Bên cạnh công tác quản lý vật t thì công tác kế toán vật t cũng không kém phần quan trong, nó cũng góp phần vào việc hoàn thiện kế toán phần hành vật t tại công ty Thiết bị đo điện nhìn chung công tác kế toán đã đáp ứng đợc yêu cầu về quản lý. Công tác kế toán đợc thiết kế khá hợp lý, bao quát đợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phối hợp đợc sự kiểm tra giám sát giữa các bộ phận có liên quan. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đợc thực hiện khá đồng bộ, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý.
Trong việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã có một số u điểm nổi bật đáng lu ý nh việc vận dụng hợp lý lý thuyết, chế độ kế toán cũng
nh việc ứng dụng công nghệ tin học vào thực tiễn của công ty giúp cho công tác kế toán trở nên phù hợp với đặc điểm sản xuất và trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán viên cụ thể là:
+ Để tiến hành theo dõi quản lý chặt chẽ, có hiệu quả một khối lợng vật t đa dạng về chủng loại, quy cách công ty đã áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết sổ số d. Trong quá trình vận dụng vào thực tiễn của công ty phơng pháp này đã thực sự phát huy đợc hiệu quả, góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác kế toán.
+ Để giảm nhẹ công việc thủ công cho kế toán viên cũng nh nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ cho phù hợp với điều kiện làm việc hiện đại công ty đã mạnh dạn áp dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy của công ty phần mềm FAST trong việc hạch toán kế toán, tiết kiệm đợc thời gian và công sức cho cán bộ kế toán.
Mặc dù có những u điểm nh trên phần hành kế toán vật liệu ở công ty cũng còn một số nhợc điểm nhất định nh:
- Việc sử dụng TK 152 - nguyên vật liệu cho cả hai loại vật t: nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ làm cho công tác quản lý và kế toán cha đạt hiệu quả cao nhất. + Cha tận dụng triệt để việc sử dụng các TK cấp 2 của loại TK vật liệu dẫn đến việc không chỉ rõ loại vật liệu sử dụng.
- Việc cha sử dụng đầy đủ thủ tục chứng từ trong khâu nhập vật liệu: thiếu biên bản kiểm nghiệm chất lợng vật t khi nhập, có thể gây ảnh hởng đến quá trình sản xuất.
- Về việc sử dụng cha hợp lý TK 142 - chi phí trả trớc trong việc tính giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng gây nên sự không chính xác cho giá thành sản phẩm trong một vài trờng hợp đặc biệt.
- Phơng pháp tính giá vật liệu xuất dùng hiện nay ở công ty cũng còn cha hợp lý. Việc tính giá dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán.
II-/ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán.
Qua quá trình nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các cán bộ trong phòng kế toán tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài giải pháp hy vọng phần nào đóng góp vào việc khắc phục những nhợc điểm nêu trên của công tác kế toán, nâng cao hơn nữa chất lợng công tác kế toán tại công ty.
1-/ Về việc sử dụng TK 152 và TK 153
Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc mã hoá vật liệu để tiện theo dõi các loại vật t nhng lại nảy sinh một vấn đề là trong phần mềm kế toán chỉ có 8 kí tự trong hệ thống mã hoá. Mà khối lợng, chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty nhiều nên công ty đã phải gộp chung 2 loại vật t là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ lại làm một loại là nguyên vật liệu để chỉ sử dụng 1 loại TK 152.
Điều này làm cho việc theo dõi, quản lý vật t cha đợc tốt cũng nh trong công tác kế toán vật liệu không đợc rõ ràng, cụ thể. Hơn nữa thực tế cho thấy ở công ty lại chỉ sử dụng TK cấp 1 của TK nguyên vật liệu là TK 152 mà cha sử dụng triệt để các loại TK cấp 2 của TK 152 nh: TK 1521 : NVL chính. TK 1522 : NVL phụ. TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng thay thế TK 1525 : Thiết bị XDCB TK 1528 : Vật liệu khác.
Để khắc phục nhợc điểm này công ty nên trao đổi với bên thiết lập phần mềm kế toán mở rộng thêm hệ thống mã hoá để có thể sử dụng không chỉ hai loại TK cấp 1 của vật t là TK 152 - NVL và TK 153 - CCDC mà còn có thể sử dụng các loại TK cấp 2 của từng loại TK vật t nh TK cấp 2 của TK 152 nêu ở trên và các TK cấp 2 của TK 153 - CCDC là:
TK 1531 : CCDC
TK 1532 : Bao bì luân chuyển. TK 1533 : Đồ dùng cho thuê. Cụ thể hơn ta có thể ví dụ:
Vật t của công ty đang đợc mã hoá có kí hiệu 3110025, theo hớng dẫn của công ty thì đây là quy định cho loại NVL chính thuộc nhóm lớn dây điện tử, còn kí hiệu 7191227 là loại công cụ, dụng cụ: đá mài.
Nh vậy khi nhìn vào các kí hiệu vật t ngời ta không thể phân biệt đợc đâu là NVL, đâu là công cụ dụng cụ, đó đó nên mở rộng thêm hệ thống kí tự mã số để có thể ghi thêm số hiệu TK của loại vật t, khi đó ta sẽ kí hiệu:
1521.3110025 : Dây điện từ.
