi chỉ tiêu giá trị(cột thành tiền) còn các chỉ tiêu khác không ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn.
_ Cột xuất trong tháng: cũng giống nh cột nhập trong tháng cũng lấy số liệu ở cột xuất trong tháng theo chỉ tiêu giá trị ở sổ chi tiết vật liệu.
_ Cột cuối tháng: căn cứ vào số liệu ở cột tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng của vật liệu trên sổ chi tiết vật t để xác định số tồn cuối tháng vật liệu. Số tồn cuối tháng đợc xác định nh sau
Tồn cuối tháng = tồn đầu tháng+nhập trong tháng-xuất trong tháng.
3.Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
3.1.Tài khoản sử dụng:
Hiện nay Công ty Công trình Giao thông I sử dụng các tài khoản sau để phản ánh vật liệu.
TK 152”nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này đợc Công ty mở 4 tài khoản cấp hai để theo dỗi chi tiết:
TK 1521 vật liệu chính. TK 1522 vật liệu phụ.
TK 1523 nhiên liệu, động lực. TK 1524 phụ tùng thay thế.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản thanh toán liên quan đến nghiệp vụ nhập vật t nh các tài khoản sau:
TK 111 Tiền mặt.
TK 112 Tiền gửi ngân hàng. TK 331 Phải trả cho ngời bán. TK 311 Vay ngắn hạn.
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất kho vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất tại Công ty sử dụng các tài khoản sau:
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627 Chi phí sản xuất chung.
TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.2.Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu:
Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội đợc tiến hành căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu để phản ánh vào nhật ký chứng từ số 5 (bảng số 9). Phơng pháp ghi nhật ký chứng từ số 5 đợc thực hiện nh sau:
Cột ghi số d đầu tháng, lấy số liệu từ cột số d cuối tháng trớc.
Cột 1 ghi số thứ tự ngời bán, cột 2 ghi tên ngời bán (tên ngời bán căn cứ vào hoá đơn mua hàng).
Phần ghi có TK 331 và ghi nợ các tài khoản khác kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để ghi theo từng chứng từ.
Cụ thể tháng 6/ 2000 nh sau: Nợ TK 1521 : 300.000.000đ Nợ TK 1331 : 30.000.000đ Có TK 331: 330.000.000đ
Phần ghi nợ TK 331 và ghi có các tài khoản khác, kế toán căn cứ vào các chứng từ, tuỳ theo hình thức thanh toán. Nếu là thanh toán qua Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo nợ, nếu là thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ là phiếu chi tiền mặt và tơng ứng cho từng đối tợng đợc trả. Cụ thể trong tháng 6/ 2000 Côngty đã thanh toán tiền nhựa đờng bằng tiền gửi Ngân hàng kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 331 : 330.000.000đ
Có TK 112: 330.000.000đ Tơng tự đối với các vật liêu khác, trong tháng Công ty đã nhận đợc hàng mà cha thanh toán với ngời bán thì cuối tháng số phát sinh chuyển sang số d bên có và trong tháng Công ty ứng trớc tiền để mua vật t mà vật t vẫn cha về hoặc đã về nhng cha có hoá đơn.
3.3 Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu:
Để tiến hành tổng hợp vật liệu xuất kho trong tháng, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3, trên cơ sở xuất dùng trong tháng ở bảng kê số 3 kế toán mới tiến hành phân bổ vật liệu cho các đối tợng sử dụng. Nhng do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội là phần lớn vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất mua về là không qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán vật t luôn phản ánh vật liệu theo giá thực tế và không sử dụng giá hạch toán.
Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội sử dụng bảng kê số 3 với mục đích là để tổng hợp số liệu vật liệu tồn kho đầu tháng, nhập trong tháng, xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng phục vụ cho công tác quản lý vật t, chứ không phải sử dụng bảng kê với đúng nghĩa của nó là”Tính giá trị thực tế vật liệu”.
Phơng pháp lập bảng kê số 3 nh sau:
Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1 ... để kế toán ghi vào các tài khoản vật t và tổng hợp lên số phát sinh trong kỳ (xem bảng số 10).
Căn cứ vào dòng cộng ở cột xuất kho trong bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn để ghi vào dòng xuất dùng trong tháng ở bảng kê số 3.
Số d đầu tháng chính là số d cuối tháng của tháng trớc. Số d cuối tháng đợc xác định nh sau:
Số d cuối tháng= số d đầu tháng+số phát sinh trong tháng-số xuất dùng trong tháng.
Cụ thể bảng kê số 3 trong tháng 6/ 2000 đợc lập nh sau: (trang trớc)
3.3.1.Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính.
Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính đợc thực hiện trên bảng phân bổ số 1 vật liệu (xem bảng số 11).
Hiện nay ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội vật liệu xuất dùng phục vụ cho sản xuất theo hạng mức vật t. Khi có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào định mức vật t do nhà nớc xây dựng và dự toán công trình để lập phiếu xuất kho theo hạn mức công trình. Kế toán vật t căn cứ vào phiếu xuất kho theo định mức của công trình nào đó thì phân bổ vật t cho công trình đó. Trong quá trình thi công công trình đúng theo yêu cầu thiết kế dẫn đến thiếu vật t thì khi đó sẽ đợc xuất thêm vật t ngoài hạn mức công trình đó và số vật t xuất thêm này sẽ phân bổ thẳng cho công trình đó.
Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng 6/ 2000 của đội duy tu Gia Lâm, kế toán vật t tiến hành tính toán từng loại vật liệu, sau đó tính tổng số vật liệu xuất dùng:
Nhựa đờng : 11.770x 3.018,63 = 35.529.000 Đá dăm tiêu chuẩn : 263,8 x 85.000 = 22.423.000 Đá 2x4 : 7.2 x 80.000 = 576.000
Đá 1x2 : 47.4 x 100.000 = 4.740.000 Đá 0,5x1 : 44 x 100.000 = 4.400.000
Đối với công ty khác kế toán cũng tính toán tơng tự rồi phản ánh toàn bộ chi phí về vật liệu chính xuất dùng cho các đối tợng và ghi vào bảng phân bổ chi tiết cho từng công trình.
Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất vât liệu chính phục vụ cho hoạt động sản xuất là:
67.668.000+23.627.500+34.229.500+34.500.000+19.500.000+9.920.000 =189.445.000
Căn cứ vào số xuất vật liệu chính cho sản xuất kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu (phần thành tiền) định khoản:
Nợ TK 621 189.445.000 Có TK 152 (1521) 189.445.000
3.3.2.Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu phụ:
Vật liệu phụ ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội cũng đợc xuất cho sản xuất theo hạn mức nh vật liệu chính. Kế toán cũng căn cứ cào phiếu xuất để phân bổ cho từng công trình tơng ứng.
Kế toán vật t cũng tiến hành phản ánh toàn bộ chi phí về vật liệu phụ xuất dùng cho các đối tợng và ghi vào bảng phân bổ.
Cụ thể theo phiếu xuất kho của đội Gia lâm kế toán tiến hành hạch toán: Dầu phụ = 10(lít) x 3.450 = 34.500đ
Đối với các đối tợng sử dụng khác kế toán cũng tính toán tơng tự. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất là:
34.500+35.000+175.000+125.000+275.000+315.000 = 960.000
Căn cứ vào vật liệu phụ xuất kho cho sản xuất kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu định khoản:
Nợ TK 621 960.000 Có TK 152(1521) 960.000
3.3.3Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ nhiên liệu:
Đối với nhiên liệu cũng đợc tiến hành tơng tự nh vật liệu chính và vật liệu phụ. Kế toán căn cứ vào số liệu tính toán phản ánh toàn bộ chi phí nhiên liệu xuất dùng cho các đối tợng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào phiếu xuất dùng cho các đối tợng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào
Dầu diezel = 250 (lít) x 3.482 = 870.500 Củi = 9.200 x 500 = 4.600.000
Cộng 5.470.500
Đối với các đội khác kế toán cũng tính toán tơng tự. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất nhiên liệu phục vụ cho sản xuất là:
5.470.500+1.248.000+3.612.500+1.720.000+1.059.000+1.047.000 =14.157.000
Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu định khoản:
Nợ TK 621 14.157.000 Có TK 152(1523) 14.157.000
3.3.4. Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ phụ tùng thay thế:
Phụ tùng thay thế ở Công ty Công trình Giao thông I là một số chi tiết máy móc thiết bị và thờng phát sinh ít. Bởi tại Công ty máy móc thiết bị có hiệu quả. Công ty giao trực tiếp máy móc thi công cho từng đội sản xuất đế sử dụng và bảo quản. Làm nh vậy việc sử dụng và bảo quản máy móc thiết bị của Công ty đội sản xuất sẽ có trách nhiệm hơn. Trong quá trình sản xuất mà phát sinh máy móc thiết bị bị hỏng cần phải có phụ tùng thay thế ở đội sản xuất nào(chi tiết cho công trình nào) thì chi phí phụ tùng thay thế phân bổ thẳng cho công trình ấy thuộc đội ấy. Cụ thể trong tháng 6/ 2000 phát sinh ở đội 5(đờng Trần Xuân Soạn) do đó phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ đồng thời kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 621 780.000 Có TK 152(1524) 780.000
Căn cứ vào số liệu trên các nhật ký chứng từ, cuối tháng kế toán lập sổ cái các tài khoản phản ánh vật liệu
Sổ cái TK1521 Số d đầu năm Nợ Có 72.875.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 - Có TK 111 Tháng 1 … Tháng 5 Tháng 6 378.500.000 454.000.000 190.000.000 Cộng số phát sinh Nợ 568.500.000 454.000.000 Có 568.500.000 189.445.000 Số d cuối tháng Nợ 72.875.000 337.430.000 có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Sổ cái TK1522 Số d đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 - Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 - 960.000 1.020.000 Cộng số phát sinh Nợ 1.020.000 960.000 Có 1.020.000 960.000 Số d cuối tháng Nợ - - có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Sổ cái TK 1523 Số d đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 2.560.000 8.280.000 4.700.000 5.877.000 Cộng số phát sinh Nợ 7.260.000 14.157.000 Có 7.206.000 14.157.000 Số d cuối tháng Nợ - - Có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Sổ cái TK 1524 Số d đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 - 560.000 780.000 Cộng số phát sinh Nợ 780.000 780.000 Có 780.000 780.000 Số d cuối tháng Nợ Có - - Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Chơng III