4 chữ số đầu sẽ là số hiệu TK, các chữ số tiếp theo vẫn giữ nguyên ý nghĩa ban đầu của nó là quy định về nhóm lớn, nhóm nhỏ, hình dáng, kích cỡ, quy cách,...
Tơng tự ta có:
1523.6211067 : xăng dầu 1531.7191227 : đá mài 1532.9851207 : hộp cacton
Đi đôi với việc sử dụng cả hai loại TK 152, 153 thì công ty nên xây dựng lại sổ danh điểm vật t cho phù hợp với việc kí hiệu vật t.
2-/ Xây dựng lại sổ danh điểm vật t.
Nh đã biết, mẫu sổ danh điểm vật t hiện tại ở công ty là:
TT Danh điểm Tên vật t Đơn vị tính
...
1 2110305 Vít sắt mạ M3x5 cái
2 2110306 Vít sắt mạ M3x6 cái (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
... ... ...
9.851207 Hộp cacton Ti cái
Nhìn vào sổ danh điểm vật t ta cũng không phân biệt đợc nguyên vật liệu, với công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu chính với nguyên vật liệu phụ.
Nếu vật t đã đợc mã hoá lại bằng việc mở rộng hệ thống kí tự thì theo tôi công ty cũng nên xây dựng lại sổ danh điểm vật t dựa trên mã số vật t. Mẫu sổ mới có thể là:
TT Kí hiệu (mã hoá) Tên nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Ghi chú Nhóm Danh điểm ... ... 1 1521.2 1521.2110305 Vít sắt mạ M3x5 cái ... ... ... ... 1521.3 1521.3110025 Dây điện từ 0,25 kg ... ... ... ... ... ... 1532.9 1532.9851207 Hộp cacton Ti cái ... ...
3-/ Về việc lập biên bản kiểm nghiệm chất lợng vật t khi nhập về.
Tại công ty Thiết bị đo điện thủ tục chứng từ khi nhập vật liệu mua bên ngoài còn thiếu biên bản kiểm nghiệm chất lợng vật t. Việc này là do sau khi lên kế hoạch thu mua vật t, phòng vật t giao trách nhiệm cho nhân viên cung ứng vật t. Nhân viên này sau khi tìm hiểu thị trờng vật liệu, xác định loại vật liệu có chất l- ợng kỹ thuật và giá cả phù hợp với điều kiện sản xuất sẽ mang hàng về sản xuất thử. Nếu đảm bảo yêu cầu sẽ tiến hành mua tiếp. Nh vậy ngay từ khi tìm hiểu thị trờng nhân viên cung ứng vật t đã phải đảm bảo về chất lợng hàng.
Nhng vấn đề đặt ra là việc liệu loại vật t đó có giữ đợc chất lợng ban đầu sau khi đợc bảo quản trong thời gian dài hay không. Vì nếu trờng hợp không sản xuất hết ngay thì phải nhập kho để dự trữ - bảo quản sau một thời gian chất lợng có thể thay đổi gây ảnh hởng đến sản xuất và bộ phận tiếp liệu hay dự trữ, bảo quản sẽ phải chịu trách nhiệm về vấn đề này.
Chính vì vậy công ty nên yêu cầu phòng vật t lập biên bản kiểm nghiệm chất lợng vật t khi mua về.
4-/ Về việc áp dụng phơng pháp tính giá vật liệu xuất dùng.
Đối với vật t xuất dùng có nhiều phơng pháp tính giá khác nhau nh: phơng pháp đơn vị bình quân; phơng pháp nhập trớc xuất trớc; phơng pháp nhập sau xuất trớc; ph- ơng pháp tính theo giá hạch toán và phơng pháp tính theo giá trực tiếp. Mỗi một phơng pháp có những u, nhợc điểm riêng phù hợp với điều kiện kinh doanh, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán ở từng đơn vị khác nhau.
Trớc đây công ty Thiết bị đo điện áp dụng phơng pháp tính giá hạch toán giá trị vật liệu xuất dùng nhng do nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty nhiều nên phơng pháp này không phù hợp. Hiện nay công ty áp dụng phơng pháp đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, là 1 trong 3 pơng pháp đơn vị bình quân. Phơng pháp này đợc tính nh sau:
= = x
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao, hơn nữa việc tính toán dần vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
Nh đã nói ở phần I của chuyên đề, ngoài phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ còn có phơng pháp đơn vị bình quân cuối kỳ trớc và phơng pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Tuy nhiên phơng pháp đơn vị bình quân cuối kỳ trớc lại có nhợc điểm là không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả trong kỳ tính toán với công thức tính là:
=
Còn theo phơng pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập ta có công thức tính sau: =
Phơng pháp này có u điểm là khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa kịp thời. Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công sức nhng lại phù hợp với doanh nghiệp sử dụng chơng trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong kỳ không nhiều.
Có thể nói với thực tế của công ty TBBĐ thì theo tôi công ty nên sử dụng ph- ơng pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Vì vật t của công ty thờng đợc mua về theo kế hoạch cho từng tháng, từng quý của kỳ sản xuất cộng thêm việc công ty đã sử dụng chơng trình kế toán máy nh hiện nay. Đó là những điều kiện phù hợp với phơng pháp. Việc thay đổi này có thể sẽ góp phần đem lại hiệu quả tốt hơn cho công tác kế toán do tính chính xác và tính kịp thời của phơng pháp đem lại.
5-/ Về việc sử dụng TK 142 - Chi phí trả trớc
Hiện nay việc hạch toán CCDC xuất dùng đợc kế toán hạch toán vào TK 142 nhng lại thực hiện phân bổ một lần cho tất cả các loại CCDC có giá trị khác nhau. Trong trờng hợp giá trị CCDC xuất dùng lớn khi thực hiện phân bổ một lần sẽ làm cho giá thành đột nhiên tăng cao trong kỳ đó dẫn đến việc giá thành không chính
xác. Do đó kế toán vật liệu nên thực hiện việc phân bổ giá trị của các loại công cụ dụng cụ xuất dùng theo phơng pháp phân bổ 2 lần (với loại CCDC có giá trị tơng đối cao) và theo phơng pháp phân bổ nhiều lần (với loại CCDC có giá trị lớn), cụ thể:
- Với trờng hợp xuất dùng CCDC có giá trị tơng đối cao, quy mô tơng đối lớn thì kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị) khi xuất dùng kế toán phản ánh:
+ Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153 (1531)
+ Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng: Nợ TK có liên quan : 6273,6413,6423...
Có TK 142 (1421) : 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng.
Nợ TK 138,334,111,152,... : phế liệu thu hồi hoặc bồi thờng
Nợ TK 6273,6413,6423 : phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi) Có TK 142 (1421) : giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng). - Với trờng hợp xuất dùng CCDC có giá trị lớn, phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng đợc phân bổ dần vào chi phí. Kế toán phản ánh bút toán 1 nh tr- ờng hợp trên, bút toán 2 là giá trị phân bổ mỗi lần. Các kỳ tiếp theo kế toán phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng, mất,... sau khi trừ phế liệu thu hồi, số bồi thờng,... số còn lại sẽ phân bổ vào chi phí kinh doanh.
6-/ Về thủ tục giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi vật liệu về đến công ty, sau khi nhân viên kiểm tra chất lợng hàng mua về xong phòng vật t mới viết phiếu nhập kho. Phiếu này do phụ trách cung tiêu ký rồi chuyển cho thủ kho ký nhận và vào thẻ kho. Theo định kỳ từ 5-7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho lấy thẻ kho và phiếu nhập kho để đối chiếu, kiểm tra. Nếu khớp kế toán kí xác nhận vào thẻ kho.
Nhng việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán lại không đợc lập bảng kê giao nhận chứng từ. Điều này có thể dẫn đến trờng hợp nếu xảy ra thất lạc, mất mát phiếu nhập kho và thẻ kho thì việc kiểm tra, xác định lại sẽ mất rất nhiều thời
gian. Vì vậy công ty nên yêu cầu kế toán vật liệu và thủ kho lập bảng giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán.
Kết luận
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng (chiếm tỉ trọng cao trong giá thành sản phẩm), do đó việc quản lý vật liệu cần đợc chú trọng, trong đó có công tác hạch toán vật liệu.
Công ty Thiết bị bu điện là một doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm đợc tiêu thụ ở nhiều nơi ở trong và ngoài nớc. Sản phẩm của công ty phục vụ cho ngành kỹ thuật điện nên đòi hỏi phải có chất lợng cao. Nhận thức đợc tầm quan trọng của vật liệu đối với sự tồn tại của sản phẩm cũng nh sự tồn tại của mình, trong những năm qua công ty đã rất quan tâm đến công tác hạch toán vật liệu. Thực tế cho thấy ở công ty thiết bị đo điện, công tác này đã đợc tổ chức và thực hiện khá tốt song vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần đợc tiếp tục nghiên cứu và giải quyết để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc quản lý vật liệu, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của cả công ty.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, tôi đã vận dụng đợc cách vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trờng vào thực tế, đặc biệt trong phần hành vật t. Với những kiến thức đã học tôi xin mạnh dạn đa ra một số nhận xét và ý kiến nh trên về công tác hạch toán vật liệu ở công ty Thiết bị đo điện. Do trình độ có hạn, thời gian thực tập ngắn và cha có kinh nghiệm thực tế nên bản chuyên đề này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Vì vậy, kính mong các cô chú trong phòng kế toán ở công ty chỉ bảo thêm để chuyên đề này đợc hoàn thiện hơn nữa.
Cuối cùng, ngời viết bài này xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là đã tận tình giúp đỡ để bài viết này đợc hoàn thành. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty Thiết bị đo điện, các cô chú trong phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tìm hiểu thực tế, thu thập và xử lý tài liệu viết bài.
tài liệu tham khảo
1. Lý thuyết - thực hành KTTC VAT - Nguyễn Văn Công